Haal meer training uit een lager opleidingsbudget

Bij besparingen blijven opleidingsbudgetten zelden buiten schot. En toch moeten er ook nu leidinggevenden en werkne-mers opgeleid worden. De oplossing? Meer halen uit uw beperkte budget.

In veel bedrijven staan hr-afdelingen voor een grote uitdaging: ze mogen minder uitgeven aan opleidingen en moeten dus het maximum uit de trainingen halen. Jan Laurijssen, learning technology manager bij Kluwer, weet hoe de hr-verantwoordelijken beide doelen kunnen verwezenlijken.

Ken uw budget

Hoe groot is uw jaarlijkse budget? Hoe is het opgebouwd? Deze vragen geven u een beeld op de beschikbare middelen. Meestal heeft een bedrijf al verplichte uitgaven, zoals jaarlijkse kost voor veiligheids- en beveiligingsop-leidingen, of langlopende certificeringprogramma’s. Daarnaast moet worden berekend waar het bedrijf naartoe evolueert en wat medewerkers nodig hebben om zich te blijven ontwikkelen. “Dat is een puur financiële vertaling van het beleidsplan op bedrijfsniveau”, zegt Jan Laurijssen van Kluwer Opleidingen. “Wanneer doen we wat voor wie?”

Zo vormen de ad-hocopleidingen een bedreiging voor het budget. “Vaak meldt een manager dat hij een interessante cursus heeft gevonden voor zichzelf of zijn teamgenoten. Voordat je je akkoord geeft, zou je als opleidingsverantwoordelijke moeten nagaan of deze binnen het strategische plan past en nuttig is voor het bedrijf of voor de ontwikkeling van de medewerker.”

Hebt u wel nood aan een opleiding?

“Heel vaak roepen bedrijven in een reflex een opleiding in als antwoord op hun probleem”, weet Laurijssen. “Maar misschien ligt het probleem gewoon bij het functioneren van het team of een individu. Dan is bijvoorbeeld een coaching meer op zijn plaats.” Andere alternatieven voor een opleiding kunnen zijn: onlinetrainingen, peter- en meterschap, een motivatieprogramma of het duidelijker communiceren van de strategie.

Zoek waar voor uw geld

Opleidingen met elkaar vergelijken, is een onmisbare stap. Vooral basisopleidingen kunt u goed tegen elkaar afwegen. Basiscriteria zijn volgens Laurijssen: een goede docent, duidelijke doelstellingen, een grondige evaluatie achteraf en de zekerheid van een veranderd en verbeterd gedrag op de werkvloer. “Opleidingen dienen in de eerste plaats om medewerkers te ontwikkelen en zo de doelstellingen van je bedrijf te verwezenlijken. Zo niet, kun je moeilijk van een renderende opleiding spreken.”

Coach uw interne trainers

Heel wat bedrijven zetten interne mensen in om medewerkers te trainen. De IT-manager die een cursus Excel geeft, de boekhouder die een andere afdeling leert omgaan met jaarverslagen of de topverkoper die zijn collega’s best practices aan de hand doet. Een budgettair voordelige optie. Al plaatst Laurijssen er een kanttekening bij. “Deze mensen mogen wel specialisten zijn, het zijn daarom geen trainers. Zorg daarom voor een korte externe opleiding voor deze mensen. Omdat ze daarna betere trainingen zullen geven, blijft het budgetvriendelijk.”

Spreek subsidies en fondsen aan

Toch bestaan er mogelijkheden om een beperkt budget te vergroten. Denk maar aan subsidies als opleidings-cheques, de zogenaamde ‘kmo-portefeuille’ en kortingen of impulsen die door sectorfederaties worden gegeven. “Bedrijven spreken deze middelen nog te weinig aan. Sommige zijn niet op de hoogte van de mogelijkheden, voor andere is het papierwerk er te veel aan.”

Onderhandel met de trainer

Ga niet alleen af op opleidingsbrochures en programma’s zoals ze standaard worden aangeboden. Informeer bij de aanbieder of het echt wel die opleiding is waar uw bedrijf, team of medewerker nood aan heeft. “Spreek over het finale doel van de opleiding en bekijk of dat gehaald kan worden. Als dit doel nog niet duidelijk geformuleerd is, weet u meteen dat u nog niet aan een opleiding moet beginnen.”

Betrek de leidinggevenden

Reken niet op resultaatsverbintenissen in de opleidingswereld. U zult niet meer of minder betalen als de opleiding goed of slecht scoort tijdens een evaluatie. Wel moet een inspanningsverplichting ervoor zorgen dat beide partijen hun best doen om er een succes van te maken. “De leidinggevenden van de cursisten vervullen hier een cruciale rol”, aldus Laurijssen. “De aanpak en houding van een leidinggevende voor en na de opleiding oefent de grootste invloed uit op het leerresultaat en de transfer naar de werkplek.”

Hans Hermans

“Een budgetvriendelijke optie is interne mensen les te laten geven aan collega’s. Maar geef die trainers wel een korte externe opleiding”