Wanneer een collega u het leven zuur maakt: ‘Wacht niet te lang om hulp te zoeken’

Bij de pretparkengroep Plopsa moest de CEO opstappen, nadat tientallen voormalige en huidige werknemers naar de pers waren gestapt met getuigenissen over gedrag dat niet door de beugel kan. Experts vinden het gek dat de medewerkers de geijkte kanalen niet gevonden hebben om ontoelaatbaar gedrag in een bedrijf te melden.

“Ik ben verbaasd dat de werknemers van Plopsa de geijkte kanalen niet hebben gevonden om dat gedrag aan te klagen”, zegt Hilde De Man, verantwoordelijk voor psychosociaal welzijn bij de preventieadviesdienst Idewe. Wat zijn die geijkte kanalen? “In het arbeidsreglement vinden werknemers de procedure om bij een vertrouwenspersoon of een preventieadviseur aan te kloppen. De contactgegevens moet het bedrijf duidelijk uithangen of op het intranet zetten.”

Het maakt niet uit of de bazen veel aanwezig zijn op de werkvloer en veel met hun personeel praten, om dit soort situatie te voorkomen. Want mensen zullen zich soms anders gedragen als de baas erbij is. Anderen hebben schrik vrijuit te spreken met de top van het bedrijf. “Bedrijven kunnen anonieme bevragingen organiseren om dit soort problemen naar boven te halen. Werknemers moeten zo’n bevraging ook zien als de uitgelezen kans om problemen aan te kaarten”, vindt Hilde De Man.

Werkgevers moeten over een globaal preventieplan beschikken, dat telkens vernieuwd moet worden voor een periode van vijf jaar. Bedrijven moeten veiligheidsrisico’s opsporen, maar dus ook andere risico’s die het welzijn van de medewerkers in het gedrang kunnen brengen. Werkgevers zijn in dat kader verplicht met een bevraging een analyse te maken van de psychosociale risico’s op de werkvloer.

Voor grensoverschrijdend gedrag, voor pesterijen, geweld, roepen en tieren of ander laakbaar gedrag waardoor mensen hun job niet meer naar behoren kunnen uitoefenen, is er een logische volgorde van stappen die werknemers kunnen ondernemen.

“Als bepaalde afdelingen slechter scoren dan andere, kunnen er preventief en steekproefsgewijs gesprekken plaatsvinden met personeelsleden van die afdelingen”, voegt Hilde De Man toe. Bedrijven kunnen een boete krijgen en riskeren zelfs strafrechtelijke vervolging als ze die risico-analyse niet maken of die niet kunnen voorleggen bij een inspectie.

Voor grensoverschrijdend gedrag, voor pesterijen, geweld, roepen en tieren of ander laakbaar gedrag waardoor mensen hun job niet meer naar behoren kunnen uitoefenen, is er een logische volgorde van stappen die werknemers kunnen ondernemen.

1. Ga het gesprek aan

Of zo’n gesprek effect heeft, hangt af van de persoonlijkheid van de betrokkenen en de ernst van de feiten. Bij grensoverschrijdend gedrag zou het kunnen dat de andere partij niet beseft dat hij of zij over grenzen is gegaan. Er is niets mis met het aangeven van die grenzen en daarbij ook duidelijk te maken hoe het voelt als die grenzen overschreden worden.

Wie zich er niet comfortabel bij voelt om het gesprek op eigen houtje aan te gaan, kan een leidinggevende erbij betrekken. “Het is logisch dat je probleemgedrag van een collega aankaart bij een leidinggevende. Die heeft het morele gezag om tussenbeide te komen en kan ook eventueel bestraffen”, zegt Hilde De Man. Wanneer het toxische gedrag van een leidinggevende komt, dan is dat al wat moeilijker.

“In de meeste situaties durven mensen het gesprek niet aan te gaan”, weet Jacqueline Jost, expert psychosociaal welzijn bij Securex. “Zeker bij hiërarchische relaties is het moeilijk. Als het om een collega van hetzelfde niveau gaat, zal erover praten mogelijk gemakkelijker gaan. Veel mensen zijn bang om pesterijen of andere problemen bespreekbaar te maken.” Dat is jammer, want de reactie van de andere partij zal lang niet altijd negatief zijn en soms kunnen problemen zo in de kiem gesmoord worden.

