Rijden is rekenen

De werkgever of de vennootschap die een bedrijfswagen ter beschikking stelt aan een werknemer of een bedrijfsleider, moet sinds begin dit jaar rekening houden met nieuwe fiscale regels.

Bedrijfswagens blijven een aantrekkelijk extralegaal voordeel voor bedrijfsleiders en werknemers. Fiscaal moeten ze rekening houden met een belastbaar voordeel van alle aard voor het privégebruik van de wagen. Dat voordeel wordt berekend aan de hand van de cataloguswaarde en de CO2-uitstoot van het voertuig. Daarbij wordt deze formule toegepast: cataloguswaarde x 6/7 x CO2-percentage.

CO2-percentage

Het CO2-percentage is verschillend voor diesel- en benzinewagens. Voor dieselwagens is het gelijk aan 5,5 procent bij een CO2-uitstoot van 95 gram per kilometer. Voor elke bijkomende gram CO2 stijgt het met 0,1 procent. Een dieselwagen met een CO2-uitstoot van bijvoorbeeld 146 gram per kilometer levert een verhoogd CO2-percentage op van 146 – 95 = 51 x 0,1 procent = 5,2 procent. In totaal bedraagt het dan 5,5 + 5,2 = 10,7 procent. Omgekeerd daalt het percentage met 0,1 procent per gram CO2 onder de referentiewaarde van 95 gram per kilometer. Voor benzinewagens — inclusief hybride wagens en wagens die rijden op lpg — bedraagt het CO2-percentage 5,5 procent bij een CO2-uitstoot van 116 gram per kilometer. Ook daar stijgt of daalt het percentage met 0,1 procent per gram CO2-uitstoot die van de referentiewaarde wordt afgeweken.

Zowel voor diesel- als voor benzinewagens bedraagt het CO2-percentage minimaal 4 en maximaal 18 procent. Het belastbare voordeel mag nooit minder bedragen dan 1230 euro op jaarbasis. Op dat voordeel draagt de werknemer belasting af op basis van de marginale aanslagvoet, plus de gemeentebelasting. Zit hij in de hoogste belastingschijf van 50 procent en woont hij in een gemeente die 6 procent aanvullende belasting heft, dan bedraagt die belasting 53 procent. De werkgever en de vennootschap die de auto ter beschikking stelt, betaalt 17 procent belasting op het voordeel.

Cataloguswaarde

Ook de cataloguswaarde van het voertuig is dus belangrijk om het belastbare voordeel te bepalen. Het fiscale wetboek inkomstenbelastingen definieert de cataloguswaarde als “de gefactureerde waarde inclusief opties en de btw, zonder rekening te houden met enige korting, vermindering, rabat of restorno”. We nemen het voorbeeld van een nieuwe wagen met een cataloguswaarde van 27.000 euro, exclusief btw. De verkoper geeft een korting van 3000 euro. Het belastbare voordeel wordt dan berekend op een waarde van 27.000 euro + 21 procent btw of 32.670 euro, en niet op 24.000 euro + 21 procent btw. Ook de btw die betrekking heeft op de korting, telt dus mee. Bij de bepaling van de cataloguswaarde mag ook geen rekening worden gehouden met fleetkortingen.

Er bestaat een uitzondering op die regel voor zogenoemde optiepakketten die constructeurs ter beschikking stellen. Zo’n pakket is goedkoper dan de som van de afzonderlijke opties. Is het enkel beschikbaar voor de professionele markt, maar niet voor de particuliere markt, dan moet bij de bepaling van de cataloguswaarde rekening worden gehouden met de hogere prijs van de afzonderlijke opties, zoals die geldt voor de particuliere markt. Is het pakket zowel beschikbaar voor de professionele als voor de particuliere markt, dan mag de cataloguswaarde worden vastgesteld op basis van de lagere prijs van het pakket. Die regel geldt enkel voor optiepakketten die worden aangeboden door de constructeur of de invoerder, en dus niet voor pakketten van een plaatselijke dealer.

Bij een tweedehandse bedrijfswagen vertrekt de fiscus van de cataloguswaarde in nieuwe staat, waarop een correctie wordt toegepast, afhankelijk van de ouderdom van de wagen. Die correctie bedraagt 6 procent per jaar, maar de cataloguswaarde kan niet lager zijn dan 70 procent van de oorspronkelijke waarde (zie tabel Cataloguswaarde van een tweedehandswagen).

De cataloguswaarde is terug te vinden op de aankoopfactuur, of kan worden opgezocht op de database van Febiac en Federauto. De fiscus werkt zelf aan een database waarop de cataloguswaarde van alle bedrijfswagens kan worden geraadpleegd.

Btw op de aankoop

Wie een bedrijfswagen koopt of leaset die ook privé wordt gebruikt, betaalt btw op de aankoopprijs of op de betaalde leasevergoeding of huur. De btw-regels zijn grondig gewijzigd sinds 1 januari 2013. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de aankoop van een bedrijfswagen en de leasing of de huur ervan.

De btw op autokosten was vroeger voor 50 procent aftrekbaar. Dat is niet langer het geval. Sinds begin dit jaar is de btw-aftrek beperkt tot het beroepsgebruik, met een maximum tot 50 procent, ook al is het beroepsgebruik hoger dan 50 procent. Bedraagt het beroepsgebruik bijvoorbeeld 40 procent, dan kan de btw op de aankoop, de brandstof en het onderhoud slechts voor 40 procent worden afgetrokken. De werkgever of de vennootschap die de bedrijfswagen heeft gekocht, moet het beroepsgebruik bewijzen.

