30 vragen die elke techondernemer stelt

Wie een start-up opricht, zit in een mum van tijd met een hoop prangende vragen. Ondernemer en investeerder Jürgen Ingels en de netwerkorganisatie Startups.be/Scale-Ups.eu verzamelden de meest gestelde dertig ondernemersvragen. Trends ging op zoek naar de antwoorden.

Human resources en organisatiestructuur

26 Waar staan TCV en andere SaaS-indicatoren voor?

Een SaaS-bedrijf – software as a service – verkoopt softwareabonnementen. Voor de oprichters van zo’n bedrijf is het handig om technische termen als total contract value (TCV) – de waarde van al je contracten bij elkaar geteld – in de vingers te hebben. Gilles Mattelin loodst ons doorheen de voornaamste begrippen. Hij is medeoprichter van het hr-techbedrijf Intuo, dat vorig jaar werd overgenomen door het Nederlandse Unit4. Daar is hij nu chief revenue officer en is hij dagelijks bezig met de inkomstenstromen van het bedrijf.

Het ene bedrijf houdt vooral zijn maandelijkse recurrente inkomsten in de gaten (monthly recurring revenue of MRR), terwijl een ander bedrijf het per jaar bekijkt. Dat is dan de ARR, waarbij de A staat voor annual. “Investeerders vermenigvuldigen die recurrente groei met bepaalde groeifactoren om een idee te krijgen van de waarde”, zegt Mattelin. “Belangrijk daarbij is de vraag of je lineair of exponentieel groeit. Investeerders zoeken natuurlijk naar dat laatste. Een klassieke formule in Silicon Valley voor exponentiële groei is triple triple triple double double: eerst drie jaar je omzet verdrievoudigen en dan twee jaar verdubbelen.”

Enkele andere indicatoren gaan over de klant. Zo is er de CAC. Dat staat voor customer acquisition cost. Met de CAC meet je hoeveel het kost om een klant binnen te halen via sociale media en je verkooporganisatie. “Veel SaaS-bedrijven werken automatisch met jaarcontracten, maar als een klant zijn contract niet vernieuwt, ben je hem snel kwijt. Je kan beter proberen met contracten van drie jaar te werken.” De CLV is de customer lifetime value, of hoeveel omzet een klant gemiddeld genereert. De CAC delen door de CLV is een interessante ratio voor je bedrijf. Hoeveel klanten je verliest is de churn. “Elke sector heeft een churn. Het is belangrijk die te kennen voor jouw sector. Dan weet je dat je je churn bijvoorbeeld onder 15 procent moet houden”, zegt Gilles Mattelin. Om te vermijden dat je klanten verliest, kun je je customer engagement score in de gaten houden. Die vertelt je hoe betrokken of gelukkig een klant is.

27 Hoe vergroot ik mijn communicatiebereik?

“Het klinkt misschien raar, maar er is een interessante correlatie tussen het aantal volgers van een bedrijf op LinkedIn en de waarde ervan”, verrast Jürgen Ingels. “Dat zou eens wetenschappelijk moeten worden onderzocht. Ik kijk er ook zelf naar. 10.000 volgers is heel stevig voor een bedrijf. Een onderneming met 1000 tot 2000 volgers is vaak al 10 miljoen euro waard. Hoe je meer volgers krijgt? Regelmatig berichten plaatsen, zoals filmpjes van een nieuwe medewerker die je in de bloemetjes zet. Belangrijk is dat je consequent dezelfde boodschap geeft.”

28 Hoe bewaar je een goede bedrijfscultuur?

“Informeer je medewerkers goed, kies voor open communicatie en probeer kantoorpolitiek uit je organisatie te halen”, raadt Charlotte Gréant van Startups.be/Scale-ups.eu aan. “Politieke spelletjes waarbij de één komt zeggen wat de ander heeft gedaan, noem ik kleuterklasmanagement.” Wanneer Gréant een mail verstuurt in het weekend, zorgt ze ervoor dat hij pas maandagochtend de bestemmeling bereikt. “Er mag hard worden gewerkt, maar er moet ook een evenwicht zijn met je privéleven”, zegt Gréant, die vroeger in de Verenigde Staten een team aanstuurde. “Ik werk ook resultaatgedreven. Het kan me niets schelen of iemand overdag naar de kapper gaat, zolang hij zijn resultaten haalt.” Je kunt je bedrijfscultuur op veel manieren om zeep helpen. Gréant somt enkele klassiekers op. “Ruzie maken met je medeoprichter bijvoorbeeld. Je moet onderling een goede manier van werken vinden. Voor salesteams is een bonussysteem nodig, maar het moet evenwichtig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat iemand een deal vertraagt omdat hij op vakantie gaat en de deal zelf niet zou kunnen afsluiten.”

29 Is een exitstrategie belangrijk als oprichter?

“Investeerders verwachten dat je een exitstrategie hebt, maar ik ben er niet van overtuigd dat dat nodig is”, zegt Steven Coppens van Decovry. “Een investeerder verwacht wel dat hij zijn aandeel kan verkopen. Dat zijn twee verschillende zaken. Sommige ondernemers zeggen dat ze binnen vijf jaar willen verkopen aan een bepaalde partij. Maar er komen onderweg heel veel variabelen op je pad waar je bij de oprichting van je onderneming niet aan denkt. Denk maar aan corona. Je hebt geen glazen bol. Je kan misschien wel een exitstrategie in gedachten hebben, maar je concentreert je beter op zo veel mogelijk commerciële contacten leggen. Bouw een bedrijf dat operationeel sterk staat.”

30 Waar plaats ik mijn kantoor en welke afspraken zijn belangrijk?

“Bereikbaarheid en comfort zijn belangrijk wanneer je een locatie kiest. Veel mensen willen dicht bij huis werken”, zegt Charlotte Gréant. “Biedt een accelerator je gratis kantoorruimte aan, maar betekent dat dat je elke dag van Antwerpen naar Charleroi moet, dan neem je dat beter niet aan. Bij Startups.be/Scale-Ups.eu houden we – als er geen lockdown is natuurlijk – om de twee weken een teamdag, maar voor de rest kiest iedereen of hij in Antwerpen, Brussel of thuis werkt. Het is belangrijk een open lijn te hebben met je klanten en feedback over je product te krijgen. Je hoeft daarvoor niet elke dag bij elkaar op kantoor te zijn.”

17 Hoe ziet de perfecte pitch eruit?

Als ondernemer heb je altijd je pitch deck bij de hand. Dat is de presentatie waarmee je jouw bedrijf voorstelt. Afhankelijk van wie luistert, pas je je slides aan. Je presenteert je bedrijf op een andere manier aan een klant, een partner of een investeerder. “De essentie van de presentatie is drieledig”, zegt Bruno Vandegehuchte, head of investor relations bij Startups.be/Scale-Ups.eu. “Ten eerste is het team heel belangrijk. Ten tweede moet je uitleggen welk probleem je wilt oplossen en hoe je dat zal doen. Dat moet je verwerken in een goed verhaal. Daarnaast vertel je over de markt, de concurrentie en je financieel model. Bij de eerste ontmoeting willen investeerders een team zien dat door muren wil gaan. In Vlaanderen zijn ondernemers vaak defensief tijdens presentaties omdat ze schrik hebben fouten te maken. Een investeerder vindt het niet erg als je ergens niet hebt aan gedacht of als je iets niet weet. Het is belangrijker oprecht te zijn dan te bluffen. Het is de job van de investeerder om kritisch te zijn.”

18 Ik wil groeien in het buitenland. Kies ik voor overnames of organische groei?

“Wij hebben een kleine en een grote overname gedaan”, zegt Steven Coppens, medeoprichter van het designplatform Decovry en een voormalige investeerder bij Gimv. “Je moet altijd openstaan voor fusies en overnames. Ik volg altijd enkele bedrijven. Zo sta ik klaar wanneer zich een kans aandient. Je hebt ook niet altijd veel geld nodig voor een overname. Wij hebben tweemaal de activa overgenomen, maar niet de juridische entiteit. Wij bouwen aan onze kern: ons platform, onze leden en de leveranciers. Rond die kern leggen we een puzzel en kijken we op welke domeinen we extra puzzelstukjes nodig hebben.”

19 Welk transferpricingprincipe moet ik gebruiken?

Transfer pricing verwijst naar het verrekenen van prijzen en kosten wanneer je met verschillende bedrijven in één groepsstructuur zit. Dat probleem stelt zich bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf overneemt. “Bij de overname kozen we ervoor met één platform en één locatie door te gaan. Ik hou het liever simpel in zulke situaties”, zegt Steven Coppens van Decovry. Jürgen Ingels raadt bedrijven aan altijd een transferpricingbeleid op te zetten bij een overname. “Als de fiscus je bedrijf komt controleren, moet je een duidelijk stramien kunnen voorleggen van hoe je de kosten hebt verrekend.”

20 Welke clausules zijn belangrijk in een financieringsovereenkomst?

“Ik vind clausules over waarheidsgetrouwheid belangrijk”, zegt Steven Coppens. “Dat betekent dat de verkoper waarheidsgetrouw moet zijn. Wanneer je als koper, na de euforie die bij een koop hoort, verborgen zaken vaststelt, kun je teruggaan naar de verkoper. Zo vermijd je een kat in een zak te kopen. Als klein bedrijf kun je geen volledig financieel-economisch onderzoek doen van een groot bedrijf. Daarom is het goed de vergoeding of een deel van de overnamesom pas later te betalen, zodat je nog wat achter de hand hebt voor zo’n situaties. Ook een aansprakelijkheidsclausule is interessant voor het geval je na de overname met claims en schulden wordt geconfronteerd. Het is een van de redenen waarom wij enkel activa en geen schulden overnemen. Dan heb je dat probleem niet.”

21 Hoe en wanneer begin ik geld op te halen?

“Wanneer je bedrijf klaar is voor financiering – je product voldoet aan de marktvraag, de omzet groeit stevig – moet je eerst nagaan of het gebaat is met durfkapitaal of niet”, zegt Bruno Vandegehuchte van Startups.be/Scale-Ups.eu. “Misschien zijn publieke instrumenten als de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV), businessangels en kredietverstrekkers voldoende.” Als je brutomarge exponentieel groeit, zijn durfkapitalisten aangewezen. “In bijvoorbeeld een software-as-a-servicebedrijf (SaaS) draagt het product de hoogste kosten”, zegt Vandegehuchte. “Maar of er tien of honderd klanten zijn, maakt voor de kosten niet veel uit. Op die manier kan de brutomarge snel stijgen. Schiet dan niet plots in gang om geld te zoeken. Als je dringend geld nodig hebt, sta je in een zwakke onderhandelingspositie. Ondernemers die het goed aanpakken, hebben constant gesprekken lopen met meerdere investeerders. Onderhandel niet exclusief met één partij. Je moet ervan uitgaan dat investeerders voor elke honderd dossiers die ze krijgen, tien bedrijven de kans geven zich te presenteren en in één ervan investeren. Daarbij moet je ermee rekening houden dat durfkapitalisten businesspartners zijn die na vijf of zes jaar, wanneer ze weer uit je bedrijf stappen, een bepaald rendement willen zien op hun investering. Ze zullen mee aan de knoppen zitten. Dat kan existentiële vragen creëren. Misschien vinden ze je geen goede CEO, of willen ze naar een andere markt gaan.”

22 Welke voorbereidingen zijn essentieel voor gesprekken met investeringsfondsen?

“Het aantal investeringsfondsen is de jongste jaren ontploft. Scale-ups kunnen aan cherrypicking doen”, zegt Bruno Vandegehuchte. Hij raadt aan in het binnen- en het buitenland te onderzoeken welke fondsen sterk staan in jouw niche en al eerder bedrijven hebben doen groeien. “Zorg dat je al je cijfers kent voor je een gesprek met een investeerder aangaat”, zegt Vandegehuchte. “Denk aan de kosten per klant, de retentiestatistieken, hoeveel klanten je verliest. Je moet ook je kostenstructuur kunnen uitleggen en harde financiële cijfers paraat hebben, zoals je operationele cashflow. Hoeveel geld gaat er per maand buiten en hoeveel komt er binnen? Een investeerder zal heel veel vragen stellen. Hoe beter de tools die je in je bedrijf gebruikt om dat te monitoren, hoe minder tijd je daar als CEO aan hoeft te besteden.”