2. Verzamel bewijzen van het problematische gedrag en zoek getuigen

Wordt u genegeerd in vergaderingen? Krijgt u verwensingen naar uw kop? Voelt u zich vernederd of het slachtoffer van pesterijen? Dan is het sowieso een goed idee om erover te praten met collega’s die erbij waren. Hebben zij dat ook zo ervaren? Of hebt u een incident in uw hoofd toch wat opgeblazen? “Het is zeker een goed idee om erover te praten met collega’s die iets gezien of gehoord hebben. Zij kunnen jou emotioneel opvangen, maar zij hebben ook een objectieve kijk op wat er gebeurd is. Als je er met buitenstaanders zoals familie of vrienden over praat, dan horen zij enkel jouw subjectieve visie en zij zullen jouw visie delen omdat ze er verder niets vanaf weten”, stelt Jacqueline Jost.

Om aan te tonen dat er een structureel probleem is, zult u ook moeten bewijzen dat er verschillende voorvallen waren. Of het nu is om iemand te confronteren met zijn gedrag, om gedrag aan te kaarten bij een leidinggevende of om een dossier aan te leggen tegen een persoon: het kan nooit kwaad om voor uzelf bij te houden wat er precies gebeurd is en wanneer.

Van publieke vernederingen of geweld is het niet zo moeilijk om getuigen te vinden. Maar hoe kunt u als werknemer aantonen dat een leidinggevende een stiekeme verdeel-en-heerstechniek hanteert, waarbij mensen of afdelingen tegen elkaar worden opgezet? “Als je het goed uitspit, kunnen wel bepaalde patronen of herhaaldelijke onrechtmatige gedragingen worden vastgesteld doorheen gesprekken met verschillende mensen”, meent Hilde De Man. “Alleen is het erg moeilijk om het gesprek aan te gaan als er een achterliggende persoonlijkheidsproblematiek is. De betrokkene heeft dan een blinde vlek en ziet zelf niet dat hij continu grenzen overtreedt.”

3. Betrek er een vertrouwenspersoon en/of preventieadviseur bij

De allerbelangrijkste tip is volgens beide experts: “Kom zo snel mogelijk bij ons langs.” Hilde De Man: “Als je te lang wacht, wordt het steeds moeilijker om de situatie en het gedrag nog te keren.” Jacqueline Jost voegt eraan toe: “Soms komen mensen pas na jaren bij ons aankloppen. Zij zien zichzelf dan echt als slachtoffers en willen dat de daders gestraft worden. Zij komen dan naar ons met verkeerde verwachtingen, waaraan wij niet kunnen beantwoorden, en zitten niet meer in een oplossingsgerichte modus. Daarom zou er meer gesensibiliseerd moeten worden, zodat problemen sneller aangepakt worden.”

In de meeste procedures van bedrijven zoals beschreven in het arbeidsreglement, zal staan dat mensen rechtstreeks naar de vertrouwenspersoon of naar de preventieadviseur mogen stappen. “Werknemers kunnen kiezen waar ze zich het meest comfortabel bij voelen. Soms is de vertrouwenspersoon een rechtstreekse collega of een persoon waar je je helemaal niet mee overeenkomt. Soms kunnen mensen het zien als je in het kantoor van de vertrouwenspersoon stapt”, zegt Jacqueline Jost. “Een vertrouwenspersoon binnen het bedrijf is niet verplicht, die moet een uitgebreide opleiding volgen en in heel kleine bedrijven kan zo’n vertrouwenspersoon geforceerd aanvoelen”, meent Hilde De Man. “Als de vakbondsvertegenwoordigers een vertrouwenspersoon willen, dan is de werkgever wel verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen”, stipt Jacqueline Jost aan.

De allerbelangrijkste tip is volgens beide experts: “Kom zo snel mogelijk bij ons langs.”

