Audits kosten softwaregebruikers handenvol geld

Softwarefabrikanten drijven met audits hun omzet op. Ze viseren vooral bedrijven die overnames doen of hun informaticastructuur moderniseren. De gebruikers slaan alarm.

De Belgische belangenvereniging van zakelijke informaticagebruikers Beltug is een campagne begonnen om haar leden te beschermen tegen de gevolgen van ‘software-audits’. Dat zijn de controles waarmee softwarefabrikanten nagaan of hun klanten voldoende betalen. De kans op zo’n controle is de jongste jaren sterk toegenomen, en dus ook het risico op dure toeslagen. De klanten zijn relatief gemakkelijk op tekorten te betrappen nu hun informatica-omgevingen zo complex zijn geworden. De leden van Beltug wijzen de fabrikanten dan weer met de vinger. Zij maken de licentievoorwaarden onnodig ingewikkeld, vinden zij.

“In de voorbije weken hebben we Oracle, Microsoft en SAP om verduidelijking gevraagd. IBM volgt binnenkort. Uiteindelijk willen we een aantal oplossingen formuleren en daarmee internationaal gaan. Deze problematiek overstijgt België”, zegt Danielle Jacobs, directeur van Beltug en voorzitter van Intug, de internationale gebruikersvereniging.

Beltug geeft toe dat er ook aan de kant van de gebruikers werk te doen is. “Hun beheer van de levenscyclus van software staat vaak niet helemaal op punt. Daarom weten ze niet altijd goed wat ze in huis hebben”, zegt Johan Schoofs, de informaticaveteraan die de bewustmakingscampagne van Beltug leidt.

Belasting op vernieuwing

Vroeger was het vrij eenvoudig. Een Windows-licentie hing vast aan een processor en een mainframelicentie aan de verwerkingskracht in miljoen instructies per seconde. Vandaag is het nog zelden zo simpel. Virtualisatie maakt het mogelijk om de softwareverwerking over verschillende processoren en over fysieke locaties te spreiden. De processen zelf kunnen worden uitbesteed aan een provider in de cloud. Nochtans wordt tarifering op basis van hardware nog altijd gebruikt voor infrastructuursoftware zoals databases of besturingssystemen.

Op die manier worden investeringen in moderne hardware beboet, klaagt Beltug aan. “Bedrijven vertellen mij dat ze weigeren te investeren in een krachtige server, omdat hun licentiekosten dan stijgen. Soms stijgen hun licentiekosten zelfs omdat de minder krachtige systemen gewoon niet meer worden gefabriceerd”, zegt Danielle Jacobs.

De stijging van het aantal software-audits is internationaal. Marktonderzoeker Gartner vond eind 2012 dat 62 procent van zijn congresgangers in de twaalf maanden voordien auditors over de vloer had gekregen. In 2005 was dat maar 30 procent. Oracle, Microsoft, Adobe, IBM en SAP zorgen volgens verschillende bronnen voor de meeste audits, niet noodzakelijk in die volgorde.

De kans dat er dan een extra factuur volgt, is groot. “De mogelijkheden voor onverwachte kosten zijn legio. Tien of vijftien jaar geleden sloot je met een leverancier een contract en dat was een commercieel verhaal. Nu probeert men het juridisch te spelen. Het is de letter van het contract die telt”, zegt informaticadirecteur Koen Van Loo van ADMB, een hr-dienstengroep met 1200 personeelsleden en 60 locaties.

Audits als verkooptactiek

Hoeveel precies de audits aan extra inkomsten opleveren, is een goed bewaard geheim. “Als je ziet hoeveel de leveranciers in audits investeren, soms met eigen mensen, soms met derde partijen of met de Big Four-auditkantoren, dan weet je dat daar een hoge inkomstenstroom tegenover staat”, zegt Victoria Barber, researchdirecteur voor IT Asset Management van Gartner.

Er zijn trouwens niet alleen de boetes. Volgens Beltug maken de audits deel uit van de verkooptactiek van softwarebedrijven. Bij zo’n audit komen voorstellen op tafel om nieuwe producten te kopen, ook al heeft de klant daar niet om gevraagd.

Victoria Barber van Gartner herkent die trend. “Vooral klanten die geen producten bijkopen, krijgen dat soort voorstellen bij een regeling”, zegt ze. Paul Danneels is chief information officer (CIO) van het werkgelegenheidsagentschap VDAB, dat 5,7 miljoen euro aan software per jaar uitgeeft. “Bij mij lukt dat niet, maar die voorstellen worden dikwijls gedaan”, bevestigt hij.

Leveranciers viseren bedrijven waar ze een grotere kans hebben om toeslagen aan te rekenen. Wie investeert in nieuwe technologie, loopt meer risico. “Onze analisten zien tekenen dat fabrikanten hun audits van gevirtualiseerde, uitbestede en cloudomgevingen opdrijven om meer inkomsten te genereren”, schijft Gartner. Ironisch genoeg zijn dat precies de evoluties waarvan gebruikers lagere kosten verwachten.

“Het gaat er niet om dat bedrijven niet moeten betalen wat ze gebruiken”, vindt Danielle Jacobs voor Beltug. “Wij willen niet dat onze leden er de kantjes aflopen. Het gaat om praktijken zoals het publiceren van licentievoorwaarden op de website van de fabrikant, die vervolgens veranderen, waarna je er tijdens de audit wordt op gepakt. Er is heel, heel veel frustratie. Anders kwamen die bedrijven ons niet vragen om op te treden en hadden we geen 40 CIO’s en aankopers op onze vergaderingen.”

Het volledige artikel over software-audits leest u deze week in Trends.