U bent gewaarschuwd: MobileXpense verwerkt én controleert uw onkostennota’s

De verwerking van onkostennota’s is een vervelende, tijdrovende en dure klus. Twee voormalige Shell-medewerkers lossen dat probleem op met MobileXpense: ze regelen de verwerking via internet. Het levert hun de gouden e-Trends Award op.

Bij oliegigant Shell stonden Patrick Billiet en Xavier Deleval aan het hoofd van de afdelingen Benelux en Europa van Euroshell, de dienst die de facturatie verzorgt van de vervoersgebonden uitgaven (zoals brandstof en olie) in de benzinestations van het merk. “Zelfs bij Shell bleek de verwerking van de onkostennota’s nauwelijks geautomatiseerd,” weet Patrick Billiet. “De facturatie van de brandstofkosten aan de ondernemingen is daarentegen één van de meest computerintensieve.” Die vaststelling vormde de basis voor de oprichting van een eigen onderneming.

In juli 2000 verlieten de twee collega’s Shell om MobileXpense op te richten. Ze dokterden een systeem van kostenbeheer uit, toegankelijk via internet. De bediende roept een interactief formulier op, dat zoveel mogelijk gegevens bevat die bij de leveranciers opgehaald kunnen worden (zoals een brandstofkaart, bedrijfscreditcard voor de restaurants en hotels, facturen van reisagentschappen) en voegt er manueel de andere uitgaven (bijvoorbeeld voor de parkeerplaats) aan toe. Als het formulier ingevuld is, volgt het document de goedkeurings- en controleprocedure van de onderneming. Uiteindelijk belandt het document in het boekhoudprogramma.

Degelijke controle

Voor de werknemer levert het systeem tijdwinst op, voor het bedrijf zit er een lagere verwerkingskostprijs in. “De verwerking van een onkostennota kost doorgaans 50 tot 60 euro, met ons systeem daalt dat naar 20 euro,” merkt medeoprichter Xavier Deleval op. Een ander voordeel – misschien iets minder aantrekkelijk voor de medewerker – is een betere controle op de uitgaven. De medewerkers die de goedkeuring moeten geven aan onkostennota’s, voeren zelden een analyse uit om na te gaan of een uitgave geen twee keer ingediend werd, bijvoorbeeld met een interval van een paar maanden. Of dat er kosten ten onrechte ingediend worden door nalatigheid. Een klassiek voorbeeld bij kaderleden die veel reizen, zijn de ongebruikte vliegtuigtickets: een vergadering in het buitenland wordt afgelast, maar de gereserveerde vluchten worden niet geannuleerd en dus wel gefactureerd.

De onderneming kan haar eigen regels voor bedrijfsuitgaven invoeren in de parameters van het programma. Een voorbeeld: wanneer voor een restaurantrekening het toegelaten plafond overschreden werd, verschijnt prompt een rode vlag op het interactief formulier. Meteen wordt de kostenpost teruggezonden naar de medewerkers die instaan voor de goedkeuring. De werknemer zal een woordje uitleg mogen verschaffen. Het programma maakt ook andere controles mogelijk, door bijvoorbeeld verschillende maanden met elkaar te vergelijken.

Nog een voordeel is de recuperatie van de BTW die in het buitenland betaald wordt. MobileXpense kan ook die taak op zich nemen, die niet vaak door de bedrijven uitgevoerd wordt, maar erg interessant kan zijn voor frequente reizigers.

Starter én internetbedrijf én rendabel

MobileXpense telt al heel wat markante klanten in België, zoals Tupperware, Thomas Cook en Coca-Cola. Het heeft ook een distributiecontract met SD Works, één van de grootste sociale secretariaten van het land, evenals met zijn Britse alter ego Ceridian Certifile en in Duitsland met de Expenseservice van Shell.

Er is nog méér heuglijk nieuws: na amper twee jaar activiteit maakt MobileXpense al winst. In 2002 werd een nettowinst van 97.373 euro geboekt op een omzet van 618.003 euro. Voor 2003 wordt gehoopt op bijna een verdubbeling van de omzet, die voor een deel bestaat uit een bedrag voor het opstarten van de dienst en voor een deel uit een maandelijks abonnementsgeld. Het zijn veelbelovende resultaten, zeker voor een bedrijf dat opgericht werd met nauwelijks 375.000 euro, voor het grootste deel aangebracht door Compagnie Centrale, een joint venture van Cobepa en Josi.

Het bedrag werd gebruikt voor de ontwikkeling van het computersysteem, dat eigendom is van MobileXpense. Het sterk beveiligde systeem is ondergebracht in de computerkamer van telecomoperator Ion IP. Het aantal medewerkers blijft beperkt tot zes, terwijl de ontwikkeling van de dienst op het web toevertrouwd werd aan LR Tech. MobileXpense werkt zuinig, maar wel uitgekiend en efficiënt.

De eerstkomende jaren wil het jonge bedrijf vooral de commercialisering van de dienst uitbouwen. Inzake functionaliteit is de dienst al vrij volledig, vinden de vennoten, die efficiëntie verkiezen boven protserige gadgets. “Nu komt het eropaan om nog gebruiksvriendelijker te worden en te streven naar meer internationale uitstraling,” meent Patrick Billiet.

Het is overigens niet altijd gemakkelijk om de ondernemingen te overtuigen. Vraag is trouwens of ze zich wel degelijk bewust zijn van de verwerkingskosten van hun onkostennota’s. “Dat komt echter steeds meer voor,” weet Billiet. Ondertussen kan de interne audit het systeem, dat de controle verbetert, wel op prijs stellen. “De regels voor onkostennota’s worden steeds eenvormiger.”

Robert van Apeldoorn

“De verwerking van een onkostennota kost doorgaans 50 tot 60 euro, met ons systeem daalt dat naar 20 euro.”

“Wanneer voor een restaurantrekening het toegelaten plafond overschreden werd, verschijnt prompt een rode vlag op het interactief formulier.”