Een interne preventieadviseur is verplicht voor alle bedrijven. “Vanaf de eerste medewerker”, zegt Jacqueline Jost. “In bedrijven met minder dan 20 werknemers kan de preventieadviseur gewoon de baas zijn. Vanaf 20 werknemers moet een werknemer die rol op zich nemen. Die preventieadviseurs werken vooral op veiligheid en ergonomie en zijn vaak niet getraind om met psychosociale problemen om te gaan. Daarom zijn bedrijven ook verplicht zich aan te sluiten bij een externe preventiedienst om alle competenties toe te voegen die ze zelf niet in huis hebben. Een externe preventiedienst heeft ingenieurs, arbeidsartsen,.., en dus ook specialisten in psychosociaal welzijn in dienst.”

Als er een vertrouwenspersoon is, dan moet die gemakkelijk te bereiken zijn. Zowel de vertrouwenspersoon als de preventieadviseur heeft beroepsgeheim. U kunt er uw verhaal kwijt, zonder gevolgen. Zij kunnen enkel met uw goedkeuring en in overleg stappen ondernemen. Hilde De Man: “Een vertrouwenspersoon kan ook informeel tussenbeide komen, zonder te straffen. Hij of zij kan een persoon discreet aanspreken op zijn gedrag en zeggen: ‘dit moet stoppen’. Als de vertrouwenspersoon te nauw betrokken is bij een situatie kan die ook een dossier doorspelen naar de preventieadviseur. Beide hebben beroepsgeheim – een gedeeld beroepsgeheim – om over bepaalde casussen te kunnen overleggen. Al wordt niet zomaar over elke casus overlegd.”

De rol van de preventieadviseurs beschrijft Hilde De Man als volgt: “Wij luisteren naar uw kant van het verhaal en vragen wat u van ons wilt. Heeft u versterking nodig om het gesprek aan te gaan? Wilt u dat er een signaal aan de personeelsdienst wordt gegeven? Wilt u dat we bemiddelen? Wat is uw vraag? En we leggen ook uit wat de gevolgen kunnen zijn.”

Jacqueline Jost verduidelijkt dat de mensen die bij de preventieadviseur aankloppen ‘verzoekers’ worden genoemd. Van een klacht is dus geen sprake. Het gaat om verzoeken tot psychosociale interventies. Verzoekers kunnen een melding doen over ‘aangeklaagden’. Dat laatste klinkt beladen en Jacqueline Jost geeft ook meteen toe dat ze dat woord proberen te vermijden in gesprekken met de aangeklaagden. “De preventieadviseur voor psychosociale aspecten heeft net dezelfde rol als de vertrouwenspersoon. In de eerste plaats bieden we een luisterend oor. Daarna leggen we de mogelijke procedures uit. Het enige verschil tussen de vertrouwenspersonen en de preventieadviseurs is dat zij enkel informeel kunnen tussenbeide komen en wij kunnen de beide doen.”

4. Anonieme melding doen, formeel of informeel verzoek tot interventie

“Als er verschillende anonieme meldingen over één persoon of één afdeling zijn, dan zal de preventieadviseur aan de werkgever voorstellen om een risicoanalyse uit te voeren en gesprekken te voeren met een steekproef van het personeel. Daarna kunnen we een rapport maken”, legt Hilde De Man uit.

Behalve die anonieme melding kunnen werknemers ook een informeel of een formeel verzoek indienen bij de preventieadviseur. “Vaak willen mensen vooral hun hart luchten. Slechts een klein percentage van de dossiers leidt tot formele of informele verzoeken”, weet Hilde De Man. Welke actie u verder onderneemt, hangt ook af van uw plannen. Wilt u de brokken lijmen en in het bedrijf blijven werken? Wilt u zelf het bedrijf verlaten, maar anderen ervoor behoeden dat ze hetzelfde meemaken als u?

