Licht en zeker

Liever dan kantoorruimte bij te huren, start het SBB Kinderbijslagfonds met archivering van dossiers op optische schijf. Als eerste onder de instellingen voor sociale zekerheid.

Sommige industriëlen zijn tevreden met bedrijfsplannen voor één jaar. Managers van kinderbijslagfondsen en andere sociale instellingen daarentegen kijken uit over termijnen van dertig, vijftig, soms honderd jaar.

Administratieve dossiers over dergelijke periodes beheren, is een zaak van gewicht. Figuurlijk, maar ook letterlijk. Bij het SBB Kinderbijslagfonds is het gebouw aan de Diestsevest in Leuven in het midden speciaal versterkt. De 50.000 tot 60.000 dossiers die er liggen opgeslagen, worden zo’n dertig tot vijftig jaar bijgehouden tot tien jaar nadat het recht is vervallen. Het fonds is een groeier in een stagnerende markt. Het gebouw raakt vol. “We kunnen nog twee kasten plaatsen,” schat diensthoofd Marc Vanbrabant, verwijzend naar plafondhoge Rotomats, waarvan er nu een dozijn de verdieping sieren.

SBB interesseert zich al sinds ’86 voor scanning en optische opslag. Eerst voor het Stairs-systeem van IBM, later voor Megadoc van Philips. “Maar pas zo’n twee jaar geleden vonden we dat de tijd rijp was,” zegt André François, hoofd informatica support, de cel die de zes SBB-diensten IT-gewijs ondersteunt.

Dat SBB niet over één nacht ijs ging, was niet alleen een zaak van technologische rijpheid. Ook de reglementering door de overheid speelde een rol. De juridische omkadering, die de bewijskracht van de optische bits en bytes moet garanderen, is pas sinds maart ’93 (1) van kracht en toen nog niet voor alle stelsels (2). Wél voor het Kinderbijslagfonds, waardoor SBB besloot om daar een pilootopstelling te starten. Want dat is een ander probleem. Marc Vanbrabant : “De overheid wil alleen een systeem in werking erkennen.” Er moet dus altijd een tijdlang dubbel worden gewerkt : optisch enerzijds, op papier anderzijds.

SELECTIE.

In ’94 werd een projectgroep opgezet met de directeur, het hoofd van de informatica support en de betrokken dienstverantwoordelijken. In december ’94 ging een vraag om informatie naar een tiental IT-bedrijven. Uit de antwoorden kwam een short list van vier potentiële systeemleveranciers IBM, Digital Equipment, Wang en Unisys die op een hele rits criteria werden getest. Zo bijvoorbeeld werd gekeken naar het gemak waarmee de software ongeordende documenten in één dossier kon samenvoegen, indexeren, annoteren, vergroten en verkleinen. Via een tekstverwerker moest het mogelijk worden om toevoegingen aan te brengen. En de informatie moest vlot kunnen worden gekoppeld aan gegevens op de IBM-mainframe van SBB.

In de eisenbundel zat ten slotte ook een managementhoofdstuk : het systeem moest informatie geven over de backlog, de werkdruk aan de posten en het productieritme. Er moest een werkstroom mee kunnen worden opgezet, zodat de dossiers eenvoudig konden worden gerouteerd voor behandeling en “handtekening” door de verantwoordelijken. Beveiliging was uiteraard cruciaal. Per definitie moest het gaan om Worm-systemen ( write-once, read-many), die wel toelaten weg te schrijven, maar waarop de weggeschreven informatie (nagenoeg) niet kan worden gewijzigd. Maar er werd ook gekeken naar hoe de bewerkingen werden gelogd, hoe het back-upsysteem in elkaar zat, noem maar op.

Olivetti, dat in België FileNet verdeelde, viel initieel uit de short list wegens (veel) te duur. Maar Olivetti had tegelijk een pilootproject bij ABB, de verzekeringstak van de Belgische Boerenbond, zodat er een tijdlang aan een gemeenschappelijke bestelling werd gedacht (tot ABB zijn project uitstelde). “De imaging markt is zo variabel dat je elke veertien dagen wel een ander aanbod krijgt,” zegt André François.

Pour la petite histoire. Middenin de selectie, in juli ’95, nam Wang voor 20 miljoen dollar het bedrijf Sigma Imaging Systems over. Sigma, een van de marktleiders, produceerde de software die door… concurrent Unisys aan SBB werd voorgesteld. SBB koos uiteindelijk inderdaad voor de Sigma-software, behield Unisys als prime contractor en softwareleverancier vanwege zijn ervaring en liet de netwerkafdeling van Wang de hardware leveren : de jukebox, scanner en monitoren.

SERVICE.

