De start-up Ringtime automatiseert inkomende en uitgaande telefoongesprekken om de beste dienstverlening te garanderen. De meertalige, slimme spraakassistent moet zo het leven van klanten en ondernemers makkelijker maken. De drijvende krachten achter de start-up zijn Cheqroom-oprichter Vincent Theeten en zijn voormalige marketingdirecteur Diederik Syoen.
“Bedankt voor uw bericht. Wij antwoorden doorgaans binnen twee werkdagen.” Dat generieke antwoord krijgen consumenten die contact opnemen met een bedrijf via e-mail of chat. Bij noodgevallen of voor specifieke toelichting, denk aan een kapotte boiler of een fout op de factuur, heeft de meerderheid van de bevolking toch nog het liefst telefonisch contact. “Het is frustrerend als de lijn dan onbeantwoord blijft”, zegt Vincent Theeten, medeoprichter van Ringtime. “Consumenten krijgen liever binnen de twintig seconden gehoor. Daarnaast rekenen ze tegenwoordig ook op bereikbaarheid buiten de kantooruren. Daarom komen klantendiensten steeds meer onder druk te staan en blijven klanten vaak met hun vragen zitten.”
De start-up Ringtime laat die wachttijden verdwijnen. De slimme spraakassistent op basis van artificiële intelligentie (AI) handelt inkomende oproepen automatisch af in meer dan twintig talen, zonder eerst een keuzemenu te moeten doorworstelen. Dat gebeurt in een hybride vorm met de medewerkers. Als een vraag niet meteen kan worden beantwoord, wordt de beller alsnog doorgeschakeld.
Ook uitgaande gesprekken neemt Ringtime op zich. De AI-oplossing kan makkelijk afspraken inboeken of verzetten, bijvoorbeeld als een technicus plots uitvalt. Op basis van de verworven kennis leert de assistent ook voortdurend bij. Alle gesprekken worden kwalitatief geanalyseerd en vormen een groeiende kennisdatabank, waarmee ondernemingen aan de slag kunnen om hun dienstverlening of informatie op de website te optimaliseren.
“Ringtime is meer dan een digitale secretaresse”, zegt medeoprichter Diederik Syoen. “Via de telefoon krijgen we input die een hele workflow in gang zet. Wat is het probleem? Hoe wordt dat opgelost? Wat zijn de gevolgen van het probleem en wie moet daarvoor gecontacteerd worden? We willen alle betrokkenen in de keten opnemen.”
Momenteel richt de start-up zich op de vastgoedsector, nutsvoorzieningen, gebouwbeheer en technisch onderhoud. “Als een pand op de markt komt, krijgt de makelaar soms honderden oproepen binnen”, legt Syoen uit. “Als de woning verkocht is, kan onze spraakassistent andere geïnteresseerden meteen verwittigen. Voor huisvestingsmaatschappijen is onze meertalige oplossing dan weer een hulpmiddel. Zij komen vaak met anderstaligen in contact die het Nederlands niet altijd machtig zijn.”
Groeien
Vincent Theeten stampte eerder al het succesvolle materiaalbeheerplatform Cheqroom uit de grond. Vooral mediabedrijven gebruiken het om een overzicht te hebben van hun kostbare toestellen en waar die gebruikt worden. Eind 2024 werkte hij nieuwe ideeën uit, om uiteindelijk begin dit jaar voor Ringtime te kiezen. Daarvoor haalde hij zijn voormalig Cheqroom-marketingmanager Diederik Syoen aan boord.
Dankzij dat verleden heeft het duo de luxe om de start-up met eigen middelen te ontwikkelen, al is een kapitaalronde in de toekomst niet uitgesloten. “We voelen minder externe druk en kunnen ons nu volop focussen op de marktvalidatie”, zegt Theeten. “Met een klein, maar ervaren team willen we op die manier drie keer sneller groeien dan Cheqroom in de beginjaren. Op termijn worden we zo misschien een begeerde prooi voor grote telecomspelers.”
De ambities voor Ringtime zijn niet min. Het bedrijf moet meteen de Belgische en Europese markt veroveren. Daarvoor wordt op toptalenten uit de techsector gejaagd. Onlangs werd al een CTO aangeworven, een salesverantwoordelijke volgt binnenkort. “Als second time founder lijkt het net iets makkelijker om profielen aan te trekken en een droomteam samen te stellen”, klinkt het.