Informeel:

Er zijn drie verschillende opties voor informele tussenkomsten. “Een eerste is dat we gewoon blijven praten met de verzoeker en blijven advies geven”, legt Jacqueline Jost uit. “Jammer genoeg blijven mensen daar vaak in vast zitten, omdat ze bang zijn voor de gevolgen als ze verdere stappen ondernemen. De gesprekken zijn volledig vertrouwelijk en de werknemer beslist of en wanneer iets bespreekbaar wordt gemaakt. Een tweede optie is informeel een derde partij op de hoogte brengen en vragen om in te grijpen. Dat kan de personeelsdienst zijn of een manager. Een derde optie is dat we een bemiddelingsproces opstarten, waarbij we alle betrokkenen rond een tafel zetten.” Volgens Jacqueline Jost is de succesratio van die informele tussenkomsten vrij hoog. 

Formeel:

“De problemen beginnen pas echt wanneer mensen geen informele verzoeken durven te doen of wanneer ze ervan overtuigd zijn dat zoiets geen zin heeft en dat ze alles al geprobeerd hebben”, meent Jacqueline Jost. “Dan zijn er eigenlijk nog maar twee mogelijkheden: ofwel verlaten die werknemers het bedrijf ofwel komen we in formele verzoeken terecht. Vooral wanneer mensen het gevoel hebben, en dat is niet altijd terecht, dat ze een slachtoffer zijn en dat ze onrechtvaardig behandeld zijn, komen er formele verzoeken.”

Hilde De Man voegt nog toe: “Wanneer het om een formeel verzoek tot tussenkomst gaat voor pesterijen of ongewenst (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, dan kan dat niet anoniem en is een naam verplicht. Die feiten moeten onderzocht worden. Wanneer verschillende mensen lijden onder bijvoorbeeld een onhoudbaar hoge werklast, een managementstijl of een ander aspect van de arbeidsorganisatie, dan kan een werknemer daarvan wel melding maken zonder naam.” Jacqueline Jost voegt toe: De preventieadviseur kan een mandaat krijgen van werknemers maar ook van de werkgever. Stel dat er veel mensen afwezig zijn in een afdeling door burn-out, of dat de werkgever een brief krijgt met meerdere ondertekenaars, dan is de werkgever wettelijk verplicht daarmee aan de slag gaan. Ook wanneer één persoon of verschillende personen melding maken van een collectief probleem bij de preventieadviseur, moet de werkgever daarmee iets doen. De preventieadviseur speelt zo’n anonieme melding door naar de werkgever. Deze kan dan de hulp vragen van een externe preventiedienst om de situatie te analyseren of de interne preventieadviseur aan het werk zetten.

“Zo’n formeel verzoek voor een collectief probleem kan bijvoorbeeld gaan over het disfunctioneren van een manager”, legt Jacqueline Jost uit. “Het hoeft niet om pesten te gaan. Het kan zijn dat die leidinggevende niet voldoende competent is, met communicatieproblemen, een slechte organisatie, een onaangepaste leiderschapsstijl,… Het is genoeg dat mensen eronder lijden. Wij doen aan preventie. We moeten dergelijke risico’s detecteren voor mensen uitvallen of ontslag nemen. Als we 15 meldingen voor dezelfde problematiek binnen krijgen, is het voor ons makkelijker om de situatie te beoordelen. Dan is het duidelijk dat er iets aan de hand is. Maar een werknemer kan ook op zijn eentje een formeel verzoek voor een collectieve problematiek indienen.”

Lees hieronder verder

Zowel Hilde De Man als Jacqueline Jost hamert er ook op dat ze ‘maar’ adviseurs zijn. “Wij kunnen maatregelen adviseren aan de werkgever, maar wij kunnen niet zeggen dat iemand moet ontslagen worden. Het is ook zelden een zwart-witverhaal met een duidelijk dader en een duidelijk slachtoffer.” De werkgever moet binnen de twee maanden na zo’n advies een schriftelijk verslag sturen naar de preventiedienst over de maatregelen die worden of werden genomen. Als dat verslag niet komt, ook niet na een herinnering, of de werknemers melden dat die maatregelen helemaal niet werden genomen, dan moet de externe preventiedienst dat in sommige gevallen melden aan de inspectie. “Die meldingsplicht geldt enkel als er een groot gevaar is voor de werknemers, wat zelden het geval is, of als het om iemand van het hoogste of op één na hoogste niveau van het bedrijf gaat”, zegt Jacqueline Jost.