23 Gebruik ik een adviseur om geld op te halen of niet?

Dat hangt een beetje af van hoe onvervangbaar je als oprichter en CEO bent in je bedrijf. “Jij weet het meeste over je bedrijf. Dat maakt dat je het beste geplaatst bent om het zelf te doen”, zegt Jürgen Ingels. “Het probleem is dat er heel wat tijd in kruipt, waardoor je niet genoeg tijd over hebt om je bedrijf te runnen. Dat is niet de bedoeling.” Als iemand van de vennoten of de technisch directeur het bedrijf tijdelijk kan leiden, kun je zelf geld ophalen. Is dat geen optie, dan kun je een investeringsboetiek of consultant inhuren. Je moet wel een commissie betalen op het opgehaalde bedrag. “Maar dan hoef je maar 20 procent van je tijd in de zoektocht naar kapitaal te steken in plaats van 70 procent, en heb je genoeg tijd om ervoor te zorgen dat je bedrijf blijft groeien”, zegt Ingels.

24 Hoe waardeert een ervaren durfkapitaalfonds een start-up?

“De waardering is wat een zot ervoor betaalt”, zegt Jürgen Ingels laconiek. “Er is geen exacte manier om de waardering van een bedrijf te berekenen.” Eén zo’n methode is de operationele kasstroom (ebitda) te vermenigvuldigen met een multiple. Of je kunt de jaarlijkse recurrente inkomsten nemen en die vermenigvuldigen met 7 of 8. “Veel hangt af van de perceptie van de ondernemer en de investeerder”, legt Ingels uit. “Een ondernemer kan zeggen dat zijn idee 10 miljoen euro waard is, terwijl dat onrealistisch is. Uiteindelijk komt het aan op onderhandelen.”

25 Hoe zorg ik ervoor dat mijn aandelen niet verwateren, zodat ik de zeggenschap over mijn bedrijf niet verlies?

Bij Clear2Pay, het fintechbedrijf dat hij in 2014 met succes heeft verkocht, werkte Jürgen Ingels met een systeem van terugkoopopties. Hij legt het systeem omstandig uit in zijn boek. Kort samengevat, komt het hierop neer. Een investeerder koopt aandelen in je bedrijf. De ondernemer kan met een terugkoopoptie na pakweg drie jaar aandelen terugkopen van de investeerder. Je betaalt dan de prijs van drie jaar geleden, zelfs al is het bedrijf ondertussen gegroeid en zijn de aandelen meer waard. Wel tel je, zoals je drie jaar geleden hebt afgesproken met de investeerder, 25 procent per jaar bij die prijs. De investeerder is dan tevreden, want hij heeft een mooi rendement van 25 procent dat hij weer kan investeren in andere start-ups. Als ondernemer ben je ook tevreden. Het bedrijf groeide niet met 25 maar met 50 procent per jaar. Bovendien koop je de aandelen van de vorige investeerder terug met een deel van het geld van een nieuwe investeerder. Je hoeft dus niet aan je spaarcenten te zitten. Wanneer er nieuwe investeerders bij komen en je aandeel verwatert, kun je er met terugkoopopties bij de bestaande investeerders toch voor zorgen dat je het zeggenschap over je bedrijf behoudt.

Divers

26 Waar staan TCV en andere SaaS-indicatoren voor?

Een SaaS-bedrijf – software as a service – verkoopt softwareabonnementen. Voor de oprichters van zo’n bedrijf is het handig om technische termen als total contract value (TCV) – de waarde van al je contracten bij elkaar geteld – in de vingers te hebben. Gilles Mattelin loodst ons doorheen de voornaamste begrippen. Hij is medeoprichter van het hr-techbedrijf Intuo, dat vorig jaar werd overgenomen door het Nederlandse Unit4. Daar is hij nu chief revenue officer en is hij dagelijks bezig met de inkomstenstromen van het bedrijf.

Het ene bedrijf houdt vooral zijn maandelijkse recurrente inkomsten in de gaten (monthly recurring revenue of MRR), terwijl een ander bedrijf het per jaar bekijkt. Dat is dan de ARR, waarbij de A staat voor annual. “Investeerders vermenigvuldigen die recurrente groei met bepaalde groeifactoren om een idee te krijgen van de waarde”, zegt Mattelin. “Belangrijk daarbij is de vraag of je lineair of exponentieel groeit. Investeerders zoeken natuurlijk naar dat laatste. Een klassieke formule in Silicon Valley voor exponentiële groei is triple triple triple double double: eerst drie jaar je omzet verdrievoudigen en dan twee jaar verdubbelen.”

Enkele andere indicatoren gaan over de klant. Zo is er de CAC. Dat staat voor customer acquisition cost. Met de CAC meet je hoeveel het kost om een klant binnen te halen via sociale media en je verkooporganisatie. “Veel SaaS-bedrijven werken automatisch met jaarcontracten, maar als een klant zijn contract niet vernieuwt, ben je hem snel kwijt. Je kan beter proberen met contracten van drie jaar te werken.” De CLV is de customer lifetime value, of hoeveel omzet een klant gemiddeld genereert. De CAC delen door de CLV is een interessante ratio voor je bedrijf. Hoeveel klanten je verliest is de churn. “Elke sector heeft een churn. Het is belangrijk die te kennen voor jouw sector. Dan weet je dat je je churn bijvoorbeeld onder 15 procent moet houden”, zegt Gilles Mattelin. Om te vermijden dat je klanten verliest, kun je je customer engagement score in de gaten houden. Die vertelt je hoe betrokken of gelukkig een klant is.

27 Hoe vergroot ik mijn communicatiebereik?

“Het klinkt misschien raar, maar er is een interessante correlatie tussen het aantal volgers van een bedrijf op LinkedIn en de waarde ervan”, verrast Jürgen Ingels. “Dat zou eens wetenschappelijk moeten worden onderzocht. Ik kijk er ook zelf naar. 10.000 volgers is heel stevig voor een bedrijf. Een onderneming met 1000 tot 2000 volgers is vaak al 10 miljoen euro waard. Hoe je meer volgers krijgt? Regelmatig berichten plaatsen, zoals filmpjes van een nieuwe medewerker die je in de bloemetjes zet. Belangrijk is dat je consequent dezelfde boodschap geeft.”

28 Hoe bewaar je een goede bedrijfscultuur?

“Informeer je medewerkers goed, kies voor open communicatie en probeer kantoorpolitiek uit je organisatie te halen”, raadt Charlotte Gréant van Startups.be/Scale-ups.eu aan. “Politieke spelletjes waarbij de één komt zeggen wat de ander heeft gedaan, noem ik kleuterklasmanagement.” Wanneer Gréant een mail verstuurt in het weekend, zorgt ze ervoor dat hij pas maandagochtend de bestemmeling bereikt. “Er mag hard worden gewerkt, maar er moet ook een evenwicht zijn met je privéleven”, zegt Gréant, die vroeger in de Verenigde Staten een team aanstuurde. “Ik werk ook resultaatgedreven. Het kan me niets schelen of iemand overdag naar de kapper gaat, zolang hij zijn resultaten haalt.” Je kunt je bedrijfscultuur op veel manieren om zeep helpen. Gréant somt enkele klassiekers op. “Ruzie maken met je medeoprichter bijvoorbeeld. Je moet onderling een goede manier van werken vinden. Voor salesteams is een bonussysteem nodig, maar het moet evenwichtig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat iemand een deal vertraagt omdat hij op vakantie gaat en de deal zelf niet zou kunnen afsluiten.”

29 Is een exitstrategie belangrijk als oprichter?

“Investeerders verwachten dat je een exitstrategie hebt, maar ik ben er niet van overtuigd dat dat nodig is”, zegt Steven Coppens van Decovry. “Een investeerder verwacht wel dat hij zijn aandeel kan verkopen. Dat zijn twee verschillende zaken. Sommige ondernemers zeggen dat ze binnen vijf jaar willen verkopen aan een bepaalde partij. Maar er komen onderweg heel veel variabelen op je pad waar je bij de oprichting van je onderneming niet aan denkt. Denk maar aan corona. Je hebt geen glazen bol. Je kan misschien wel een exitstrategie in gedachten hebben, maar je concentreert je beter op zo veel mogelijk commerciële contacten leggen. Bouw een bedrijf dat operationeel sterk staat.”

30 Waar plaats ik mijn kantoor en welke afspraken zijn belangrijk?

“Bereikbaarheid en comfort zijn belangrijk wanneer je een locatie kiest. Veel mensen willen dicht bij huis werken”, zegt Charlotte Gréant. “Biedt een accelerator je gratis kantoorruimte aan, maar betekent dat dat je elke dag van Antwerpen naar Charleroi moet, dan neem je dat beter niet aan. Bij Startups.be/Scale-Ups.eu houden we – als er geen lockdown is natuurlijk – om de twee weken een teamdag, maar voor de rest kiest iedereen of hij in Antwerpen, Brussel of thuis werkt. Het is belangrijk een open lijn te hebben met je klanten en feedback over je product te krijgen. Je hoeft daarvoor niet elke dag bij elkaar op kantoor te zijn.”

10 Wat is de contributie van mijn product?

“De contributie is het verschil tussen de omzet of de prijs van een product aan de ene kant en de variabele kosten van het product aan de andere kant”, zegt Catalina Daniels, medeoprichter van CoStart en venture partner bij ERA, de grootste en oudste techaccelerator in New York. “Met de contributie kun je een deel van je vaste kosten dekken. Dat zijn de kosten die niet afhankelijk zijn van je verkoop en die op langere termijn vastliggen, zoals de huur van je gebouw. Je wil zo snel mogelijk een positieve contributie hebben om de vaste kosten te kunnen dekken. Anders blijf je verlieslatend. Je bepaalt je contributie door goed te bekijken welke kosten variabel zijn bij de verkoop van ieder product. Typische variabele kosten zijn bijvoorbeeld uitgaven voor materiaal.”

11 Hoe volg ik mijn salespijplijn het best op?

“Dat doe je het best door bij te houden in welk stadium je zit met iedere kandidaat-klant en welke waarde je denkt uit het contract te halen”, adviseert Catalina Daniels, die voor ze investeerder werd onder meer bij de consultant McKinsey werkte. “Doorgaans zijn die stadia het eerste contact, de offerte, de interesse van de klant, een verbaal akkoord en de ondertekening van het contract. “Je kans op het verzilveren van de verkoop stijgt bij ieder stadium”, legt Daniels uit. “Het verschilt per bedrijf, maar je zou kunnen zeggen dat een eerste contact 5 procent kans heeft om verzilverd te worden, een offerte 10 procent, interesse 50 procent en een verbaal akkoord 90 procent. Als je een beeld hebt van de waarde van iedere verkoop, kan je met die percentages een gewogen gemiddelde maken van de waarde van je pijplijn. Met een goed crm-systeem (customer relationship management of klantenrelatiebeheer, nvdr) kun je alle contacten met klanten goed opvolgen. Zo weet je op elk moment wie je contactpersonen zijn, wat de status is en wat er moet gebeuren.”

12 Wat is de beste manier om mijn bedrijf te monitoren?

Volgens Catalina Daniels is het noodzakelijk als ondernemer de sleutelindicatoren goed in het oog te houden. “Cash hoort daar altijd bij”, zegt de Vlaamse New-Yorkse. “Als je geen cash meer hebt, zit je in de problemen. Maar idealiter wil je meer dan de cash opvolgen en een beeld hebben over de operationele parameters die je cashpositie bepalen”, zegt Daniels. “Daarvoor moet je begrijpen hoe je bedrijf in elkaar steekt. Een start-up die abonnementen verkoopt, moet een beeld hebben van de kosten die worden gemaakt om een nieuwe klant te verwerven en het verloop van klanten. Zonder goede cijfers, manage je geblinddoekt.”

13 Hoe vaak en hoe gedetailleerd bekijk ik de cashflowplanning?

“Als het om cash gaat, moet je constant weten waar je staat. Je wil zeker een wekelijks overzicht hebben”, zegt investeerder Catalina Daniels, die ooit zelf een start-up leidde. “We spreken in het jargon over een runway. De cash die je bij de bank hebt, de cash die wordt verwacht – je pijplijn – , en de cash die je maandelijks opdoet, bepalen het aantal maanden dat je verder kan. Goede ondernemers zorgen ervoor dat ze altijd een runway van achttien maanden hebben.”

“Het is heel belangrijk dat je juist inschat wanneer de cash binnenkomt. Ik ken veel ondernemers die de lengte van hun verkoopcyclus in het begin volledig onderschatten. Ze denken dat er minder tijd zit tussen een akkoord van de klant en het geld op de rekening. Dat kan maanden duren, door interne processen en betalingsvoorwaarden.”

