LOTUS NOTES. Groepswerk

Het Lotus-programma Notes legt een nieuwe manier op om toegang te krijgen tot het informatieverkeer in een onderneming. Microsoft en Novell maken zich alvast klaar om dezelfde weg in te slaan.

Notes van Lotus kan eigenlijk worden vergeleken met een schoenenwinkel in een groot commercieel centrum. Op zichzelf is hij niet echt rendabel, maar als er zich konkurrenten komen vestigen, stroomt de massa toe.

Lotus ontwikkelt al verschillende jaren een zeer volledige groupware een programma om teamwerk te vergemakkelijken bedoeld voor een betere verdeling en uitwisseling van gegevens die over een netwerk verspreid zijn. Notes gaat oneindig veel verder dan een e-mailsysteem. Bedrijven zoals Coopers & Lybrand, General Motors, Hewlett-Packard, Price Waterhouse of, in België, de IPPA-bank hebben het programma al geïnstalleerd. In totaal wordt het systeem door meer dan twee miljoen mensen over de hele wereld gebruikt. In de nog jonge markt van de groupware is dat ongetwijfeld nog maar het begin : het aantal verkochte licenties verdubbelt elk jaar. Het gaat om een echt client/server-programma waar de gegevens uit verschillende bronnen op het netwerk komen.

IBM KOOPT LOTUS.

IBM beschouwt dit programma als een hefboom waarmee de overmacht van Microsoft op het vlak van software voor kleine en middelgrote systemen aan het wankelen kan worden gebracht. Het bedrijf van Lou Gerstner kondigde in juni aan dat IBM het verlieslatende Lotus voor 100 miljard frank had overgenomen.

Enkele geduchte konkurrenten verschijnen aan de horizon : Microsoft met Exchange, en Novell met de toekomstige versie van Groupwise. Deze bedrijven zijn allemaal aktief op het gebied van groupware met toepassingen voor taken- en tijdsbeheer voor groepswerk (de zogenoemde scheduling) en e-mail.

Er is een voor de hand liggende verklaring voor deze samenlopende belangen. Ze is gebaseerd op één vaststelling : de pc kan de produktiviteit in de bedrijven nog nauwelijks verhogen. Windows 95 op een computer installeren, is vooral een kwestie van komfort en gebruiksvriendelijkheid. De volgende etappe van de bedrijfsinformatizering loopt langs een beter beheer van het lokale netwerk (LAN) waarmee heel wat bedrijven zijn uitgerust.

In het Amerikaanse tijdschrift Fortune verklaarde Jim Manzi, ex-gedelegeerd bestuurder van Lotus, dat niemand kan bewijzen dat een geïsoleerde pc ook rendabel is. “We denken dat de produktiviteit alleen nog kan worden verhoogd als het groepswerk met computers ingang vindt en individuen worden geïntegreerd in organizaties die op teams zijn gebaseerd. ” De toekomst is aan de programma’s voor groepswerk en Notes heeft wat voorsprong genomen.

PRINCIPES.

Notes is opgebouwd rond het principe dat iedereen in elk bedrijf, op zijn eigen manier, databases creëert, er gegevens in invoert en die gegevens gebruikt. In het ene bedrijf gaat het om de binnenkomende briefwisseling en de dokumentatie die men her en der van verschillende konkurrenten heeft vergaard, in het andere bedrijf gaat het om de lijst met bestellingen en de produktcatalogus. Er is ook de verzamelmap met de persoverzichten en het pakje slides dat voor prezentaties voor klanten en potentiële kopers wordt gebruikt. Sommige bronnen zijn van individuele aard, andere zijn kollektief en gecentralizeerd. Niemand staat te trappelen om alle informatie uit al deze bronnen samen te brengen.

