Ziekenhuizen zijn geen magazijnen

De logisitiek van de Vlaamse ziekenhuizen kan veel beter. Dat schrijft het Vlaams Instituut voor de Logistiek in een rapport. Trends kon het al inkijken.

Minister-president Kris Peeters (CD&V) mag tevreden zijn. Twee van de Vlaamse troetelsectoren – logistiek en gezondheidszorg – uit zijn toekomstplan Vlaanderen in Actie (ViA) hebben elkaar gevonden. Nog niet echt weliswaar, maar een eerste rapport over logistiek in de zorgsector is nu toch een feit. Het Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL) stelt vandaag in Hasselt zijn onderzoek naar logistiek in de ziekenhuiswereld voor. “We contacteerden zowat 45 ziekenhuizen”, vertelt projectofficer Ludo Sys. “Uiteindelijk deden vier ziekenhuisgroepen mee: de GasthuisZusters Antwerpen, AZ Sint-Elisabeth Herentals, AZ Turnhout en het Jesse Ziekenhuis in Hasselt. In totaal gaat het daardoor om negen ziekenhuiscampussen.”

Dat is een wel erg lage respons. Dat beseft ook VIL-expert Steve Sel. “Er was een sterke terughoudendheid. Het is alsof de ziekenhuiswereld niet van verandering houdt. De bereidheid om de manier van werken tegen het licht te houden en te toetsen aan praktijken elders is aan de lage kant.”

Een gezonde logistiek

Nochtans kan een efficiënte goederenstroom ook in de zorgsector veel besparingen opleveren. En dat kan van pas komen nu de budgetten steeds meer onder druk staan. De VIL-studie concentreerde zich op de bevoorradingsketen van verbruiksartikelen uit het economaat, niet op de bevoorrading van terugbetaalde medicatie. De terugbetaalde geneesmiddelen worden meestal apart opgeslagen in de ziekenhuisapotheek. En hoewel bepaalde principes daar ook van toepassing zouden zijn, ligt het stockbeheer daar om begrijpelijke redenen nog gevoeliger.

Een exact bedrag plakken op de mogelijke besparingen in de goederenstromen kunnen de VIL-rapporteurs niet. “Sommige elementen vallen moeilijk te kwantificeren”, zegt Steve Sel. “Hoeveel is de waarde van de tijd die verpleegkundigen niet aan de zorg kunnen besteden omdat ze bezig zijn met logistieke zaken? Los daarvan zijn er wel degelijk inefficiënties. In het voorraadbeheer worden bijvoorbeeld veel middelen verspild.”

In tegenstelling tot de ziekenhuizen waren de logistieke dienstverleners wel erg enthousiast om mee te werken aan het rapport, aldus de onderzoekers. De dienstverleners zien een nieuwe markt om aan te boren. Een samenwerking met zo’n logistieke speler kan wel degelijk zin hebben, zoals blijkt uit de praktijkvoorbeelden in het VIL-rapport. De Groep Essers bijvoorbeeld heeft sinds 2009 de bevoorrading en de goederenstroom bij het OLV-ziekenhuis in Aalst overgenomen. En met succes.

OLV heeft nu 50 procent minder stockageruimte nodig. De vrijgekomen plaats wordt gebruikt als consultatieruimte. Bovendien is er een forse reductie van foute of onvolledige leveringen en zijn vervallen voorraden verleden tijd. “Leveranciers weten hoe goed dit wordt opgevolgd”, vertelt Sel. “Bijgevolg worden er nauwelijks nog producten geleverd die kort bij hun vervaldatum zitten.”

Essers monitort voorts de voorraden op de verschillende ziekenhuisafdelingen, en bij dringende leveringen kan het vertellen of er nog een exemplaar in het ziekenhuis zelf is. Bovendien heeft een centraal aankoopbeleid er volgens VIL voor gezorgd dat er meer dan 100.000 euro is bespaard op het aankoopbudget.

Een tweede case is die van Hospital Logistics in het UZ Leuven. “Dat is een interessant voorbeeld”, weet ook Ludo Sys. “Hospital Logistics is een logistieke dienstverlener gegroeid vanuit UZ Leuven en gaandeweg verzelfstandigd. Zij timmeren al meer dan tien jaar aan de weg, maar hebben hier relatief weinig succes. Sinds anderhalf jaar is het bedrijf ook in Nederland actief en daar gaat het wel hard.”

Behoudsgezind

De onderzoekers wijten het verschil met Nederland aan een behoudsgezinde mentaliteit. Bij ons gebeurt het voorraadbeheer soms nog met pen en papier, stelden de onderzoekers vast. “Uiteraard is de logistiek slechts een steuntaak”, stelt Sys. “We twijfelen niet aan het belang van de zorgtaken, maar we merken toch dat logistiek vaak stiefmoederlijk wordt behandeld. Logistieke managers zijn eerder zeldzaam in de sector.”

Het logistieke proces bij ziekenhuizen valt volgens VIL in stukken uiteen: van de bestelling over de receptie van goederen, de opslag, de scanning van de artikelen tot het in kaart brengen van interne goederenstroom tussen de afdelingen. Uit het onderzoek blijkt dat de ziekenhuissector onvoldoende geautomatiseerd is. Het leidt tot een minder efficiënte samenwerking met de aankoopdienst. Sels: “Een van de wonderlijke zaken is bijvoorbeeld dat leveranciers wel verplicht worden de tracing voor hun producten te doen, maar dat die informatie niet mee doorkomt bij de levering. Dat levert veel extra werk op voor het ziekenhuis, terwijl dat perfect met software valt op te lossen.”

Het voorraadbeheer is niet geprofessionaliseerd, concludeert het rapport. “In een van de ziekenhuizen bleek dat 20 procent van de stock in de jongste drie jaar niet meer was gebruikt”, vertelt Sys. Bij een modern ziekenhuis rijst vroeg of laat de vraag of er nood is aan een centralisatie van magazijnactiviteiten. Dat kan zowel door het ziekenhuis zelf gebeuren, als via uitbesteding. Het eerste gebeurt bijvoorbeeld in het Limburgse Jesseziekenhuis. Het tweede in de OLVZ-groep in Aalst. Het nut van zo’n centralisatie wordt duidelijk in het praktijkvoorbeeld van het AZ Turnhout. “Twee campussen willen daar hun economaat gezamenlijk doen”, vertelt Sels. “Hoewel ze een vergelijkbaar aantal bedden tellen, heeft het ene ziekenhuis 400 referenties in stock terwijl het andere er 700 aanhoudt. Een minder omvangrijke centrale aankooplijst kan een immense besparing betekenen.”

VIL wil trouwens geen standpunt innemen voor of tegen de uitbesteding van ziekenhuislogistiek. “We vinden gewoon dat ziekenhuizen zich bewust moeten zijn van de de kosten en de besparingsmogelijkheden”, vertelt Sys. “Maar daarvoor moeten ze natuurlijk eerst in kaart brengen wat precies hun logistieke kosten zijn.”

ROELAND BYL

“In een van de ziekenhuizen bleek dat 20 procent van de stock in de jongste drie jaar niet meer was gebruikt”