Uw persoonlijke gids ?

De kritiek op Export Vlaanderen zal maar wegebben als de bedrijven dag na dag meerwaarde plukken uit de dienstverlening. Dat is de basisfilosofie van algemeen directeur Martin Van Houtte. “Tegen 1 januari staat een vernieuwde dienst op poten.”

Krijgt Martin Van Houtte straks de bons na de tiendaagse China-reis met Vlaams minister-president Luc Van den Brande (CVP) en 43 Vlaamse exportbedrijven ? De algemeen directeur, die nog geen jaar op post is, glimlacht ontwijkend. Zijn voorganger, diplomaat Hans De Belder, zag de injunctie om op te stappen ook onverwachts uit de lucht vallen. Maar Van Houtte weigert in te gaan op speculaties en zoomt in op de inspanningen die de voorbije maanden werden geleverd om de Vlaamse exportdienst om te vormen tot een bedrijfsefficiënt en zuiver economisch-technisch instrument.

Ook het personeel

reageert wrevelig op berichten over een malaise. “De hele organisatie werkte zich de voorbije maanden uit de naad : er is gezwoegd op alle niveaus, in serieuze werkgroepen. De exportdienst is ondersteboven gekeerd, doorgelicht, gewikt en gewogen, in samenspraak met alle betrokkenen uit de verschillende afdelingen. En we hebben daarbij niet op overuren gekeken,” zo klinkt het bitter maar anoniem de algemeen directeur is nog steeds de enige officiële spreekbuis van Export Vlaanderen.

Tegelijk mopperen de personeelsleden evenwel over hét struikelblok van de voorbije jaren : het uitblijven van een personeelsstatuut. Valt ook Van Houtte over deze struikelsteen ? “Ik heb dat probleem inderdaad onderschat,” aldus de algemeen directeur. “Het ontbreken van een personeelsstatuut ondermijnt de motivatie en veroorzaakt zenuwachtigheid. Met enige vertraging liggen de oriëntaties van het nieuwe statuut nu, eind oktober, bij de Vlaamse regering. Ik gun de ambtenaren die hier werken graag een hoger inkomen. Omdat hier geen ambtenarenmentaliteit heerst en we talent in huis hebben. Maar zo’n statuut moet voor de volgende tien jaar geldig zijn en dus wilde ik niet overhaast tewerkgaan.” (zie kader : Personeelsstatuut).

Naar een dienstverlening geschoeid op privé-methodes

De topman van Export Vlaanderen komt uit de privé-sector (de textielfederatie Febeltex) en concentreerde zich tot nog toe vooral op de werking van de exportdienst : “Evaluatie van het totaalpakket van onze dienstverlening op de drie niveaus : in de centrale diensten, de provincies en het netwerk van Vlev‘s Vlaamse economische vertegenwoordigers in het buitenland. Dat gebeurde telkens in samenspraak met de betrokkenen in het geval van de handelsvertegenwoordigers : als ze in België waren. Centraal stond : geen afbouw, maar integendeel een betere bestaffing en meer middelen. Maar dan wel in de optiek van de juiste man/vrouw op de juiste plaats en van een maximale efficiëntie en snelheid in de dienstverlening naar de klanten-bedrijven. Daar kruipt tijd en energie in, en vanzelfsprekend zal niet iedereen gelukkig zijn met zo’n grondig veranderingsproces. Maar ik kan u verzekeren dat deze brainstorming en doorlichting van meet af aan door het personeel werden gedragen,” beklemtoont Van Houtte.

Wat houdt zo’n “stille revolutie” concreet in voor de Vlaamse exporteur ? Veel bedrijven trekken er nog altijd zelfstandig op uit, zonder aan te kloppen bij de provinciale antennes van Export Vlaanderen. Sommigen ergeren zich aan de gebakken lucht van sommige handelsattachés (Vlev’s). “Kan best,” reageert Van Houtte, “daar willen we precies verandering in brengen. Door meer te werken als een privé-onderneming ; in de toekomst wellicht op basis van een beheerscontract met de Vlaamse regering.”

Martin Van Houtte haalt er zware draaiboeken bij van Ernst & Young : over de communicatieprocessen tussen de afdelingen en bijhorende functies. Hij bladert door stevige schema’s van de informatie- en informaticastromen, zoals ze gechekt en waar nodig hertekend werden door Coopers & Lybrand. Tot in de uiterste vingertoppen van de organisatie. “Week na week is daarover gediscussieerd met de mensen die de taken moeten vervullen en de machine in een hogere versnelling zullen brengen.”

Wanneer resulteert het hele proces in een optimalisering van de dienstverlening van Export Vlaanderen ? “De implementering zal geleidelijk gebeuren in de loop van volgend jaar. We starten in januari ’98.” Er wordt 200 miljoen extra uitgetrokken, bovenop het bestaande werkingsbudget van 803 miljoen. Ter vergelijking : het budget van de Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel (BDBH) bedraagt 881 miljoen frank.

Cruciale actiepunten

voor een metamorfose van Export Vlaanderen zijn :

Informatiegaring en -verwerking. Relevante informatie over evoluties en opportuniteiten in de exportmarkten moeten snel en selectiever naar de bedrijven. Van Houtte wil de BDBH niet uitrangeren, maar wijst erop dat de SIV/selectieve informatieverstrekking van de BDBH wordt ervaren als te omvangrijk en te weinig gericht : “Onze eigen infokanalen Vlev’s, provinciale kantoren, allerhande databanken waarover we al dan niet via Internet zelf beschikken zullen vanaf eind ’98 maatwerk leveren.”

