‘Niemand kan multitasken’

Als professional organizer brengt Sara Van Wesenbeeck structuur aan op kantoor én in de agenda. Het eerste dat ze daarin zet? Pauzes. “Door meer te pauzeren werk je net slimmer.”

Ooit werden ze kastenlegsters genoemd, de vrouwen die het propere wasgoed in rijke huizen opnieuw een plek gaven. Ze scheidden de winterspullen van het zomergerief, hingen geurzakjes op voor ze de kastdeuren weer sloten en verdienden daar een flinke cent mee. Tegenwoordig heten ze professional organizers en doen ze niet meer aan opruimen. Aan intakegesprekken, dat wel. Aan het opzetten van systemen en het coachen van gewoonte- en gedragsverandering om je huis en je kantoor op orde te houden, dat ook.

Sara Van Wesenbeeck (51), de oprichter van Barking Dogs, is een van hen. “Toen ik op mijn 21ste in de Verenigde Staten over professional organizers hoorde, dacht ik meteen dat het beroep iets voor mij was. Als je de tastbare buitenwereld aanpakt, kun je ook orde op zaken stellen in je hoofd.” Dus ruilde ze haar radio- en communicatiecarrière tien jaar geleden in voor een rol als coach in huishoudens en kantooromgevingen.

“Ik coach vooral managers en ondernemers die met meer comfort willen functioneren. Al zie ik ook vaak creatieve talenten, omdat ze het soms moeilijk hebben hun werk te organiseren of deadlines te halen.” Ze hoeven niet te vrezen dat Van Wesenbeeck komt aanzetten met theorieën over een clean desk. “Er zitten goede elementen in het idee van een clean desk, maar ze zijn niet voor iedereen een oplossing. Ik ga altijd op zoek naar systemen die voor de persoon in kwestie werken.”

Dus wie beweert dat hij perfect kan werken aan een overvol bureau heeft gelijk?

Van Wesenbeeck: “Op kantoor zou ik toch niet aanraden zo te werken, want dan wordt het voor je collega’s moeilijk continuïteit te garanderen als jij er even niet bent. Bovendien is het bewezen dat een vol en onoverzichtelijk bureau je functioneren belemmert. Je concentratievermogen gaat erdoor achteruit, je stressniveau stijgt en je verliest veel tijd met het zoeken naar documenten. Dat stimuleert dan weer uitstelgedrag. Alleen durft bijna niemand dat toe te geven.

“Veel mensen verbergen dat ze het niet meer zien zitten. Rondom hen zien ze iedereen altijd maar hollen, hollen, hollen.Ze zijn bang dat een baas of collega’s hen een slechte medewerker vinden omdat ze het niet meer kunnen bolwerken. Dus gaan ze maar door, tot ze het overzicht zo kwijt zijn dat ze het loslaten, met alle gevolgen van dien. Terwijl teams zo blij zijn als ze even kunnen uitpuffen, evalueren en bekijken wat in de toekomst haalbaar is.”

Managers geven het verkeerde voorbeeld?

Van Wesenbeeck: “Ook de mensen die aan de top maar doorhollen, zijn daar zelf niet altijd blij mee. Ze durven gewoon niet te stoppen. Terwijl geregeld stoppen en pauzeren helemaal geen tijdverlies is, maar daar moet ik mensen hier echt nog van overtuigen. In Friesland, waar ik vaak vertoef omdat ik daar managers en teams aan boord van een jacht coach, is dat bijvoorbeeld helemaal anders. Om 10 uur wordt er bewust tijd gemaakt om koffie te drinken. Tussen 12 en 13 uur en tussen 16.15 en 17.15 uur blijven de bruggen er gesloten, omdat de brugwachters pauzeren. Veel Belgen kiezen ondertussen voor een laptoplunch en blijven zo hun brein overbelasten. Wie is er dan beter bezig?

“Eigenlijk zou je zelfs elk uur even een pauze moeten nemen, telkens als je aandacht verslapt. De mensen die ik coach, adviseer ik daarom een wekker te zetten om daaraan te denken, en dan bijvoorbeeld even wat op de trap te gaan lopen. Het is belangrijk dat je actieve pauzes neemt.”

Tot je baas je voor de zoveelste keer die dag op de trap tegenkomt.

