Proper op post

E-mail wordt een noodzakelijk kwaad. Sorteren en filteren is de boodschap, al zien slimme zakenlui al een markt in outsourcing.

Elektronische post was één van de eerste toepassingen op Internet. Nu is het, na de telefoon, het tweede belangrijkste communicatiemiddel aan het worden. Volgens de nieuwsbrief Electronic Mail & Messaging Systems zijn er wereldwijd intussen 263 miljoen elektronische mailboxen. Geschat wordt dat er vorig jaar 6000 miljard e-mailberichten werden verstuurd. In 2000 zou dat, alleen al in de Verenigde Staten, oplopen tot 7000 miljard. E-mail dreigt daarmee het slachtoffer te worden van zijn eigen succes.

“Het belangrijkste probleem voor bedrijven is de beperkte capaciteit van hun verbinding naar Internet. Die link raakt snel overbelast,” zegt project manager Guido Corbesier van e-Mailware Development ( EMD), de nu 65 man sterke groupware- en e-mailspecialist uit Wilsele, die vooral in Lotus Notes-oplossingen is gespecialiseerd. Bekende bandbreedte- vreters zijn de prenten en cartoons die werknemers elkaar wel eens willen toesturen, maar ook nuttiger dingen, zoals discussieforums die via mailinglijsten worden verspreid. “Als vijf mensen in een bedrijf elk afzonderlijk geabonneerd zijn op zo’n mailinglijst, dan komen al die berichten vijf keer over de Internet-link,” zegt Guido Corbesier. E-mailbeheerders zijn er dus op uit om oneigenlijk gebruik van e-mail zoveel mogelijk aan banden te leggen. Dat kan onder meer door bepalingen in het huisreglement of door het instellen van beperkingen op de grootte van doorgestuurde bestanden (een beperking die anders zal liggen in een grafisch bedrijf dan in een administratie).

Een fundamentele oplossing is echter het installeren van een filtersoftware zoals Mimesweeper van Content Technologies of WorldSecure Server van Worldtalk.

Mimesweeper,

dat 121.000 frank kost voor een 100-gebruikerslicentie, werkt voor de e-mailbeheerder als een draaischijf tussen de gewone e-mailprogramma’s en Internet. Het product wordt gepositioneerd als een “controle op inhoud” vis-à-vis de beter bekende firewall-producten, die “controle op toegang” bieden. De naam verwijst overigens naar de”MIME”-standaard die bepaalt hoe allerhande aanhangsels met e-mails kunnen worden meegestuurd.

Mimesweeper, dat onder Windows NT werkt, scant zowel de hoofding als het middenstuk van e-mail én de aanhangsels en bepaalt onder meer:

wie naar wie (of naar welke domeinnamen) e-mail mag sturen of vanwaar iemand e-mail mag ontvangen;

hoe groot de files mogen zijn;

wat er moet gebeuren met bestanden die bepaalde uitdrukkingen bevatten (dit is een middel om junk mail uit te schakelen, maar ook om juridische problemen te vermijden);

welke types bestanden mogen worden ontvangen.

“U kan bijvoorbeeld specificeren dat er vanaf de boekhouding geen Excel-rekenbladen mogen worden uitgestuurd,” lacht Joost Daem, groupware specialist van EMD, die erop wijst dat e-mail de geprefereerde methode is geworden om vertrouwelijke informatie uit een bedrijf te sluizen.

Mimesweeper kan tegelijk worden gebruikt op te beslissen welke e-mails automatisch worden gearchiveerd.

Het hoeft nauwelijks gezegd dat zo’n filterprogramma heel gauw is terugverdiend door besparingen op de capaciteit van de huurlijn naar het Internet.

Kies een gepaste client

Wie niet via het bedrijfsnetwerk naar Internet gaat, moet zijn e-mail zelf zien te beheren. Overtuig u er bijvoorbeeld van dat uw Internet Service Provider effectieve strategieën heeft tegen spam – ongewenste reclamepost. Kies verder een geschikte e-mailclient. Dat is het programma dat het ophalen en de organisatie van uw e-mail regelt. Uw keuze is afhankelijk van verschillende factoren: moet u veel en regelmatig e-mail behandelen, beheren, sorteren? Komt uw post binnen op meerdere e-mailadressen ( accounts)? Wenst u een automatische afhandeling?

Als u veel boodschappen ontvangt, heeft u nood aan goede filter- en sorteermogelijkheden. Alle programma’s laten u toe van uw e-mail in mappen te sorteren, die u vrij kan aanpassen. De automatische sorteermogelijkheden verschillen van programma tot programma: sommigen laten sorteren alleen toe bij ontvangst en/of direct na het lezen (en later niet meer). Anderen laten u op elk moment toe van e-mails automatisch aan mappen toe te wijzen of te wissen.