De verplaatsingen voor het woon-werkverkeer worden beschouwd als privégebruik, zodat de btw daarop niet aftrekbaar is. Rijdt een werknemer vanaf zijn woonplaats naar een carpoolparking om vandaar in zijn bedrijfswagen samen met zijn collega’s verder te rijden naar de zetel van het bedrijf, dan beschouwt de btw-administratie het hele traject toch als woon-werkverkeer. Onder het beroepsgebruik worden verstaan: alle verplaatsingen naar klanten, leveranciers, bijscholingen, advocaten, accountants, boekhouders, banken, verzekeraars, garage of handelsbeurzen.

Om het beroepsgebruik vast te stellen, kan worden gekozen tussen drie methodes: de rittenadministratie, de semiforfaitaire formule en de forfaitaire btw-aftrek van 35 procent. De werkgever of de vennootschap mag de formule kiezen die de hoogste btw-aftrek oplevert, met een maximale btw-aftrek van 50 procent.

– De rittenadministratie

Deze manier om de btw-aftrek te berekenen, houdt in dat de beroepsverplaatsingen dagelijks worden genoteerd en bijgehouden: de datum van de rit, het vertrekpunt en de eindbestemming, de afgelegde kilometers per rit en per dag, en de kilometerstand aan het begin en aan het einde van het jaar. Die gegevens kan de werkgever of de vennootschap bewijzen door overzichten van tankbeurten bij te houden, door op alle onderhoudsfacturen precieze kilometerstanden te vermelden of door een rittenboekje bij te houden. De rittenadministratie moet het hele jaar worden volgehouden.

– De semiforfaitaire formule op basis van het woon-werkverkeer

De semiforfaitaire berekeningswijze vertrekt van het woon-werkverkeer van de gebruiker en gebeurt op basis van deze formule: afstand woon-werkverkeer x 2 x 200 werkdagen + 6000 privékilometers, gedeeld door de totale afgelegde afstand per kalenderjaar. De werkdagen bedragen steeds 200 per jaar, ongeacht of de gebruiker parttime of voltijds werkt. Ook tijdens een langdurige ziekte of een ouderschapsverlof moeten altijd 200 dagen worden ingevuld. Als de gebruiker meer dan twee keer per dag een woon-werkverplaatsing doet, wordt het aantal werkdagen verdubbeld tot 400. Het aantal privékilometers buiten het woon-werkverkeer staat vast op 6000, ook als met de bedrijfswagen minder privékilometers worden gereden.

Stel dat de gebruiker van een bedrijfswagen op 25 kilometer van het werk woont en hij elk jaar 30.000 kilometer met de wagen rijdt. Het privédeel van de btw is dan gelijk aan 25 x 2 x 200 = 10.000 + 6000 = 16.000, gedeeld door 30.000 = 53,3 procent. Dat deel is niet aftrekbaar. Wel aftrekbaar is het beroepsdeel van de btw, namelijk 100 – 53,3 = 46,7 procent.

Wordt voor deze formule gekozen, dan moet die gelden voor het hele jaar, maar de rittenadministratie en de semiforfaitaire formule mogen door elkaar worden gebruikt per bedrijfswagen en per jaar. Deze methode kan niet kan worden toegepast voor een auto die als poolwagen door meerdere personen afwisselend wordt gebruikt.

– De forfaitaire btw-aftrek van 35 procent

De derde optie is die waarbij de btw-aftrek forfaitair wordt bepaald op een beroepsgebruik van 35 procent. Deze berekeningswijze wordt het beste gekozen voor bedrijfswagens die door de zaakvoerder of door de werknemer weinig voor beroepsdoeleinden worden gebruikt, of voor wie met de semiforfaitaire formule op basis van het woon-werkverkeer op minder dan 35 procent uitkomt. De werkgever of de vennootschap die voor deze berekening kiest, moet die wel minstens gedurende vier kalenderjaren aanhouden.

De btw op autokosten is vaak voor minder dan 50 procent aftrekbaar, zeker als de bedrijfswagen weinig beroepsmatig wordt gebruikt.

Btw op huur of leasing

Wordt een bedrijfswagen gehuurd of geleased, dan is de betaalde btw op de huur- of de leasevergoedingen aftrekbaar voor het beroepsgebruik, met een maximum van 50 procent. Als de gebruiker de wagen bijvoorbeeld voor 60 procent voor zijn beroep gebruikt, is de btw aftrekbaar tot maximaal 50 procent.

Vergoeding voor privégebruik

Het komt weleens voor dat de werknemer of de bedrijfsleider die over een bedrijfswagen beschikt, een vergoeding betaalt aan zijn werkgever of aan de vennootschap voor het privégebruik van die auto. Die vergoeding kan van het belastbare voordeel van de gebruiker worden afgetrokken, zodat het voordeel in het beste geval wordt herleid tot nul. Voor de btw-aftrek wordt die vergoeding beschouwd als een huur, als de aangerekende vergoeding gelijk is aan de normale vergoeding of de marktprijs.

Voor de vennootschap die de huur betaalt, is er dan ook geen sprake van een privégebruik, maar enkel van een beroepsgebruik. De betaalde btw op de aankoop en de andere autokosten, waaronder de betaalde leasingvergoedingen, is dan aftrekbaar tot maximaal 50 procent.

JOHAN STEENACKERS

Sinds 1 januari 2013 is de btw-aftrek op autokosten beperkt tot het beroepsgebruik, met een maximum tot 50 procent.