Lotus domineert

Groepswerk kan best via het Internet. Dat bewijzen vooral de traditionele ontwikkelaars.

Tot drie jaar geleden was groupware synoniem met Notes van Lotus Development. Een prachtig programma, dat toeschouwers bij demo’s sprakeloos achterliet, maar verder ontnuchterend geprijsd, gulzig naar hardware en bepaald flirterig met knappe en dure consultants. Het was wel de enige standaardsoftware waarmee je de informatiestroom doorheen een hele multinational kon automatiseren zonder een mainframecomputer in te zetten. Dat was dus drie jaar geleden. Sindsdien is daar uit het niets het Internet opgerezen. En vandaag wordt om één of andere vage reden groupware met het Internet geassocieerd.

Toch zijn er al even weinig mensen die met groupware over het Internet ervaring hebben als toen met Notes. Groupware omvat immers meer dan de e-mail en de nieuwsgroepen die nu al courant zijn op het net. Als we rondkijken naar wat als groupware wordt betiteld, dan vinden we daarin behalve e-mail en nieuwsgroepen ook groepsagendabeheer, werkstroomorganisatie, databasetoegang en het gemeenschappelijk werken aan documenten. In de niet zo verre toekomst zullen audio- en videoconferentie standaard deel gaan uitmaken van dit soort software. Kortom, gemeten aan dit soort criteria, beginnen de eerste groupwarepakketten met het Internet als basis ons pas nu te bereiken.

Die pakketten komen dan niet van technologieleider Netscape Communications, maar van de oude rotten in het vak : Lotus en Microsoft en ook wel Novell. Zij zijn furieus bezig zich aan de nieuwe situatie aan te passen. Want dat we over een paar jaar allemáál een browser (of hoe dat dan ook zal mogen heten) op het scherm zullen hebben, via TCP/IP-netwerken zullen communiceren en correspondenten in LDAP-directories zullen opzoeken, daaraan twijfelt niemand meer. En maar goed ook : tenslotte is het slopen van de IT-muren tussen klanten, leveranciers en allerlei dienstverleners de geheide weg naar productiviteit.

Hoever staan de belangrijkste groupwarefabrikanten ermee ?

Lotus Notes

Al toen IBM in juni 1995 100 miljard frank betaalde voor Lotus Development, was duidelijk dat het Internet een bedreiging vormde voor het dure en gesloten Notes, het pronkstuk van Lotus. Notes nam de dreiging ernstig, bleef de beste in groupware en munt nu ook uit in Internet-functionaliteit. Volgens een studie van International Data Corporation wint Lotus het ook in de markt : in de eerste zes maanden van 1996 won Notes 1,61 miljoen nieuwe gebruikers van een totale aangroei van 4,3 miljoen. Dat was meer dan het dubbele van de concurrentie ( Novell, Microsoft, Netscape, in die volgorde). De groupwarehandel was op die zes maanden, volgens IDC, 290 miljoen dollar waard.

Notes even recapituleren is eigenlijk een database (of een collectie van databases) waarin gebruikers zeer diverse informatie kwijt kunnen. De database past zich aan aan het type gegevens dat de gebruiker erin stopt : briefwisseling, bestellingen, documentatie enzovoort. Om informatie doorheen de hele organisatie te verspreiden, bestaat een systeem van “abonnementen” op deze databases, die best op een andere Notes-server ergens ver weg mogen staan. Op vooraf vastgelegde tijdstippen worden de nieuwe of gewijzigde gegevens uit de databases waarop u een abonnement heeft naar uw eigen databases toe gekopieerd (en vice versa). Dat systeem van “replicatie” is onderhand door alle groupwarefabrikanten nagevolgd, maar bij Notes kan het zich buiten de organisatie uitstrekken : replicatie is mogelijk met klanten, journalisten en uiteraard telewerkers. Beveiliging gebeurt met een systeem van digitale certificaten, toegangscontrolelijsten etcetera.

Notes is meer een ontwikkelingsomgeving dan een kant-en-klaar-programma, maar wordt geleverd met gebruiksklare modellen voor het postsysteem, de nieuwsgroepen, adresboeken en documenten (die u kan aanmaken met een gewone kantoorsoftware, zoals SmartSuite of MS Office). Het postsysteem is gebaseerd op Lotus Mail en is één van de beste in zijn soort. Sinds de recente versie 4.5 beschikt Notes ook over een kant-en-klare kalender en werkplanner, met functies als het direct opsporen van het eerste gemeenschappelijke vrije tijdstip of het signaleren van conflicten tussen afspraken. Qua werkstroombeheer is er de mogelijkheid om de hele behandeling van documenten te automatiseren, inclusief deadlines, verwittigingen en automatische herroutering. Op dezelfde manier kunnen ook (historieken van) versies worden bijgehouden.

