Oude pc’s veroorzaken duur tijdverlies

In tijden van crisis proberen veel bedrijven hun niet-strategische kosten terug te dringen. Als er moet worden bespaard, is het informaticapark vaak de klos. Maar volgens François Bryssinck hebben zulke bezuinigingen vaak een averechts effect.

Een minuut over negen. Ik kom aan op kantoor en zet mijn computer aan. Terwijl die opstart, wandel ik naar de koffieautomaat, groet ik in het voorbijgaan een collega en vraag ik aan een andere collega of die een leuk weekend had. Nog even wachten – intussen is mijn kopje koffie alweer leeg – en kijk, mijn computer is klaar om aan de slag te gaan. Het is 9.06 uur.

“Als je naar de loonkosten kijkt, vertegenwoordigen vijf minuten tijdverlies per dag nochtans een niet te verwaarlozen onkost”, beweert François Bryssinck, managing partner bij Megabyte, een Belgische leverancier van informaticadiensten. Hij heeft het uitgerekend: over een heel jaar bekeken, bedraagt het verlies 1133 euro voor een kaderlid, 517 euro voor een operationele medewerker en 417 euro voor een junior. “En daar blijft het niet bij. Want een oude pc is niet enkel bij het opstarten traag. Als we ervan uitgaan dat het verwerken van de informatie gemiddeld 5 procent trager gaat, lopen de latente verliezen op tot 5440, 2480 of 2000 euro per jaar, afhankelijk van het niveau van de werknemer.” En maakt hij de omgekeerde berekening, dan constateert hij dat vier, tien of twaalf minuten tijdwinst per dag (opnieuw afhankelijk van het niveau van de werknemer) volstaan om de investering in een nieuwe pc te verantwoorden.

Respecteer de afschrijvingstermijn

Computers – en informaticamateriaal in het algemeen – kunnen in de balans van de onderneming bij de activa worden ondergebracht en dus over meerdere jaren worden afgeschreven. “Doorgaans bedraagt de afschrijvingstermijn drie tot vijf jaar”, aldus Bryssinck, die eraan toevoegt dat de daadwerkelijke levensduur van een com- puter deze boekhoudkundige levensduur eigenlijk niet mag overschrijden. “Nogal wat kmo-bazen zijn uit zuinigheid geneigd om de levensduur van hun computers nog wat te rekken. Terwijl de prestaties van de toestellen inmiddels zo sterk gedaald zijn dat investeren in nieuwe toestellen gerechtvaardigd is. In grotere bedrijven bestaat ook het risico dat de IT-afdeling een besparingsplan naar voren schuift om de directie ter wille te zijn en het dan aan de stok krijgt met alle operationele medewerkers die ontevreden zijn over hun materiaal.”

Opruimen en defragmenteren

Iedereen weet dat de snelheid waarmee computers werken daalt naarmate er meer op staat. “Er zijn twee zaken die een computer vertragen: een volle harde schijf en zware applicaties”, aldus Bryssinck. “Ook e-mails zijn een plaag: met een propvolle inbox zal iedere zoektocht naar een mail de prestaties van de computer nog wat doen afnemen.” De oplossing? Klasseren, schrappen, schiften. “Ik kan alleen maar aanraden om geregeld een grote schoonmaak te houden en de harde schijf af en toe te defragmenteren. Bij zo’n defragmentatie worden versnipperde bestanden opnieuw samen gezet op de harde schijf, zodat je er sneller toegang tot krijgt. Een externe harde schijf gebruiken om de geheugencapaciteit op te drijven en de computer langer te kunnen gebruiken, is een bedrieglijke oplossing: je zult het toestel nog zwaarder belasten en dus zal de rekensnelheid nog verder dalen.”

Ook al maakt u enthousiast gebruik van de deletetoets, na enkele jaren zal uw computer hoe dan ook minder goed presteren. “Maar door de onophoudelijke technologische ontwikkelingen in de informatica – vooral bij de processors – kunnen we er van op aan dat er bijna elk jaar een nieuwe generatie krachtiger computers op de markt komt. En vaak zijn die goedkoper dan die van de vorige generatie.” Bryssinck is trouwens zeer te spreken over Windows 7: “Een stap vooruit bij het raadplegen van informatie.”

Cloud computing: de mirakeloplossing?

Zal het steeds populairdere cloud computing – dat gebruikmaakt van het internet en van externe servers om applicaties uit te voeren en content te bewaren – al deze problemen oplossen? “In theorie wel. Maar in de praktijk vertrouwen heel weinig bedrijven voor de volle 100 procent op cloud computing . Ten eerste blijft het vrij duur, ten tweede zijn sommige applicaties – pdf-bestanden inlezen bijvoorbeeld – nog altijd erg traag via de cloud.” Wie veel met grafieken en simulatiesoftware werkt, verkiest vaak de veiligheid van een lokale server.

En een informaticus aanwerven? Tenzij de kernactiviteit van de onderneming verband houdt met IT, heeft het voor een bedrijf met minder dan honderd personeelsleden zelden zin om een informaticus in dienst te nemen, meent Bryssinck. “En niets is erger dan een informaticus die te veel tijd heeft. Hij zal de verveling verdrijven met het opzetten van systemen waar hij alleen wijs uit raakt.” Kleine structuren kunnen uiteraard wel een beroep doen op een externe informaticus voor het installeren van een firewall, voor updates, voor het beheren van de ruimte op de server en voor kleine onderhoudsbeurten.

Economisch, niet ecologisch

Het informaticapark geregeld vernieuwen mag dan een must zijn om de productiviteit van de onderneming op peil te houden, we kunnen ons afvragen of zo’n beleid niet indruist tegen maatschappelijk verantwoord ondernemen. “Het klopt dat de korte levensduur van het informaticamateriaal nogal wat vragen van ecologische aard doet rijzen”, zegt François Bryssinck. “Tot hier toe heb ik puur economisch geredeneerd. Anderzijds bestaat er in de ontwikkelingslanden momenteel veel vraag naar tweedehandscomputers. Misschien kunnen bedrijfsleiders op die manier hun geweten sussen.”

CAMILLE VAN VYVE

“Een externe harde schijf gebruiken om de geheugencapaciteit op te drijven, is een bedrieglijke oplossing”