Daarom worden de bevindingen van Ernst & Young over de communicatie en handelingen van alle medewerkers in de verschillende knooppunten centraal-provinciaal-wereldnetwerk van Vlev’s vertaald in aangepaste informaticastromen, zoals ontworpen door Coopers & Lybrand. “Het is een kwestie van techniek én van mentaliteit : de toegevoegde waarde van Export Vlaanderen moet zijn dat de klant de gevraagde info binnen het kwartier ontvangt via elektronische weg of fax. We kunnen gewoon zitten wachten op vragen. Of een stap verder gaan en anticiperend interessante info selecteren en doorsturen naar de bedrijven uit ons bestand. Ander punt : hoe reageer je op klachten ? De klantvriendelijke benadering moet met andere woorden praktisch in de structuren en processen zitten ingebouwd.”

In navolging van de BDBH zal Export Vlaanderen vanaf januari ’98 een eigen website hebben. Het aantal standplaatsen van de Vlev’s en handelssecretarissen wordt uitgebreid van 60 naar 86. “Wijzelf en de bedrijven kunnen via e-mail ruim 90 % van de Vlev’s bereiken. Vele bedrijven weten dat niet. We gaan dus ook sleutelen aan een betere communicatie en marketing van ons productaanbod. De nieuwsbrief wordt in een nieuw kleedje gestoken en verschijnt vanaf januari wekelijks in plaats van maandelijks.”

Eenvoudiger toekenning van financiële stimuli. Export Vlaanderen wil binnen hetzelfde budget (140 miljoen) naar heldere en eenvoudige procedures : “Het huidige systeem is complex en traag. Onze financiële stimuli dekken voortaan stelselmatig 50 % van de bewezen uitgaven en worden beperkt tot zeven interventiedomeinen, waaronder prospectie (reiskosten en dagvergoeding), deelname aan beurzen, opleidingen, aanmaak van brochures.”

Exportbegeleiding. De vijf provinciale kantoren worden ” Exportcentra“. De twee huidige exportadviseurs per kantoor krijgen binnen de twee jaar de versterking van acht “exportbegeleiders” : “We mikken op exportmanagers uit het bedrijfsleven met ervaring in bepaalde exportmarkten en bedrijfstakken of sectoren. Zij zullen een persoonlijke gids zijn voor bedrijven op zoek naar informatie over exportmogelijkheden, naar contacten met de Vlev’s en de centrale diensten, of ondernemingen die een aanvraag willen indienen voor financiële stimuli. Beginnende exporteurs kunnen bij de exportbegeleiders terecht met al hun vragen : om wegwijs te raken in het labyrint van exporttechnieken of voor het opstellen en het realiseren van een exportplan.”

Het Actieprogramma voor handelsmissies en -beurzen. De bestaande formule van multisectorale handelsmissies (ongeveer vijftien per jaar), met individuele afsprakenprogramma’s in het bezochte land, wordt aangevuld met thematische zendingen voor kleinere groepjes (vijf tot maximaal tien bedrijven), beter gericht op een bestaande vraag in het buitenland. “We nemen met Export Vlaanderen deel aan een twintigtal internationale beurzen, gaan uiteraard verder met het organiseren van workshops en seminaries en het uitnodigen van buitenlandse kopers. Met de gerichte themazendingen bouwen we echter een tussenfase in tussen de grote multisectorale zending en de individuele handelsmissie. Export Vlaanderen kan inderdaad ook een individueel programma helpen organiseren. Maar bij een constant beursaanbod gaan we volgend jaar van 64 naar 106 acties de vermeerdering zit vooral in de nieuwe formule van kleinere, doelgerichte missies.”

De contactdagen met Vlev’s in Vlaanderen worden voortaan zoveel mogelijk gegroepeerd zodat de bedrijven de kans krijgen om op hetzelfde ogenblik verschillende Vlev’s uit eenzelfde regio te ontmoeten : bijvoorbeeld zitdagen van alle Vlev’s uit Oost-Europa of uit Zuidoost-Azië of Latijns-Amerika samen.

Exportmarkten. In 1998 wil Van Houtte de gegroepeerde contacten met Vlev’s uit een exportregio laten uitgroeien tot evenementen rond het exportgebeuren eerst drie keer, later zelfs acht keer per jaar. “Het is de bedoeling om één exportregio in de kijker te stellen gedurende één bepaalde dag in één bepaalde stad. Op die manier brengen we op één plaats alle mogelijke info en kennis over die markt bij elkaar : de Vlev’s, Delcredere, banken, kamers van koophandel, technische workshops, rondetafelgesprekken, individuele contacten. En de hele exportmarkt verplaatst zich in dezelfde week naar twee andere steden. Dit soort evenementen, waarop Export Vlaanderen al zijn knowhow uitdraagt, moeten bijdragen tot een grotere sensibilisering en het bevorderen van een exportcultuur in Vlaanderen.” Dat ideaal ligt vervat in het nieuwe logo van Export Vlaanderen : de “V” van Vlaanderen grijpt als twee gestileerde handen naar de wereldbol.

ERIK BRUYLAND

MARTIN VAN HOUTTE (EXPORT VLAANDEREN) We hebben met zijn allen hard gewerkt aan een efficiëntere exportdienst.