Weg ermee

Het bijhouden van beeldmateriaal is een notoir probleem in de meeste bedrijven. Nu alles digitaal kan, zijn er nieuwe oplossingen.

Als Pfizer een catalogus met promotiemateriaal rond geneesmiddelen wil aanmaken in de zeventien talen van Centraal- en Oost-Europa, dan haalt het zijn eigen beelden uit een database bij het Brusselse Authentic Digital Photolab. De beelden worden rechtstreeks in een vooraf bepaalde lay-out gegoten: alleen de vertalingen moeten nog worden ingepast. “Het bespaart ons tijd en andere middelen,” zegt product manager Peter Gajda van Pfizer European Service Center. Anderhalf jaar geleden werd hij door een reclamebureau naar Authentic doorverwezen. “Ze hebben ons een oplossing geboden voor de technologische uitdaging van het aanmaken en verspreiden van ons promotiemateriaal,” zegt hij.

Beeldbeheer is

een aparte specialiteit geworden nu illustraties meer en meer volledig digitaal worden gecreëerd en gebruikt. “Bedrijven zitten hier met belangrijke verdoken kosten,” zegt gedelegeerd bestuurder Maurice Van Rossem van Authentic. “In de meeste industriële ondernemingen leven beelden op eilanden – foto’s van diepvriezers bij de business unit diepvriezers, koffiezetapparaten bij de kleine huishoudapparaten enzovoort. Binnen zo’n business unit bestaat hetzelfde beeld nog in verschillende vormen: wie meer met de drukkers werkt heeft de CMYK-beelden (cyan, magenta, yellow, black), een ander heeft de RGB-beelden (red, green, blue) omdat hij de fotografie doet. Dan zijn er nog de analoge beelden – originelen en duplicaten. Hoeveel tijd gaat er niet verloren met zoeken? Illustraties die naar de drukker zijn geweest en niet teruggekomen? En hoe vaak gaat men een beeld niet her -shooten terwijl het al bestaat?”

Authentic lost dergelijke herkenbare problemen radicaal op. Het neemt bedrijven het beeldmanagement uit handen en gebruikt het Internet of ISDN-verbindingen om het beeldmateriaal te bezorgen waar het nodig is. “We trekken de communicatie binnen een bedrijf open op een gestructureerde manier. We geven iedereen in het bedrijf de mogelijkheid om beeldinformatie te krijgen,” zegt Maurice Van Rossem.

Browsers zijn gratis

Rijen zoemende computers geven de kelder van Authentic aan de Brusselse St-Bernardstraat het uitzicht van een ondergronds controlecentrum. Een Solstice 1-firewall van Sun – geïnstalleerd door NetVision – bewaakt de toegang. Daarachter voorziet Authentic voor elk van zijn klanten een eigen, fysiek gescheiden webserver en netwerk. De belangrijkste referentie van Authentic tot nog toe is de beeldbank van de VRT, waarvan het onderhoud, beheer en de terbeschikkingstelling aan Authentic zijn uitbesteed. Elke dag komen hier in nette omslagen de dia’s toe die de VRT wil uitsturen voor de tv-pagina’s van kranten en tijdschriften. Vijf scanners centraliseren de beelden op een PhotoCD Workstation, waarna ze in een standaard RGB/JPEG-formaat worden gecomprimeerd (van 18 MB tot 500 KB) en ingelezen in een Image Base Pro-beeldbank, een product van het Franse Orkis dat Authentic in de Benelux distribueert. Daarna worden ze genummerd en van een classificatie voorzien – systematisch en via trefwoorden (thesaurus) – en langs het Internet of gekoppelde 128 kilobit/seconde inbel-ISDN-verbindingen ter beschikking gesteld van nu zo’n 70-tal redacties. Het materiaal is 24/24 uur, 7/7 dagen beschikbaar. De classificatie komt van de VRT zelf, die ze aanmaakt in een FileMaker-toepassing.

“De VRT maakte vroeger ongeveer 125.000 analoge duplicaten per jaar aan voor de uitgevers: 50 uitgevers kregen elk zo’n 50 beelden per week toegestuurd. Dat gebeurde vier weken op voorhand om zeker rond te geraken. Bij de uitgevers verdween vervolgens 90% van het materiaal in de vuilbak, omdat ze geen klasseringssysteem hadden of omdat er onduidelijkheid bestond over de auteursrechtenstatus,” vertelt Maurice Van Rossem van Authentic, dat eerst bij de VRT was ingehuurd om een audit te doen. Hij kwam tot het besluit dat digitale opslag met open standaarden de journalisten rechtstreeks toegang zou geven tot de beelden, de productietijd zou inkorten van vier weken tot één dag en een besparing zou realiseren voor de VRT van 40% tot ruim 50%. De VRT wil nu 4000 tot 5000 beelden per jaar digitaal laten bewaren en zo een bruikbaar digitaal archief opbouwen. De tv-zender betaalt ongeveer 5 miljoen frank voor het systeem (3,8 miljoen frank zonder hardware) en voorts een maandelijkse vergoeding die de behandeling van een vast aantal illustraties dekt.

Omdat de beelden via gratis Internetbrowsers ( Netscape Navigator of Microsoft Explorer) consulteerbaar zijn, is de toegang tot het materiaal bij de VRT of de uitgevers niet beperkt tot één of enkele speciaal gereserveerde computers. Bovendien moeten de uitgevers de beelden zelf niet meer digitaliseren, wat ook staat voor tijdswinst en besparing.

Nog meer outsourcing

Authentic is een laatkomer in beeldbeheer in de pers, maar ligt voorop door zijn gebruik van Internet-standaarden. Voor het project bij de VRT was ook het multimediabeheerssysteem Phraséa in de running, via zijn Belgische distributeur Logic uit Sint-Denijs-Westrem. B&L Parenthèses, de elf man sterke maker van Phraséa, is in het begin van de jaren ’90 in Frankrijk gestart met de hulp van Reuters en Apple France. Vandaag domineert B&L Parenthèses het terrein. Het Macintosh-gebaseerde Phraséa – de Windows NT-versie verschijnt rond deze tijd – wordt in België gebruikt door VTM, VT4, Belga, foto-agentschappen als Photo News of Reporters en ook intern door uitgevers als VUM of Mediaxis. “We hebben nu ook de corporate-markt aangepakt – het marketingdepartement van Agfa is een referentie – en willen naar de medische (onder meer bijhouden van röntgenopnamen) en de muziekmarkt (catalogeren van jingles en cd’s),” zegt desktop publishing consultant Dirk Noppe van Logic. Phraséa kan ook via een browser geraadpleegd worden, maar dan met een aantal beperkingen. Om het systeem tot zijn recht te laten komen, moet men een speciale “client” hebben op zijn computer. Die kost een kleine 29.000 frank, wat de verspreiding ervan limiteert. Toch is volgens Dirk Noppe niet dat de reden waarom Logic naast het VRT-contract greep. “De VRT wou één enkele leverancier voor het inscannen en beheer van de beelden. Zij wilden een totaaloplossing,” zegt hij. Logic koos om bij zijn core business van softwaredistributeur te blijven.

www.authentic.be, www.phrasea.com.

BRUNO LEIJNSE