Met de introductie van Domino, half december 1996, breidde Lotus in één klap al die functies uit tot het Internet. Domino is een Web-server die in Notes is geïntegreerd. Dat gaat veel verder dan de oudere InterNotes Web Publisher, die Notes-informatie in statische Web-bladzijden goot. Domino zet Notes-databases om in Web-bladzijden in reële tijd. De databases kunnen met een gewone URL opgeroepen worden, Web-gebruikers kunnen er normale toegangsrechten krijgen en met hun standaard browser alle functies uitvoeren : full-text opzoeken, informatie invoeren of wijzigen, deelnemen aan discussiegroepen, e-mail, agenda, werkstroombeheer… Kortom, wat vroeger alleen via een Notes-cliënt toegankelijk was, is dat nu via een gewone browser. En al de investeringen die bedrijven in Notes-ontwikkelingen hebben gedaan, blijven bewaard. Beter nog : Domino wordt gratis bij Notes Server 4.5 bijgeleverd.

Dat Domino geschikt is voor het opzetten van complexe toepassingen, kan u zelf nagaan bij de Leuvense virtuele cd-winkel 1CD4U op http://www.1cd4 u.com. Deze cybershop in Domino is een initiatief van UpperWare bvba, met daarachter Jos Snellings, Jan Hoogsteyns en Tjerk Sekeris en enkele “financiers”. Lotus-partner EMD uit Wilsele verzorgt de ontwikkeling.

Microsoft Exchange

In een reactie op al dat Domino 4.5-geweld heeft Microsoft van de aangekondigde 4.5-release van zijn eigen groupware server Exchange te elfder ure een 5.0-release gemaakt (beschikbaar in dit eerste kwartaal). Microsoft heeft dan ook een inhaalmanoeuvre voor de boeg.

Is Notes een database die berichten verstuurt, Exchange is een postserver met databasefuncties. De post wordt in een aantal mappen gestockeerd, die een eigen e-mailadres hebben, zodat ze kunnen worden aangeschreven. Sommige zijn privé, andere publiek. Die laatste kunnen dan bijvoorbeeld gebruikt worden als nieuwsgroep, geordend volgens verhaallijnen. Andere folders kunnen als rondzendlijst fungeren.

Exchange heeft indexering volgens categorieën (zoals auteur, onderwerp, afzender), maar geen volledige, automatische full-text-indexering zoals Notes. Planning en agenda zitten in een versie van Schedule+. Afspraken komen in een “universeel” postvak “In” terecht, dat ook faxen aankan.

Exchange heeft geen gesofisticeerd berichten-routingsysteem zoals Notes. Dergelijke functies moet u in Visual Basic programmeren, maar uw opties zijn beperkt. Het programma is nauw geïntegreerd met Microsoft Windows NT en is alleen daarvoor beschikbaar (Notes daarentegen draait op zowat elk besturingssysteem).

Internet ? De aangekondigde versie 5.0 van Exchange wordt geïntegreerd in Microsofts BackOffice-aanbod voor Windows NT. Ze introduceert Outlook (uit Office 97, in maart in het Nederlands beschikbaar) als nieuwe standaard gebruikersinterface, en maakt Exchange 100 % Internet-klaar. Exchange zal voortaan als een Internet-postserver kunnen fungeren op basis van de hele rimram aan Internet-standaarden. Gebruikers zullen via gewone Web-browsers met het pakket kunnen werken : post versturen en ontvangen, de Directory Service bekijken, groupwaregegevens nagaan in publieke mappen, groepsplanning doen, Internet-nieuwsgroepen volgen… u zegt het maar. Het geheel blijft net als vroeger programmeerbaar via elektronische formulieren en ActiveX, Visual Basic etcetera.

Novell GroupWise

Ook Novell is scherp Internet/Intranet- en groupwaregericht geworden na de managementwissel en de verkoop van WordPerfect aan Corel. Enkele maanden geleden publiceerde Novell al IntranetWare (een netwerkbeheerssysteem annex firewall op basis van de Internet-standaarden) en zopas nog IntranetWare for Small Business een vereenvoudigd product voor kleine netwerken en hun telewerkers. De nieuwe GroupWise 5.1 groupware van Novell boogt op een grote geïnstalleerde basis (6 miljoen gebruikers, het programma gaat terug tot de eerste kantoorautomatiseringssoftware van WordPerfect) en een rijke hoeveelheid kant-en-klare functies. Dat maakt het pakket zeer geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen, die hier weinig opleidings- en consultancytijd zullen aan verspillen. GroupWise is opgebouwd rond een Universal Inbox, waarin u alle berichten, faxen en afspraken, vanuit welke bron ook, kan behandelen, tot voicemail toe. Voorts bevat het pakket een agenda/planner en documentbeheer. GroupWise Workflow (een product van FileNet) is een betalende optie, net als WebAccess, dat toelaat om via een Netscape Navigator browser GroupWise te beheren. GroupWise zal vooral gebruikers van Novell netwerken aanspreken. Want de serversoftware van GroupWise 5.1 mag dan al (ook) op Windows NT en Unix draaien, ergens in het netwerk moet een NetWare-server met de fameuze NetWare Directory Services zitten (dat is Novells systeem om alle functies op het netwerk te beheren, zoals postkantoren, printers en gebruikers). Om GroupWise te beheren moet u dus ook iemand met kennis van Novells nieuwe, overigens fel verbeterde NWADMIN-beheersmodule in huis hebben. Aan de gebruiker worden minder hoge eisen gesteld : hij kan de GroupWise-“cliënt” op de meest diverse platformen krijgen, inclusief Macintosh.