14 Hoe ontstaan de meeste liquiditeitsproblemen?

“Liquiditeitsproblemen ontstaan vaak door een gebrekkig zicht op de kasstroom”, analyseert Catalina Daniels. “Maar er zijn ook andere redenen. Voor business-to-businessbedrijven is een typisch voorbeeld het slecht inschatten en managen van cashconversie. Er is een groot verschil tussen een verkoop sluiten en het ontvangen van het geld. Jonge ondernemers zijn zich daar vaak te weinig bewust van en hebben te weinig aandacht voor betalingsvoorwaarden. Ik ken heel wat bedrijven die daardoor vervroegd fondsen moesten ophalen. Maar er kunnen ook andere redenen zijn, zoals onverwachte gebeurtenissen. Denk maar aan de impact van corona. Voor veel bedrijven heeft dat voor liquiditeitsproblemen gezorgd, omdat er ineens minder inkomsten binnenkwamen, terwijl de vaste kosten gelijk bleven. Hoe hoger je vaste kosten zijn, hoe kwetsbaarder je bent voor onverwachte gebeurtenissen.”

15 Met welke softwaretools kan ik mijn administratie, boekhouding en klanten goed opvolgen?

“Er bestaat een heel bataljon aan tools. Het is goed je daarin te verdiepen”, zegt Jürgen Ingels, die met Smartfin Capital investeerde in groeibedrijven als UnifiedPost, Silverfin, cumul.io, NGData, Deliverect en BrightAnalytics. Om klantenrelaties te beheren raadt hij de crm-software van Salesforce en Pipedrive aan. “Iedereen denkt dat je een zware licentie nodig hebt om Salesforce te gebruiken, maar dat valt goed mee. Er is ook een goede integratie mogelijk met heel veel apps die je al gebruikt. Bij Pipedrive is dat wat minder. Voor de boekhouding is BrightAnalytics een extra laag software om de cijfers goed in kaart te brengen en te rapporteren. UnifiedPost is goed om je administratie te digitaliseren.”

16 Hoe en wanneer zet ik een dataroom op?

In een dataroom sla je vertrouwelijke informatie over je bedrijf digitaal op. Volgens Jürgen Ingels heb je het beste een dataroom vanaf het moment dat je je bedrijf opricht. “In het begin is het bij een start-up vaak chaotisch, met notariële aktes en andere documenten die rondslingeren op je bureau en uiteindelijk zoek geraken na enkele verhuizingen. Het is helemaal niet moeilijk met een dataroom te beginnen. Koop een scanner, zorg voor een clouddienst à la Dropbox, bedenk een structuur om documenten te bewaren, en je bent vertrokken. Je kan dan alle belangrijke documenten inscannen en bewaren. Heel wat start-ups doen dat niet en komen in de problemen wanneer ze bijvoorbeeld geld willen ophalen. Durfkapitalisten vragen soms informatie die zes tot zeven jaar oud is. Bedrijven moeten dan consultants inhuren om de antwoorden te kunnen geven.”

Kapitaal ophalen, waardering en groei

17 Hoe ziet de perfecte pitch eruit?

Als ondernemer heb je altijd je pitch deck bij de hand. Dat is de presentatie waarmee je jouw bedrijf voorstelt. Afhankelijk van wie luistert, pas je je slides aan. Je presenteert je bedrijf op een andere manier aan een klant, een partner of een investeerder. “De essentie van de presentatie is drieledig”, zegt Bruno Vandegehuchte, head of investor relations bij Startups.be/Scale-Ups.eu. “Ten eerste is het team heel belangrijk. Ten tweede moet je uitleggen welk probleem je wilt oplossen en hoe je dat zal doen. Dat moet je verwerken in een goed verhaal. Daarnaast vertel je over de markt, de concurrentie en je financieel model. Bij de eerste ontmoeting willen investeerders een team zien dat door muren wil gaan. In Vlaanderen zijn ondernemers vaak defensief tijdens presentaties omdat ze schrik hebben fouten te maken. Een investeerder vindt het niet erg als je ergens niet hebt aan gedacht of als je iets niet weet. Het is belangrijker oprecht te zijn dan te bluffen. Het is de job van de investeerder om kritisch te zijn.”

18 Ik wil groeien in het buitenland. Kies ik voor overnames of organische groei?

“Wij hebben een kleine en een grote overname gedaan”, zegt Steven Coppens, medeoprichter van het designplatform Decovry en een voormalige investeerder bij Gimv. “Je moet altijd openstaan voor fusies en overnames. Ik volg altijd enkele bedrijven. Zo sta ik klaar wanneer zich een kans aandient. Je hebt ook niet altijd veel geld nodig voor een overname. Wij hebben tweemaal de activa overgenomen, maar niet de juridische entiteit. Wij bouwen aan onze kern: ons platform, onze leden en de leveranciers. Rond die kern leggen we een puzzel en kijken we op welke domeinen we extra puzzelstukjes nodig hebben.”

19 Welk transferpricingprincipe moet ik gebruiken?

Transfer pricing verwijst naar het verrekenen van prijzen en kosten wanneer je met verschillende bedrijven in één groepsstructuur zit. Dat probleem stelt zich bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf overneemt. “Bij de overname kozen we ervoor met één platform en één locatie door te gaan. Ik hou het liever simpel in zulke situaties”, zegt Steven Coppens van Decovry. Jürgen Ingels raadt bedrijven aan altijd een transferpricingbeleid op te zetten bij een overname. “Als de fiscus je bedrijf komt controleren, moet je een duidelijk stramien kunnen voorleggen van hoe je de kosten hebt verrekend.”

20 Welke clausules zijn belangrijk in een financieringsovereenkomst?

“Ik vind clausules over waarheidsgetrouwheid belangrijk”, zegt Steven Coppens. “Dat betekent dat de verkoper waarheidsgetrouw moet zijn. Wanneer je als koper, na de euforie die bij een koop hoort, verborgen zaken vaststelt, kun je teruggaan naar de verkoper. Zo vermijd je een kat in een zak te kopen. Als klein bedrijf kun je geen volledig financieel-economisch onderzoek doen van een groot bedrijf. Daarom is het goed de vergoeding of een deel van de overnamesom pas later te betalen, zodat je nog wat achter de hand hebt voor zo’n situaties. Ook een aansprakelijkheidsclausule is interessant voor het geval je na de overname met claims en schulden wordt geconfronteerd. Het is een van de redenen waarom wij enkel activa en geen schulden overnemen. Dan heb je dat probleem niet.”

21 Hoe en wanneer begin ik geld op te halen?

“Wanneer je bedrijf klaar is voor financiering – je product voldoet aan de marktvraag, de omzet groeit stevig – moet je eerst nagaan of het gebaat is met durfkapitaal of niet”, zegt Bruno Vandegehuchte van Startups.be/Scale-Ups.eu. “Misschien zijn publieke instrumenten als de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV), businessangels en kredietverstrekkers voldoende.” Als je brutomarge exponentieel groeit, zijn durfkapitalisten aangewezen. “In bijvoorbeeld een software-as-a-servicebedrijf (SaaS) draagt het product de hoogste kosten”, zegt Vandegehuchte. “Maar of er tien of honderd klanten zijn, maakt voor de kosten niet veel uit. Op die manier kan de brutomarge snel stijgen. Schiet dan niet plots in gang om geld te zoeken. Als je dringend geld nodig hebt, sta je in een zwakke onderhandelingspositie. Ondernemers die het goed aanpakken, hebben constant gesprekken lopen met meerdere investeerders. Onderhandel niet exclusief met één partij. Je moet ervan uitgaan dat investeerders voor elke honderd dossiers die ze krijgen, tien bedrijven de kans geven zich te presenteren en in één ervan investeren. Daarbij moet je ermee rekening houden dat durfkapitalisten businesspartners zijn die na vijf of zes jaar, wanneer ze weer uit je bedrijf stappen, een bepaald rendement willen zien op hun investering. Ze zullen mee aan de knoppen zitten. Dat kan existentiële vragen creëren. Misschien vinden ze je geen goede CEO, of willen ze naar een andere markt gaan.”

22 Welke voorbereidingen zijn essentieel voor gesprekken met investeringsfondsen?

“Het aantal investeringsfondsen is de jongste jaren ontploft. Scale-ups kunnen aan cherrypicking doen”, zegt Bruno Vandegehuchte. Hij raadt aan in het binnen- en het buitenland te onderzoeken welke fondsen sterk staan in jouw niche en al eerder bedrijven hebben doen groeien. “Zorg dat je al je cijfers kent voor je een gesprek met een investeerder aangaat”, zegt Vandegehuchte. “Denk aan de kosten per klant, de retentiestatistieken, hoeveel klanten je verliest. Je moet ook je kostenstructuur kunnen uitleggen en harde financiële cijfers paraat hebben, zoals je operationele cashflow. Hoeveel geld gaat er per maand buiten en hoeveel komt er binnen? Een investeerder zal heel veel vragen stellen. Hoe beter de tools die je in je bedrijf gebruikt om dat te monitoren, hoe minder tijd je daar als CEO aan hoeft te besteden.”

23 Gebruik ik een adviseur om geld op te halen of niet?

Dat hangt een beetje af van hoe onvervangbaar je als oprichter en CEO bent in je bedrijf. “Jij weet het meeste over je bedrijf. Dat maakt dat je het beste geplaatst bent om het zelf te doen”, zegt Jürgen Ingels. “Het probleem is dat er heel wat tijd in kruipt, waardoor je niet genoeg tijd over hebt om je bedrijf te runnen. Dat is niet de bedoeling.” Als iemand van de vennoten of de technisch directeur het bedrijf tijdelijk kan leiden, kun je zelf geld ophalen. Is dat geen optie, dan kun je een investeringsboetiek of consultant inhuren. Je moet wel een commissie betalen op het opgehaalde bedrag. “Maar dan hoef je maar 20 procent van je tijd in de zoektocht naar kapitaal te steken in plaats van 70 procent, en heb je genoeg tijd om ervoor te zorgen dat je bedrijf blijft groeien”, zegt Ingels.

24 Hoe waardeert een ervaren durfkapitaalfonds een start-up?

“De waardering is wat een zot ervoor betaalt”, zegt Jürgen Ingels laconiek. “Er is geen exacte manier om de waardering van een bedrijf te berekenen.” Eén zo’n methode is de operationele kasstroom (ebitda) te vermenigvuldigen met een multiple. Of je kunt de jaarlijkse recurrente inkomsten nemen en die vermenigvuldigen met 7 of 8. “Veel hangt af van de perceptie van de ondernemer en de investeerder”, legt Ingels uit. “Een ondernemer kan zeggen dat zijn idee 10 miljoen euro waard is, terwijl dat onrealistisch is. Uiteindelijk komt het aan op onderhandelen.”

25 Hoe zorg ik ervoor dat mijn aandelen niet verwateren, zodat ik de zeggenschap over mijn bedrijf niet verlies?

Bij Clear2Pay, het fintechbedrijf dat hij in 2014 met succes heeft verkocht, werkte Jürgen Ingels met een systeem van terugkoopopties. Hij legt het systeem omstandig uit in zijn boek. Kort samengevat, komt het hierop neer. Een investeerder koopt aandelen in je bedrijf. De ondernemer kan met een terugkoopoptie na pakweg drie jaar aandelen terugkopen van de investeerder. Je betaalt dan de prijs van drie jaar geleden, zelfs al is het bedrijf ondertussen gegroeid en zijn de aandelen meer waard. Wel tel je, zoals je drie jaar geleden hebt afgesproken met de investeerder, 25 procent per jaar bij die prijs. De investeerder is dan tevreden, want hij heeft een mooi rendement van 25 procent dat hij weer kan investeren in andere start-ups. Als ondernemer ben je ook tevreden. Het bedrijf groeide niet met 25 maar met 50 procent per jaar. Bovendien koop je de aandelen van de vorige investeerder terug met een deel van het geld van een nieuwe investeerder. Je hoeft dus niet aan je spaarcenten te zitten. Wanneer er nieuwe investeerders bij komen en je aandeel verwatert, kun je er met terugkoopopties bij de bestaande investeerders toch voor zorgen dat je het zeggenschap over je bedrijf behoudt.

