Aftellen naar het UBO-register: zo beschermt u het familiale vermogen

Controlerende aandeelhouders stippen 31 maart 2019 het best aan in hun agenda. Dan treedt het UBO-register in werking. Het biedt meer zicht op het aandeelhouderschap en dus het vermogen van families. Maar wat houdt het register precies in? En hoe bereidt u zich het best voor?

1. WAT IS HET UBO- REGISTER?

UBO staat voor ultimate beneficial owners. Dat zijn de controlerende aandeelhouders die aan de touwtjes trekken in een organisatie. Het UBO-register is een centrale databank met de personen die een belangrijke participatie hebben in uiteenlopende juridische entiteiten, zoals vennootschappen, vzw’s, stichtingen en maatschappen. Het register treedt eind maart 2019 in werking en zorgde de voorbije maanden voor beroering, tot zelfs grote ongerustheid. Tal van ondernemers of vermogende families vrezen dat het register een inkijk geeft in hun persoonlijke vermogen.

De invoering is een gevolg van een Europese richtlijn en past in de strijd tegen fraude, witwasactiviteiten en de financiering van terrorisme. Het UBO-register moet ervoor zorgen dat criminelen zich niet langer kunnen verschuilen achter vennootschappen of andere juridische entiteiten. Van elke vennootschap of vzw moet duidelijk zijn wie de touwtjes in handen heeft. “Het UBO-register is een volgende stap in een evolutie die al langer aan de gang is. Van burgers wordt steeds meer transparantie verwacht over hun vermogen”, zegt Karen Keuleers, partner van het adviesbureau BDO.

2. WIE KOMT IN HET UBO-REGISTER?

De UBO-wetgeving omschrijft de ultimate beneficial owner van een vennootschap als een persoon die meer dan 25 procent van de aandelen of de stemrechten in handen heeft. “Er is ook een meldingsplicht voor wie geen kwart van de aandelen in handen heeft, maar door afspraken – bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst — minstens een kwart van de zeggenschap heeft”, zegt Karen Keuleers. Ook wie via een aandeelhoudersovereenkomst leden van de raad van bestuur kan benoemen, of een vetorecht heeft, wordt gezien als een uiteindelijke begunstigde die moet worden geregistreerd, ongeacht het aantal aandelen.

Als er geen aandeelhouders zijn met minstens een kwart van de aandelen of de stemrechten, moet het hoger leidinggevend personeel in de databank worden opgenomen als uiteindelijke begunstigde.

Ook de uiteindelijke begunstigden van maatschappen – dat zijn vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid – moeten zich registeren. “Dat zorgt bij sommige vermogende families voor ongerustheid. Een vehikel zoals een maatschap wordt vaak gebruikt voor de structurering van familievermogens. Een maatschap kan ook dienst doen voor successieplanning. Het laatste wat die mensen willen, is dat ze met hun naam en hun aandelen in een openbare databank opduiken”, vreest Keuleers. Hoewel een maatschap een vennootschapsvorm is, was voor zo’n entiteit tot voor kort geen ondernemingsnummer nodig. De oprichting was daarmee vooral een zaak van de betrokkenen en alles kon zo netjes binnen de familie blijven. Met de komst van het UBO-register en de verplichting voor een ondernemingsnummer, verschijnen ook die vennootschappen nadrukkelijker in beeld.

Vzw’s en stichtingen vallen ook onder de meldingsplicht van het UBO-register. Zij moeten onder meer melden wie de leden zijn van de raad van bestuur, wie belast is met het dagelijkse bestuur of wie de stichters zijn.

3. WIE KAN HET UBO-REGISTER INKIJKEN?

De fiscus heeft toegang tot het register. Daarom omschrijven sommigen het als het ‘rijkenregister’. Gevreesd wordt dat de databank een eerste stap in de richting van een vermogensregister is.

Professionele partijen zoals banken, advocaten, notarissen of accountants. Notarissen en financiële instellingen hebben zelfs volledige toegang. Zij controleren de identiteit van de personen die schuilgaan achter de organisaties waarmee ze zakendoen.

“Wat vooral voor wrevel zorgt, is dat ook het grote publiek toegang krijgt tot de databank. Vermogende families vrezen dat voortaan iedereen kan rondneuzen in een belangrijk deel van hun vermogen”, zegt Keuleers. Particulieren moeten wel betalen voor toegang tot de databank. Vandaag is nog niet duidelijk hoeveel die vergoeding zal bedragen.

4. WELKE INFORMATIE BEVAT HET UBO-REGISTER?

Van de uiteindelijke begunstigden wordt de naam en familienaam gemeld. Voorts de geboortedatum, de nationaliteit, het verblijfsadres, de datum waarop ze uiteindelijke begunstigde werden en het rijksregisternummer. Daarnaast wordt het percentage aandelen of stemrechten gemeld die op naam staan van de uiteindelijke begunstigde. Belangrijk: voor het grote publiek zijn niet alle gegevens zichtbaar. De woonplaats en het rijksregisternummer bijvoorbeeld niet.

Via het UBO-register kan men niet zomaar de aandelenparticipaties achterhalen van eender welke ondernemer of familie. Dat komt omdat particulieren niet zomaar een zoekactie op naam kunnen uitvoeren. Zoekacties kunnen enkel aan de hand van een vennootschapsnaamof een ondernemingsnummer. Dat levert dan enkel voor die ene vennootschap de controlerende aandeelhouders op.