5. De vakbond erbij betrekken

“De vakbond wordt er vaak al vroeger bij betrokken”, zegt Jacqueline Jost. “Maar alsde werkgever vindt dat er voldoende maatregelen zijn getroffen en de werknemer vindt van niet, dan moet er richting controlerende organen gekeken worden.”

Er is ook zoiets als het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW), een overlegorgaan waarin de vakbonden vertegenwoordigd zijn. Dat houdt zich bezig met de veiligheid en gezondheid van werknemers en moet toezien op het welzijnsbeleid van het bedrijf.

Hilde De Man legt uit dat de vertrouwenspersoon en de preventieadviseurs geen vertegenwoordigers zijn van de werknemer. “Wij moeten onze rol zuiver houden. Wij kunnen bemiddelen, maar wij kunnen niet de kant kiezen van de werknemer in een conflict met een leidinggevende over negatieve evaluaties bijvoorbeeld. Als het over arbeidsvoorwaarden gaat, zullen we werknemers doorverwijzen naar de vakbond.”

Als één derde van de werknemersvertegenwoordiging van een CPBW vraagt voor een risicoanalyse van een specifieke arbeidssituatie, dan moet die ook worden uitgevoerd. “Ook de vakbondsvertegenwoordigers kunnen dus een vraag tot analyse stellen aan de werkgever, na signalen die worden opgemerkt in een afdeling”, zegt Hilde De Man.

6. De inspectie op een bedrijf afsturen

“De preventieadviseur heeft een adviserende rol”, zegt Hilde De Man. “Als wij bijvoorbeeld een dossier van honderden bladzijden binnenkrijgen, waarin meerdere mensen voor verschillende feiten worden aangeklaagd, dan moeten wij feit per feit nagaan of die mensen daadwerkelijk iets verkeerd hebben gedaan. Welke bewijzen zijn er? Zijn er getuigen? Als wij tot de conclusie komen dat er herhaalde gedragingen gedurende een bepaalde periode zijn gesteld, dan kunnen wij zowel individuele als collectieve maatregelen adviseren aan de werkgever om dat probleemgedrag aan te pakken.”

Dat is de interne procedure, maar er is ook nog een externe procedure als het bedrijf niets doet met al die adviezen en de situatie problematisch blijft. “De preventieadviseur heeft ook een controlerende rol als hogere leidinggevenden betrokken partij zijn”, voegt Hilde De Man eraan toe. “Als het welzijn in gevaar is en de wetgeving niet gerespecteerd wordt, dan moeten wij het Toezicht Welzijn op het Werk bij een bedrijf inlichten.”

7. Klacht indienen bij het arbeidsauditoraat

De inspectie kan het dossier doorschuiven naar het arbeidsauditoraat. Dat vervult de rol van openbaar ministerie in arbeidsrechtbanken. “Een deel van ons werk is in feite voorbereidend werk voor een procedure bij de arbeidsrechtbank”, stelt Hilde De Man. “Als wij bijvoorbeeld een dossier over pesterijen hebben samengesteld, dan kan de werknemer aan de hand daarvan naar de arbeidsrechtbank stappen. Daar kan de rechter oordelen of er een schadevergoeding toegekend moet worden aan het slachtoffer van de pesterijen.”

Hier komt nog een keer het belang van bewijzen en getuigen terug. “Als de preventieadviseur na de analyse niet tot de conclusie kan komen dat het om pesten gaat, dan zal het arbeidsauditoraat doorgaans niet naar de rechtbank trekken. Een uitzondering daarop kunnen situaties zijn waar mensen duidelijk schrik hebben om te praten omdat er een angstcultuur is in een bedrijf. Het auditoraat kan op zijn beurt de inspectie op een bedrijf afsturen als er klachten zijn binnengekomen, die het wil laten onderzoeken.”, stelt Jacqueline Jost.