Van Wesenbeeck: “Als mensen pauzeren als tijdverlies zien, is dat inderdaad een probleem. Collega’s die je de hele dag over en weer zien lopen, zullen snel zeggen dat je niets doet. Dat moet dringend veranderen, want door meer te pauzeren, werk je net slimmer. Door je brein tot rust te laten komen, kun je nadien op kortere tijd meer werk verzetten. Waarmee ik niet zeg dat we de productiviteit zo moeten opvoeren dat we machines worden die op heel korte tijd heel hard werken. De bedoeling is gewoon dat je ‘s avonds op tijd naar huis kunt vertrekken en dat je daar niet opnieuw moet beginnen te werken om alles gedaan te krijgen. Maar ik besef dat het voor veel mensen moeilijk is hun gewoontes te veranderen. Gewoon zorgen dat ze hun middagpauze nemen, is in veel gevallen het meest haalbare en een mooi begin.”

Dus weg met de flexibiliteit en opnieuw iedereen verplichten om 12 uur te lunchen?

Van Wesenbeeck: “Het inbouwen van rustmomenten mag best wel organisch lopen, maar af en toe is een duwtje in de rug is gewoon noodzakelijk. Een van de bedrijven waar ik langsging, stuurde na de coaching bijvoorbeeld elke dag tussen 10 en 11.30 uur alle telefoons naar de secretaresse door, zodat alle werknemers elke dag even gefocust konden werken. Soms zijn dat soort maatregelen nodig om dingen te veranderen.

“Neem de mailbox. Mensen hebben nooit geleerd daarmee om te gaan, het is ons overkomen. Ik kan werknemers dan wel adviseren twee keer per dag gegroepeerd e-mails te behandelen, maar zolang de baas binnen de minuut een antwoord verwacht, staan we nergens. Daar moeten dus afspraken over worden gemaakt. Je moet het mogelijk maken dat mensen in hun vrije tijd hun batterijen opladen. Dat is noodzakelijk om goed te kunnen functioneren.”

Sommigen doen dat toch eerder door om 16 uur de kinderen op te halen en daarna voort te werken?

Van Wesenbeeck: “Het flexwerken is in onze streken in opmars, maar de vraag is of je je werk- en je privéleven wel moet integreren. Er zijn nogal wat valkuilen. Zelfs wie om 16 uur de kinderen ophaalt, werkt ondertussen vaak verder op de smartphone. Of je gaat opnieuw aan de slag als de kinderen in bed liggen. Zorg dan wel dat je kunt focussen op je vrije tijd, laat die niet vervuilen door het werk. Veel bedrijven voeren het flexwerken al in voor ze de rest op een rijtje hebben. Ze doen dat natuurlijk met de beste bedoelingen, omdat ze het welzijn van hun medewerkers hoog in het vaandel dragen. Ze willen dat hun medewerkers werk en privé beter op elkaar kunnen afstemmen. Alleen stellen we vaak vast dat hun werknemers tijdens de werkuren nog niet heel slim aan het werk zijn. Ze bouwen bijvoorbeeld geen focusmomenten in. Als ze dat zouden kunnen, zou het niet eens nodig zijn dat ze flexwerken. Daarom probeer ik mensen te leren hun werk op kantoor slimmer aan te pakken. Dat is natuurlijk moeilijk als er collega’s komen aankloppen met dringende vragen. Ik hoor van velen dat ze daardoor niets kunnen afwerken. Zeker ook voor spitsuurvrouwen is dat een uitdaging.”

Een van uw boeken is gericht op die spitsuurvrouw. Alsof er geen spitsuurmannen bestaan.

Van Wesenbeeck: “Vrouwen voelen zich vaak spitsuurvrouw, omdat ze er een extra rol bij hebben: naast hun baan besteden de meeste vrouwen nog altijd tien tot twaalf uur per week meer dan mannen aan het runnen van het huishouden en het zorgen voor de kinderen. Maar dat neemt niet weg dat er ook mannen zijn die zich spitsuurman voelen, want mannen beginnen die taken gedeeltelijk over te nemen, maar de verdeling blijft ongelijk. Dat ligt voor een deel ook aan de vrouwen zelf, die het huis als hun domein zien en de taken daar liever zelf doen. Door die extra rol raakt hun aandacht de hele dag door meer versnipperd, want zelfs tijdens de werkuren moeten ze onthouden dat er nog brood nodig is en dat ze zeker moeten langsgaan bij de stomerij.”

Het klinkt bijna alsof vrouwen daardoor soms minder goed kunnen werken.

