Leverbaar op de site

Handelaren en producenten van bouwmaterialen en binnenkort ook aannemers kunnen on line bestellen en documenten uitwisselen. Daar zorgt FeMaNet voor.

FeMa, de Koninklijke Belgische Federatie van Handelaren in Bouwmaterialen, heeft een oplossing uitgewerkt om het orderproces tussen producenten en handelaren te automatiseren. Het systeem heet FeMaNet, is helemaal operationeel en werkt zowel bij grote als kleine handelaren. Dat laatste is een vernieuwing en kan de administratieve efficiëntie binnen de bouwsector voelbaar verhogen. Als half november ook de relatie tussen de handelaren en hun klanten-eindgebruikers (in de eerste plaats de aannemers) wordt uitgeklaard, kan de hele logistiek van de bouw worden geautomatiseerd. Dat uitklaren neemt de vorm aan van besprekingen over de integratie van FeMaNet in CoBoNet. Dat is het extranet (een koepelsite met links naar sites van de leden ; zie ook kader CoBonet en FeMaNet) van het Wetenschappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf (WTCB) en de Nationale Confederatie Bouw (NCB), die de aannemers vertegenwoordigt. Daarover wordt binnen twee weken “tot de finish” onderhandeld. Bij gunstig resultaat en alle betrokkenen klinken optimistisch zullen aannemers binnenkort niet alleen in de databases van CoBoNet informatie over materialen en producten kunnen opvragen, maar (naar verwachting via FeMaNet) meteen ook elektronisch de prijs en voorraadsituatie bij hun handelaar controleren en de bestelling plaatsen.

EDI, maar dan via Internet

FeMaNet is gebaseerd op EDI ( Electronic Data Interchange), de gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen computers. Maar terwijl EDI tot voor kort een zaak was van gespecialiseerde netwerken en van een klein aantal spelers, werkt FeMaNet gewoon via het Internet en is het bruikbaar voor de massa. “Er waren al enkele producenten van bouwmaterialen die EDI gebruikten voor het verwerken van bestellingen van grote distributiebedrijven zoals Wickes of Gamma,” zegt directeur ChristianLeus van FeMa (zie Trends, 22 juni 1995). “Zij wilden hun systeem uitbreiden naar andere handelaren. Het gevaar was dat ze dat elk op hun manier zouden doen en dat handelaars met evenveel procedures als leveranciers zouden komen te zitten. Daarom wilden we als beroepsorganisatie een oplossing uitwerken voor de hele sector.”

FeMa is daarover anderhalf jaar geleden rond de tafel gaan zitten met de vzw FeProMa, die alle grote producenten van bouwmaterialen in België vertegenwoordigt. Er werd een EDI-werkgroep opgericht met zeven producenten en zeven handelaren die oplossingen van onder meer Geis, Citius en Aditel de revue lieten passeren. Tedisys, een bedrijfje uit Waterloo dat zich specialiseert in elektronische catalogi (zie Trends, 28 november 1996), won ten slotte het pleit. “Tedisys had een goede kwaliteit-prijsverhouding en een soepele benadering. Zij hebben hard geluisterd naar wat de werkgroep wilde,” zegt Christian Leus van FeMa. Dat het onafhankelijke Tedisys samenwerkt met IBM “bood ook een zekere garantie.”

De vzw Icodif, die het internationale EAN-productnummerings- en -barcodesysteem en de EANCOM EDI-specificaties beheert in de Belux, adviseerde bij de standaardisatie. Het resultaat is een “FeMaNet”-subset van de internationale EAN-standaarden. FeMaNet moet de gemeenschappelijke “taal” worden waarlangs de computers van producenten en handelaren van bouwmaterialen met mekaar communiceren. Christian Leus : “We hebben ons beperkt tot de bestellingsfase : bestellen, bevestiging van de bestelling, leveringsbon en facturatie. Allemaal op basis van een elektronische catalogus.”

Een en ander betekent werk voor de informatici van de bouwproducenten en de handelaren. Zij moeten de interne productcatalogus van hun bedrijf koppelen aan de PriCat-boodschap waarmee in een EDI-systeem een prijscatalogus wordt doorgestuurd. Dat vergt het opstellen van extra database-tabellen die de interne productcodes koppelen aan de EAN-productcodes die u kent van de streepjescode. Een delicaat werk, want elk product moet een andere EAN-code krijgen naargelang van zijn verpakking en bovendien passen in een hiërarchie van codes : het basis-item (de zak cement) moet in eenzelfde groep een kleinere code krijgen dan de samengestelde items (het palet met de zakken cement). Op die manier kunnen de producten later automatisch juist worden gesorteerd. In totaal bevat PriCat een kleine 50 gegevens over een product, al moeten lang niet al die velden verplicht worden ingevuld.