Off line werken – ontvangen e-mail behandelen zonder dat u in verbinding is met uw provider – behoort tot de standaardmogelijkheden van klassiekee-mailprogramma’s, in tegenstelling tot de zogenaamde webgebaseerde e-mail. Wil u in off line-modus een bericht versturen, dan verhuist dat naar een “outbox”, van waaruit het vertrekt wanneer u terug een verbinding maakt om uw post op te halen en uw berichten te versturen. Op die manier kan u veel goedkoper werken met een inbelabonnement.

E-mailprogramma’s houden ook (mits goed ingesteld) automatisch een kopie bij van de verzonden berichten in een “Sent Items” map.

Enkele populaire e-mailcliëntprogramma’s:

Netscape Messenger is één van de oudste clients en maakt deel uit van de omvangrijke gratis browsersuite Netscape Communicator 4.5. De filtermogelijkheden zijn spartaans, maar er valt mee te leven. Per bericht kan u een combinatie van vijf criteria opgeven, zoals afzender, onderwerp, trefwoord.

Met Eudora kan u eveneens vijf filteracties opstellen. De “Light”-versie is freeware (gratis dus) op http;//www.eudora.com. Als u regelmatig grote volumes post met attachments van meer dan één pop account ontvangt, dan is de investering in het commercieel programma Eudora Pro 4.1 de moeite waard (u kan die voor een proefperiode afhalen). Eudora tracht zoveel mogelijk handelingen te automatiseren en is gebruikersvriendelijk en eenvoudig. Niet voor niets telt het zo’n 18 miljoen gebruikers op dit moment.

Outlook Express, de gratis e-mailclient van Microsoft, wint terrein op Eudora omdat hij automatisch door Windows 98 wordt geïnstalleerd. In Windows 95 was dit e-mailprogramma de Inbox van de meegeleverde Exchange client. Outlook heeft minstens dezelfde filteropties als Eudora Light, is eenvoudig te installeren en gemakkelijk in gebruik. Onder Windows 95 bevatte de Exchange client ook een elektronisch faxprogramma, waardoor u faxen en e-mail in één overzichtelijk scherm samen kon hebben. Deze faxdienst is uit Outlook Express afgevoerd (wat Windows 98 op dit punt een downgrade in plaats van een upgrade maakt). Hij staat nog wel op de Windows 98 cd in een directory voor oude Windows 95 programma’s, maar u moet hem eigenhandig installeren en volgens onze ervaring crasht hij ook meer dan onder Windows 95.

Outlook 98 van Microsoft moet u alleen overwegen als u ook een personal information manager wil. Deze e-mailclient bevat een volledige desktop information manager: e-mail, kalender, contactmanager, takenlijst, dagboek en notablok. Net zoals Outlook Express beschikt het over een goed filtersysteem. Ook standaardantwoorden versturen, behoort tot de mogelijkheden. Outlook 98 kost circa 1000 frank. Het wordt ook meegeleverd bij Office 97.

Er bestaan ook afzonderlijke filterprogramma’s. Axio E-go bijvoorbeeld is makkelijk te installeren en eenvoudig in gebruik.

Een callcenter voor e-mail

Interessant als zakenidee is de nieuwe service die het bedrijf Emilco onlangs in Nederland startte: de antwoorddienst Q.mail. Q.mail is een callcenter voor e-mail. Het richt zich naar bedrijven die hun e-mail niet meer efficiënt kunnen verwerken. Vaak gebeurt het dat een bedrijf een website op het Web plaatst en daarbij “vergeet” dat die aanwezigheid ook e-mail genereert. Als gevolg daarvan blijven e-mails onbeantwoord of komt het antwoord pas weken nadien. Q.mail kan die elektronische post omleiden naar zijn eigen mailboxen. Afhankelijk van het pakket dat de klant kiest, wordt dee-mail dan beantwoord binnen de 1, 4, 8 of 24 uur. De opbouw en het onderhoud van een vraag-en-antwoord-databank behoren ook tot de mogelijkheden. Voor een vast bedrag helpt Emilco e-mail in de bestaande klanteninteractie te integreren. Managing director Han Albers kijkt echter voor expansie niet naar België, maar naar de Scandinavische landen, waar het Internet zoveel populairder is. In afwachting blijft u er goed aan doen, regelmatig uw mailbox te consulteren.

Q.mail: www.emailco.nl

Mimesweeper: www.mimesweeper.com

Volgende week: Webgebaseerde e-mail.

ELS BLOCKEN