Vóór Notes was de informatizering van deze heterogene bronnen een omvangrijk werk. De databases van de “traditionele” computers konden alleen maar gestruktureerde gegevens verwerken waarin elk “veld” gedefinieerd was, en waar alles werd voorzien en geparametreerd. Voor de boekhouding of klantenbestanden zorgt dit niet voor problemen, alleen hebben de meeste dokumenten die in een bedrijf worden gebruikt, niet die gestandaardizeerde struktuur. Gemiddeld slechts 80 % van de dokumenten brieven, verslagen… en slechts 20 % van de gegevens is gestruktureerd. Notes is dus een database voor niet-gestruktureerde en heterogene dokumenten teksten, beelden, faxen zelfs geluid, zoals telefonische oproepen die in de mailbox werden geregistreerd. In het technisch jargon spreekt men van een open gedistribueerde database. De dokumenten op zich worden door de gewone software gegenereerd : namelijk tekstverwerkers, spreadsheets, lay-outprogramma’s.

DE KRACHT VAN DE REPLIKATIE.

Met Notes voert iedereen zijn gegevens in zijn “dokument”-database in, terwijl hij bovendien een “abonnement” kan nemen op de informatie die hem interesseert (maar die elders in het netwerk zit), voor zover hij er toegang toe krijgt. Op deze manier creëert hij in zijn computer een pakket databases van dokumenten waarvan sommige volgens het replikatieprocédé op andere servers werden gekopieerd. Sommige bronnen kunnen “traditionele” relationele databases met gestruktureerde informatie zijn.

In de kern van het Notes-programma gebeurt de replikatie naargelang van de behoefte om de gegevens bij te werken : gewoonlijk niet meer dan één keer per 24 uur (‘s nachts, om het netwerk te ontlasten), maar verschillende keren per dag als het om e-mail gaat.

Repliceren gaat veel verder dan kopiëren. Het gebeurt in de twee richtingen en verschaft Notes kommunikatiemogelijkheden. Het programma bezit overigens een e-mailfunktie. Er kunnen ook bijvoorbeeld elektronische… vergaderingen mee worden belegd.

Hoe werkt dat ? Men creëert een database die voor een duidelijk omlijnd projekt is bestemd. De deelnemers van het projekt abonneren zich op de database, ongeacht waar ze zich fysiek bevinden. Via replikatie worden voorstellen en argumenten uitgewisseld. Bij Price Waterhouse wordt deze techniek toegepast.

WINDOWS ACHTER DE SCHERMEN.

Als deze techniek zich verspreidt, is het best mogelijk dat Microsoft, de koning van de software, aan prestige moet inboeten. De gebruikers zouden Windows, zowel 95 als 3.1., niet eens “zien” : vanaf het moment dat hij wordt opgestart, opent hun computer zich op Notes, en houdt de systeemprogramma’s van Bill Gates voor de ogen van de gebruikers verborgen. Dit vooruitzicht zorgt in Seattle voor reële ongerustheid.

Het belangrijkste voordeel van dit programma is dat het het informatieverkeer in het bedrijf versnelt. Elke gebruiker van Notes en morgen ook van Exchange van Microsoft en Groupwise van Novell beschikt over alle nodige informatie. Het bedrijf probeert om zo op een meer homogene manier naar buiten te treden.

Algemeen direkteur Bruno Segers van Lotus Development Benelux illustreert hoe de schoenmaker er zelf prima geschoeid bijloopt. Hij reist voortdurend tussen de zetel van de dochteronderneming in Nederland en de Belgische kantoren in de buurt van de luchthaven van Zaventem. Soms werkt hij ook thuis. Met zijn draagbare pc en Notes heeft hij zijn hele kantoor bij zich. Via modem stelt hij zich in verbinding met de computer van het dochterbedrijf en vraagt een replikatie. Dat neemt wat tijd in beslag. Maar daarna is zijn uitgaande e-mail vertrokken, zijn database “informatie over de konkurrentie” is aangevuld met gegevens over het uitbrengen van Windows 95 in België en het bestand met artikels over Lotus in de internationale pers, gemaakt door de Amerikaanse hoofdzetel, is verder geëxplodeerd. De draagbare pc is een echt mobiel kantoor geworden.

OPVOLGING BIJ IPPA.

Bij IPPA wordt dit principe gebruikt om de bankagentschappen via de sektor-managers op te volgen. Deze laatsten houden elk toezicht op een veertigtal agentschappen en zijn veel op de baan.