Wat brengt deze investering SBB concreet bij ? “De leveranciers komen aan met fantastische cijfers over return on investment, maar eigenlijk hebben we dat niet precies berekend,” geeft André François ruiterlijk toe. De besparing op vastgoed en kasten (toch ook zo’n 250.000 tot 300.000 frank per stuk) is evident. Of het systeem ook arbeidsbesparend is, is een ander paar mouwen. Scanning en optische opslag vermijden het manueel heropvragen en herklasseren van dossiers. Maar, zegt Marc Vanbrabant, “er zal werk bijkomen.” Vroeger werd de inkomende post geopend en voor de afdelingen geklasseerd. Nu moeten ze na opening op type en grootte worden gesorteerd om ze goed door de scanner te jagen van witte stempelkaarten tot groene A3-formulieren en handgeschreven, slecht gekopieerde brieven. Al dat papier moet na het scannen een dossiernummer en een formuliertype meekrijgen, zodat het kan worden geïndexeerd. Er zal één scanpost zijn en twee indexeringsposten (wie indexeert, let ook op de kwaliteit van de scan). De eigenlijke documenten worden direct op de Worm-schijf opgeslagen. Annotaties achteraf worden in een aparte database bewaard. Eens gescand en geïndexeerd, gebeurt de routering naar de juiste dossierbeheerder automatisch. De werkstroom is, gezien de geringe omvang van het Kinderbijslagfonds, eenvoudig.

Eerder dan een besparing op arbeid, verwacht Marc Vanbrabant vooral een betere dienstverlening. “Telefoontjes over de stand van een dossier zullen sneller beantwoord kunnen worden,” zegt hij. Dossiers die “in omloop” zijn, dat wordt verleden tijd. “Er wordt al aan gedacht om de controleurs op de baan uit te rusten met portables (met daarop de relevante dossiers voor die dag).”

VEERTIG MILJOEN.

Al dat moois vergt wel een serieuze inspanning. Het hele project (piloot en volgende uitbreidingen) wordt geraamd op goed 16 miljoen frank, exclusief onderhoud en BTW. Daarnaast is er een identiek project gepland vanaf begin ’97 voor SBB Sociaal Verzekeringsfonds, een investering van 25 miljoen. Dat valt mogelijk iets goedkoper uit. Glundert André François : “De leverancier van onze jukebox met optische schijven ( nvdr Hewlett-Packard) heeft ons al laten weten dat wij 2,6 GB drives krijgen voor de prijs van de 1,3 GB’s uit het lastenboek.” Het klassement van het Kinderbijslagfonds bevat nu naar schatting 3.685.000 bladzijden, die mits 10 tot 15 manjaren gescand en gecomprimeerd zullen worden naar rato van 50 kilobyte per A4. Uiteindelijk zullen zo’n 200 tot 250 GB (miljard bytes) optisch worden beheerd. Voorlopig gaan al die bladzijden door een enkelzijdige Bell & Howell scanner (750.000 frank) die 40 bladzijden per minuut haalt. Na de pilootfase wordt overgeschakeld op een dubbelzijdig model. Scannen gaat sneller dan indexeren. De werkposten waaraan de dossiers worden behandeld, zijn 133 Mhz DTK Pentiums met 32 MB RAM-geheugen onder Windows 95. Duurder zijn echter de 32 kilo zware 21-duims Hitachi kleurenschermen met hun refresh rate van 85 Hz en hun resolutie van 1600×1200 dpi : 110.000 frank. Daarop kan SBB dan wel verschillende sessies met de eigen IBM-mainframe, de Bull-sessie met de Kruispuntenbank en de eigen dossiers tonen. Al bij al kost de configuratie 200.000 frank per werkpost. Een 166 Mhz Compaq Proliant 1500 server met 96 MB RAM-geheugen en 12 GB op Raid 5 schijven regelt het verkeer van en naar de jukebox. In een eerste fase zullen er 12 gebruikers zijn, later een 70-tal.

Ook het SBB-netwerk moet als gevolg van het project worden hertekend. De huidige infrastructuur draait rond een 16 MBit token ring “ruggengraat”-netwerk waaraan de lokale netwerken van de verschillende SBB-diensten via een pc zijn gekoppeld. “We zullen het hele backbone-netwerk vervangen door één ATM-switch, die een snelheid van 100 Mbit haalt,” stelt André François. Hoewel er nog geen ATM-leverancier is gekozen het lastenboek is de deur uit rekent hij erop dat de switch op 1 januari operationeel is. Die dag moet het archiveringssysteem in productie gaan. Of die datum wordt gehaald, hangt onder meer af van het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, die minister van Sociale Zaken Magda de Galan over de gevraagde erkenning moet adviseren.

Al wie in België met optische archivering bezig is, volgt deze installatie van nabij. Ook het ASKZ en het SD Kinderbijslagfonds (VEV). Er zijn in België zo’n 2000 instellingen voor sociale zekerheid. “Een markt met heel veel mogelijkheden,” bevestigt account manager Ivan Van Haecht bij Wang.

BRUNO LEIJNSE

(1) KB van 22 maart ’93 betreffende de bewijskracht, ter zake van de sociale zekerheid, van de door instellingen van sociale zekerheid opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens.(2) Intussen is de reglementering ook voor de overige instellingen verschenen.

ANDRE FRANC