Het tijdperk van het mobiele kantoor is aangebroken

Het nomadische kantoor is niet langer een voorrecht van grote ondernemingen. Met wifi en zijn neefjes kunnen ook kmo’s en vrije beroepen een mobiel kantoor opzetten. Zonder dat dit buitensporig veel moet kosten.

Een tiental jaar geleden was het mobiele bureau alleen een zaak van grote bedrijven. IBM België lanceerde in 1994 een formule voor telewerken, waardoor de medewerkers bijna al hun werk konden afhandelen zonder langs kantoor te moeten gaan. Ze konden thuis werken of in een van de lokale contactpunten van de groep. De hoofdzetel van IBM België telt nu minder kantoorruimtes dan er mensen op de loonlijst staan. Wie toch het hoofdkwartier bezoekt, reserveert een lokaaltje waar hij of zij de computer aansluit en de telefoon kan afstellen op zijn of haar persoonlijke extensie.

Dat type van toepassing, dat gecommercialiseerd wordt door IBM en andere leveranciers van informaticadiensten, richt zich eerder tot grote structuren die over een eigen informaticadienst beschikken en bereid zijn om te investeren in een mobiliteitsproject. Maar de democratisering van de technologie brengt het mobiele kantoor nu ook binnen het bereik van kleinere organisaties: kmo’s, vzw’s, vrije beroepen en zelfs particulieren. Een deel van het materiaal is zelfs al verkrijgbaar in handelszaken zoals Media Markt of Fnac.

Drie sleutelelementen

Wat zijn de verschillende elementen van een mobiel kantoor binnen de onderneming?

Draagbare computer. De courante modellen komen op ongeveer 1000 tot 1600 euro per stuk (Dell, HP, Acer, Lenovo, Fujitsu Siemens, Toshiba). Alle moderne modellen beschikken over een wifivoorziening, die onmisbaar is om de kaart van de mobiliteit ten volle uit te spelen. Toestellen die ook nog eens zijn uitgerust met een Bluetoothverbinding (draadloos netwerk op korte afstand) genieten de voorkeur omdat ze een vollediger uitrusting mogelijk maken.

Draadloos netwerk. Het draadloze netwerk is een courant gegeven geworden in de wereld van de microcomputers. De meest gangbare standaard is wifi, die zich opdringt als alternatief voor de ethernetopstelling met kabels. De basisstations hebben een reikwijdte van 30 tot 40 meter. Apple bood als eerste dat type van verbinding aan op zijn draagbare Mac iBooks in 1999. Nu beschikken alle draagbare pc’s standaard over die functie. Computers zonder wifivoorziening kunnen bovendien gemakkelijk aangepast worden met een goedkoop accessoire dat in de USB-poort past. Alle elementen van een lokaal netwerk zijn aanpasbaar. Er kan ook een printer aangesloten worden dankzij een ander accessoire: de wifiserver. Het standaard wifinetwerk levert een correcte prestatie van 50 MB/seconde (802.11g-norm).

Telefoons met Dectnorm. Het gebruik van een gsm lijkt voor de hand te liggen voor een mobiel kantoor, maar de hoge gebruikskosten van een dergelijk apparaat zijn allesbehalve bemoedigend. Overigens kan de ontvangst in sommige grote gebouwen tegenvallen. De basistelefoon voor mobiel gebruik blijft dan ook de goede oude Dect, de draadloze telefoon voor vaste lijnen die je overal in de winkel kan kopen. Opgepast voor de levensduur van de batterijen: de goedkope modellen gaan soms maar een half uur mee. Er zijn ook versies die werken met een telefooncentrale.

Met die drie basiselementen kan elke onderneming mobiel kantoortje spelen. Een medewerker kan elke dag naar een ander lokaal gaan en toch blijven doorgaan met werken, telefoneren, printen en gegevens opzoeken zonder verder iets te moeten afstellen.

