Het is exact drie jaar geleden dat de regering-Di Rupo sleutelde aan de ontslagregels. Sindsdien kan je als werkgever maar beter duidelijk zijn over de redenen voor ontslag. Tijd voor een evaluatie.
Sinds 1 april 2014 hebben ontslagen werknemers het recht de redenen van hun ontslag te vragen aan de werkgever. Tot dan was de werkgever niet verplicht zijn motieven formeel bekend te maken. Op het C4-formulier is wel in een rubriek voorzien om de ontslagreden aan te duiden, maar dat is veeleer een administratieve vereiste van de RVA dan een arbeidsrechtelijke kwestie. “Dat wilde nog niet zeggen dat je werknemers om eender welke reden kon ontslaan. Alleen was je als werkgever niet verplicht die redenen formeel kenbaar te maken”, zeggen de advocaten Emmanuel Plasschaert en Evelien Jamaels van Crowell & Moring. Sinds de hervorming van 2014 is dat anders.
Wanneer de werknemer de redenen voor zijn ontslag wil vragen, moet dat gebeuren via een aangetekende brief en binnen de twee maanden na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Gaat de werkgever daar binnen de twee maanden niet op in, dan kan een boete van twee weken loon worden opgelegd. Wanneer de werknemer vindt dat zijn ontslag ‘kennelijk onredelijk’ was, dan kan hij naar de rechtbank stappen om een schadevergoeding te eisen. Krijgt de ontslagen werknemer gelijk van de rechtbank, dan riskeert de werkgever een boete van 3 tot 17 weken loon.
Kennelijk onredelijk
Plasschaert omschrijft de schriftelijke ontslagmotivering als een tweesnijdend zwaard. “In sommige gevallen houdt het voor de werknemer een gevaar in. Zeker als hij zelf boter op het hoofd heeft”, zegt Plasschaert. Als de reden voor ontslag te maken heeft met het gedrag van de werknemer, dan staat dat meteen ook zwart op wit. De RVA kan vragen de schriftelijke ontslagmotivering in te kijken. Bij fouten door de werknemer kan de RVA vervolgens zelfs de werkloosheidsuitkering schorsen. “Omgekeerd kan een schriftelijke ontslagmotivering ook fungeren als een aanbeveling, bijvoorbeeld wanneer de werkgever duidelijk aangeeft dat er louter economische redenen aan de grondslag van het ontslag liggen.” Als werknemer sta je dus het best even stil bij de consequenties van een ontslagmotivering.
Werknemers die de ontslagredenen betwisten, kunnen daarmee naar de rechtbank stappen. Ze moeten dan bewijzen dat het ontslag ‘kennelijk onredelijk’ was. Dat is het geval als het ontslag niets te maken heeft met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer. Ook als het ontslag niets te maken heeft met de gang van zaken in het bedrijf (een reorganisatie of economische redenen) is het ‘kennelijk onredelijk’. Met andere woorden, het gaat om een ontslag dat een redelijke werkgever in normale omstandigheden nooit zou geven.
Over wat ‘kennelijk onredelijk ontslag’ precies betekent, is sinds 2014 nog maar in enkele tientallen rechtszaken een uitspraak gedaan. “In de meeste gevallen krijgen werkgevers een sanctie als ze lichtzinnig zijn omgesprongen met het ontslag”, zegt Jamaels. Zo is er het geval van een werkgever die ongewettigde afwezigheid opgaf als reden, terwijl bleek dat de werknemer helemaal niet de tijd kreeg om te verwittigen. Of nog: een werkgever die de opgegeven ontslagreden niet kon bewijzen, terwijl de werknemer wel kon aantonen dat het ontslag een represaillemaatregel was als gevolg van legitieme eisen. In andere gevallen oordeelde de rechtbank dan weer dat het ontslag wel geoorloofd was, bijvoorbeeld omdat de werkgever kon aantonen dat er klachten waren van klanten over de werknemer.
