Jobs in de mail

Vergeet de tijd dat overheidsdiensten per definitie achteropliepen in informatisering. Heel wat privé- bedrijven kijken met afgunst naar de VDAB.

De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding ( VDAB) is één van de druk bezochte Vlaamse sites op Internet. En met reden : op de site kunnen werkzoekenden zich on line inschrijven bij de VDAB, de vacatures doorzoeken en zelf hun kandidatuur gratis verspreiden. Omgekeerd kunnen werkgevers zelf in het Kandidaten Informatie en Selectie Systeem ( KISS) op zoek gaan naar geschikte werknemers. Op deze elektronische jobbeurs is de arbeidsbemiddelaar één klik ver : u kan hem of haar e-mailen.

Origineel co-sourcingcontract

De informaticasystemen zijn het resultaat van een origineel co-sourcingcontract met het Amerikaanse systeemhuis Electronic Data Systems ( EDS) om tegen een vast afgesproken prijs een strategisch informaticaplan te realiseren. De prijs was 1,35 miljard frank over 5 jaar op basis van een Strategisch Informatica Plan (SIP) dat in 1993 is uitgewerkt door consultant James Martin. EDS ondertekende een resultaatsverbintenis en zou de gebruikte producten samen met de VDAB kiezen. Ignace Dierckens, hoofd van de dienst informatiemanagement van de VDAB : “Vandaar de naam co-sourcing. De producten worden in onderling overleg bestudeerd, getest en gekozen. Dat is uitzonderlijk. De meeste systeemintegrators hebben hun voorkeurproducten en leggen die aan de klant op.” Een begeleidingscommissie van een vijftal professoren en managers volgt de uitvoering van het contract op.

James Martin had in zijn blauwdruk gespecificeerd dat de centrale Simona-toepassing het beheer van de werkzoekenden helemaal moest worden herschreven als client-servertoepassing (met pc’s en netwerken), weg van de dure mainframecomputer van het Centrum voor Overheidsinformatica (COI). Ook moest de hele bureautica worden geïnformatiseerd. Het contract met EDS loopt af op 30 november 1998.

“De rigoureuze standaardisatie op open, modulaire systemen is één van de sleutelelementen van het succes van VDAB,” meent een insider. “Dat leidt onder meer naar zeer lage beheerskosten.” EDS zette op meer dan 180 plaatsen netwerken op die in één groot Wide Area Network zijn verbonden. De keuze viel op Compaq voor de desktops en de netwerkservers, Novell voor het netwerkbesturingssysteem, Cisco voor de routers, Siemens voor de Unix-servers met hun Oracle-databases, MicrosoftOffice als bureauticapakket en Novell Groupwise als e-mail-software (in plaats van het toen in VDAB-Brussel gebruikte MS-Mail).

Vandaag zijn

in totaal een 2500-tal VDAB-medewerkers geïnformatiseerd, met samen 1700 pc’s (sommige pc’s worden gedeeld). Voor databaseleverancier Oracle is het Arbeidsmarkt Informatiesysteem van de VDAB een referentie in Europa geworden. Vandaag draait het systeem, na een moeilijke start zo’n twee jaar geleden, routineus met 800 tot 900 gelijktijdige gebruikers. Het laat in één oogopslag een volledige tracking toe van wat de VDAB voor een bepaalde klant heeft gedaan : aan begeleiding, beroepsopleiding en via T-Interim. In het oude mainframesysteem waren dat telkens aparte registraties.

Marc Steurs van de dienst Informatiemanagement : “Het Arbeidsmarkt Informatiesysteem is grotendeels af. Van het deel arbeidsbemiddeling is het grootste stuk klaar, van het aspect beroepsopleiding zijn een aantal modules nog in ontwikkeling.”

Uitgebreide service

Onder druk van de concurrentie van privé-arbeidsbemiddelaars, heeft de VDAB zich in de jaren ’90 ontwikkeld tot een bijzonder klantvriendelijke overheidsdienst zowel naar werkzoekenden als naar de bedrijven toe. Wat minstens even opmerkelijk is, hij heeft die servicegerichte houding met zijn informaticasystemen weten te ondersteunen. Intern via het AMI en naar buiten uit via het Werk Informatie Systeem (WIS) en het Kandidaten Informatie en Selectie Systeem (KISS).

