Ontslag van een werknemer welke opzegtermijn moet u naleven?

Als u de arbeidsovereenkomst met een werknemer beëindigt, moet u een opzegtermijn naleven of een opzegvergoeding betalen. Maar hoe moet u die berekenen? En moet u dan ook rekening houden met bijvoorbeeld de waarde van de firmawagen en de maaltijden in de kantine?

De auteur is advocaat-vennoot en gespecialiseerd in arbeidsrecht.

Als u met een werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt afgesloten, kunt u dat contract niet van de ene op de andere dag beëindigen. Tenzij de werknemer het daar mee eens is of u de werknemer terecht en correct ontslaat om een dringende reden. In alle andere gevallen moet u een opzegtermijn naleven waarin u de werknemer verder in dienst houdt.

Maar misschien wilt u de werknemer helemaal geen opzegtermijn geven en hebt u liever dat hij meteen wegblijft (u wilt bijvoorbeeld dat hij niet meer met klanten in contact komt, of uw andere werknemers willen niet meer met hem samenwerken). In dat geval moet u aan de werknemer een opzegvergoeding betalen. Hetzelfde geldt trouwens als u ten onrechte een medewerker hebt ontslagen om een dringende reden of als u eenzijdig ontoelaatbare wijzigingen aanbrengt aan de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld een vermindering van het loon).

Hoe lang is de opzegtermijn?

De duur van de opzegtermijn die u moet geven, wordt in de eerste plaats bepaald door het statuut van de werknemer: arbeider of bediende (of handelsvertegenwoordiger). Arbeiders kunnen namelijk meestal met een veel kortere opzegtermijn worden ontslagen dan bedienden.

De opzegtermijnen voor arbeiders verschillen naargelang van de bedrijfstak en/of het paritair comité waaronder uw onderneming valt. Wenst u een arbeider te ontslaan, dan moet u nagaan welke termijnen voor uw sector gelden. U kunt dat navragen bij uw sociaal secretariaat. Is er voor uw sector niets specifieks voorzien, dan zijn de termijnen als volgt:

anciënniteit tussen 6 maanden en 5 jaar: 35 dagen

anciënniteit tussen 5 en 10 jaar: 42 dagen

anciënniteit tussen 10 en 15 jaar: 56 dagen

anciënniteit tussen 15 en 20 jaar: 84 dagen

anciënniteit van meer dan 20 jaar: 112 dagen.

Voor arbeiders die minder dan zes maanden in dienst zijn, kunt u een kortere opzegtermijn voorzien, maar niet korter dan zeven werkdagen. Dat kunt u zowel in de arbeidsovereenkomst als in het arbeidsreglement opnemen, hoewel er over dat laatste discussie bestaat.

Bij bedienden is de opzegtermijn vooral afhankelijk van het loon dat de bediende bij u verdient. Ook de anciënniteit is hier van groot belang. Voor de minst verdienende bedienden (brutojaarloon tot 26.912 euro, loongrens 2005) geldt als regel dat u een opzegtermijn moet geven die minstens drie maanden bedraagt per begonnen periode van vijf jaar dienst. Aan een bediende met dertien jaar dienst moet u dus een opzegtermijn van minimaal negen maanden geven. Een bediende met een anciënniteit van zeventien jaar heeft dan weer recht op een termijn van twaalf maanden.

Voor andere bedienden (die in 2005 meer dan 26.912 euro verdienen) moet de opzegtermijn worden vastgesteld in overeenkomst met de bediende of door de rechter. De overeenkomst met de bediende kunt u ten vroegste afsluiten op het moment dat de opzeg wordt gegeven. Theoretisch gezien bent u op dat moment overigens vrij eender welke opzegtermijn af te spreken. Alleen weten bedienden meestal maar al te goed wat de minimale termijn is die ze van een rechter zouden krijgen. Zodat ze wellicht alleen akkoord zullen gaan met een termijn die hun rechten niet te veel uitholt.

Wat is de formule-Claeys?

Sinds een aantal jaren bestaat de mogelijkheid om voor bedienden die meer dan 53.825 euro (loongrens 2005) verdienen, de opzegtermijnen vast te leggen in een overeenkomst die op het moment van de indiensttreding wordt afgesloten. Op die manier kunt u als werkgever de kosten van het ontslag van een ‘hogere’ bediende proberen te drukken. Houd er wel rekening mee dat u ook bij de indiensttreding geen willekeurige opzegtermijn kunt vastleggen. U moet de hogere bediende minstens drie maanden geven per begonnen periode van vijf jaar, dus evenveel als de ‘lagere’ bedienden.

Het gebeurt zeer vaak dat een discussie over de opzegtermijn van hogere bedienden uiteindelijk eindigt voor de rechtbank. Als de partijen niet tot een akkoord komen, is het inderdaad aan de rechtbank om de opzegtermijn te bepalen. In de praktijk geeft de werkgever meestal een opzegtermijn in een opzegbrief. Vindt de werknemer die te kort, dan kan hij naar de rechtbank stappen om een zogenaamde aanvullende opzegvergoeding te vragen.

Bij zijn uitspraak moet de rechter rekening houden met een minimumgrens: drie maanden per begonnen termijn van vijf jaar anciënniteit. Voor het overige moet de opzegtermijn rekening houden met de mogelijkheid voor de werknemer om spoedig een gelijkwaardige betrekking te vinden. Hier spelen onder meer de leeftijd en anciënniteit van de bediende een rol, het belang van zijn functie en het loon dat hij verdiende.

Er werden allerlei formules voor de opzegtermijnen uitgewerkt om te grote verschillen tussen de verschillende rechterlijke uitspraken te vermijden. De bekendste (en ook meest gebruikte) is de zogenaamde formule-Claeys. Die gaat bijvoorbeeld als volgt:

(anciënniteit x 0,88) + (leeftijd x 0,06) + (jaarloon in duizendtallen x 0,033) x (112,59 : index maand ontslag (basis 96)) – 1

In dit voorbeeld treedt een bediende, geboren op 31 maart 1964, bij zijn werkgever in dienst op 1 juni 1996. Hij had op de datum van zijn ontslag een jaarloon van ongeveer 37.000 euro. Hij wordt ontslagen met een opzegtermijn die begint op 1 december 2005. De opzegtermijn die moet worden nageleefd volgens de formule-Claeys is elf maanden.

Hoewel de formule-Claeys in de praktijk vaak richtinggevend is, geldt hij niet als wet. De rechter hoeft er geen rekening mee te houden. Toch blijkt dat heel wat rechters zich bij hun uitspraak naar deze schaal richten.

Een ontslagen bediende die een andere baan vindt tijdens de opzegtermijn, kan op zijn beurt de arbeidsovereenkomst beëindigen door een tegenopzegging te geven. Hij hoeft dus de termijn die hij kreeg niet uit te doen. De duurtijd van de tegenopzegging varieert tussen een maand en maximaal vier maanden, afhankelijk van het loon van de bediende.

Hoe hoog ligt de opzegvergoeding?

Als u de arbeidsovereenkomst van een werknemer beëindigt zonder een (voldoende lange) opzegtermijn na te leven, kan de werknemer van u een (aanvullende) opzegvergoeding vragen. Om die vergoeding te berekenen, moet u eerst nakijken welke opzegtermijn u normaal had moeten geven. Ging het ontslag onmiddellijk in, dan vormt de normale opzegtermijn de basis voor de opzegvergoeding. Hebt u een te korte termijn gegeven, dan moet u een aanvullende opzegvergoeding betalen. De basis voor de berekening is dan de normale opzegtermijn, verminderd met de door u gegeven termijn.

Vervolgens moet u de opzegtermijn die u (al dan niet bijkomend) eigenlijk moest naleven, vermenigvuldigen met het loon van de werknemer. Op die manier krijgt u de uiteindelijke opzegvergoeding. De vergoeding is namelijk gelijk aan het lopende loon dat overeenstemt met de duur van de opzegtermijn. Bij het lopende loon moeten wel de verworven voordelen worden geteld.

Om het lopende loon te bepalen, moet eerst het jaarloon van de werknemer worden samengesteld en daarna door twaalf gedeeld. Het loon waar de werknemer recht op heeft op het ogenblik dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, omvat het vaste maandloon, commissielonen, aandelen in de winst, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, bonussen enzovoort.

Maar dat is nog niet alles. Ook andere voordelen die zijn verworven volgens de arbeidsovereenkomst moeten worden meegeteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor voordelen in natura zoals het privé-gebruik van een bedrijfswagen, het privé-gebruik van een gsm, gratis huisvesting die u de werknemer verschaft, goedkope maaltijden die u in het bedrijfsrestaurant verstrekt… Hierbij moet de werkelijke waarde van de voordelen in natura worden bepaald. Voor een wagen kan het bedrag trouwens aanzienlijk zijn. Bedragen van 500 euro per maand en meer vormen geen uitzondering. Hoe groter de wagen, hoe hoger het voordeel dat in de berekening wordt meegeteld.

Hetzelfde geldt voor premies voor een groepsverzekering die u als werkgever betaalt. Tenminste, als het bedrag dat u als werkgever voor de werknemer betaalde ook bepaalbaar is. Ook premies die u betaalt voor een hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques en dergelijke moeten worden meegeteld.

Bijkomende vergoedingen

Op deze regels bestaan er een aantal uitzonderingen en nuances. Die zouden ons echter te ver leiden. Houd er wel rekening mee dat er voor bepaalde categorieën van werknemers een ontslagbescherming bestaat. Dat is bijvoorbeeld zo voor werknemers die deelnemen aan sociale verkiezingen, zwangere werkneemsters enzovoort. Die werknemers kunt u niet zomaar ontslaan. Doet u dat toch, dan riskeert u bijzonder zware vergoedingen te moeten betalen. Voorzichtigheid is hier de boodschap.

Ontslaat u een arbeider, dan moet u erop letten dat het ontslag naderhand niet als willekeurig wordt aangezien. Bij discussies daarover zal u moeten bewijzen dat het ontslag te wijten was aan redenen die verband houden met de geschiktheid of het gedrag van de arbeider of met de goede werking van de onderneming. Kunt u dat bewijs niet leveren, dan bent u aan de arbeider een bijkomende vergoeding van (meestal) zes maanden loon verschuldigd.

Ook een bediende kan een bijkomende vergoeding vragen wegens rechtsmisbruik. Maar dat risico is heel wat beperkter. En de vergoedingen die hier worden toegekend zijn meestal aan de lage kant.

Bij het ontslaan van een handelsvertegenwoordiger bent u hem mogelijk ook een zogenaamde uitwinningsvergoeding verschuldigd. Dat is een vergoeding die de vertegenwoordiger krijgt voor het cliënteel dat hij heeft aangebracht. Die vergoeding bedraagt minimaal drie maanden loon en neemt toe naargelang van de anciënniteit van de handelsvertegenwoordiger.

Jan Roodhooft