Presenteer op een piramide

Een presentatie kan een vakkundig middel zijn om collega’s te informeren, beslissingen voor te bereiden of plannen te maken. Maar niet zelden gaan ze de mist in, zo blijkt uit een studie.

Werknemers zijn gemiddeld ruim negen uur per week bezig met presentaties geven, volgen of voorbereiden. Bij managers is 9,8 procent er zelfs meer dan twintig uur per week aan kwijt. Toch beweren de toehoorders in 47 procent van de gevallen weinig of niets van de presentatie geleerd te hebben. 17 procent van de werkweek wordt besteed aan presentaties die totaal geen (8 %) of weinig effect (9 %) hebben. De return on investment is met andere woorden bepaald mager. Dat blijkt uit een onderzoek van Edouard Gruwez, algemeen directeur van Ogilvy Internal Communications en stichter van het presentatiebedrijf To The Point, en Kaat Vanseer van marktonderzoekscoach De Cijferij. Zij evalueerden 780 presentaties door 273 respondenten in grotere organisaties.

Het grote probleem ligt bij de selectie en de structuur van de informatie. Drie sleutelelementen bepalen de kwaliteit van een presentatie: de inhoud, de slides en de spreker. “Uit dit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid informatie allesbepalend is voor het succes van een presentatie”, zegt Edouard Gruwez, die net To the point uitbracht, een boek over overtuigend presenteren. “Bondige presentaties zijn gemakkelijker te onthouden.” Helaas blijkt 45 procent van de presentaties te lang tot veel te lang is, en 51 procent bevat overbodige informatie.

Een reden is de ‘vloek van de kennis’. Hoe meer iemand over een onderwerp afweet, hoe moeilijker het is er met een publiek over te praten. De informatie die de spreker wil doorgeven, is meestal ingewikkelder dan hij zelf denkt.

Een goede structuur kan hier een oplossing bieden. Gruwez denkt daarbij niet aan een mindmap. “Het probleem daarmee is dat je geneigd bent almaar meer informatie toe te voegen.” Hij vindt het piramidemodel van Barbara Minto (zie illustratie) beter geschikt. Volgens dat model begint de spreker met de kernboodschap. “Nadat je de kernboodschap bepaald hebt, denk je na over de vragen die het publiek zal stellen”, verklaart Gruwez. “Elk antwoord of argument is het begin van een tak onder de hoofdconclusie.” Zo kun je de presentatie van boven naar onderen uittekenen, terwijl de inhoud steeds gedetailleerder wordt.

Pen en papier

Het klinkt misschien vreemd in dit digitale tijdperk, maar het is aan te raden de structuur van een presentatie met pen en papier vast te leggen. “Wanneer we een presentatie op PowerPoint ontwerpen, denken we meteen na over de slides die we zullen gebruiken. We proberen een model uit te tekenen en beelden te vinden om de zaal even aan het lachen te brengen. Daardoor verliezen we de focus op inhoud, terwijl die net de kracht van een presentatie is”, zegt Gruwez. Een interne PowerPoint-specialist kan wonderen doen, vindt hij. “In plaats van elke manager te laten klungelen, zou iemand van de afdeling interne communicatie het in een vierde van de tijd kunnen op basis van goede nota’s en een gesprek.”

Ook de inkleding helpt om de boodschap over te brengen. “Zet je ideeën en boodschappen om naar een herkenbaar beeld”, adviseert Gruwez. Zo herinnert hij zich na vele jaren nog altijd een treffende beeldspraak van zijn oom: “Een goede presentatie is als een minirok. Zo kort mogelijk om ieders aandacht te krijgen, en net lang genoeg om te bedekken wat moet bedekt worden.”

HANS HERMANS