Zo haalt u een aanbesteding van de overheid binnen

Overheidsopdrachten kunnen ondernemers uit de privésector flink wat business en winst opleveren. Op voorwaarde dat ze de spelregels kennen. Die regels zijn strikt en wie er zich niet aan houdt, komt niet aan de bak.

“Kenmerkend voor overheidsopdrachten zijn de vele regels die de ondernemingen moeten volgen. Daar mogen ze niet van afwijken, want het is de bedoeling om iedereen gelijk te behandelen”, aldus Patrick Thiel, advocaat bij CMS DeBacker. Het is dus van cruciaal belang dat u de regels goed kent en begrijpt voordat u een offerte stuurt. Zo niet, kunnen al uw inspanningen vergeefs zijn. “Onderhandelen is er bij overheidsopdrachten niet bij. En het heeft ook geen zin om ‘iets achter de hand te houden’: op het vastgelegde tijdstip moet je in de vereiste vorm voorstellen wat je kunt leveren.” We kunnen hier niet alle regels en richtlijnen voor overheidsopdrachten uiteenzetten, maar geven enkele tips voor wanneer u een offerte wilt indienen.

Drie gunningsmethodes

Een eerste bijzondere eigenschap van overheidsopdrachten: ze worden niet allemaal op dezelfde manier gegund. Er zijn drie methodes.

Aanbesteding. Bij deze procedure wordt zowel het project als de manier waarop dat moet worden ingevuld, nauwkeurig omschreven. De prijs van de kandidaten is het enige dat kan verschillen. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat met de laagste prijs. Als de offerte een belangrijk element uit het bestek niet vermeldt, wordt ze verworpen.

Offerteaanvraag. In dit geval kan de inschrijver zich onderscheiden via andere aspecten dan de prijs: de kwaliteit (vooral in technische zin), de nazorg, de garanties of de leveringstermijn bijvoorbeeld. De algemene regel luidt dat alle gunningscriteria dezelfde waarde hebben, behalve als ze in het bestek gewogen zijn of gerangschikt in volgorde van belang. Ook hier geldt dat de offerte wordt verworpen als ze een substantieel onderdeel van de bestelling niet vermeldt.

Onderhandelingsprocedure. De overheid mag in dit geval met een of meer concurrenten onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht. Men kiest bijvoorbeeld voor de onderhandelingsprocedure voor contracten ter waarde van maximaal 67.000 euro of in dringende gevallen, wanneer het door een onvoorziene gebeurtenis niet mogelijk is om het project te voltooien binnen de termijnen die gelden voor de andere procedures. Ook omwille van de bescherming van speciale rechten of van de exclusiviteit kan de onderhandelingsprocedure noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer de opdracht alleen kan worden uitgevoerd met een gepatenteerde oplossing.

Courante fouten

“Sommigen vinden de procedures bij overheidsopdrachten stalinistisch. Maar je mag niet vergeten dat die procedures zowel de openbare als de privébelangen beschermen”, zegt Patrick Thiel. “De procedures bevorderen namelijk de transparantie, ze garanderen dat alle inschrijvers gelijk worden behandeld en dat de opdracht optimaal wordt uitgevoerd. Soms hebben de strikte regels bij overheidsopdrachten wel een negatief effect, bijvoorbeeld wanneer schijnbaar perfecte offertes worden geweigerd wegens een vormfout.”

Trap dus niet in de volgende valkuilen.

Uw offerte te laat indienen. Doorgaans vermeldt het bestek tegen welke dag en welk uur de offertes binnen moeten zijn. Op het vermelde uur begint de ‘opening van de offertes’ en worden de offertes openbaar gemaakt. “Iemand die zijn offerte te laat indient, zou zijn prijs kunnen afstemmen op de offertes die al bekend zijn. Dat kan natuurlijk niet”, legt Thiel uit. “Een offerte die te laat binnenkomt – al is het maar enkele minuten – wordt verworpen.”

Uw offerte laten tekenen door iemand die daartoe niet gemachtigd is. Uw offerte moet de handtekening dragen van iemand die volgens de statuten van de vennootschap het recht heeft om voor de vennootschap verbintenissen aan te gaan. Eventueel kan de raad van bestuur een volmacht geven aan een andere ondertekenaar, maar niet achteraf.

Uw algemene voorwaarden aan de offerte hechten. De klassieke algemene voorwaarden vallen meestal niet te verzoenen met de algemene uitvoeringsvoorwaarden van overheidsopdrachten. Wanneer een privéondernemer zijn algemene voorwaarden aan de offerte hecht – vaak gebeurt dat volkomen te goeder trouw – wordt de offerte doorgaans onontvankelijk.

Een variant toevoegen op een fundamenteel aspect van de offerte. Stel dat u over een voorraad goederen beschikt die u graag binnen twee weken kwijt wilt en dat die goederen het voorwerp uitmaken van een overheidsbestelling. U mag dan geen prijs voorstellen die slechts twee weken geldt: bij overheidsopdrachten moet de prijs altijd zestig dagen geldig zijn. Bovendien gebeurt het geregeld dat de gunningsbeslissing pas valt na het verstrijken van de termijn waarin de prijs geldig is. In dat geval moet de gekozen ondernemer zich aan zijn offerte houden of – als hij zijn prijs wil optrekken – verwijzen naar factoren die pas na het indienen van de offerte zijn opgedoken.

Wie niet waagt…

“Wie de spelregels eenmaal door heeft, krijgt er plezier in om mee te dingen naar overheidsopdrachten”, beweert Patrick Thiel. “Vooral omdat de onderneming er wel bij kan varen. Te veel entrepreneurs vergeten deze opdrachten te bekijken, terwijl ze in veel domeinen interessante afzetmarkten bieden.” Zijn advies: raadpleeg via het internet het Bulletin der Aanbestedingen – dat is een gedeelte van het Belgisch Staatsblad dat gratis toegankelijk is. “Probeer het eens uit om te zien hoe het werkt. Gaat het om een grote offerte, dan laat u zich het best adviseren. Want naast het offi- ciële bestek zijn er nog talloze bepalingen waar de gewone sterveling geen weet van heeft.”

Voordat u deelneemt aan een gunningsprocedure, moet u zorgvuldig nagaan of het bestek de opdracht correct omschrijft en of de procedure en de uitvoeringsvoorwaarden van de bestelling duidelijk zijn. Kortom: u moet perfect snappen waar het over gaat.

CAMILLE VAN VYVE

Uw eigen algemene voorwaarden zijn meestal niet compatibel met de voorwaarden van de overheidsopdracht.