Divers

26 Waar staan TCV en andere SaaS-indicatoren voor?

Een SaaS-bedrijf – software as a service – verkoopt softwareabonnementen. Voor de oprichters van zo’n bedrijf is het handig om technische termen als total contract value (TCV) – de waarde van al je contracten bij elkaar geteld – in de vingers te hebben. Gilles Mattelin loodst ons doorheen de voornaamste begrippen. Hij is medeoprichter van het hr-techbedrijf Intuo, dat vorig jaar werd overgenomen door het Nederlandse Unit4. Daar is hij nu chief revenue officer en is hij dagelijks bezig met de inkomstenstromen van het bedrijf.

Het ene bedrijf houdt vooral zijn maandelijkse recurrente inkomsten in de gaten (monthly recurring revenue of MRR), terwijl een ander bedrijf het per jaar bekijkt. Dat is dan de ARR, waarbij de A staat voor annual. “Investeerders vermenigvuldigen die recurrente groei met bepaalde groeifactoren om een idee te krijgen van de waarde”, zegt Mattelin. “Belangrijk daarbij is de vraag of je lineair of exponentieel groeit. Investeerders zoeken natuurlijk naar dat laatste. Een klassieke formule in Silicon Valley voor exponentiële groei is triple triple triple double double: eerst drie jaar je omzet verdrievoudigen en dan twee jaar verdubbelen.”

Enkele andere indicatoren gaan over de klant. Zo is er de CAC. Dat staat voor customer acquisition cost. Met de CAC meet je hoeveel het kost om een klant binnen te halen via sociale media en je verkooporganisatie. “Veel SaaS-bedrijven werken automatisch met jaarcontracten, maar als een klant zijn contract niet vernieuwt, ben je hem snel kwijt. Je kan beter proberen met contracten van drie jaar te werken.” De CLV is de customer lifetime value, of hoeveel omzet een klant gemiddeld genereert. De CAC delen door de CLV is een interessante ratio voor je bedrijf. Hoeveel klanten je verliest is de churn. “Elke sector heeft een churn. Het is belangrijk die te kennen voor jouw sector. Dan weet je dat je je churn bijvoorbeeld onder 15 procent moet houden”, zegt Gilles Mattelin. Om te vermijden dat je klanten verliest, kun je je customer engagement score in de gaten houden. Die vertelt je hoe betrokken of gelukkig een klant is.

27 Hoe vergroot ik mijn communicatiebereik?

“Het klinkt misschien raar, maar er is een interessante correlatie tussen het aantal volgers van een bedrijf op LinkedIn en de waarde ervan”, verrast Jürgen Ingels. “Dat zou eens wetenschappelijk moeten worden onderzocht. Ik kijk er ook zelf naar. 10.000 volgers is heel stevig voor een bedrijf. Een onderneming met 1000 tot 2000 volgers is vaak al 10 miljoen euro waard. Hoe je meer volgers krijgt? Regelmatig berichten plaatsen, zoals filmpjes van een nieuwe medewerker die je in de bloemetjes zet. Belangrijk is dat je consequent dezelfde boodschap geeft.”

28 Hoe bewaar je een goede bedrijfscultuur?

“Informeer je medewerkers goed, kies voor open communicatie en probeer kantoorpolitiek uit je organisatie te halen”, raadt Charlotte Gréant van Startups.be/Scale-ups.eu aan. “Politieke spelletjes waarbij de één komt zeggen wat de ander heeft gedaan, noem ik kleuterklasmanagement.” Wanneer Gréant een mail verstuurt in het weekend, zorgt ze ervoor dat hij pas maandagochtend de bestemmeling bereikt. “Er mag hard worden gewerkt, maar er moet ook een evenwicht zijn met je privéleven”, zegt Gréant, die vroeger in de Verenigde Staten een team aanstuurde. “Ik werk ook resultaatgedreven. Het kan me niets schelen of iemand overdag naar de kapper gaat, zolang hij zijn resultaten haalt.” Je kunt je bedrijfscultuur op veel manieren om zeep helpen. Gréant somt enkele klassiekers op. “Ruzie maken met je medeoprichter bijvoorbeeld. Je moet onderling een goede manier van werken vinden. Voor salesteams is een bonussysteem nodig, maar het moet evenwichtig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat iemand een deal vertraagt omdat hij op vakantie gaat en de deal zelf niet zou kunnen afsluiten.”

29 Is een exitstrategie belangrijk als oprichter?

“Investeerders verwachten dat je een exitstrategie hebt, maar ik ben er niet van overtuigd dat dat nodig is”, zegt Steven Coppens van Decovry. “Een investeerder verwacht wel dat hij zijn aandeel kan verkopen. Dat zijn twee verschillende zaken. Sommige ondernemers zeggen dat ze binnen vijf jaar willen verkopen aan een bepaalde partij. Maar er komen onderweg heel veel variabelen op je pad waar je bij de oprichting van je onderneming niet aan denkt. Denk maar aan corona. Je hebt geen glazen bol. Je kan misschien wel een exitstrategie in gedachten hebben, maar je concentreert je beter op zo veel mogelijk commerciële contacten leggen. Bouw een bedrijf dat operationeel sterk staat.”

30 Waar plaats ik mijn kantoor en welke afspraken zijn belangrijk?

“Bereikbaarheid en comfort zijn belangrijk wanneer je een locatie kiest. Veel mensen willen dicht bij huis werken”, zegt Charlotte Gréant. “Biedt een accelerator je gratis kantoorruimte aan, maar betekent dat dat je elke dag van Antwerpen naar Charleroi moet, dan neem je dat beter niet aan. Bij Startups.be/Scale-Ups.eu houden we – als er geen lockdown is natuurlijk – om de twee weken een teamdag, maar voor de rest kiest iedereen of hij in Antwerpen, Brussel of thuis werkt. Het is belangrijk een open lijn te hebben met je klanten en feedback over je product te krijgen. Je hoeft daarvoor niet elke dag bij elkaar op kantoor te zijn.”

1 Hoe evalueer ik potentiële salesmedewerkers?

“Ik vraag een salesmedewerker altijd naar zijn resultaten in zijn vorige job”, zegt Jürgen Ingels, investeerder bij Smartfin Capital en eerder een succesvolle ondernemer. “Belangrijk is te vragen hoeveel deals iemand heeft zelf binnengehaald. Sommige bedrijven werken met presales, waarbij iemand anders de deal uiteindelijk sluit. Ik let ook op de gretigheid van de kandidaten. De beste salesmedewerkers hebben vaak een wat duurdere levensstijl, maar zijn bereid daar hard voor te werken.”

2 Welke commissie betaal ik aan verkopers? Wanneer betaal ik die?

“In heel wat bedrijven krijgt een verkoper een commissie op het moment waarop hij een op voorhand afgesproken verkoopdoel haalt. Hij krijgt dat geld op het einde van het jaar. Ik ben daar geen voorstander van, omdat het rivaliteit creëert. Ik hou meer van een groepsdoelstelling”, zegt Charlotte Gréant, general manager van de netwerkorganisatie Startups.be/Scale-Ups.eu. “Als een team bijvoorbeeld voor een miljoen euro heeft verkocht, krijgt iedereen 2 procent op de extra verkoop. Er zijn ook alternatieven. Sommige bedrijven hebben geen echt bonussysteem, maar werken met aandelen. Wanneer je goed verkoopt, krijg je meer aandelen.”

3 Hoe kan ik de loonkosten beheersen en monitoren?

“Wij kiezen voor een sterk kernteam met daarrond flexibele medewerkers die niet op de loonlijst staan”, zegt Steven Coppens van Decovry, een scale-up met zo’n twintig werknemers. “In een crisis kun je je dan terugplooien op je kernteam. België is niet echt het land bij uitstek voor een flexibele verloning. Je kan niet makkelijk beslissen om minder loon en meer aandelenopties te geven “

4 Hoe stuur ik mijn team aan vanop afstand?

“Daarvoor moeten je medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn”, zegt Charlotte Gréant. “Als CEO moet je een vertrouwensrelatie opbouwen met je medewerkers en ervoor zorgen dat ze betrokken blijven bij het bedrijf. Dat begint van bij de oprichting. Dat moet ingebakken zijn in de organisatie. Het is moeilijk om dat nadien nog te veranderen. Veel bedrijven zijn bijvoorbeeld opgericht door een team van ingenieurs. Het zijn vaak knappe koppen met een schitterend product, maar vervolgens krijgen ze hun product niet verkocht. Het is misschien verleidelijk om mensen aan te nemen die zijn zoals jij, maar om zulke problemen te vermijden, moet je er van in het begin voor zorgen dat je team divers genoeg is.”

5 Hoe kan ik rekruteren en wat is het belang van employer branding?

“De rekrutering en de integratie van nieuwe medewerkers vloeien logischerwijze in elkaar over, maar dat is daarom niet altijd gemakkelijk”, zegt Sofie Vanden Berghe, hr- en marketingverantwoordelijke bij het investeringsfonds We Are Jane en voordien hr-businesspartner bij House Of HR. “Ondernemers kijken vaak of een kandidaat de juiste vaardigheden heeft, maar ze vergeten daarbij na te gaan of iemand wel past bij de waarden van het bedrijf. Hoe beter die match, hoe langer de samenwerking zal duren. Start-ups vergeten vaak ook welke troeven ze hebben om goede mensen aan te trekken. Ze kunnen bijvoorbeeld niet het hoogste loon betalen, maar vaak vinden medewerkers bij start-ups het belangrijk dat ze nieuwe dingen bijleren. Dat kunnen de bedrijven wel bieden.”

6 Krijgt iedereen aandelenopties of alleen het management?

“Opties gebruik je meestal om belangrijke en loyale mensen in je scale-up te belonen”, zegt Sofie Vanden Berghe. “Ze zijn een onderdeel van een loyaliteitsprogramma dat je opbouwt. Medewerkers voelen er vertrouwen door, en krijgen wat medezeggenschap over het bedrijf. Opties bied je doorgaans niet vanaf de eerste dag aan, maar pas wanneer je scale-up een zekere structuur heeft ontwikkeld. Veel hangt daarbij af van het type manager dat aan het hoofd van het bedrijf staat.”

7 Hoeveel moet mijn administratieve medewerker verdienen?

“Ik schrik ervan hoe moeilijk werkgevers en werknemers het nog altijd hebben om daar open over te praten”, zegt Sofie Vanden Berghe van We Are Jane. “Dat leidt vaak tot een opbod, waarbij een werkgever zo laag mogelijk begint en een kandidaat zo hoog mogelijk inzet, omdat hij ervan uitgaat ontgoocheld te worden. Iemand die introverter is, durft niet zoveel te vragen als een extraverte kandidaat. Het is beter om als organisatie een fair, marktconform voorstel te doen. Stel dat de lonen in het bedrijf worden gelekt, kun je iedereen dan recht in de ogen kijken?”

“Voor een administratief bediende bestaat geen uniform loon”, zegt Vanden Berghe. “In het ene bedrijf gaat het om een onthaalbediende, terwijl die rol elders meer die van een managementassistent is.” De jobsite Jobat schreef vorig jaar dat een secretaris of secretaresse begint met een loon rond 2000 euro bruto per maand en na tien jaar ervaring zo’n 3000 euro bruto verdient.

8 Wanneer geef ik een loonsverhoging? Regelmatig of één keer per jaar?

“In België is het de gewoonte dat een werknemer twee evaluaties per jaar krijgt, waarvan er één formeel is. De medewerker verwacht dan een loonsverhoging”, zegt Sofie Vanden Berghe van We Are Jane. “Sommige medewerkers zetten twee maanden lang een tandje bij, net voor dat moment. Ik hou meer van een continue evaluatie. Zo kun je je mensen oprechter beoordelen. Aan die 360 gradenfeedback kun je een voordeel koppelen. Evaluaties blijven een heikel moment in bedrijven, waar de werkgever noch de werknemer naar uitkijkt. Gelukkig zijn er veel tools die start-ups daarbij kunnen helpen.”

9 Stuur ik mijn bedrijf centraal of decentraal aan?

Jürgen Ingels, die zijn ondernemersadviezen in het boek 50 lessen voor ondernemers heeft gegoten, raadt bedrijven aan ‘gedecentraliseerd centraal’ te werken. “Je kunt zeker decentraal werken met regionale teams die een zekere vrijheid hebben om, als het ware, op het voetbalveld te spelen op voorwaarde dat ze zich aan de regels houden”, legt Ingels uit. “Die regels bepaal je centraal. Het gaat om regels over bijvoorbeeld hr, loonsverhoging, commissies of aandelenopties.”

