‘Draag een broek’ en zeven andere regels voor videoconferencing

De thuiswerkmarathon brengt velen van ons voor de eerste keer in de wondere wereld van het televergaderen. Trends verzamelde tips bij videoconferencingveteranen om vergaderingen vanop afstand zo vlot en productief mogelijk te laten verlopen.

1. Draag een broek

Hoe kolderesk het ook lijkt, deze tip was bijzonder populair. Jezelf van top tot teen kleden alsof je op kantoor bent, is niet alleen een kwestie van professionaliteit, het is een mentaal duwtje om in werkmodus te komen en het vermijdt gênante situaties. Het is altijd mogelijk dat je moet rechtstaan om binnensluipende kinderen buiten te duwen.

2. Duid een gespreksleider aan en stel een agenda op

Vanop afstand is het gemakkelijker elkaar in de rede te vallen. Een gespreksleider helpt om de vergadering niet te laten ontsporen. Hij of zij houdt de agenda in het oog en verdeelt het gesprek. Idealiter kan die zelfs het geluid van deelnemers dempen. Sommige professionele videoconferencingprogramma’s laten dat toe. Niet zozeer om deelnemers virtueel in de hoek te zetten, maar om snel storende achtergrondgeluiden te kunnen dempen bij gebruikers die vergeten hun microfoon uit te zetten.

3. Enkel de microfoon aanzetten als je spreekt

Een van de meest storende zaken bij groepsgesprekken via video of audio is het achtergrondgeluid. Daarom moeten alle deelnemers enkel hun microfoon aanzetten als ze willen spreken. Een andere gouden tip is het gebruik van oortjes of een koptelefoon met een microfoon. Dat helpt ook om achtergrondgeluiden zo veel mogelijk te weren.

4. Een apart chatkanaal of privéberichten naar de moderator

Om de discussie te stroomlijnen werken ervaren televergaderaars ook graag met een chatkanaal waarin men vragen of opmerkingen kan tikken. Het helpt ook om misverstaanbare woorden te vermijden, maar vaak is het beter om privé feedback te geven aan de moderator.

5. Plan de videoconferentie in de agenda van de deelnemers

Met populaire videoconferencingprogramma’s, zoals Zoom, kunt je deelnemers uitnodigen met een agendaverzoek. Het helpt misverstanden te voorkomen over het tijdstip, en het geeft alle deelnemers gemakkelijk toegang tot de juiste inloggegevens.

6. Deel je scherm

Een presentatie of een document met de agenda delen met de deelnemers is een goede manier om iedereen bij de les te houden en te vermijden dat de vergadering ontspoort.

7. Geen multitasking

Het ligt voor de hand, maar tijdens een conferencecall je mailbox leegmaken of voortwerken is een garantie op te lange vergaderingen met veel misverstanden.

8. Wees op tijd

Last, but not least, log vijf minuutjes op voorhand in en test je micro en je camera. Maak daar een kwartier van, als je een nieuw programma voor het eerst gebruikt.

Met dank aan Chun Kay Tang (Mollie), Pieter Danhieux (Secure Codewarrior), Christophe Neut (Sparkcentral), Tom Van Damme (Dialog), Christophe Christiaens (Teneo), Sarah Vanden Broeck, Raf Weverbergh (FINN), Geert Van Mol Belfius, Jan Poté, Delphine De Pauw (Lewis PR).