5. KUNT U ANONIEM BLIJVEN?

Nogal wat families zien hun naam liever niet opduiken in het UBO-register. Dat geldt zeker voor de maatschappen. “Er is geen sluitende methode om te ontsnappen aan de registratie in het UBO-register”, zegt Karen Keuleers. “Je kunt het hooguit anderen lastiger maken bij hun zoektocht naar jouw gegevens.” Zeker voor een maatschap is een naamsverandering een mogelijkheid. Veel families gebruikten de familienaam als naam van de maatschap. In dat geval zou de familienaam als zoekterm particulieren meteen naar de maatschap leiden. Een naamsverandering kan dat verhelpen. “Totale anonimiteit bestaat niet. Wie echt wil, kan via andere kanalen toch de vennootschapsnaam achterhalen. Je kunt bijvoorbeeld een adres ingeven bij de kruispuntbank voor ondernemingen. Zo achterhaal je welke vennootschappen daar gevestigd zijn”, zegt Keuleers.

Een andere mogelijkheid is de spreiding van de aandelen. Daarmee blijven aandeelhouders onder de drempel van 25 procent en ontsnappen ze aan de registratieverplichting. “Maar dat leidt dan weer tot een versnippering van de aandelen en de stemrechten. Dat kan op de lange termijn nadelige gevolgen hebben”, stipt Keuleers aan.

Aandeelhouders kunnen opteren voor een verhuizing van de hoofdzetel van de onderneming naar een land waar het UBO-register minder of niet toegankelijk is voor het publiek. Maar dat kan dan weer ingrijpende fiscale implicaties hebben. Die moeten zeker goed in kaart worden gebracht.

In uitzonderlijke gevallen kan de federale overheidsdienst Economie worden gevraagd de toegang te beperken. Denk bijvoorbeeld aan heel vermogende families die vrezen dat de openbaarheid van de UBO-informatie een groot veiligheidsrisico inhoudt (zoals fraude, chantage of ontvoering). Keuleers: “Dan moet de betrokkene wel aantonen dat de UBO-gegevens zorgen voor een disproportionele blootstelling aan bepaalde risico’s.” Het is nog niet duidelijk hoe de administratie met zulke aanvragen zal omgaan. En zelfs als zo’n uitzondering wordt toegestaan, dan nog blijft de verplichting de aandeelhoudersinformatie mee te delen. Alleen zouden die gegevens dan niet zichtbaar zijn wie een zoekopdracht uitvoert.

6. HEEFT HET UBO-REGISTER FISCALE GEVOLGEN?

Het UBO-register zorgt voor meer transparantie over de fiscale verplichtingen die gepaard gaan met het bezit van aandelen. “Momenteel kan de fiscus bij een overlijden niet noodzakelijk achterhalen hoeveel aandelen in het bezit waren van de overledene”, zegt Keuleers. “De fiscus kan dus evenmin controleren of die aandelen correct werden opgenomen in de nalatenschap en er succesbelasting op werd betaald. Het feit dat de fiscus een openbaar register kan raadplegen, is voor de transparantie een stap vooruit. Maar voor wie correct handelt, maakt dat fiscaal uiteraard geen enkel verschil.”

Uiteraard weet niemand of dat zo blijft. In de perceptie van veel ondernemers en vermogende families is het UBO-register de volgende stap in de richting van een vermogensregister. Dat zou de basis kunnen vormen voor een vermogensbelasting. “Maar die evolutie is al lange tijd aan de gang”, benadrukt Karen Keuleers. Zo kwam er de voorbije jaren een meldingsplicht voor buitenlandse rekeningen, een verplichte aangifte van juridische structuren in het buitenland en de afschaffing van aandelen aan toonder.

7. HOE GEBEURT DE MELDING VAN AANDEELHOUDERS?

De informatie over de uiteindelijke begunstigden moet worden meegedeeld aan het UBO-register. Dat is toegankelijk via het onlineportaal van de federale overheidsdienst Financiën. Particulieren kunnen terecht bij MyMinFin, professionele partijen bij MyMinFin Pro. De bestuurders of zaakvoerders van de vennootschap kunnen de aangifte zelf doen, maar ze kunnen daarvoor ook een volmacht geven aan iemand anders in de vennootschap of aan een externe partij, zoals een accountant, een boekhouder of een belastingadviseur.

Alle vennootschappen hebben tot 31 maart 2019 tijd voor de eerste registratie van hun uiteindelijke begunstigden. Vervolgens moeten ze die informatie minstens een keer per jaar bijwerken. Zodra er een belangrijke wijziging is in de uiteindelijke begunstigden, moet die informatie binnen een maand worden doorgegeven aan het UBO-register.

Het management van de vennootschap – bestuurders, zaakvoerders en leden van het directiecomité – riskeren zware boetes als de UBO-verplichtingen niet worden nagekomen. Administratieve boetes kunnen variëren van 250 tot 50.000 euro en strafrechtelijke boetes gaan van 400 euro tot 40.000 euro.

Hoewel de deadline voor de UBO-registratie met rasse schreden nadert, zijn er nog enkele onduidelijkheden. Wat bijvoorbeeld met aandelen die geschonken zijn met voorbehoud van vruchtgebruik, wat geregeld voorkomt in het kader van successieplanning? De vraag is dan wie als uiteindelijke begunstigde moet worden geregistreerd: de aandeelhouder met de blote eigendom, of diegene met het vruchtgebruik? Daarnaast is niet duidelijk of bij aandelen die deel uitmaken van een huwelijksgemeenschap beide partners moeten worden geregistreerd, of slechts een van beide. Ook voor aandelen die in onverdeeldheid zijn geschonken (en waarvan er dus verschillende mede-eigenaars zijn) moet nog worden uitgeklaard wie als uiteindelijke begunstigde in het UBO-register moet worden opgenomen.