‘Een woon-werkvergoeding blijven betalen voor onbestaand woon-werkverkeer? Eigenlijk kan dat niet’

‘Heel wat bedrijven betalen geen vergoeding voor coronathuiswerk. Ze kijken liever nog de kat uit de boom.’ Dat zegt Jef Wellens, fiscalist bij Wolters Kluwer.

Door de coronacrisis werken veel werknemers niet langer op kantoor maar thuis. Werknemers, ambtenaren en bedrijfsleiders kunnen voor telewerk – dat is thuis werken tijdens de normale kantooruren – al jaren een belastingvrije kostenvergoeding krijgen van hun werkgever of onderneming. Voor het gebruik van de eigen computer en internet is dat 40 euro per maand: 20 euro voor de computer en 20 euro voor internet. Daarnaast kunnen nog andere kosten – zoals voor verwarming, elektriciteit, bureauruimte en kantoormateriaal – belastingvrij worden vergoed. Daarvoor gelden geen vaste bedragen. Ze variëren de functie en worden doorgaans vastgelegd in een ruling met de fiscus. Maar de coronacrisis heeft een en ander in een stroomversnelling gebracht.

Om een lawine aan individuele aanvragen te counteren, stelde de rulingdienst bij de uitbraak van de crisis een standaardformulier ter beschikking waarmee bedrijven voor hun thuiswerkend personeel een belastingvrije vergoeding voor bureaukosten kunnen aanvragen. Die bedraagt 126,94 euro per maand, voor elk personeelslid ongeacht de functie. De RSZ hanteert al langer eenzelfde kostenforfait voor de vrijstelling van sociale bijdragen.

Die thuiswerkvergoeding is nu verankerd in een circulaire. Dat betekent dat de werkgever de vergoeding automatisch kan toekennen, zonder voorafgaande rulingaanvraag. De vergoeding geldt algemeen – niet alleen voor coronathuiswerk, maar ook voor thuiswerk na corona. De vergoeding is intussen geïndexeerd en bedraagt sinds april 129,48 euro per maand. Ze kan worden toegekend zodra de werknemer minstens vijf dagen per maand thuis werkt. De vergoeding dekt bureaukosten. Dat zijn de afschrijving of de huur van een bureau, kantoorbenodigdheden, printer- en computermateriaal, water, elektriciteit, verwarming, onderhoud, verzekering en onroerende voorheffing.

Maar hoe zit het met de vroegere maandvergoeding van 40 euro voor de eigen computer en het internet? Kan die nog boven op de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro worden toegekend? Sociaalrechtelijk kan dat zeker. De RSZ bevestigt dat uitdrukkelijk. In de RSZ-regeling worden bureaukosten trouwens veel enger omschreven dan in de fiscale regeling, waar de vergoeding ook kosten voor printer- en computermateriaal dekt. De cumul van beide vergoedingen komt niet aan bod in de circulaire. Meer nog, ze stelt dat “de thuiswerkvergoeding niet mag worden gecombineerd met andere vergoedingen voor bureaukosten”. Maar een computer en internet vallen, naar verluidt, niet onder het begrip ‘computermateriaal’, en dus ook niet onder de bureaukosten waarvoor de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro geldt. De meeste werknemers werken thuis met de laptop van hun werkgever. De cumul blijft dus ook fiscaal mogelijk, maar is in tegenstelling tot de RSZ-regeling geen automatisme. Wil de werkgever naast de belastingvrije thuiswerkvergoeding van 129,48 euro ook nog een belastingvrije vergoeding van 40 euro toekennen omdat de werknemer zijn eigen computer en internet thuis gebruikt, dan moet hij nog altijd het akkoord van de rulingdienst vragen.

Toch betalen heel wat bedrijven geen vergoeding voor coronathuiswerk. Ze kijken liever nog de kat uit de boom. Ze voeren geen nieuwe thuiswerkvergoeding in, maar bestendigen de bestaande werknemersvoordelen, zoals een bedrijfswagen, maaltijdcheques en de tussenkomst in het woon-werkverkeer. Voor de bedrijfswagen – het belastbare voordeel hangt niet af van het woon-werkverkeer – en maaltijdcheques – één cheque per gepresteerde werkdag, ongeacht of dat op kantoor of thuis is – stelt zich geen probleem. Maar een woon-werkvergoeding blijven betalen voor onbestaand woon-werkverkeer? Eigenlijk kan dat niet. Dat is een gewone bezoldiging, zonder belastingvrijstelling.