Geen lawine
Tot dusver hebben de nieuwe regels nog niet geleid tot een lawine van rechtszaken. Integendeel zelfs. Voor een groot deel is dat het gevolg van een belangrijke wijziging in de wetgeving. Vroeger vochten bedienden sowieso hun ontslag al zelden aan omdat de bewijslast bij hen lag. “En als ze dan toch gelijk kregen van de rechtbank, kregen ze meestal een forfaitaire schadevergoeding van bijvoorbeeld 1000 of 2000 euro. Het was niet echt de moeite om daar een lange procedure voor aan te spannen”, zegt Plasschaert.
Voor arbeiders lag dat helemaal anders. Daar lag de bewijslast bij de werkgever. Nu moet ook de arbeider aantonen dat het ontslag kennelijk onredelijk was, op voorwaarde dat de werkgever de ontslagredenen correct en tijdig meedeelt. Bovendien bedroeg de schadevergoeding voor arbeiders bij een onterecht ontslag zes maanden loon. “Daardoor stapten arbeiders bij vage ontslagredenen veel sneller naar de rechter”, zegt Plasschaert. “Met een schadevergoeding van drie tot maximaal zeventien weken, voor zowel arbeiders als bedienden, is dat al veel minder interessant.”
Daarnaast blijken rechters te worstelen met de straffen. “Het is al niet altijd eenvoudig uit te maken wat kennelijk onredelijk is en wat niet, maar om dat vervolgens te bestempelen als een lichte of een zware vorm van kennelijke onredelijkheid is nog moeilijker. Daarom kiezen de meeste rechters voor de gulden middenweg en leggen ze een sanctie op van acht à tien weken loon. Nog maar één keer is de maximale zeventien weken loon opgelegd”, zegt Jamaels.
Welke lessen kunnen werkgevers trekken uit de rechtszaken die sinds de nieuwe regeling zijn aangespannen? “Het belangrijkste is toch zowel het ontslag als de motivering goed voor te bereiden. Daar wringt nog te vaak het schoentje”, merkt Plasschaert. Economische redenen of noodwendigheid van de onderneming vallen relatief makkelijk te bewijzen, bijvoorbeeld met het verlies van een belangrijke klant of met verliescijfers. Redenen die verband houden met het gedrag van de werknemer zijn moeilijker te bewijzen. “Vooral in kmo’s gebeurt het nog geregeld dat er een grote ontevredenheid is over een werknemer, tot er op een dag iets gebeurt waardoor de emmer overloopt en meteen wordt overgegaan tot ontslag. Op dat moment kan je al maar beter bewijzen hebben verzameld. Die heb je niet als je de werknemer alleen maar mondeling aanspreekt op zijn gedrag”, zegt Plasschaert.
“Het personeelsdossier moet wat rigoureuzer worden bijgehouden, zeker als er negatieve elementen opduiken”, zegt Jamaels. “Dat kan je doen door verwittigingsbrieven te versturen, al valt het af te raden voor het minste zo’n brief te versturen. Ook de evaluaties zijn een goed instrument om opmerkingen over gedrag te formaliseren. Als er over een werknemer klachten komen van klanten, dan is het raadzaam die goed bij te houden. Als je een werknemer mondeling ergens op aanspreekt, stuur dan achteraf nog eens een mailtje met een samenvatting van het gesprek. Zo stel je een compleet personeelsdossier samen. De grootste uitdaging is een gezond evenwicht te vinden tussen een gezond personeelsbeheer waarbij niet voor elk incidentje een ingebrekestelling wordt opgemaakt, maar waar bij ernstige voorvallen wel nota’s van worden opgesteld”, adviseert Plasschaert.
Sven Vonck
“Het personeelsdossier moet wat rigoureuzer worden bijgehouden, zeker als er negatieve elementen opduiken” Evelien Jamaels
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier