Is dit het kantoor dat we echt willen?

Hebt u geen zin om naar kantoor te gaan? Blijf dan thuis. De nieuwe vormen van werkorganisatie zijn verleidelijk. Getronics is enthousiast over zijn ‘new world of work’. Andere bedrijven volgen, maar de formule is niet voor iedereen geschikt.

Getronics, specialist in ICT-oplossingen en de organisatie van werkruimten, nam eind januari zijn nieuwe kantoren in de De Kleetlaan officieel in gebruik. Aan de buitenkant merk je geen verschil met een gewoon kantoorgebouw. Maar als je binnenkomt (1), is de sfeer helemaal anders: grote ruimten, zalen met veel glas, gezellige banken, kleurige stoelen, knap design, enzovoort. “Welkom in de new world of work“, zegt Benny Corvers, directeur bij Getronics, die ons ontvangt op het Belgische hoofdkwartier. De lokalen weerspiegelen een flexibele werkorganisatie, die beter moet voldoen aan de behoeften van de medewerkers. Weinig Belgische bedrijven gaan in dit opzicht zo ver. De rondleiding begint.

Wanneer een Getronics-medewerker arriveert, kiest hij een plekje. Er zijn geen vaste plaatsen meer, behalve voor de twee secretaressen van het gebouw (de directiesecretaresse en die van de verkopers). Alles is in clusters georganiseerd: de divisies zijn verzameld per verdieping of per zone. Bij de ingang staan kastjes voor de persoonlijke bezittingen. “De medewerker kiest de plaats en het materiaal dat hij nodig heeft om zijn werk te doen, afhankelijk van wat beschikbaar is”, zegt Corvers. Als de werknemer zich moet concentreren om een project snel vooruit te helpen of als hij wil telefoneren, kan dat bijvoorbeeld een silent bubble zijn, een soort individueel kantoortje (2). Anders kiest hij een plaats in het open kantoor, in een vergaderzaal enzovoort. Hij heeft de keuze tussen een ‘touch-desk’, ‘flex-desk’, ‘flex-desk plus’, ‘silent bubble’, ‘cockpit’… Alles hangt af van het werk dat wordt gedaan. De medewerker kan zijn laptop meenemen naar een van de 200 werkposten. Er zijn ongeveer 25 procent minder plaatsen dan in de oude gebouwen. Het bedrijf gebruikt in Diegem slechts 6000 vierkante meter, tegenover 8000 in Evere, terwijl het aantal werknemers niet is veranderd. Consultant of directeur, de regel geldt voor iedereen: geen vaste plaats en een clean desk. Volgens de managers van Getronics maakt deze aanpak een optimale benutting mogelijk van “alle ruimte die de directie meestal niet gebruikt”.

Handige reservatie

Het geheel oogt heel strak, met hier en daar groene, blauwe of rode strepen die naar het bedrijfslogo verwijzen. Erg indrukwekkend is de zaal voor brainstorming, de ‘Cloud’, waar een legertje kleurige poefs staat voor een erg interactief smartboard vol technologische snufjes (3). Getronics mikt trouwens in zijn hele kantoor op geavanceerde technologie. Bij de ingang van elke vergaderruimte is een aanraakscherm aangebracht (4). Dat toont de beschik-baarheid van de zaal en laat toe om haar te reserveren. Is de zaal vrij, dan is het scherm groen gekleurd. Zo niet, kleurt het rood. Ook heel praktisch zijn de ‘follow-me-printers’. De gebruiker drukt een document af op zijn pc, maar het afdrukken begint pas wanneer hij bij de printer staat en met zijn badge de toelating geeft om te printen. Resultaat: er wordt minder papier verspild en de documenten blijven vertrouwelijk.

Om deze flexibele organisatie efficiënt te maken, moet elke medewerker zijn eigen uitrusting krijgen. Die is minder futuristisch: in essentie een laptop met Microsoft Office Communicator. Dat volstaat om telefoontjes naar het vaste kantoornummer te ontvangen op de pc, ook thuis, om te chatten en het scherm met collega’s te delen. Daarnaast wordt videoconferencing veel gebruikt.