Wil u uw EDI licht of vol ?

De PriCat-boodschap de elektronische prijscatalogus vormt het referentiepunt voor FeMaNet. Op basis daarvan levert Tedisys eigenlijk niet één, maar twee oplossingen. De eerste oplossing is een zogenaamd Full EDI-systeem voor de grotere spelers. Zij willen de procedures helemaal in hun interne informatica integreren en de bestellingen bijvoorbeeld ook direct in hun voorraadbeheer verwerken. De winst aan efficiëntie is hier het grootst, maar helaas ook de inspanning. “Onze ervaring in de distributie leert dat een bedrijf dat een EDI PriCat-systeem invoert (en dat integreert in zijn logistieke, commerciële, financiële en andere diensten), bereid moet zijn om zijn informaticabudget in dat bepaalde jaar met een factor 2 of 3 te verhogen. Niet iedereen is daar klaar voor,” waarschuwt EDI-projectleider Bart Smet van Icodif. “Automatisering van handelsbetrekkingen is bovendien maar voor 20 % een zaak van techniek. De andere 80 % is een kwestie van organisatie en dus van mensen en die veranderen moeizamer dan technieken.”

Bij Full EDI sturen de producenten hun PriCat-catalogus gewoon via Internet of via specifieke EDI-netwerken naar de postbus van de handelaren, die ze dan naar hun interne informaticasysteem importeren en converteren.

De andere oplossing

is de “lichte” EDI-versie. Hier wordt de PriCat-catalogus naar een server van het IBM Global Network in Diegem gestuurd en daar weer omgezet in een klassieke database die via Internet kan worden ondervraagd. Leden van FeMaNet kunnen naar www. fema. be surfen en daar, zoals in gelijk welk elektronisch shopping systeem, prijzen gaan opzoeken of bestellingen plaatsen. Behalve de kosten van het FeMaNet-abonnement en de Internet-aansluiting (als die er nog niet is) is er geen investering nodig. “De instapdrempel is bijzonder laag. Iedereen kan meteen meedoen,” zegt directeur Philippe Boving van Tedisys.

Minder input, minder fouten

FeMa heeft niet specifiek uitgerekend wat het systeem aan besparingen en efficiëntieverhoging zou kunnen opleveren. “Maar dat er winst is, is zeker,” zegt Leus. Handelaren moeten geen prijslijsten meer overtypen in hun eigen systemen en dat is méér dan een besparing op typisten. “Uit studies in Nederland en Frankrijk blijkt dat een bestelling gemiddeld zeven keer wordt overgeschreven. Dat zijn zeven kansen op fouten met alle discussies over prijzen en verkeerde leveringen en problemen met creditnota’s achteraf. Met het EDI-systeem is er maar één keer een input. Als een producent zijn prijzen wil aanpassen typisch op het einde van het jaar voert hij zijn nieuwe prijzen in zijn catalogus in en de nieuwe prijs verschijnt automatisch. Iedereen bestelt en er wordt gefactureerd tegen de nieuwe prijs. De kans op fouten is nul.”

In een volgende stap

wil men het systeem uitbreiden naar de relatie tussen handelaars en aannemers. Tedisys ontwikkelde daarvoor geheel volgens hetzelfde concept al een oplossing die wordt toegepast door groothandel LM Matériaux in Waver, één van de bedrijven uit de EDI-pilootgroep van FeMa. Zegt Leus : “Een aannemer die aan EDI doet, kan bij LM Matériaux zelfs de voorraad consulteren en zien in welke van de vier bijhuizen hij zijn bestelling moet plaatsen om het snelst beleverd te worden.”

BRUNO LEIJNSE

FeMa vertegenwoordigt zo’n 200 handelaren en 35 miljard frank aan omzet in een bedrijvigheid waar minstens 800 handelaren samen 60 miljard frank omzet genereren.

CHRISTIAN LEUS (FEMA), MET OP DE ACHTERGROND DE FEMANET-CATALOGUS VAN MAUER-PRODUCENT CANTILLANA Bestellingen via telefoon en fax vervangen door EDI.