Begin 1992 werd Notes door het personeel van de dienst Informatica oorspronkelijk getest ter ondersteuning van een diskussiegroep een soort elektronische vergadering. Iedereen bracht zijn technische problemen ter sprake en wie zich daartoe geroepen voelde, kon suggesties doen. We mogen het hier misschien niet schrijven, maar eigenlijk stonden de budgetten en de projekten er ook op.

“Groot voordeel : iedereen was onmiddellijk van alles op de hoogte, ” legt Carl Van Pevenage van de dienst Kantoorautomatizering van IPPA uit. “Zelfs na ziekte of afwezigheid was men ook volledig en onmiddellijk geïnformeerd. ” Na dit proefdraaien werd Lotus Notes in de tools voor het creëren van toepassingen geïntegreerd. Het is, als men wil, eigenlijk een vorm van computertaal zoals Cobol, of juister nog, een ontwikkelingsplatform waarmee men heel vlug resultaten kan bereiken, daar waar de klassieke programmatie maandenlang hele teams aan het werk zou zetten.

Onder de ontwikkelde toepassingen is het zogenoemde Local Marketing Plan een typisch voorbeeld. Met het programma dat dit jaar werd gelanceerd, kunnen de sektor-managers de recentste gegevens ontvangen over de agentschappen die ze opvolgen. Tot eind vorig jaar moesten ze het stellen met dikke listings met de gegevens over elk agentschap : verslag over de verdeling van de verkochte produkten, klantenstatistieken, informatie over de uitrusting van het kantoor. Op basis van deze gegevens gingen ze met de agentschapsdirekteurs de plaatselijke marketingplannen, uitvloeisels van het nationale plan, bespreken.

Jean-Pierre Mestdagh, die vroeger een commerciële funktie had, maar nu op de informaticadienst werkt, kwam op de idee om al deze gegevens met Notes te beheren.

Vandaag hebben de sektor-managers alleen nog draagbare computers, ‘s avonds verbindt hun modem hen voor replikatie met de server in Brussel. Zoals we eerder al hebben uitgelegd, is dat een kopie in twee richtingen. Enerzijds worden de gegevensbanken die in de draagbare pc zitten, bijgewerkt en anderzijds worden de verslagen van de bezoeken van die dag gelijktijdig verzonden, samen met de inhoud van het plaatselijke marketingplan dat in overleg met de agentschapsverantwoordelijken werd opgesteld. Ook het materiaal wordt op deze manier besteld (reklamemateriaal, brochures, affiches…). Voordeel : vlot informatieverkeer. De sektor-managers beschikken kontinu over de bijgewerkte informatie van hun agentschappen.

Onder de minpunten telt Carl Van Pevenage het replikatiebeheer, iets wat dikwijls een delikate zaak is. “Het duurt lang, tot een uur, en dat is toch wat te veel. ” Het moet inderdaad worden gezegd, dat is één van de minpunten van Notes : het replikatiebeheer blijft een delikate kwestie, vooral in grote bedrijven. “

NIET-OPGELOSTE KONFLIKTEN.

Vervolgens heeft Notes nog de ongemakken van zijn kwaliteiten. Het is geen traditionele database met gestruktureerde gegevens die tegen konflikten zijn “afgeschermd”. Met programma’s op basis van replikaties die op vaste tijdstippen gebeuren en niet na elke bijwerking, zijn tegenstrijdigheden inderdaad niet uitgesloten. Twee mensen kunnen hetzelfde dokument off-line hebben veranderd. “Dat is het soort dingen waarbij beheerders van relationele databases zich de haren uit het hoofd zouden rukken. Lotus Notes voorziet dat er tegenstrijdigheden kunnen zijn en signaleert ze. Het is dan aan de databasebeheerder om er manueel een mouw aan te passen. “

Nog een ander verwijt waar de gebruikers zelf nauwelijks iets van merken : de zwakheid van de programmeertaal van Notes, die eigenlijk de makrokommando’s van het spreadsheetprogramma Lotus 1-2-3 overneemt. Voor een programmeur is dat vergelijkbaar met het leegscheppen van een emmer met een koffielepeltje. Er moeten omslachtige instrukties worden geschreven. Maar deze kwestie zou met de nakende komst van de nieuwe versie van Notes, de 4.0., moeten worden opgelost. Die gebruikt immers LotusScript, een taal die gebaseerd is op de syntaxis van Visual Basic, waarmee de programmeurs goed vertrouwd zijn.