Meest voorkomende fouten

Op het eerste gezicht lijkt het gemakkelijk om een dergelijke voorziening te installeren. Het feit dat de accessoires vlot beschikbaar zijn in de grootdistributie kan inderdaad die indruk wekken. Dat is echter fout. Soms is het erg moeilijk om een wifinetwerk op te zetten. Ofwel werkt alles van de eerste keer perfect ofwel moet je in de technologische logica van een netwerk duiken en jongleren met MAC en andere SSID-adressen. Dat is trouwens bijna onvermijdelijk. Een particulier kan gemakkelijk een internettoegang installeren die met wifi bediend wordt. Hij heeft immers maar weinig elementen aan te koppelen: een wifimodem en dat is het zowat. Het netwerk van een onderneming of zelfs een klein advocatenkantoor installeren is al een stuk ingewikkelder. Er moet al voor gezorgd worden dat de radiogolven in alle lokalen doordringen – doorgaans volstaat een enkele zender niet – en de printers en servers moeten eveneens aangesloten worden. Dat is werk dat best toevertrouwd wordt aan een vakman.

Een tweede bekommernis is de beveiliging. Een wifinetwerk is standaard open ingesteld. Je kan er dus om het even welke computer op aansluiten, ook al staat die in een naburig gebouw, in een andere onderneming of bij een particulier. De gegevens zijn dan ook toegankelijk voor nieuwsgierige blikken. Wie dat wil vermijden, moet het netwerk instellen in beveiligde modus. Dat veronderstelt het gebruik van een codesleutel op elke computer. Dat kan bij de installatie gedaan worden door de professional. Ook al zijn de bedrijfsgegevens niet van ‘strategisch’ belang, dan nog is een dergelijke beveiliging noodzakelijk om te vermijden dat uw internetverbinding ‘afgetapt’ wordt door weinig tactvolle buren. Over het algemeen factureren de operators immers voor de gegevensvolumes die het contractuele maandelijkse plafond overstijgen.

De nabije toekomst

Het mobiele kantoor zal heel snel evolueren. Verschillende nieuwigheden zijn al beschikbaar of zullen dat binnen afzienbare tijd worden.

Meer performante netwerken. Het belangrijkste nadeel van een wifinetwerk in vergelijking met de kabelvariant is de snelheid van de gegevensoverdracht. De wifistandaard levert op dit ogenblik 50 Mb per seconde af, terwijl een vast lokaal netwerk met ethernet minstens het dubbele presteert. De wifinorm evolueert echter naar een meer performante formule, de 802.11n-standaard, ook wel Mimo genoemd. Die maakt het theoretisch mogelijk om een snelheid van 540 Mb/sec te halen, maar biedt vooral een groter bereik. Een enkele antenne zou volstaan om een volledig huis te dekken.

Meer accessoires geschikt voor wifi. Er komen steeds meer accessoires die op een wifinetwerk kunnen worden aangesloten. Een aantal fotoapparaten (meer bepaald van Nikon) biedt al dat soort verbinding aan, evenals harde schijven die als back-up kunnen worden gebruikt. De fabrikanten van printers pakken eveneens uit met modellen die kunnen worden verbonden met wifi, zoals de HP OfficeJet Pro K550 dtwn (309 euro exclusief btw).

Gemengde gsm/wifi mobiele telefonie. Verschillende operators commercialiseren al telefoons (of kondigen ze tenminste aan) die tegelijk als een gsm werken en als een telefoon die gebruik maakt van het lokale wifinetwerk. Dat is al zo bij het Franse mobiele netwerk Orange, het moederbedrijf van Mobistar, dat een gemengde dienst gelanceerd heeft onder de naam Unik. De telefoon die daarvoor gebruikt wordt, is de Nokia 6136, die verkocht wordt voor 99 euro. Als de gebruiker buitenshuis is, werkt het toestel in gsm-modus, maar de communicatie schakelt automatisch over op de wifi-vastelijnmodus vanaf het ogenblik dat het toestel binnen het bereik van het lokale draadloze netwerk komt. Een dienst die gebruikmaakt van gsm-wifitelefoons die speciaal geschikt zijn voor ondernemingen is intussen al aangekondigd en zal gecommercialiseerd worden in België.

Al die verschillende technologieën maken gebruik van de internetstandaard om telefonische gesprekken over te dragen. Die onderliggende evolutie zou de zaken in de nabije toekomst aanzienlijk moeten vereenvoudigen. Het mobiele kantoor zal dan des te makkelijker te installeren zijn omdat een en hetzelfde draadloze netwerk zowel telefoonconversaties als gegevens zal kunnen overbrengen.

Robert van Apeldoorn