PILLAR. Op budget

Het Amerikaanse Pillar biedt budgetbeheerders een alternatief voor

de klassieke spreadsheetaanpak. In België wierf het bedrijf op een goed jaar tijd 15 klanten.

De budgetteringsklus komt eraan. Een proces dat even populair is als de belastingbrief en waarvoor niet echt veel automatizering bestaat. Spreadsheets, rekenprogramma’s, dat wel. Lotus, Excel, Quattro Pro zijn nog alomtegenwoordig in het bedrijfsleven als er begroot of gerapporteerd moet worden. Maar sinds een paar jaar toont Pillar, een Amerikaans bedrijf met een groeiende aanhang in België, dat het beter kan.

Delacre in Zaventem is het konsolidatiecentrum voor de Europese koekjesaktiviteiten van de Campbell Soup Company, die in België verder nog onder andere Godiva (pralines) en Continental Foods (Devos-Lemmens) kontroleert. Zaventem is één van de twee informaticacentra van Campbell in Europa en draait op 4 IBM AS/400-minicomputers, verbonden met lokale AS/400-systemen en gekoppeld aan pc-platformen.

“Voordien voerden wij een deel van het budget in op AS/400. Dat werd dan voor verdere aanvulling en bewerking in spreadsheets op pc’s geladen, en vervolgens terug naar de AS/400 gestuurd, ” beschrijft Frans Van den Cruijce, supervisor financial planning van Delacre. “Er gingen heel wat gegevens over en weer en sommige van die spreadsheets waren zeer groot, in de orde van 10 MB. Dat is niet zo erg als je budget meteen wordt goedgekeurd, maar dat is zelden het geval. Je moet dus een tweede of zelfs een derde versie maken en dan het verschil tussen die ontwerpen tonen. Heksenwerk. “

Delacre kent één jaarlijkse budgetteringscyclus met maandelijkse kontroles en herzieningen. Vorige zomer schreef de koekjesbakker verschillende softwarehuizen aan over zijn probleem en nodigde ook Pillar Europe uit voor een prezentatie. Pillar is jong en gretig in Europa, waar de koers uitgezet wordt door Guy Davison, een veteraan in België in de financiële beheersoftware (MSA, Ross Systems). “Het was een one product company, dat stond ons erg aan, ” zegt Van den Cruijce over de eerste appreciatie binnen het Delacre-projektteam. Hij noemt de Pillar-produkten voor budgettering (FYPlan) en opvolging (FYControl) “van een bekoorlijke eenvoud, geen 100 toeters en bellen, maar wel performant”. Dat was ook nodig, want de eisen zijn hoog. “Wij willen in staat zijn om verlies-en-winstrekeningen te maken per markt én per produkt, ” aldus Van den Cruijce, die vaststelt dat de langste konsolidatie op zijn systeem vandaag amper een half uur in beslag neemt.

GROUPWARE.

Pillar heeft de voordelen van zijn jeugd. De software is geschreven in de moderne C++ taal en met objektgeoriënteerde programmeertechnieken. Ze draait onder Windows en Macintosh (door elkaar), op alle bekende netwerkbesturingssystemen en zelfs zonder netwerk. Cruciaal : ze laat zich goed inpassen in de beslissingsprocedures van een bedrijf. Van bij de start zijn de Pillar-produkten namelijk gekoncipieerd naar de principes van wat nu groupware heet, software die er rekening mee houdt dat bedrijfsinformatie en -plannen in interaktie met vele medewerkers en managementniveaus tot stand komen. Lotus Development is met Notes toonaangevend in deze markt en managing director Marc Melviez van Pillar Europe NV ook al een oudgediende van Ross Systems omschrijft zijn produkt dan ook graag als “een Lotus Notes voor budgettering en opvolging”.

Kern van de funktionaliteit van de Pillar-produkten is een database die haar gegevens put uit de klassieke administratieve systemen van een bedrijf (grootboek, produktieplanning, personeelsbeheer, enz…). De database omvat de profielen van al wie bij het budgetteringsproces is betrokken : welke informatie hij behoeft, welke gegevens hij mag inkijken of wijzigen, aan wie hij rapporteert, enzomeer. De software zorgt er dan automatisch voor dat het middenmanagement (de “consolidators”) en het lijnmanagement (de “satellites”) een replica krijgen van “hun” stuk van de bedrijfsdatabase. Verder zijn deze gebruikers autonoom.

“Het produkt komt nogal bloot, zoals een spreadsheet. Je moet zelf je produkten inbrengen, je markten definiëren, enzovoort. Maar eenmaal dat gebeurd is, begint het te leven. Het weet wat een balans is en wat een winst-en-verliesrekening is. Je kan relaties gaan leggen, al moet je ook die zelf definiëren, ” vertelt Van den Cruijce.

Die modelleerbaarheid is één van de sterke punten van het Pillar-pakket. “Gebruikers kunnen meer doen dan cijfers in formulieren stoppen, ze kunnen zelf rapporten opmaken, daardoor is er veel meer betrokkenheid”, stelt Van den Cruijce. Wie wil, kan nog altijd met zijn spreadsheet blijven werken, en de gegevens via de klassieke import- en exporttechnieken overbrengen naar Pillar (en vice versa).

De konsolidatie zelf volgt de klassieke hiërarchische weg : van satelliet naar konsolidatiecentrum (“mothership” in Pillars terminologie) naar hoofdkwartier.

Delacre tekende het kontrakt in november, investeerde alles samen ca. 2,5 miljoen frank in één mothership- en 5 pc-licenties en in 20 dagen consultancy van Pillar zelf. Daarbij kwam nog eens anderhalf miljoen voor de aankoop van een server en een Pentium-werkstation. In drie maanden was de toepassing operationeel.

Om de holding van de investering te overtuigen, maakte Delacre zich sterk dat de investering in minder dan één jaar zou worden teruggewonnen, onder andere door een aanwerving te vermijden, en dat de verbeterde besluitvorming zou toelaten de winstmarge op de nettoverkoop met 0,1 % te verhogen.

Niet dat de beslissing gemakkelijk was. “De holding deelde onze keuze niet, ” geeft Van den Cruijce toe. Ook Comshare, producent van beheersmiddelen voor het topmanagement, was immers in de running voor het kontrakt. Zowel Campbell (buiten de VS) als Delacre gebruikten al Comshare-software (Commander Financial Data Consolidation), vandaar de voorkeur voor Comshare op holdingniveau. Een dispuut dat zich intussen vanzelf oploste door de recente overname van Pillar door Hyperion Software en door de keuze van Campbell (in de VS) voor Hyperion konsolidatiesoftware anderzijds.

Niet alles is goud wat blinkt, natuurlijk, ook niet in software. Cijfers die vroeger tien dagen mochten uitblijven, verwacht Campbell nu na 8 dagen…

BRUNO LEIJNSE

MARC MELVIEZ (PILLAR EUROPE) Software met een prima rendement.