Haal die visitekaartjes door de scanner

Als u uw naamkaartjes nog ambachtelijk bijhoudt, vergooit u uw tijd. Kaartscanners zijn nu efficiënter dan eender welk manueel systeem, en voor de prijs hoeft u het niet te laten.

Reacties: e-trends@trends.be

Op de redactie hebben we ze met dozen vol. Hans Brockmans sorteert ze chronologisch in losbladige mappen. De milieubewuste Eric Pompen heeft ze alfabetisch in een kaartenbak, schuif onderaan rechts. Lieve heeft ze vastgeniet in haar Rolodexen, maar typt ze nu al een tijdje over in Excel. Er is er eentje die ze intikt in haar Palm (maar klaagt over een backlog). En dan is er natuurlijk nog de sloddervos, die ze gewoon dumpt in een doos, in de hoop dat… ooit…, u kent dat.

Zoveel inspanning, zoveel systemen, zoveel informatie die ongebruikt blijft. Terwijl er toch gewoon business card scanners zijn. We legden er twee op de pijnbank en schoven er een bundel multiculturele naamkaartjes door. Met de hand op het hart: als u een museum aan naamkaartjes heeft bijeengeschud, dan had u dit al moeten hebben. De CardScan 600cx van Corex Technologies (circa 260 euro) doet zes à twaalf seconden over het scannen en de tekstherkenning van één naamkaartje. De I.R.I.S. Business Card Reader II ( Cardiris 3, circa 200 euro) van I.R.I.S. uit Louvain-la-Neuve neemt zo’n 30 à 40 % meer tijd, maar dan nog verwerkt u honderd of wat kaartjes in een half uur. Dat is een fijn tempo.

Natuurlijk herkennen die dingen namen verkeerd. Maar zelden. Ze maken fouten in telefoonnummers, maar echt niet veel. En op sommige punten zijn ze hopeloos. So be it. CardScan laat ook makkelijk de achterzijde van kaartjes toevoegen, wat nuttig is als u nota’s maakt op die dingen. En na het scannen komen het beeld van de kaartjes en hun herkende inhoud in een database. Als u goed bent in persoonsnamen, kunt u daar ophouden. De namen op het visitekaartje worden namelijk vrijwel altijd foutloos herkend. Functie, e-mailadres en telefoonnummers gaan ook vlot. Adressen, vooral buitenlandse, zijn problematisch. Lettertypes spelen een rol, maar niet doorslaggevend. De echte killers zijn de symbooltjes voor de telefoonnummers, de verticale streepjes om de soorten contactnummers te scheiden en de haakjes die globetrotters plegen te plaatsen rond de nul van de telefoonzone in internationale nummers.

Op visitekaartjes blijken de firmanamen steevast in logo’s vast te zitten. Ze worden bijna nooit herkend. Maar omdat de software het gescande beeld van de kaart naast de gelezen inhoud toont – de lay-out van I.R.I.S. is hier beter dan die van Corex – is het intikken van de firmanaam een kwestie van seconden.

De databases met de kaartjes zijn bruikbaar op zich en collega’s beweren dat ze vlot samenwerken met adresboeken, customer relationship management-software en pda’s. Export naar Outlook Express was in elk geval een niemendalletje. De belangrijkste programma’s worden ondersteund ( Act!, Outlook, Outlook Express, Lotus Organiser…). Synchronisatie met Palm en PocketPC‘s is gepland. Voor wie niet met de tijd mee is, zijn er exportfuncties via tekstbestanden. In dat geval bent u wel een tijd bezig om de velden van de brondatabase met die van de doeldatabase op te lijnen.

CardScan heeft er een (momenteel) gratis dienst bovenop: CardScan.Net, waarmee u uw gegevens ook nog eens naar het internet kunt pompen. Zo hebt u een back-up en zijn uw data van overal bereikbaar. De nadelen zijn dezelfde als met Plaxo (zie Trends van 15 april). Uw relaties appreciëren niet noodzakelijk dat ze rare mails krijgen waarin hen wordt gevraagd hun informatie up-to-date te maken.

Cardiris bestaat in het Nederlands (in tegenstelling tot CardScan), maar is minder snel en handig en maakt ook meer fouten dan zijn concurrent.

Bruno Leijnse