Hou er ook rekening mee dat u, om uw faxverkeer te integreren (en dat wil u toch ?) een aparte faxgateway moet kopen en opstellen op een Dos-computer (of dat u een faxserver van derden in huis moet halen). Wil u corresponderen via het Internet (wie niet ?), dan behoeft u een aparte SMTP/MIME-gateway. Zo loopt de prijs wel op.

Netscape SuiteSpot

De nieuwkomer in dit gezelschap is Netscape Communications dat nu twee jaar tijd heeft gehad om nagenoeg uit het niets (de overname van Collabra daargelaten) een Internet groupware-aanbieding te maken. Dat is eenvoudigweg te weinig tijd om evenveel functies te programmeren als de veel oudere concurrentie. SuiteSpot is beschikbaar in een nog weinig geïntegreerde versie 2 en het is wachten op de volledige beschikbaarheid van de in oktober 1996 aangekondigde versie 3.0. Die zal in totaal negen diensten omvatten : Enterprise Server, Catalog Server, Proxy Server, Mail Server, Collabra Server, Directory Server, Certificate Server, Calendar Server en Media Server.

Er is wel gewerkt aan de fundamenten. De Directory Server staat centraal in de nieuwe SuiteSpot. Hij is gebaseerd op het Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), dat erg belangrijk zal worden bij het vinden van informatie, toepassingen en gebruikers op het Internet. Via LDAP (een database die fungeert als witte gids) kan een gebruiker onder meer automatisch doorverwezen worden naar een andere computer (bijvoorbeeld omdat die dichterbij is en de communicatie daar het netwerk minder zal belasten). Of LDAP kan dienen als database om de authenticiteit van gebruikers na te gaan, waardoor het beheer van alle gebruikers en inlogprocedures op een Intranet vanop één punt kan worden geregeld, ongeacht het aantal servers. Netscape komt ook met een objectgeoriënteerde ontwikkelingsomgeving ( Netscape One) waarin toepassingen uit componenten kunnen worden samengesteld die over het Internet/Intranet verspreid kunnen zijn. De componenten vinden elkaar via LDAP.

Van de opgesomde servers zijn alleen de Directory Server, de Catalog Server 1.0 (indexeren van alle bestanden op een Intranet), de Proxy Server 2.5 (repliceren en cachen van informatie om netwerktrafiek te verminderen en te versnellen), de Media Server 1.0 (audio en video broadcasting en publishing) en de Calendar Server 1.0 (groepsagenda en planning) al beschikbaar. Daarnaast staan een aantal elementen nog in de steigers. De Collabra Server 3.0, die gemodereerde discussiegroepen mogelijk maakt, is in betatest. Van de nieuwe Entreprise Server (Web-toepassingen, dynamisch publiceren van informatie), Messaging Server (postserver) en Certificate Server (beheer van digitale certificaten en veiligheid) was bij het in druk gaan nog niets uitgebracht. Het Ukkelse AB Computers, dat Netscape verdeelt, verwacht dat SuiteSpot 3.0 eind juni beschikbaar zal zijn.

Netscape publiceert, net als Notes, zijn producten op alle belangrijke computerplatformen en niet alleen voor Windows NT.

In afwachting dat Netscape met zijn nieuwste versies voor de dag komt, blijven de traditionele Internet-servers hun beperkingen hebben. Web sites zijn uitstekend om informatie te publiceren, maar moeilijk te beheren. Wie een pagina moet wijzigen, moet de hele pagina door een nieuwe (laten) vervangen. Versiebeheer is niet gesofistikeerder dan het telkens opslaan van de gewijzigde bladzijden. En dat het Web volzit met koppelingen die nergens heen leiden is geen toeval : pagina’s worden manueel gelinkt, wijzigingen worden niet automatisch opgevolgd.

Vandaar de aantrekkingskracht van een Lotus Domino, die een beproefde technologie koppelt aan een nieuw medium.

BRUNO LEIJNSE

Meer info op http://domino.lotus.com http://www.novell.com/groupwise/encyclopedia/http://www.microsoft.com/exchange/http://www.netscape.com

PLANNING OVER HET INTERNET De jongens van Netscape laten op zich wachten, tot groot jolijt van Lotus.