Vergoed volgens de regels

Kosten eigen aan de werkgever kunnen een belangrijke aanvulling zijn op het loon van een werknemer. Als ze aan de voorwaarden voldoen, is die vergoeding belastingvrij en is ze vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.

Kosten eigen aan de werkgever zijn terugbetalingen die een werknemer ontvangt voor uitgaven die de werkgever normaal zelf had moeten betalen. Die kosten worden vastgelegd op basis van voorgelegde bewijsstukken, ofwel forfaitair bepaald door de fiscus. In dat laatste geval zijn ze voor iedereen gelijk.

Er bestaat een wettelijk weerlegbaar vermoeden dat de werknemer niet wordt belast op kosten die de werkgever terugstort. Dat betekent dat de fiscus wel aanvaardt dat die vergoeding fiscaal vrijgesteld is, maar dat de dienst er bezwaar tegen mag maken als hij bijvoorbeeld vindt dat de kosten overdreven zijn of geen verband houden met het werk. In de meeste gevallen zijn op kosten eigen aan de werkgever ook geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd.

Het Hof van Cassatie heeft geoordeeld dat als de fiscus bezwaar maakt tegen een vergoeding, hij moet bewijzen dat die niet geldt als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever en kan worden belast bij de werknemer. Als de fiscus kan aantonen dat de onkostenvergoeding groter is dan de werkelijke kosten, kan hij het surplus kwalificeren als een belastbare bezoldiging. De werkgever kan zich daar vooraf tegen indekken door een individueel akkoord te sluiten met de fiscus of een ruling aan te vragen bij de Rulingcommissie.

Peter Wuyts, taxpartner bij BDO Belastingconsulenten, zegt dat de fiscus en de RSZ hun eigen regels toepassen om te bepalen of een vergoeding belastingvrij is of vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen. “De federale overheidsdienst Financiën en de socialezekerheidsdiensten hebben daarin een autonome bevoegdheid.”

Vrij van sociale zekerheid

De RSZ heeft een lijst gepubliceerd van kosten en bedragen waarvan hij onder voorwaarden aanvaardt dat ze vrij van socialezekerheidsbijdragen worden terugbetaald aan werknemers. Zo kan de werknemer enkel een vrijgestelde vergoeding krijgen als hij zijn eigendom gebruikt – bijvoorbeeld zijn wagen of zijn pc, en niet een wagen of een pc die eigendom is van de werkgever. Er kunnen geen afzonderlijke akkoorden met individuele vennootschappen worden afgesloten. In de tabel staat het recentste overzicht van de door de RSZ gepubliceerde kosten.

Fiscaal vrijgesteld

De fiscus heeft geen vaste lijst met kosten en bedragen die zonder meer worden aanvaard. “Het principe is dat werkelijke kosten mogen worden terugbetaald, maar dat ze in bepaalde omstandigheden forfaitair mogen worden vergoed. Dat is bijvoorbeeld het geval voor kleinere uitgaven die moeilijk bewezen kunnen worden”, zegt Peter Wuyts. “De voorwaarde is dat het gaat om reële kosten en redelijke bedragen. Bedragen tot 125 euro per maand beschouwt de fiscus als reëel en redelijk. Voor hogere bedragen ligt de bewijslast bij de werkgever. Vaak zien we dat een onderneming een voorafgaand akkoord sluit met de belastingdienst, waarbij ze de kosten aantoont aan de hand van een steekproef bij een aantal werknemers gedurende een zekere periode.”

Niet in een vast maandelijks bedrag opgenomen kosten

Dagvergoedingen voor occasionele opdrachten in het buitenland

De terugbetaling gebeurt op basis van forfaits die jaarlijks bij koninklijk besluit worden vastgelegd. De vergoeding is afhankelijk van de bestemming.

Dagvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen

Voor binnenlandse dienstreizen bedraagt de maximale vergoeding voor een volledige dag buiten kantoor (meer dan 8 uur) 19,22 euro. Peter Wuyts: “Om de bewijslast voor de werknemers te verminderen, spreken ondernemingen met de belastingdienst vaak een vast bedrag per maand af dat ze belastingvrij kunnen terugbetalen. Meestal worden daarna in een testperiode de dienstverplaatsingen binnen België bijgehouden. Er wordt uitgegaan van een gemiddeld aantal dagen per maand om een forfaitair maandelijks bedrag aan terugbetaalde kosten vast te leggen.”

Terugbetaling van de kosten voor een privéwagen

Als de werknemer zijn eigen wagen gebruikt in opdracht van de werkgever, kan die daarvoor een belastingvrije vergoeding uitbetalen. Die moet identiek zijn aan de vergoeding die het overheidspersoneel krijgt van de overheid. Tot 30 juni 2016 geldt een bedrag van 0,3412 euro per kilometer.

In een vast maandelijks bedrag opgenomen kosten

“De fiscus hanteert geen vaste bedragen voor de kosten die in een vast maandelijks bedrag zijn opgenomen”, aldus Wuyts. “De toegekende bedragen variëren afhankelijk van de functie van de werknemer, de omvang van de onderneming en de plaats waar ze is gevestigd. Zo is het logisch dat een werknemer met een commerciële functie meer representatiekosten mag ontvangen dan iemand met een interne functie.” De volgende bedragen zijn gangbaar, maar in beide richtingen zijn afwijkingen mogelijk.

Vergoeding voor kosten van het kantoor thuis

Deze vergoeding mag niet worden verward met die voor thuiswerk of telewerk. De fiscus aanvaardt een vergoeding van 100 tot 300 euro per maand voor de installatie en het onderhoud van een kantoor voor werknemers die occasioneel thuis bepaalde werkzaamheden verrichten. Daaronder vallen kosten zoals die voor de afschrijving van een deel van de woning en van computermateriaal.

Representatiekosten

Representatiekosten zijn uitgaven per maand die een functie met zich brengt om collega’s, klanten en leveranciers te onthalen, onder meer voor bloemen, cadeaus en restaurant- en drankkosten. Tot 100 euro is de vergoeding daarvoor belastingvrij.

Communicatiekosten

Voor privékosten voor het gebruik van telefonie en internet voor beroepsdoeleinden kan een bedrag van maximaal 40 euro per maand worden betaald.

Documentatiekosten

Tot 20 euro per maand mogen kosten worden uitbetaald voor de aanschaf van boeken en tijdschriften die verband houden met de beroepsactiviteiten.

Kosten voor het beroepsmatig gebruik van een privéwagen zoals parking, carwash en garagekosten

Er mag een bedrag tot 30 euro per maand worden betaald.

Johan Steenackers

De fiscus heeft geen vaste lijst met kosten en bedragen die zonder meer worden aanvaard.