Tenslotte gaan sommigen zelfs zo ver om het principe van Notes zelf, namelijk het beheren en delen van dokumenten in plaats van gestruktureerde gegevens, te betwisten. Zij zijn van oordeel dat de opzoekmogelijkheden begrensd zijn en dat het programma gulzig is qua materiaal, vooral in geheugen en kommunikatie. “De uitdaging is niet een groot aantal gegevens te informatizeren, maar ze aktief te maken, ” meent Benoît Conotte, produktdirekteur bij BCA (Brussel), uitgever van Link, een programma voor commerciële opvolging. Voor het beheer van commerciële gegevens gaat er niets boven gestruktureerde informatie. ” Met Notes zijn opzoekingen in full text mogelijk, waarbij men bijvoorbeeld alle teksten waarin het woord IBM voorkomt kan proberen op te zoeken. Een relationele database blijft efficiënter en maakt nauwkeuriger opzoekingen mogelijk.

KONKURRENTEN.

Daarnaast zijn er voor elk van de opdrachten, waarop Notes een globaal antwoord biedt, gespecializeerde programma’s op de markt. Als vooral het aspekt kommunikatie belangrijk is, zijn er programma’s als TeamFocus van IBM. Om gegevens te delen, zijn er de hypertext HTML servers van het type dat op het Internet wordt gebruikt die door Sun Microsystems of Silicon Graphics worden gepropageerd. Voor het taken- en tijdsbeheer voor groepswerk zijn er de zogenoemde schedulers. Op het vlak van het opvolgen en de reporting van commerciële teams, is Link, een Belgisch programma, eveneens een oplossing.

Voor elke taak kunt u een antwoord vinden. Maar Notes biedt het voordeel dat het in alle richtingen kan worden ontwikkeld. Het gaat om een heuse ontwikkelingsbasis voor toepassingen. Een eigenschap waarmee de informaticadiensten van de bedrijven heel tevreden zijn.

KOLLEGA’S.

Notes zal vlug gezelschap krijgen. Tegen het einde van het jaar gaat Microsoft zijn oplossing, Exchange, voorstellen, iets wat volgens plan al in 1994 had moeten gebeuren. Microsoft zou zich met Exchange kunnen doorzetten als het pakket dat op het gebied van kommunikatie beduidend beter presteert. Momenteel biedt de nummer één in de pc-software al het e-mailprogramma MS Mail, en een programma voor het taken- en tijdsbeheer voor groepswerk, Schedule+.

Novell blijft niet achter. Zijn Groupwise-groupware, die kan worden vergeleken met het Microsoft-aanbod, zal volgend jaar evolueren naar een nieuwe XTD-versie, die met zijn gedistribueerde en open database en replikatiesysteem een konkurrent voor Notes zou moeten worden.

Iedereen, Lotus inbegrepen, verwelkomt deze konkurrentie. Het begrip “groepswerk via computernetwerken” zal zich verspreiden. Notes zal uiteraard moeten afrekenen met de minpunten die hierboven werden beschreven. Met de 4.0-versie die tegen het eind van het jaar gepland is, belooft Lotus een echte programmeertaal, LotusScript, een eenvoudiger prezentatie, de mogelijkheid om automatisch gegevens in te laden op een Web-server op Internet en een prezentatie van e-mail die identiek is aan die van cc : Mail, een ander zeer populair programma van Lotus. Last but not least gaat Lotus zich in de kern van de softwarestrategie van IBM installeren.

ROBERT VAN APELDOORN

CARL VAN PEVENAGE (IPPA BANK) Met Notes is iedereen onmiddellijk van alles op de hoogte.

BOORDTABEL VOOR WERKGROEPEN Een nieuwe manier van kommuniceren.

LOU GERSTNER (IBM) EN JIM MANZI (LOTUS) IBM betaalde 100 miljard Belgische frank.