Laat uw secretaresse de boekhouding doen

Het Aalterse Cobofisk pakt uit met een webgebaseerde boekhoudingsdienst. “Het verandert onze functie,” vindt zaakvoerder Luc Coopman.

Als we het vooraf geweten hadden, hadden we het niet gedaan,” sakkerde Luc Coopman nog in december 2003, toen zijn boekhoudkantoor volop in de kinderziektes zat van zijn nieuwe werkinstrument Coboweb. Maar vandaag is zijn bedrijf Cobofisk, een middelgroot regionaal boekhoudkantoor met tien medewerkers en 300 klanten, helemaal mee met de trend naar webgebaseerde boekhoudsystemen.

De dienst Cobofisk Web Accountancy, kortweg Coboweb, bestaat sinds begin 2004. Onder het oude systeem gooiden klanten hun facturen binnen. Medewerkers van Cobofisk deden de input. Of de input werd door de klanten zelf gedaan en Cobofisk stapte ter plaatse af om de boekhouding te verbeteren. Met bekende nadelen: misverstanden en tijdrovende aanpassingen. “Waar geen echte boekhouder in dienst was, kregen we pas zes maanden na afsluiting van het boekjaar, bij het invullen van de fiscale aangifte, een accurate visie op alle fiscale parameters,” vertelt Luc Coopman, een fiscalist die voor het Gentse Colard Vander Meulen ( Ernst & Young) werkte, voor hij in 1987 met Cobofisk begon.

Nieuw: boekhouding in zelfbediening

Bij Cobofisk in Aalter staat nu een server waarop de klanten van waar ook ter wereld hun boekhouding in zelfbediening kunnen doen. Gewoon via een browser. Lokaal hoeven ze niets te installeren. “Zij kunnen zelf hun facturen intikken. Als er een probleem is, laten ze dat openstaan. Wij nemen dat dan van hen over. Ondertussen kunnen ze gewoon verder werken aan het volgende document.” Alle gegevens zitten bij Cobofisk, dat optreedt als de leverancier van de dienst, als een application service provider ( ASP).

De klant wordt er beter van. “Bij een bedrijf uit Deinze doet de directiesecretaresse nu 80 % van de boekhouding, hoewel ze daar weinig opleiding voor genoten heeft,” geeft hij als voorbeeld. Ook Cobofisk wordt er beter van. De lagere vraag naar input maakt personeel vrij voor werk met meer toegevoegde waarde voor de klant. Het gevolg is dat het kantoor meer dossiers aankan, ook van firma’s die niet in de buurt liggen. Vandaag werkt Cobofisk onder meer voor een Zweeds, Duits en een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf.

Gevolgen: het vak verandert

Cobofisk wachtte tot begin 2003 om over te schakelen naar Optimum, een boekhoud- en financieel pakket, dat zijn vaste softwareleverancier Zen soft Belgium uit Heusden-Zolder al in 1995 was beginnen ontwikkelen op het Progress-platform. “Grote en kleine klanten hebben Luc Coopman toen onder druk gezet om sneller hun verwerkte gegevens te hebben zonder de volledige boekhouding te moeten doen en zonder complexe informatica,” zegt algemeen directeur Jan Scymczak van Zen Soft.

Uiteindelijk zou Cobofisk volgens Luc Coopman zo’n 50.000 euro investeren in de webgebaseerde versie van Optimum en als proefklant fungeren. De kostprijs voor Cobofisk hangt af van het aantal gelijktijdige databasegebruikers, terwijl ook Progress Software nog een licentievergoeding int. “De licenties zijn overdreven duur,” vindt Coopman. Ook de prijs van het virtueel privaat netwerk van Belgacom ( nvdr – als beveiliging van de communicatie) ligt hem zwaar op de maag.

De ASP-dienst verandert volgens Luc Coopman echter vooral zijn metier van boekhouder. “Ons beroep zit vast. We beperken ons te veel tot boekhouden en zijn gefixeerd op fiscaliteit. Coboweb maakt het mogelijk om op basis van een dagelijks bijgewerkte boekhouding proactief mee te denken met de bedrijfsleiding.”

Bruno Leijnse