Twee dagen per maand thuis

“Onze medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen”, zegt Corvers. “Maar die flexibiliteit vraagt veel voorbereiding en een aangepaste ondernemingscultuur. Wij moedigen self-management aan, we zijn resultaatgericht en letten niet te veel op de gepresteerde uren. Dat kan alleen doordat we al jaren geleden meetbare doelstellingen hebben ingevoerd en omdat de managers hun mensen vertrouwen.” Het resultaat van de flexibele aanpak is echter enigszins verrassend: de medewerkers van Getronics blijven gemiddeld slechts twee dagen per maand thuis om te werken.

In ruil voor een vrijwel volledige vrijheid in het beheer van zijn tijd en werk, moet de medewerker wel enkele regels volgen. Hij moet tussen acht uur ‘s morgens en zeven uur ‘s avonds bereikbaar zijn of, als hij niet aan zijn pc zit, in Communicator aangeven waar hij is. De teamleiders worden ook aangemoedigd om hun mensen regelmatig te verzamelen om de teamgeest in stand te houden. Dat kan bijvoorbeeld in de kantine of op de benedenverdieping, waar de medewerkers videogames kunnen spelen.

Besparing van 10 miljoen euro

Marc Dick, financieel en administratief directeur van Getronics Belux, glimlacht breed wanneer de new world of work ter sprake komt. “Onze nieuwe organisatie is een interessante businesscase”, vertelt hij. “Volgens onze berekeningen, die aan de voorzichtige kant zijn, zullen we in acht jaar tijd 9,7 miljoen euro besparen.” En dat na een investering van 4,7 miljoen euro in de verhuizing en de nieuwe lokalen. Het bedrag omvat ongeveer 5 miljoen euro aan besparingen op kantoorruimte (kleinere oppervlakte en een lagere prijs per vierkante meter), maar ook op de reiskosten én de rekruteringskosten. Volgens Getronics maakt deze manier van werken het bedrijf aantrekkelijker. “Minder medewerkers zullen zin krijgen om bij ons weg te gaan”, zegt Dick optimistisch. “En sollicitanten zullen vlugger tekenen. We hebben berekend dat onze rekruteringskosten in acht jaar met 1,6 miljoen euro zullen dalen.”

Op enkele stappen van Getronics, in Zaventem, heeft nog een bedrijf onlangs de stap naar dit type van open, flexibele kantoren gezet: CSC, een wereldleider in consulting, integratie van bedrijfsoplossingen en outsourcing. Hun slogan: Freedom works better. En dus spoort CSC zijn 450 medewerkers aan om te kiezen voor mobiliteit en telewerk, terwijl ze ook over aangepaste lokalen kunnen beschikken. Ook hier bestaan geen vaste plaatsen of persoonlijke kasten tussen de werktafels, maar wel ‘agora’s’, ‘bubbles’ enzovoort. Iedereen kiest zijn werkplek. “Het idee is dat je niet langer ‘naar kantoor komt’, maar dat iedereen een werkplek kiest op maat van het werk dat wordt gedaan”, zegt Philippe Jaeken, managing director België & Luxemburg. Zelfs het meubilair is in die zin opgevat. “We zetten geen comfortabele stoelen in zones waar de medewerkers wachten tot een vergadering begint.” De ongeveer veertig medewerkers die elke dag naar het bedrijf komen, moeten wel nieuwe gewoonten aanleren: ze gaan gemakkelijk op dezelfde plaats zitten en eigenen zich beetje bij beetje weer ‘hun’ werkplek toe. Er wordt dus nog niet echt in hubs gewerkt, zoals CSC dat graag zou zien. Toch zou de populatie van het bedrijf, voornamelijk consultants en universitairen, zich daar goed toe lenen.

Innovatieve concepten zoals telewerk en het flexibele kantoor worden in België al jarenlang in wisselende mate toegepast door grote bedrijven zoals UCB, Siemens en Sanofi. Zullen deze nieuwe manieren van werken echt efficiënt blijken als we ze tot het uiterste doordrijven?

CHRISTOPHE CHARLOT

“Deze flexibiliteit is alleen mogelijk omdat we meetbare doelstellingen hebben”

“Als de werkplek alleen een gezelligheidsruimte wordt, kun je je vragen stellen over de verantwoordelijkheid van de werkgever”