Gouden tips voor het aanvragen van subsidies

Subsidies om uw bedrijf uit te bouwen of door moeilijke tijden te loodsen: ze bestaan in diverse domeinen, zowel nationaal als Europees. Hoopt u op overheidssteun, dan wacht u flink wat voorbereidend werk.

“Een Europees subsidiedossier samenstellen is geen nattevingerwerk. Je moet weten hoe de vork in de steel zit”, zegt Katia Ladril, hr-consultant en auteur van een boek over Belgische en Europese steunmaatregelen en subsidies. Afhankelijk van de gewenste steun of subsidie, het soort project, de bedrijfssector enzovoort verschilt ook de vorm van het dossier. Als voorbeeld voor dit artikel kiest Ladril een project van Eurotrans-Bio, een Europees netwerk dat onderzoek en ontwikkeling in biotechnologie wil bevorderen. Bedrijven kunnen tot 2 miljoen euro steun krijgen voor een project dat twee tot vier Europese partners verenigt.

De projectnaam is belangrijk

Nadat u uw project hebt aangemeld, moet u een formulier invullen (uw dossier). Daarin schetst u de krijtlijnen van uw project, het belang ervan, het vernieuwende karakter enzovoort. De naam van het project is het eerste belangrijke element. “Dat is het eerste referentiepunt van uw project. Kies dus een duidelijke, ondubbelzinnige naam, zodat iedereen meteen begrijpt waarover het gaat”, geeft Ladril als tip.

Daarna volgt de wetenschappelijke en technologische omschrijving van het project waarvoor u een subsidieaanvraag indient. Daarbij legt u best de nadruk op de technologische en wetenschappelijke innovaties van het project. “Als het woord innovatie valt, is Europa een en al oor”, stelt de specialiste vast. “Aarzel vooral niet om dat toverwoord meermaals te gebruiken, zelfs al denkt u dat u in herhaling valt.” Naast een algemene uitleg moet u hier uw wetenschappelijke en technologische oplossingen ook in detail toelichten. Omschrijf de technische eigenschappen van uw project tot in de kleinste details. “Ga bijvoorbeeld dieper in op de stand van het onderzoek in je domein, zodat je de eigen innovaties sterk in de verf kunt zetten.” Geef meer uitleg bij uw bijdrage, belicht de wetenschappelijke leefbaarheid van het project en wijs uitvoerig op de risico’s die u neemt bij het ontwikkelen ervan. “Europa toont graag dat ze investeert in innovatie. Ze willen dan ook dat bedrijven die subsidies krijgen er voluit voor gaan en risico’s nemen.”

Wie doet wat, en wanneer?

Leg uit hoe u het project maand na maand denkt uit te voeren. Bijvoorbeeld: de eerste maand plannen we dit en dat onderzoek, op dat moment willen we een prototype in gebruik nemen enzovoort. Vergeet ook niet de taken van elke partner te omschrijven, met bijhorende percentages. “Bij een project rond waterbehandeling moest een Belgisch bedrijf dat een samenwerkingsverband had opgezet met een Zuid-Franse organisatie om een bepaald proces te testen in andere klimaatomstandigheden, tot in de puntjes uitleggen wat elke partner zou gaan doen”, vertelt Ladril. Waar het om draait, is dat u de vaardigheden en capaciteiten van elke betrokkene in de kijker plaatst. Ladril raadt ook aan om in deze rubriek van het dossier de projectplanning te illustreren met grafieken, Gantt-diagrammen (een visuele voorstelling van de voortgang van de projecttaken) en tijdslijnen.

Banen creëren is een pluspunt

Een vrij grondige markt- en concurrentieanalyse is een must om de meerwaarde en positionering van uw project aan te tonen. Verder moet u een soort businessplan opstellen, met onder meer een raming van de mogelijke opbrengsten van het project: de geschatte verkoopcijfers, de prijs van de producten, de productiekosten, de winst… Europa zal het positieve effect op de markten van de betrokken partijen en de impact op hun regio’s onderzoeken. Ook uw verkoopstrategie is van belang: het eventuele distributiekanaal, verkoopondersteunend materiaal, reclame enzovoort.

Een ander stokpaardje van Europa: de perspectieven op sociaal vlak. “Je moet zeker de aandacht vestigen op de tewerkstellingsmogelijkheden, maar blijf realistisch”, tipt Ladril. Vermeld hoeveel banen u hoopt te creëren en zeg iets meer over de duur, de aard en het niveau van de jobs. Benadruk ook de impact op het milieu, die uiteraard positief moet zijn. “Europa zal nooit steun verlenen aan een milieubelastend project.”

Verdeling van kosten en opbrengsten

Preciseer nogmaals (maar nu nog meer in detail) welke partijen bij het project betrokken zijn: uw bedrijf, uw Europese partners, de reden waarom u samenwerkt, de kwalificaties van elke partner, de lijst van alle betrokken personen. Geef ook een volledige beschrijving van uw plannen op het gebied van projectbeheer en financiële spreiding: wat met de verdeling van de kosten en de opbrengsten?

Geen centen voor uw kantoor

Een laatste belangrijke punt in het dossier: de nodige middelen. Personeel, materiaal of kapitaal (personeelskosten, werkingskosten, wetenschappelijk materiaal…): het hoort er allemaal bij. Verhoog uw kansen door erop te hameren dat u personeel wilt aanwerven. “De vermelde gegevens moeten duidelijk en goed onderbouwd zijn”, beklemtoont Ladril. Dit deel van het subsidiedossier wordt immers grondig onderzocht en sommige uitgaven worden meteen geweigerd. “Dat geldt bijvoorbeeld voor kantoorinrichting. De inrichting van kantoren, vergaderzalen of labs wordt nooit goedgekeurd. En ook investeringen in gebouwen kunt u niet afschrijven.”

Op www.bizz.be kunt u een gedetailleerde steekkaart van de samenstelling van een Eurotrans-Bio-project downloaden.

Christophe Charlot

“Aarzel niet om het toverwoord ‘innovatie’ meermaals te gebruiken, zelfs al denk je dat je in herhaling valt”