Van Wesenbeeck: “Dat is een gevaarlijke uitspraak, die veel te kort door de bocht gaat. Vrouwen zijn bijvoorbeeld veel beter dan mannen in het uitvoeren van opeenvolgende taken. Ik wil niet veralgemenen, maar dat blijkt wel uit wetenschappelijk onderzoek. Daardoor kunnen vrouwen heel wat aan. Zo lijkt het ook alsof vrouwen kunnen multitasken, wat niet het geval is. Niemand kan multitasken. Ons brein kan wel twee tot drie kleine opdrachten tijdelijk opslaan, maar worden het er meer, dan kost dat alleen maar energie en tijd. Veel mannen zijn dus al slimmer als ze zeggen dat ze niet kunnen multitasken (lacht). Gelukkig vullen mannen en vrouwen elkaar mooi aan, ook in de manier waarop ze ondernemen. Mannen zien het meestal groots. They think big, they act big. Vrouwen twijfelen meer of ze zo’n project wel aankunnen en ze een onderneming wel kunnen combineren met hun gezin.”

Durven vrouwen in 2017 echt nog altijd minder te ondernemen?

Van Wesenbeeck: “Ze zien alleszins veel meer drempels dan mannen en hebben daarom een duwtje in de rug nodig. Daarom ben ik sinds 2010 Europees Ambassadeur voor het Vrouwelijk Ondernemerschap. Europa wil meer mensen aan het ondernemen krijgen. Vooral bij vrouwen is het potentieel nog groot. Zij zijn bovendien duurzamere ondernemers dan mannen, zodra ze zijn gestart. Hun bedrijven gaan minder snel over de kop. Alleen nemen ze vaak een tragere start, omdat ze meer obstakels zien én ze vaak amper of geen financiering krijgen. Bij de banken zijn het vaak mannen die beslissen over het budget dat ze krijgen. Die zien niet altijd brood in bedrijven in typisch vrouwelijke sectoren. Maar vrouwen stappen vaak ook zelf met een te klein verhaal naar zo’n bank. Ze vertellen daar hoe ze voorzichtig gaan groeien en noemen hun bedrijf een ‘bedrijfje’. Ik ben allergisch aan dat verkleinwoord, omdat je jezelf heel klein maakt, terwijl daar geen reden voor is. Mannen hoor ik dat nooit gebruiken. Je moet gewoon jezelf en je bedrijf verkopen.”

Merkte u dat u daar ook schroom voor voelde?

Van Wesenbeeck: “Nee, ik heb daar nooit problemen mee gehad. Vreemd, hè? Het kriebelde wel al eventjes om te ondernemen. Veel mensen hebben hier de luxe een bedrijf uit passie op te kunnen starten, niet uit financiële noodzaak. Toch beginnen veel startende vrouwelijke ondernemers halftijds, om de zekerheid van een mooie baan te behouden. Ik begrijp het wel, maar als er één ding is dat je niet kunt afbakenen, dan is het wel ondernemer zijn. Dat vertel ik ook tijdens de opleidingen die ik geef aan toekomstige professional organizers. Tot nu waren alle studenten vrouwen – ik had ook niet anders verwacht – en allemaal kampen ze tijdens die opleiding op een bepaald moment met twijfels. Terwijl de voorbereidingen voor de start van hun bedrijf dan meestal al zijn getroffen. Dan moet ik hen zeggen dat ze er gewoon voor moeten gaan.”

Zo creëert u wel uw eigen concurrenten.

Van Wesenbeeck: “Het zou dom zijn het zo te bekijken. Hoe meer professional organizers er zijn, hoe beter. Belgen hebben altijd even tijd nodig om aan een nieuw concept te wennen. Een coach op de werkplek, daar zijn ze nu wel mee vertrouwd. Iemand die je ook thuis komt coachen? Dat lag lange tijd moeilijk. Daarom is het goed dat er meer gespecialiseerde collega’s op de markt komen. We komen vaak in contact met kwetsbare mensen. De doelgroep van de professional organizers wordt groter. Door de vergrijzing, het grote aantal scheidingen en de nieuw samengestelde gezinnen kunnen almaar meer mensen hulp gebruiken bij het structureren van hun leven. Anders dan de kastenlegsters komen wij niet alleen in de rijke huizen.”

Sara Van Wesenbeeck, Rust in je huis en je hoofd, Het slimme organizing boek, Lannoo, 206 pagina’s, 10 euro