Monitoring

10 Wat is de contributie van mijn product?

“De contributie is het verschil tussen de omzet of de prijs van een product aan de ene kant en de variabele kosten van het product aan de andere kant”, zegt Catalina Daniels, medeoprichter van CoStart en venture partner bij ERA, de grootste en oudste techaccelerator in New York. “Met de contributie kun je een deel van je vaste kosten dekken. Dat zijn de kosten die niet afhankelijk zijn van je verkoop en die op langere termijn vastliggen, zoals de huur van je gebouw. Je wil zo snel mogelijk een positieve contributie hebben om de vaste kosten te kunnen dekken. Anders blijf je verlieslatend. Je bepaalt je contributie door goed te bekijken welke kosten variabel zijn bij de verkoop van ieder product. Typische variabele kosten zijn bijvoorbeeld uitgaven voor materiaal.”

11 Hoe volg ik mijn salespijplijn het best op?

“Dat doe je het best door bij te houden in welk stadium je zit met iedere kandidaat-klant en welke waarde je denkt uit het contract te halen”, adviseert Catalina Daniels, die voor ze investeerder werd onder meer bij de consultant McKinsey werkte. “Doorgaans zijn die stadia het eerste contact, de offerte, de interesse van de klant, een verbaal akkoord en de ondertekening van het contract. “Je kans op het verzilveren van de verkoop stijgt bij ieder stadium”, legt Daniels uit. “Het verschilt per bedrijf, maar je zou kunnen zeggen dat een eerste contact 5 procent kans heeft om verzilverd te worden, een offerte 10 procent, interesse 50 procent en een verbaal akkoord 90 procent. Als je een beeld hebt van de waarde van iedere verkoop, kan je met die percentages een gewogen gemiddelde maken van de waarde van je pijplijn. Met een goed crm-systeem (customer relationship management of klantenrelatiebeheer, nvdr) kun je alle contacten met klanten goed opvolgen. Zo weet je op elk moment wie je contactpersonen zijn, wat de status is en wat er moet gebeuren.”

12 Wat is de beste manier om mijn bedrijf te monitoren?

Volgens Catalina Daniels is het noodzakelijk als ondernemer de sleutelindicatoren goed in het oog te houden. “Cash hoort daar altijd bij”, zegt de Vlaamse New-Yorkse. “Als je geen cash meer hebt, zit je in de problemen. Maar idealiter wil je meer dan de cash opvolgen en een beeld hebben over de operationele parameters die je cashpositie bepalen”, zegt Daniels. “Daarvoor moet je begrijpen hoe je bedrijf in elkaar steekt. Een start-up die abonnementen verkoopt, moet een beeld hebben van de kosten die worden gemaakt om een nieuwe klant te verwerven en het verloop van klanten. Zonder goede cijfers, manage je geblinddoekt.”

13 Hoe vaak en hoe gedetailleerd bekijk ik de cashflowplanning?

“Als het om cash gaat, moet je constant weten waar je staat. Je wil zeker een wekelijks overzicht hebben”, zegt investeerder Catalina Daniels, die ooit zelf een start-up leidde. “We spreken in het jargon over een runway. De cash die je bij de bank hebt, de cash die wordt verwacht – je pijplijn – , en de cash die je maandelijks opdoet, bepalen het aantal maanden dat je verder kan. Goede ondernemers zorgen ervoor dat ze altijd een runway van achttien maanden hebben.”

“Het is heel belangrijk dat je juist inschat wanneer de cash binnenkomt. Ik ken veel ondernemers die de lengte van hun verkoopcyclus in het begin volledig onderschatten. Ze denken dat er minder tijd zit tussen een akkoord van de klant en het geld op de rekening. Dat kan maanden duren, door interne processen en betalingsvoorwaarden.”

14 Hoe ontstaan de meeste liquiditeitsproblemen?

“Liquiditeitsproblemen ontstaan vaak door een gebrekkig zicht op de kasstroom”, analyseert Catalina Daniels. “Maar er zijn ook andere redenen. Voor business-to-businessbedrijven is een typisch voorbeeld het slecht inschatten en managen van cashconversie. Er is een groot verschil tussen een verkoop sluiten en het ontvangen van het geld. Jonge ondernemers zijn zich daar vaak te weinig bewust van en hebben te weinig aandacht voor betalingsvoorwaarden. Ik ken heel wat bedrijven die daardoor vervroegd fondsen moesten ophalen. Maar er kunnen ook andere redenen zijn, zoals onverwachte gebeurtenissen. Denk maar aan de impact van corona. Voor veel bedrijven heeft dat voor liquiditeitsproblemen gezorgd, omdat er ineens minder inkomsten binnenkwamen, terwijl de vaste kosten gelijk bleven. Hoe hoger je vaste kosten zijn, hoe kwetsbaarder je bent voor onverwachte gebeurtenissen.”

15 Met welke softwaretools kan ik mijn administratie, boekhouding en klanten goed opvolgen?

“Er bestaat een heel bataljon aan tools. Het is goed je daarin te verdiepen”, zegt Jürgen Ingels, die met Smartfin Capital investeerde in groeibedrijven als UnifiedPost, Silverfin, cumul.io, NGData, Deliverect en BrightAnalytics. Om klantenrelaties te beheren raadt hij de crm-software van Salesforce en Pipedrive aan. “Iedereen denkt dat je een zware licentie nodig hebt om Salesforce te gebruiken, maar dat valt goed mee. Er is ook een goede integratie mogelijk met heel veel apps die je al gebruikt. Bij Pipedrive is dat wat minder. Voor de boekhouding is BrightAnalytics een extra laag software om de cijfers goed in kaart te brengen en te rapporteren. UnifiedPost is goed om je administratie te digitaliseren.”

16 Hoe en wanneer zet ik een dataroom op?

In een dataroom sla je vertrouwelijke informatie over je bedrijf digitaal op. Volgens Jürgen Ingels heb je het beste een dataroom vanaf het moment dat je je bedrijf opricht. “In het begin is het bij een start-up vaak chaotisch, met notariële aktes en andere documenten die rondslingeren op je bureau en uiteindelijk zoek geraken na enkele verhuizingen. Het is helemaal niet moeilijk met een dataroom te beginnen. Koop een scanner, zorg voor een clouddienst à la Dropbox, bedenk een structuur om documenten te bewaren, en je bent vertrokken. Je kan dan alle belangrijke documenten inscannen en bewaren. Heel wat start-ups doen dat niet en komen in de problemen wanneer ze bijvoorbeeld geld willen ophalen. Durfkapitalisten vragen soms informatie die zes tot zeven jaar oud is. Bedrijven moeten dan consultants inhuren om de antwoorden te kunnen geven.”

Kapitaal ophalen, waardering en groei

17 Hoe ziet de perfecte pitch eruit?

Als ondernemer heb je altijd je pitch deck bij de hand. Dat is de presentatie waarmee je jouw bedrijf voorstelt. Afhankelijk van wie luistert, pas je je slides aan. Je presenteert je bedrijf op een andere manier aan een klant, een partner of een investeerder. “De essentie van de presentatie is drieledig”, zegt Bruno Vandegehuchte, head of investor relations bij Startups.be/Scale-Ups.eu. “Ten eerste is het team heel belangrijk. Ten tweede moet je uitleggen welk probleem je wilt oplossen en hoe je dat zal doen. Dat moet je verwerken in een goed verhaal. Daarnaast vertel je over de markt, de concurrentie en je financieel model. Bij de eerste ontmoeting willen investeerders een team zien dat door muren wil gaan. In Vlaanderen zijn ondernemers vaak defensief tijdens presentaties omdat ze schrik hebben fouten te maken. Een investeerder vindt het niet erg als je ergens niet hebt aan gedacht of als je iets niet weet. Het is belangrijker oprecht te zijn dan te bluffen. Het is de job van de investeerder om kritisch te zijn.”

18 Ik wil groeien in het buitenland. Kies ik voor overnames of organische groei?

“Wij hebben een kleine en een grote overname gedaan”, zegt Steven Coppens, medeoprichter van het designplatform Decovry en een voormalige investeerder bij Gimv. “Je moet altijd openstaan voor fusies en overnames. Ik volg altijd enkele bedrijven. Zo sta ik klaar wanneer zich een kans aandient. Je hebt ook niet altijd veel geld nodig voor een overname. Wij hebben tweemaal de activa overgenomen, maar niet de juridische entiteit. Wij bouwen aan onze kern: ons platform, onze leden en de leveranciers. Rond die kern leggen we een puzzel en kijken we op welke domeinen we extra puzzelstukjes nodig hebben.”

19 Welk transferpricingprincipe moet ik gebruiken?

Transfer pricing verwijst naar het verrekenen van prijzen en kosten wanneer je met verschillende bedrijven in één groepsstructuur zit. Dat probleem stelt zich bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf overneemt. “Bij de overname kozen we ervoor met één platform en één locatie door te gaan. Ik hou het liever simpel in zulke situaties”, zegt Steven Coppens van Decovry. Jürgen Ingels raadt bedrijven aan altijd een transferpricingbeleid op te zetten bij een overname. “Als de fiscus je bedrijf komt controleren, moet je een duidelijk stramien kunnen voorleggen van hoe je de kosten hebt verrekend.”

20 Welke clausules zijn belangrijk in een financieringsovereenkomst?

“Ik vind clausules over waarheidsgetrouwheid belangrijk”, zegt Steven Coppens. “Dat betekent dat de verkoper waarheidsgetrouw moet zijn. Wanneer je als koper, na de euforie die bij een koop hoort, verborgen zaken vaststelt, kun je teruggaan naar de verkoper. Zo vermijd je een kat in een zak te kopen. Als klein bedrijf kun je geen volledig financieel-economisch onderzoek doen van een groot bedrijf. Daarom is het goed de vergoeding of een deel van de overnamesom pas later te betalen, zodat je nog wat achter de hand hebt voor zo’n situaties. Ook een aansprakelijkheidsclausule is interessant voor het geval je na de overname met claims en schulden wordt geconfronteerd. Het is een van de redenen waarom wij enkel activa en geen schulden overnemen. Dan heb je dat probleem niet.”

21 Hoe en wanneer begin ik geld op te halen?

“Wanneer je bedrijf klaar is voor financiering – je product voldoet aan de marktvraag, de omzet groeit stevig – moet je eerst nagaan of het gebaat is met durfkapitaal of niet”, zegt Bruno Vandegehuchte van Startups.be/Scale-Ups.eu. “Misschien zijn publieke instrumenten als de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV), businessangels en kredietverstrekkers voldoende.” Als je brutomarge exponentieel groeit, zijn durfkapitalisten aangewezen. “In bijvoorbeeld een software-as-a-servicebedrijf (SaaS) draagt het product de hoogste kosten”, zegt Vandegehuchte. “Maar of er tien of honderd klanten zijn, maakt voor de kosten niet veel uit. Op die manier kan de brutomarge snel stijgen. Schiet dan niet plots in gang om geld te zoeken. Als je dringend geld nodig hebt, sta je in een zwakke onderhandelingspositie. Ondernemers die het goed aanpakken, hebben constant gesprekken lopen met meerdere investeerders. Onderhandel niet exclusief met één partij. Je moet ervan uitgaan dat investeerders voor elke honderd dossiers die ze krijgen, tien bedrijven de kans geven zich te presenteren en in één ervan investeren. Daarbij moet je ermee rekening houden dat durfkapitalisten businesspartners zijn die na vijf of zes jaar, wanneer ze weer uit je bedrijf stappen, een bepaald rendement willen zien op hun investering. Ze zullen mee aan de knoppen zitten. Dat kan existentiële vragen creëren. Misschien vinden ze je geen goede CEO, of willen ze naar een andere markt gaan.”

22 Welke voorbereidingen zijn essentieel voor gesprekken met investeringsfondsen?

“Het aantal investeringsfondsen is de jongste jaren ontploft. Scale-ups kunnen aan cherrypicking doen”, zegt Bruno Vandegehuchte. Hij raadt aan in het binnen- en het buitenland te onderzoeken welke fondsen sterk staan in jouw niche en al eerder bedrijven hebben doen groeien. “Zorg dat je al je cijfers kent voor je een gesprek met een investeerder aangaat”, zegt Vandegehuchte. “Denk aan de kosten per klant, de retentiestatistieken, hoeveel klanten je verliest. Je moet ook je kostenstructuur kunnen uitleggen en harde financiële cijfers paraat hebben, zoals je operationele cashflow. Hoeveel geld gaat er per maand buiten en hoeveel komt er binnen? Een investeerder zal heel veel vragen stellen. Hoe beter de tools die je in je bedrijf gebruikt om dat te monitoren, hoe minder tijd je daar als CEO aan hoeft te besteden.”

