Communicatieplatform van Bothive versnelt boekhoudkundige processen

De Gentse start-up Bothive heeft een slim communicatieplatform ontwikkeld waar accountants en ondernemers elkaar ontmoeten. Boekhoudkundige processen die normaal uren tijd vragen, zijn nu in enkele minuten afgerond.

“Accountancysoftware is big business, maar in communicatieprocessen is er bitter weinig innovatie. Nochtans spenderen boekhouders een groot deel van hun werkdag aan de communicatie met klanten.” Met die invalshoek betrad Bothive in 2019 de markt. Alles begon met Sophia: een slimme chatbot die veelvoorkomende vragen van klanten van accountancykantoren automatisch beantwoordt. Een week na de lancering voerden klanten van zeven boekhouders over heel Vlaanderen al conversaties met de virtuele assistent. Maar de echte boom kwam pas vorig jaar. Door de digitaliseringsgolf die corona in de bedrijfswereld veroorzaakte, groeide Bothive fors. De financiële boost uit een tweede succesvolle kapitaalronde in juli 2020 en de steun van onder meer Voka, Gentrepreneur, Vlaio en Start it @KBC leidden tot een nieuw overkoepelend communicatieplatform, dat dienstdoet als een gedeelde onlinewerkplaats voor accountants.

Onlineverzamelplaats

“Onze oplossing stroomlijnt en automatiseert de communicatie tussen accountants en hun klanten”, verduidelijkt medeoprichter Brecht Valcke. “Bekijk het als een onlineverzamelplaats voor in- en uitgaande berichten via mail, sociale media en berichtendiensten zoals WhatsApp of Facebook Messenger.” Het webplatform is ook een gestructureerde interne werkruimte. Boekhoudkundige processen die normaal uren tijd vergen, zijn nu in enkele minuten afgerond met een chatgesprek. Neem de aangifte van de personenbelasting. Veel accountants sturen daarvoor elk jaar een uitgebreide vragenlijst naar hun klanten, waarbij ze ook documenten opvragen. Die generieke vragen worden nu automatisch opgestart via een chatconversatie met de klanten. “In vijf tot zes minuten kunnen ze alles doorgeven wat de accountant nodig heeft om de aangifte aan te vatten.”

Ook voor nieuwe klanten van accountants biedt Bothive een oplossing. In plaats van vijf tot zes e-mails te verzenden met instructies over te ondertekenen volmachten, overeenkomsten en handleidingen voor onlineboekhoudpakketten, verlopen al die processen automatisch. “Zodra de accountant de gegevens van een nieuwe klant invoert in het systeem, gebeuren alle administratieve stappen daarna vanzelf”, zegt Valcke. “Ook de opvolging verloopt geautomatiseerd.” Nog een voorbeeld: wanneer een klant een nieuwe bedrijfswagen in gebruik neemt, kan het onlinesysteem van Bothive alle processen automatiseren om de auto in de boekhouding van de klant op te nemen. De doorgestuurde documenten worden gebundeld en indien gewenst gelinkt aan het dossier van de klant.

Overzichtelijker

Door de oplossing mee te integreren op de website van Bothive kunnen accountants ook nieuwe mogelijkheden bieden aan hun klanten. Met knoppen op de site kunnen klanten vlot bepaalde zaken doorgeven, zoals een adreswijziging of de aankoop van een nieuw bedrijfsgebouw. Of ze kunnen er op basis van hun dossier berekeningen uitvoeren. Denk aan een bruto-nettocalculator voor zelfstandigen. Bovendien is de accountant dankzij de oplossing van Bothive 24 uur per dag bereikbaar. “Zowat de helft van de gesprekken met onze slimme chatbot worden opgestart buiten de kantooruren”, weet Brecht Valcke. “Dat wil zeggen dat klanten in veel gevallen een antwoord kunnen krijgen op het moment dat hun het beste past: op zondagnamiddag, laat op de avond of heel vroeg in de ochtend.”

Dankzij al die geautomatiseerde processen bespaart een accountant maandelijks gemiddeld twee tot drie uur werktijd per klant. De oplossing van Bothive neemt routineuze taken uit handen van de accountant, zodat er meer ruimte ontstaat voor zaken waar mensen beter in zijn dan computers, zoals het behandelen van dossiers die een specifieke expertise vereisen, of het verstrekken van persoonlijk advies op maat. “We maken communicatie voor accountants ook een stuk overzichtelijker”, stelt Valcke. “Bureaus worden vandaag overspoeld door berichten via diverse kanalen. Onze oplossing voegt alle e-mails, berichten en sms’en van klanten samen in één inbox. In de toekomst zullen zelfs telefoongesprekken of voicemails er een plaatsje vinden.”

Ook in andere sectoren

Momenteel focust het platform van Bothive alleen op accountants. Maar de op artificiële intelligentie gebaseerde technologie erachter is evenzeer inzetbaar in andere sectoren en bedrijfsactiviteiten. “In principe komt onze oplossing in aanmerking voor alle beroepen waarin raadgevers of dienstverleners een langdurige klantenrelatie onderhouden”, zegt Brecht Valcke. “We sluiten het dus niet uit dat we ook aangepaste versies ontwikkelen voor bijvoorbeeld advocatenkantoren, co-workingruimtes, verzekeringsmakelaars en financieel adviseurs.” Op kortere termijn werkt Bothive aan nieuwe functionaliteiten voor het systeem. In de nabije toekomst volgt ondersteuning voor ticketing.

Bothive wil dit jaar na Vlaanderen en het Brussels Gewest ook Wallonië bedienen. De komende maanden staat ook een uitbreiding naar Nederland op de planning. Daarna kunnen andere Europese landen aan bod komen. “De grootste uitdaging bij de uitbreiding van ons systeem naar andere landen, is de lokale wetgeving”, besluit Brecht Valcke. “Het simpelweg vertalen van de interface naar andere talen is onvoldoende. Elk land heeft zijn eigen wetten, regels en systemen. Wat we in België doen rond de personenbelasting, werkt bijvoorbeeld helemaal anders in Nederland, Frankrijk en Duitsland. Bovendien worden die wetten ook vaak herzien of aangepast. Daar moet ons systeem dan uiteraard rekening mee houden.” Vanaf 2022 acht Bothive de tijd rijp om ook naar andere Europese landen te trekken.