WERKZOEKERS.

De eerste vijf jobcomputers van het Werk Informatie Systeem het bekende WIS waren al in januari 1994 in Antwerpen operationeel. Op de vrijstaande WIS-palen (eigenlijk gewoon pc’s die via modem worden bijgewerkt) kunnen werkzoekenden de VDAB-vacatures selecteren op regio, sector, vereiste studieniveau… Zij gaan er weg met een print van de vacature, de naam van de werkgever, het sollicitatie-adres en de -procedure. Momenteel zijn er 369 dergelijke WIS-palen. Ze staan opgesteld in de VDAB-kantoren, maar ook in gemeentebesturen of stations, supermarkten, bibliotheken, enzovoort… en waren vorig jaar goed voor 43.628.641 opgevraagde vacatures.

In september 1995 ging de VDAB nog een stap verder door als eerste Europese openbare arbeidsbemiddelingsdienst al die vacatures ook via het Internet te laten raadplegen (http://www.vdab.be).

Steurs : “Ik denk dat er nu ongeveer 125.000 vacatures per maand worden opgevraagd via Internet. Gemiddeld vraagt een werkzoekende 3 tot 4 vacatures per keer op.” Liefst 40.000 personen schreven zich vorig jaar elektronisch als werkzoekende bij de VDAB in. Noteer dat dit niet allemaal werklozen waren. Ongeveer 18 % van de WIS-gebruikers was gewoon op zoek naar een andere job en vormde een nieuwe “klandizie” die door de VDAB werd aangeboord.

WERKGEVERS.

Begin dit jaar is een tweede on line-dienst van de VDAB operationeel geworden. Het Kandidaten Informatie en Selectie Systeem (http://www.vdab.be/vdab/kiss/welcomekiss.html) is hoofdzakelijk gericht op de werkgevers, die er vacatures kunnen instoppen en curricula van werkzoekenden kunnen opvragen. Dierckens : “Momenteel zitten er een 80.000 cv’s in de databank en iedere werkgever kan daarin op eigen houtje opzoekingen doen en mensen voor interviews laten komen of aan VDAB-Consult vragen om interviews af te nemen en preselecties te organiseren.” Elke vacature wordt toegewezen aan een bemiddelaar, zodat vragen ook via e-mail kunnen worden afgehandeld. Werkgevers kunnen hun vacante betrekkingen ook via Kiss opgeven voor gratis verspreiding via WIS, Internet, BRTN-Infogate (interactieve teletekst) en teletekst.

De enige voorwaarde om van deze diensten gebruik te maken, is dat de werkgever zich bij de VDAB registreert en het huishoudelijk reglement onderschrijft. Hij krijgt dan een paswoord.

Maar ook voor werkzoekers is Kiss een verbetering omdat ze nu hun cv on line kunnen laten plaatsen, eventueel anoniem, en op die manier hun capaciteiten zonder veel moeite in een druk geraadpleegde jobdatabase kunnen etaleren. Daarmee draait de informatica de rollen om : de werkgever zoekt kandidaten, niet omgekeerd. De cv’s kunnen alleen door de arbeidsbemiddelaars on line worden gebracht, wat normaal bij het intake-gesprek gebeurt, zodat de kwaliteit van de gegevens onder VDAB-controle staat. Er is een vrij veld waarin de werkzoeker zijn cv een persoonlijke noot kan geven.

De VDAB mag dan al melden dat Kiss de “afronding (was) van de business process reengineering in de arbeidsbemiddeling”, de systemen worden verder bijgesteld. Dierckens : “Wij zijn bezig een lastenboek uit te schrijven voor een full text-zoeksysteem, zodat werkgevers verfijnder opzoekingen kunnen doen, onder meer op het vrije gedeelte van de cv’s.” Ook wordt er gewerkt aan een analytische boekhouding om de kosten van de opleidingen beter te kennen en aan een verbeterde statistische module, zeg maar een data warehousing-systeem.

BRUNO LEIJNSE