23 Gebruik ik een adviseur om geld op te halen of niet?

Dat hangt een beetje af van hoe onvervangbaar je als oprichter en CEO bent in je bedrijf. “Jij weet het meeste over je bedrijf. Dat maakt dat je het beste geplaatst bent om het zelf te doen”, zegt Jürgen Ingels. “Het probleem is dat er heel wat tijd in kruipt, waardoor je niet genoeg tijd over hebt om je bedrijf te runnen. Dat is niet de bedoeling.” Als iemand van de vennoten of de technisch directeur het bedrijf tijdelijk kan leiden, kun je zelf geld ophalen. Is dat geen optie, dan kun je een investeringsboetiek of consultant inhuren. Je moet wel een commissie betalen op het opgehaalde bedrag. “Maar dan hoef je maar 20 procent van je tijd in de zoektocht naar kapitaal te steken in plaats van 70 procent, en heb je genoeg tijd om ervoor te zorgen dat je bedrijf blijft groeien”, zegt Ingels.

24 Hoe waardeert een ervaren durfkapitaalfonds een start-up?

“De waardering is wat een zot ervoor betaalt”, zegt Jürgen Ingels laconiek. “Er is geen exacte manier om de waardering van een bedrijf te berekenen.” Eén zo’n methode is de operationele kasstroom (ebitda) te vermenigvuldigen met een multiple. Of je kunt de jaarlijkse recurrente inkomsten nemen en die vermenigvuldigen met 7 of 8. “Veel hangt af van de perceptie van de ondernemer en de investeerder”, legt Ingels uit. “Een ondernemer kan zeggen dat zijn idee 10 miljoen euro waard is, terwijl dat onrealistisch is. Uiteindelijk komt het aan op onderhandelen.”

25 Hoe zorg ik ervoor dat mijn aandelen niet verwateren, zodat ik de zeggenschap over mijn bedrijf niet verlies?

Bij Clear2Pay, het fintechbedrijf dat hij in 2014 met succes heeft verkocht, werkte Jürgen Ingels met een systeem van terugkoopopties. Hij legt het systeem omstandig uit in zijn boek. Kort samengevat, komt het hierop neer. Een investeerder koopt aandelen in je bedrijf. De ondernemer kan met een terugkoopoptie na pakweg drie jaar aandelen terugkopen van de investeerder. Je betaalt dan de prijs van drie jaar geleden, zelfs al is het bedrijf ondertussen gegroeid en zijn de aandelen meer waard. Wel tel je, zoals je drie jaar geleden hebt afgesproken met de investeerder, 25 procent per jaar bij die prijs. De investeerder is dan tevreden, want hij heeft een mooi rendement van 25 procent dat hij weer kan investeren in andere start-ups. Als ondernemer ben je ook tevreden. Het bedrijf groeide niet met 25 maar met 50 procent per jaar. Bovendien koop je de aandelen van de vorige investeerder terug met een deel van het geld van een nieuwe investeerder. Je hoeft dus niet aan je spaarcenten te zitten. Wanneer er nieuwe investeerders bij komen en je aandeel verwatert, kun je er met terugkoopopties bij de bestaande investeerders toch voor zorgen dat je het zeggenschap over je bedrijf behoudt.

Divers

26 Waar staan TCV en andere SaaS-indicatoren voor?

Een SaaS-bedrijf – software as a service – verkoopt softwareabonnementen. Voor de oprichters van zo’n bedrijf is het handig om technische termen als total contract value (TCV) – de waarde van al je contracten bij elkaar geteld – in de vingers te hebben. Gilles Mattelin loodst ons doorheen de voornaamste begrippen. Hij is medeoprichter van het hr-techbedrijf Intuo, dat vorig jaar werd overgenomen door het Nederlandse Unit4. Daar is hij nu chief revenue officer en is hij dagelijks bezig met de inkomstenstromen van het bedrijf.

Het ene bedrijf houdt vooral zijn maandelijkse recurrente inkomsten in de gaten (monthly recurring revenue of MRR), terwijl een ander bedrijf het per jaar bekijkt. Dat is dan de ARR, waarbij de A staat voor annual. “Investeerders vermenigvuldigen die recurrente groei met bepaalde groeifactoren om een idee te krijgen van de waarde”, zegt Mattelin. “Belangrijk daarbij is de vraag of je lineair of exponentieel groeit. Investeerders zoeken natuurlijk naar dat laatste. Een klassieke formule in Silicon Valley voor exponentiële groei is triple triple triple double double: eerst drie jaar je omzet verdrievoudigen en dan twee jaar verdubbelen.”

Enkele andere indicatoren gaan over de klant. Zo is er de CAC. Dat staat voor customer acquisition cost. Met de CAC meet je hoeveel het kost om een klant binnen te halen via sociale media en je verkooporganisatie. “Veel SaaS-bedrijven werken automatisch met jaarcontracten, maar als een klant zijn contract niet vernieuwt, ben je hem snel kwijt. Je kan beter proberen met contracten van drie jaar te werken.” De CLV is de customer lifetime value, of hoeveel omzet een klant gemiddeld genereert. De CAC delen door de CLV is een interessante ratio voor je bedrijf. Hoeveel klanten je verliest is de churn. “Elke sector heeft een churn. Het is belangrijk die te kennen voor jouw sector. Dan weet je dat je je churn bijvoorbeeld onder 15 procent moet houden”, zegt Gilles Mattelin. Om te vermijden dat je klanten verliest, kun je je customer engagement score in de gaten houden. Die vertelt je hoe betrokken of gelukkig een klant is.

27 Hoe vergroot ik mijn communicatiebereik?

“Het klinkt misschien raar, maar er is een interessante correlatie tussen het aantal volgers van een bedrijf op LinkedIn en de waarde ervan”, verrast Jürgen Ingels. “Dat zou eens wetenschappelijk moeten worden onderzocht. Ik kijk er ook zelf naar. 10.000 volgers is heel stevig voor een bedrijf. Een onderneming met 1000 tot 2000 volgers is vaak al 10 miljoen euro waard. Hoe je meer volgers krijgt? Regelmatig berichten plaatsen, zoals filmpjes van een nieuwe medewerker die je in de bloemetjes zet. Belangrijk is dat je consequent dezelfde boodschap geeft.”

28 Hoe bewaar je een goede bedrijfscultuur?

“Informeer je medewerkers goed, kies voor open communicatie en probeer kantoorpolitiek uit je organisatie te halen”, raadt Charlotte Gréant van Startups.be/Scale-ups.eu aan. “Politieke spelletjes waarbij de één komt zeggen wat de ander heeft gedaan, noem ik kleuterklasmanagement.” Wanneer Gréant een mail verstuurt in het weekend, zorgt ze ervoor dat hij pas maandagochtend de bestemmeling bereikt. “Er mag hard worden gewerkt, maar er moet ook een evenwicht zijn met je privéleven”, zegt Gréant, die vroeger in de Verenigde Staten een team aanstuurde. “Ik werk ook resultaatgedreven. Het kan me niets schelen of iemand overdag naar de kapper gaat, zolang hij zijn resultaten haalt.” Je kunt je bedrijfscultuur op veel manieren om zeep helpen. Gréant somt enkele klassiekers op. “Ruzie maken met je medeoprichter bijvoorbeeld. Je moet onderling een goede manier van werken vinden. Voor salesteams is een bonussysteem nodig, maar het moet evenwichtig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat iemand een deal vertraagt omdat hij op vakantie gaat en de deal zelf niet zou kunnen afsluiten.”

29 Is een exitstrategie belangrijk als oprichter?

“Investeerders verwachten dat je een exitstrategie hebt, maar ik ben er niet van overtuigd dat dat nodig is”, zegt Steven Coppens van Decovry. “Een investeerder verwacht wel dat hij zijn aandeel kan verkopen. Dat zijn twee verschillende zaken. Sommige ondernemers zeggen dat ze binnen vijf jaar willen verkopen aan een bepaalde partij. Maar er komen onderweg heel veel variabelen op je pad waar je bij de oprichting van je onderneming niet aan denkt. Denk maar aan corona. Je hebt geen glazen bol. Je kan misschien wel een exitstrategie in gedachten hebben, maar je concentreert je beter op zo veel mogelijk commerciële contacten leggen. Bouw een bedrijf dat operationeel sterk staat.”

30 Waar plaats ik mijn kantoor en welke afspraken zijn belangrijk?

“Bereikbaarheid en comfort zijn belangrijk wanneer je een locatie kiest. Veel mensen willen dicht bij huis werken”, zegt Charlotte Gréant. “Biedt een accelerator je gratis kantoorruimte aan, maar betekent dat dat je elke dag van Antwerpen naar Charleroi moet, dan neem je dat beter niet aan. Bij Startups.be/Scale-Ups.eu houden we – als er geen lockdown is natuurlijk – om de twee weken een teamdag, maar voor de rest kiest iedereen of hij in Antwerpen, Brussel of thuis werkt. Het is belangrijk een open lijn te hebben met je klanten en feedback over je product te krijgen. Je hoeft daarvoor niet elke dag bij elkaar op kantoor te zijn.”

1 Hoe evalueer ik potentiële salesmedewerkers?

“Ik vraag een salesmedewerker altijd naar zijn resultaten in zijn vorige job”, zegt Jürgen Ingels, investeerder bij Smartfin Capital en eerder een succesvolle ondernemer. “Belangrijk is te vragen hoeveel deals iemand heeft zelf binnengehaald. Sommige bedrijven werken met presales, waarbij iemand anders de deal uiteindelijk sluit. Ik let ook op de gretigheid van de kandidaten. De beste salesmedewerkers hebben vaak een wat duurdere levensstijl, maar zijn bereid daar hard voor te werken.”

2 Welke commissie betaal ik aan verkopers? Wanneer betaal ik die?

“In heel wat bedrijven krijgt een verkoper een commissie op het moment waarop hij een op voorhand afgesproken verkoopdoel haalt. Hij krijgt dat geld op het einde van het jaar. Ik ben daar geen voorstander van, omdat het rivaliteit creëert. Ik hou meer van een groepsdoelstelling”, zegt Charlotte Gréant, general manager van de netwerkorganisatie Startups.be/Scale-Ups.eu. “Als een team bijvoorbeeld voor een miljoen euro heeft verkocht, krijgt iedereen 2 procent op de extra verkoop. Er zijn ook alternatieven. Sommige bedrijven hebben geen echt bonussysteem, maar werken met aandelen. Wanneer je goed verkoopt, krijg je meer aandelen.”

3 Hoe kan ik de loonkosten beheersen en monitoren?

“Wij kiezen voor een sterk kernteam met daarrond flexibele medewerkers die niet op de loonlijst staan”, zegt Steven Coppens van Decovry, een scale-up met zo’n twintig werknemers. “In een crisis kun je je dan terugplooien op je kernteam. België is niet echt het land bij uitstek voor een flexibele verloning. Je kan niet makkelijk beslissen om minder loon en meer aandelenopties te geven “

4 Hoe stuur ik mijn team aan vanop afstand?

“Daarvoor moeten je medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn”, zegt Charlotte Gréant. “Als CEO moet je een vertrouwensrelatie opbouwen met je medewerkers en ervoor zorgen dat ze betrokken blijven bij het bedrijf. Dat begint van bij de oprichting. Dat moet ingebakken zijn in de organisatie. Het is moeilijk om dat nadien nog te veranderen. Veel bedrijven zijn bijvoorbeeld opgericht door een team van ingenieurs. Het zijn vaak knappe koppen met een schitterend product, maar vervolgens krijgen ze hun product niet verkocht. Het is misschien verleidelijk om mensen aan te nemen die zijn zoals jij, maar om zulke problemen te vermijden, moet je er van in het begin voor zorgen dat je team divers genoeg is.”

5 Hoe kan ik rekruteren en wat is het belang van employer branding?

“De rekrutering en de integratie van nieuwe medewerkers vloeien logischerwijze in elkaar over, maar dat is daarom niet altijd gemakkelijk”, zegt Sofie Vanden Berghe, hr- en marketingverantwoordelijke bij het investeringsfonds We Are Jane en voordien hr-businesspartner bij House Of HR. “Ondernemers kijken vaak of een kandidaat de juiste vaardigheden heeft, maar ze vergeten daarbij na te gaan of iemand wel past bij de waarden van het bedrijf. Hoe beter die match, hoe langer de samenwerking zal duren. Start-ups vergeten vaak ook welke troeven ze hebben om goede mensen aan te trekken. Ze kunnen bijvoorbeeld niet het hoogste loon betalen, maar vaak vinden medewerkers bij start-ups het belangrijk dat ze nieuwe dingen bijleren. Dat kunnen de bedrijven wel bieden.”

