Ik ben ziek, ik kom niet werken

Dat een zieke werknemer best thuis in bed blijft, zal niemand tegenspreken. Maar ziekteverzuim dat een minder gegronde reden heeft, tiert soms welig. Met dit tienpuntenplan kunt u het bestrijden.

TechTeam zit als callcenter niet in de meest aantrekkelijke sector. Dat merkte de firma ook aan de verzuimcijfers. Toch vonden ze samen met uitzendbureau Tempo-Team een oplossing om het hoge ziekteverzuim in één jaar tijd te halveren in sommige teams. Sophie Knockaert, inhouse manager van Tempo-Team, zorgt voor de algemene richtlijnen en contacten met de uitzendkrachten bij hun klanten. Maddy Widart, hr-manager van TechTeam, vertelt hoe ze ziekteverzuim in de praktijk terugdringen. Streng en rechtvaardig optreden moet op de juiste manier met menselijkheid gekruid worden, zo blijkt.

1. Meet uw verzuimcijfers

Meten is weten, zo luidt het vertrekpunt van Tempo-Team en TechTeam. Zoals leraren de aanwezigheid van hun leerlingen opnemen, houdt u bij wie wanneer afwezig is, en waarom: ziekte, vakantie, familiale redenen… “Op basis van deze cijfers beslissen we al vroeg met welke uitzendkrachten we verder gaan”, zegt Widart. “Wie tweemaal in een maand afwezig is, krijgt geen vast contract aangeboden.”

2. Werk een bedrijfsvisie uit

Op strategisch niveau moet bepaald worden hoe met ziekteverzuim wordt omgegaan. Welke richtlijnen worden uitgewerkt en hoe worden ze gecommuniceerd? Welke straffen worden voorzien? Het management moet deze visie uitleggen aan de werknemers. “We leggen het in verschillende vormen en regelmatig uit aan onze mensen”, zegt Widart.

3. Stippel een duidelijke meldingsprocedure uit

De aanmeldingsprocedure mag best een eerste barrière betekenen. Ziek melden, hoeft niet eenvoudig te zijn. Bijvoorbeeld: onmiddellijk een specifiek telefoonnummer bellen bij ziekte, vervolgens de manager contacteren, en een doktersattest en even-tueel certificaat van controledokter binnen de wettelijke termijn opsturen. Deze procedure moet consequent toegepast worden. Is er iets niet in orde, dan wordt het een onwettige afwezigheid.

4. Betrek het management

“Een zieke werknemer is niet alleen de taak van de personeelsdienst”, weet Knockaert. “Ook de (directe) manager is betrokken partij. Hij kan meehelpen het ziekteverzuim terug te dringen door goede gesprekken te houden met zijn mensen en de teamsfeer te verbeteren.” Bij TechTeam krijgen de managers en werknemers van een team waar het ziekteverzuim in de laatste twee jaar gegroeid was, dagelijks via mail te lezen wie van de ploeg ziek is en of de teamdoelstellingen behaald worden. “Hoe zichtbaarder je iets kunt maken, hoe beter. Meteen worden managers er dagelijks voor gesensibiliseerd.”

5. Alle problemen zijn te bespreken

Openheid creëren en expliciet zeggen dat deze openheid niet misbruikt wordt, is essentieel. Alle problemen moeten in vertrouwen en met respect te behandelen zijn met de directe manager of vertrouwenspersoon. Welk (tijdelijk) probleem ligt aan de basis? Is het een gegronde afwezigheid? Wordt beterschap beloofd? Wat zou een passende oplossing kunnen zijn? Doe iets met deze informatie.

6. Organiseer cursussen over verzuimgesprekken

Verzuimgesprekken zijn niet eenvoudig. Leer managers de skills hiervoor, leer hen de juiste vragen te stellen en met gevoelige onderwerpen om te gaan. Elke beginnende manager kan deze gesprekken in het begin samen met hr doen.

7. Medische controles inzetten

Stuur een controlearts aan huis bij twijfel. Zo ziet u on-middellijk of de zieke thuis is, en hoe.

8. Zorg voor een gezonde werksfeer

Regelmatige, kleine feestjes, een intern krantje en groepsactiviteiten verbeteren de sfeer op kantoor en dringen het ziekteverzuim terug, merken ze bij TechTeam. De werksfeer en tevredenheid wordt jaarlijks gemeten. Widart: “Zo komen we te weten waar onze mensen ontevreden over zijn. Een werkgroep van werknemers en managers werkt vervolgens oplossingen uit voor de vijf grootste problemen.”

9. Informeer bij herstelde werknemers naar hun gezondheid

Creëer tijd voor een gesprek, ook bij terugkomst. Zelfs een zeer kort welkom wordt gewaardeerd.

10. Ontsla profiteurs

Wanneer geen enkele methode of gesprek nog helpt, volgt de laatste stap. Profiteurs vliegen eruit. Meteen een afschrikking voor de anderen. “Maar ook een stimulans voor de harde werkers”, weet Widart. “Die zullen tevreden zijn met de sanctie. Want iemand die afwezig is, bezorgt zijn collega’s extra werk en bemoeilijkt het bereiken van de targets.”

Hans Hermans

Regelmatige feestjes, een intern krantje en groepsactiviteiten verbeteren de sfeer en dringen het ziekteverzuim terug