6 Krijgt iedereen aandelenopties of alleen het management?

“Opties gebruik je meestal om belangrijke en loyale mensen in je scale-up te belonen”, zegt Sofie Vanden Berghe. “Ze zijn een onderdeel van een loyaliteitsprogramma dat je opbouwt. Medewerkers voelen er vertrouwen door, en krijgen wat medezeggenschap over het bedrijf. Opties bied je doorgaans niet vanaf de eerste dag aan, maar pas wanneer je scale-up een zekere structuur heeft ontwikkeld. Veel hangt daarbij af van het type manager dat aan het hoofd van het bedrijf staat.”

7 Hoeveel moet mijn administratieve medewerker verdienen?

“Ik schrik ervan hoe moeilijk werkgevers en werknemers het nog altijd hebben om daar open over te praten”, zegt Sofie Vanden Berghe van We Are Jane. “Dat leidt vaak tot een opbod, waarbij een werkgever zo laag mogelijk begint en een kandidaat zo hoog mogelijk inzet, omdat hij ervan uitgaat ontgoocheld te worden. Iemand die introverter is, durft niet zoveel te vragen als een extraverte kandidaat. Het is beter om als organisatie een fair, marktconform voorstel te doen. Stel dat de lonen in het bedrijf worden gelekt, kun je iedereen dan recht in de ogen kijken?”

“Voor een administratief bediende bestaat geen uniform loon”, zegt Vanden Berghe. “In het ene bedrijf gaat het om een onthaalbediende, terwijl die rol elders meer die van een managementassistent is.” De jobsite Jobat schreef vorig jaar dat een secretaris of secretaresse begint met een loon rond 2000 euro bruto per maand en na tien jaar ervaring zo’n 3000 euro bruto verdient.

8 Wanneer geef ik een loonsverhoging? Regelmatig of één keer per jaar?

“In België is het de gewoonte dat een werknemer twee evaluaties per jaar krijgt, waarvan er één formeel is. De medewerker verwacht dan een loonsverhoging”, zegt Sofie Vanden Berghe van We Are Jane. “Sommige medewerkers zetten twee maanden lang een tandje bij, net voor dat moment. Ik hou meer van een continue evaluatie. Zo kun je je mensen oprechter beoordelen. Aan die 360 gradenfeedback kun je een voordeel koppelen. Evaluaties blijven een heikel moment in bedrijven, waar de werkgever noch de werknemer naar uitkijkt. Gelukkig zijn er veel tools die start-ups daarbij kunnen helpen.”

9 Stuur ik mijn bedrijf centraal of decentraal aan?

Jürgen Ingels, die zijn ondernemersadviezen in het boek 50 lessen voor ondernemers heeft gegoten, raadt bedrijven aan ‘gedecentraliseerd centraal’ te werken. “Je kunt zeker decentraal werken met regionale teams die een zekere vrijheid hebben om, als het ware, op het voetbalveld te spelen op voorwaarde dat ze zich aan de regels houden”, legt Ingels uit. “Die regels bepaal je centraal. Het gaat om regels over bijvoorbeeld hr, loonsverhoging, commissies of aandelenopties.”

Monitoring

10 Wat is de contributie van mijn product?

“De contributie is het verschil tussen de omzet of de prijs van een product aan de ene kant en de variabele kosten van het product aan de andere kant”, zegt Catalina Daniels, medeoprichter van CoStart en venture partner bij ERA, de grootste en oudste techaccelerator in New York. “Met de contributie kun je een deel van je vaste kosten dekken. Dat zijn de kosten die niet afhankelijk zijn van je verkoop en die op langere termijn vastliggen, zoals de huur van je gebouw. Je wil zo snel mogelijk een positieve contributie hebben om de vaste kosten te kunnen dekken. Anders blijf je verlieslatend. Je bepaalt je contributie door goed te bekijken welke kosten variabel zijn bij de verkoop van ieder product. Typische variabele kosten zijn bijvoorbeeld uitgaven voor materiaal.”

11 Hoe volg ik mijn salespijplijn het best op?

“Dat doe je het best door bij te houden in welk stadium je zit met iedere kandidaat-klant en welke waarde je denkt uit het contract te halen”, adviseert Catalina Daniels, die voor ze investeerder werd onder meer bij de consultant McKinsey werkte. “Doorgaans zijn die stadia het eerste contact, de offerte, de interesse van de klant, een verbaal akkoord en de ondertekening van het contract. “Je kans op het verzilveren van de verkoop stijgt bij ieder stadium”, legt Daniels uit. “Het verschilt per bedrijf, maar je zou kunnen zeggen dat een eerste contact 5 procent kans heeft om verzilverd te worden, een offerte 10 procent, interesse 50 procent en een verbaal akkoord 90 procent. Als je een beeld hebt van de waarde van iedere verkoop, kan je met die percentages een gewogen gemiddelde maken van de waarde van je pijplijn. Met een goed crm-systeem (customer relationship management of klantenrelatiebeheer, nvdr) kun je alle contacten met klanten goed opvolgen. Zo weet je op elk moment wie je contactpersonen zijn, wat de status is en wat er moet gebeuren.”

12 Wat is de beste manier om mijn bedrijf te monitoren?

Volgens Catalina Daniels is het noodzakelijk als ondernemer de sleutelindicatoren goed in het oog te houden. “Cash hoort daar altijd bij”, zegt de Vlaamse New-Yorkse. “Als je geen cash meer hebt, zit je in de problemen. Maar idealiter wil je meer dan de cash opvolgen en een beeld hebben over de operationele parameters die je cashpositie bepalen”, zegt Daniels. “Daarvoor moet je begrijpen hoe je bedrijf in elkaar steekt. Een start-up die abonnementen verkoopt, moet een beeld hebben van de kosten die worden gemaakt om een nieuwe klant te verwerven en het verloop van klanten. Zonder goede cijfers, manage je geblinddoekt.”

13 Hoe vaak en hoe gedetailleerd bekijk ik de cashflowplanning?

“Als het om cash gaat, moet je constant weten waar je staat. Je wil zeker een wekelijks overzicht hebben”, zegt investeerder Catalina Daniels, die ooit zelf een start-up leidde. “We spreken in het jargon over een runway. De cash die je bij de bank hebt, de cash die wordt verwacht – je pijplijn – , en de cash die je maandelijks opdoet, bepalen het aantal maanden dat je verder kan. Goede ondernemers zorgen ervoor dat ze altijd een runway van achttien maanden hebben.”

“Het is heel belangrijk dat je juist inschat wanneer de cash binnenkomt. Ik ken veel ondernemers die de lengte van hun verkoopcyclus in het begin volledig onderschatten. Ze denken dat er minder tijd zit tussen een akkoord van de klant en het geld op de rekening. Dat kan maanden duren, door interne processen en betalingsvoorwaarden.”

14 Hoe ontstaan de meeste liquiditeitsproblemen?

“Liquiditeitsproblemen ontstaan vaak door een gebrekkig zicht op de kasstroom”, analyseert Catalina Daniels. “Maar er zijn ook andere redenen. Voor business-to-businessbedrijven is een typisch voorbeeld het slecht inschatten en managen van cashconversie. Er is een groot verschil tussen een verkoop sluiten en het ontvangen van het geld. Jonge ondernemers zijn zich daar vaak te weinig bewust van en hebben te weinig aandacht voor betalingsvoorwaarden. Ik ken heel wat bedrijven die daardoor vervroegd fondsen moesten ophalen. Maar er kunnen ook andere redenen zijn, zoals onverwachte gebeurtenissen. Denk maar aan de impact van corona. Voor veel bedrijven heeft dat voor liquiditeitsproblemen gezorgd, omdat er ineens minder inkomsten binnenkwamen, terwijl de vaste kosten gelijk bleven. Hoe hoger je vaste kosten zijn, hoe kwetsbaarder je bent voor onverwachte gebeurtenissen.”

15 Met welke softwaretools kan ik mijn administratie, boekhouding en klanten goed opvolgen?

“Er bestaat een heel bataljon aan tools. Het is goed je daarin te verdiepen”, zegt Jürgen Ingels, die met Smartfin Capital investeerde in groeibedrijven als UnifiedPost, Silverfin, cumul.io, NGData, Deliverect en BrightAnalytics. Om klantenrelaties te beheren raadt hij de crm-software van Salesforce en Pipedrive aan. “Iedereen denkt dat je een zware licentie nodig hebt om Salesforce te gebruiken, maar dat valt goed mee. Er is ook een goede integratie mogelijk met heel veel apps die je al gebruikt. Bij Pipedrive is dat wat minder. Voor de boekhouding is BrightAnalytics een extra laag software om de cijfers goed in kaart te brengen en te rapporteren. UnifiedPost is goed om je administratie te digitaliseren.”

16 Hoe en wanneer zet ik een dataroom op?

In een dataroom sla je vertrouwelijke informatie over je bedrijf digitaal op. Volgens Jürgen Ingels heb je het beste een dataroom vanaf het moment dat je je bedrijf opricht. “In het begin is het bij een start-up vaak chaotisch, met notariële aktes en andere documenten die rondslingeren op je bureau en uiteindelijk zoek geraken na enkele verhuizingen. Het is helemaal niet moeilijk met een dataroom te beginnen. Koop een scanner, zorg voor een clouddienst à la Dropbox, bedenk een structuur om documenten te bewaren, en je bent vertrokken. Je kan dan alle belangrijke documenten inscannen en bewaren. Heel wat start-ups doen dat niet en komen in de problemen wanneer ze bijvoorbeeld geld willen ophalen. Durfkapitalisten vragen soms informatie die zes tot zeven jaar oud is. Bedrijven moeten dan consultants inhuren om de antwoorden te kunnen geven.”

Kapitaal ophalen, waardering en groei

17 Hoe ziet de perfecte pitch eruit?

Als ondernemer heb je altijd je pitch deck bij de hand. Dat is de presentatie waarmee je jouw bedrijf voorstelt. Afhankelijk van wie luistert, pas je je slides aan. Je presenteert je bedrijf op een andere manier aan een klant, een partner of een investeerder. “De essentie van de presentatie is drieledig”, zegt Bruno Vandegehuchte, head of investor relations bij Startups.be/Scale-Ups.eu. “Ten eerste is het team heel belangrijk. Ten tweede moet je uitleggen welk probleem je wilt oplossen en hoe je dat zal doen. Dat moet je verwerken in een goed verhaal. Daarnaast vertel je over de markt, de concurrentie en je financieel model. Bij de eerste ontmoeting willen investeerders een team zien dat door muren wil gaan. In Vlaanderen zijn ondernemers vaak defensief tijdens presentaties omdat ze schrik hebben fouten te maken. Een investeerder vindt het niet erg als je ergens niet hebt aan gedacht of als je iets niet weet. Het is belangrijker oprecht te zijn dan te bluffen. Het is de job van de investeerder om kritisch te zijn.”

18 Ik wil groeien in het buitenland. Kies ik voor overnames of organische groei?

“Wij hebben een kleine en een grote overname gedaan”, zegt Steven Coppens, medeoprichter van het designplatform Decovry en een voormalige investeerder bij Gimv. “Je moet altijd openstaan voor fusies en overnames. Ik volg altijd enkele bedrijven. Zo sta ik klaar wanneer zich een kans aandient. Je hebt ook niet altijd veel geld nodig voor een overname. Wij hebben tweemaal de activa overgenomen, maar niet de juridische entiteit. Wij bouwen aan onze kern: ons platform, onze leden en de leveranciers. Rond die kern leggen we een puzzel en kijken we op welke domeinen we extra puzzelstukjes nodig hebben.”

19 Welk transferpricingprincipe moet ik gebruiken?

Transfer pricing verwijst naar het verrekenen van prijzen en kosten wanneer je met verschillende bedrijven in één groepsstructuur zit. Dat probleem stelt zich bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf overneemt. “Bij de overname kozen we ervoor met één platform en één locatie door te gaan. Ik hou het liever simpel in zulke situaties”, zegt Steven Coppens van Decovry. Jürgen Ingels raadt bedrijven aan altijd een transferpricingbeleid op te zetten bij een overname. “Als de fiscus je bedrijf komt controleren, moet je een duidelijk stramien kunnen voorleggen van hoe je de kosten hebt verrekend.”

20 Welke clausules zijn belangrijk in een financieringsovereenkomst?

“Ik vind clausules over waarheidsgetrouwheid belangrijk”, zegt Steven Coppens. “Dat betekent dat de verkoper waarheidsgetrouw moet zijn. Wanneer je als koper, na de euforie die bij een koop hoort, verborgen zaken vaststelt, kun je teruggaan naar de verkoper. Zo vermijd je een kat in een zak te kopen. Als klein bedrijf kun je geen volledig financieel-economisch onderzoek doen van een groot bedrijf. Daarom is het goed de vergoeding of een deel van de overnamesom pas later te betalen, zodat je nog wat achter de hand hebt voor zo’n situaties. Ook een aansprakelijkheidsclausule is interessant voor het geval je na de overname met claims en schulden wordt geconfronteerd. Het is een van de redenen waarom wij enkel activa en geen schulden overnemen. Dan heb je dat probleem niet.”

21 Hoe en wanneer begin ik geld op te halen?

“Wanneer je bedrijf klaar is voor financiering – je product voldoet aan de marktvraag, de omzet groeit stevig – moet je eerst nagaan of het gebaat is met durfkapitaal of niet”, zegt Bruno Vandegehuchte van Startups.be/Scale-Ups.eu. “Misschien zijn publieke instrumenten als de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV), businessangels en kredietverstrekkers voldoende.” Als je brutomarge exponentieel groeit, zijn durfkapitalisten aangewezen. “In bijvoorbeeld een software-as-a-servicebedrijf (SaaS) draagt het product de hoogste kosten”, zegt Vandegehuchte. “Maar of er tien of honderd klanten zijn, maakt voor de kosten niet veel uit. Op die manier kan de brutomarge snel stijgen. Schiet dan niet plots in gang om geld te zoeken. Als je dringend geld nodig hebt, sta je in een zwakke onderhandelingspositie. Ondernemers die het goed aanpakken, hebben constant gesprekken lopen met meerdere investeerders. Onderhandel niet exclusief met één partij. Je moet ervan uitgaan dat investeerders voor elke honderd dossiers die ze krijgen, tien bedrijven de kans geven zich te presenteren en in één ervan investeren. Daarbij moet je ermee rekening houden dat durfkapitalisten businesspartners zijn die na vijf of zes jaar, wanneer ze weer uit je bedrijf stappen, een bepaald rendement willen zien op hun investering. Ze zullen mee aan de knoppen zitten. Dat kan existentiële vragen creëren. Misschien vinden ze je geen goede CEO, of willen ze naar een andere markt gaan.”

22 Welke voorbereidingen zijn essentieel voor gesprekken met investeringsfondsen?

“Het aantal investeringsfondsen is de jongste jaren ontploft. Scale-ups kunnen aan cherrypicking doen”, zegt Bruno Vandegehuchte. Hij raadt aan in het binnen- en het buitenland te onderzoeken welke fondsen sterk staan in jouw niche en al eerder bedrijven hebben doen groeien. “Zorg dat je al je cijfers kent voor je een gesprek met een investeerder aangaat”, zegt Vandegehuchte. “Denk aan de kosten per klant, de retentiestatistieken, hoeveel klanten je verliest. Je moet ook je kostenstructuur kunnen uitleggen en harde financiële cijfers paraat hebben, zoals je operationele cashflow. Hoeveel geld gaat er per maand buiten en hoeveel komt er binnen? Een investeerder zal heel veel vragen stellen. Hoe beter de tools die je in je bedrijf gebruikt om dat te monitoren, hoe minder tijd je daar als CEO aan hoeft te besteden.”

23 Gebruik ik een adviseur om geld op te halen of niet?

Dat hangt een beetje af van hoe onvervangbaar je als oprichter en CEO bent in je bedrijf. “Jij weet het meeste over je bedrijf. Dat maakt dat je het beste geplaatst bent om het zelf te doen”, zegt Jürgen Ingels. “Het probleem is dat er heel wat tijd in kruipt, waardoor je niet genoeg tijd over hebt om je bedrijf te runnen. Dat is niet de bedoeling.” Als iemand van de vennoten of de technisch directeur het bedrijf tijdelijk kan leiden, kun je zelf geld ophalen. Is dat geen optie, dan kun je een investeringsboetiek of consultant inhuren. Je moet wel een commissie betalen op het opgehaalde bedrag. “Maar dan hoef je maar 20 procent van je tijd in de zoektocht naar kapitaal te steken in plaats van 70 procent, en heb je genoeg tijd om ervoor te zorgen dat je bedrijf blijft groeien”, zegt Ingels.

24 Hoe waardeert een ervaren durfkapitaalfonds een start-up?

“De waardering is wat een zot ervoor betaalt”, zegt Jürgen Ingels laconiek. “Er is geen exacte manier om de waardering van een bedrijf te berekenen.” Eén zo’n methode is de operationele kasstroom (ebitda) te vermenigvuldigen met een multiple. Of je kunt de jaarlijkse recurrente inkomsten nemen en die vermenigvuldigen met 7 of 8. “Veel hangt af van de perceptie van de ondernemer en de investeerder”, legt Ingels uit. “Een ondernemer kan zeggen dat zijn idee 10 miljoen euro waard is, terwijl dat onrealistisch is. Uiteindelijk komt het aan op onderhandelen.”

25 Hoe zorg ik ervoor dat mijn aandelen niet verwateren, zodat ik de zeggenschap over mijn bedrijf niet verlies?

Bij Clear2Pay, het fintechbedrijf dat hij in 2014 met succes heeft verkocht, werkte Jürgen Ingels met een systeem van terugkoopopties. Hij legt het systeem omstandig uit in zijn boek. Kort samengevat, komt het hierop neer. Een investeerder koopt aandelen in je bedrijf. De ondernemer kan met een terugkoopoptie na pakweg drie jaar aandelen terugkopen van de investeerder. Je betaalt dan de prijs van drie jaar geleden, zelfs al is het bedrijf ondertussen gegroeid en zijn de aandelen meer waard. Wel tel je, zoals je drie jaar geleden hebt afgesproken met de investeerder, 25 procent per jaar bij die prijs. De investeerder is dan tevreden, want hij heeft een mooi rendement van 25 procent dat hij weer kan investeren in andere start-ups. Als ondernemer ben je ook tevreden. Het bedrijf groeide niet met 25 maar met 50 procent per jaar. Bovendien koop je de aandelen van de vorige investeerder terug met een deel van het geld van een nieuwe investeerder. Je hoeft dus niet aan je spaarcenten te zitten. Wanneer er nieuwe investeerders bij komen en je aandeel verwatert, kun je er met terugkoopopties bij de bestaande investeerders toch voor zorgen dat je het zeggenschap over je bedrijf behoudt.

Divers

26 Waar staan TCV en andere SaaS-indicatoren voor?

Een SaaS-bedrijf – software as a service – verkoopt softwareabonnementen. Voor de oprichters van zo’n bedrijf is het handig om technische termen als total contract value (TCV) – de waarde van al je contracten bij elkaar geteld – in de vingers te hebben. Gilles Mattelin loodst ons doorheen de voornaamste begrippen. Hij is medeoprichter van het hr-techbedrijf Intuo, dat vorig jaar werd overgenomen door het Nederlandse Unit4. Daar is hij nu chief revenue officer en is hij dagelijks bezig met de inkomstenstromen van het bedrijf.

Het ene bedrijf houdt vooral zijn maandelijkse recurrente inkomsten in de gaten (monthly recurring revenue of MRR), terwijl een ander bedrijf het per jaar bekijkt. Dat is dan de ARR, waarbij de A staat voor annual. “Investeerders vermenigvuldigen die recurrente groei met bepaalde groeifactoren om een idee te krijgen van de waarde”, zegt Mattelin. “Belangrijk daarbij is de vraag of je lineair of exponentieel groeit. Investeerders zoeken natuurlijk naar dat laatste. Een klassieke formule in Silicon Valley voor exponentiële groei is triple triple triple double double: eerst drie jaar je omzet verdrievoudigen en dan twee jaar verdubbelen.”

Enkele andere indicatoren gaan over de klant. Zo is er de CAC. Dat staat voor customer acquisition cost. Met de CAC meet je hoeveel het kost om een klant binnen te halen via sociale media en je verkooporganisatie. “Veel SaaS-bedrijven werken automatisch met jaarcontracten, maar als een klant zijn contract niet vernieuwt, ben je hem snel kwijt. Je kan beter proberen met contracten van drie jaar te werken.” De CLV is de customer lifetime value, of hoeveel omzet een klant gemiddeld genereert. De CAC delen door de CLV is een interessante ratio voor je bedrijf. Hoeveel klanten je verliest is de churn. “Elke sector heeft een churn. Het is belangrijk die te kennen voor jouw sector. Dan weet je dat je je churn bijvoorbeeld onder 15 procent moet houden”, zegt Gilles Mattelin. Om te vermijden dat je klanten verliest, kun je je customer engagement score in de gaten houden. Die vertelt je hoe betrokken of gelukkig een klant is.

27 Hoe vergroot ik mijn communicatiebereik?

“Het klinkt misschien raar, maar er is een interessante correlatie tussen het aantal volgers van een bedrijf op LinkedIn en de waarde ervan”, verrast Jürgen Ingels. “Dat zou eens wetenschappelijk moeten worden onderzocht. Ik kijk er ook zelf naar. 10.000 volgers is heel stevig voor een bedrijf. Een onderneming met 1000 tot 2000 volgers is vaak al 10 miljoen euro waard. Hoe je meer volgers krijgt? Regelmatig berichten plaatsen, zoals filmpjes van een nieuwe medewerker die je in de bloemetjes zet. Belangrijk is dat je consequent dezelfde boodschap geeft.”

28 Hoe bewaar je een goede bedrijfscultuur?

“Informeer je medewerkers goed, kies voor open communicatie en probeer kantoorpolitiek uit je organisatie te halen”, raadt Charlotte Gréant van Startups.be/Scale-ups.eu aan. “Politieke spelletjes waarbij de één komt zeggen wat de ander heeft gedaan, noem ik kleuterklasmanagement.” Wanneer Gréant een mail verstuurt in het weekend, zorgt ze ervoor dat hij pas maandagochtend de bestemmeling bereikt. “Er mag hard worden gewerkt, maar er moet ook een evenwicht zijn met je privéleven”, zegt Gréant, die vroeger in de Verenigde Staten een team aanstuurde. “Ik werk ook resultaatgedreven. Het kan me niets schelen of iemand overdag naar de kapper gaat, zolang hij zijn resultaten haalt.” Je kunt je bedrijfscultuur op veel manieren om zeep helpen. Gréant somt enkele klassiekers op. “Ruzie maken met je medeoprichter bijvoorbeeld. Je moet onderling een goede manier van werken vinden. Voor salesteams is een bonussysteem nodig, maar het moet evenwichtig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat iemand een deal vertraagt omdat hij op vakantie gaat en de deal zelf niet zou kunnen afsluiten.”

29 Is een exitstrategie belangrijk als oprichter?

“Investeerders verwachten dat je een exitstrategie hebt, maar ik ben er niet van overtuigd dat dat nodig is”, zegt Steven Coppens van Decovry. “Een investeerder verwacht wel dat hij zijn aandeel kan verkopen. Dat zijn twee verschillende zaken. Sommige ondernemers zeggen dat ze binnen vijf jaar willen verkopen aan een bepaalde partij. Maar er komen onderweg heel veel variabelen op je pad waar je bij de oprichting van je onderneming niet aan denkt. Denk maar aan corona. Je hebt geen glazen bol. Je kan misschien wel een exitstrategie in gedachten hebben, maar je concentreert je beter op zo veel mogelijk commerciële contacten leggen. Bouw een bedrijf dat operationeel sterk staat.”

30 Waar plaats ik mijn kantoor en welke afspraken zijn belangrijk?

“Bereikbaarheid en comfort zijn belangrijk wanneer je een locatie kiest. Veel mensen willen dicht bij huis werken”, zegt Charlotte Gréant. “Biedt een accelerator je gratis kantoorruimte aan, maar betekent dat dat je elke dag van Antwerpen naar Charleroi moet, dan neem je dat beter niet aan. Bij Startups.be/Scale-Ups.eu houden we – als er geen lockdown is natuurlijk – om de twee weken een teamdag, maar voor de rest kiest iedereen of hij in Antwerpen, Brussel of thuis werkt. Het is belangrijk een open lijn te hebben met je klanten en feedback over je product te krijgen. Je hoeft daarvoor niet elke dag bij elkaar op kantoor te zijn.”