Goed gestoffeerd

Betrouwbaarheid, service en een hogere productiviteit. Dat verwacht De Witte Lietaer van zijn nieuwe bedrijfsinformatica.

Het begon als een zoektocht naar een nieuw orderbeheersysteem en het eindigt met een totale vernieuwing van de informatica. Huishoud- en autotextielfabrikant De Witte Lietaer neemt afscheid van zijn vele in-huis ontwikkelde systemen en kiest voor een Enterprise Resource Planning-pakket van Oracle.

“Een strategische beslissing,” bevestigt gedelegeerd bestuurder Didier Ysenbaert. De euro en het “Jaar 2000”-probleem waren enkele van de motieven. “We zitten hier nog met zo’n 1800 Cobol-programma’s, waarvan het oudste dateert uit 1978,” zegt IT-Manager Elie Steenkiste. “De aanpassing zou zwaar zijn geweest. Maar wanneer Ford of anderen uit de automobiel nu weer één van hun enquêtes sturen over het jaar 2000-probleem, kan ik eenvoudigweg invullen dat we binnenkort Oracle Applications hebben.”

In één moeite lost De Witte Lietaer ook andere problemen op die samenhangen met verouderende informaticasystemen : moeilijker onderhoud, steeds meer niet-geïntegreerde pakketten, diverse platformen en minder efficiëntie. “De integratie van logistiek, fabricage en financiën is momenteel gering. Ze loopt onder meer via Excel-spreadsheets, terwijl ze nu in Oracle Applications verweven zit,” stelt Elie Steenkiste. Zo zal de maandelijkse voorraadevaluatie aan de hand van lijsten vervangen worden door een permanente on line-evaluatie.

Ook het tempo

van de technologische evolutie woog zwaar door. “Voortdurend de vernieuwing zelf opvolgen werd moeilijk. Met Oracle kan dat wel. Dat moet ons in staat stellen om sneller te reageren op de vraag van klanten, alles in verband met Electronic Data Interchange (EDI), met het Web… Internet commerce, e-mail en zo meer.” Het achtkoppige IT-departement van De Witte Lietaer had het systeem desnoods ook zelf kunnen herschrijven. Elie Steenkiste : “Dat hadden we gekund op drie jaar tijd. Maar tegen dan was het wellicht totaal achterhaald.”

Het nieuwe systeem wordt complex. De twee divisies, huishoudtextiel en industrial products, zijn immers totaal verschillend, met andere procedures en een andere cultuur.

Bij het brede publiek wordt De Witte Lietaer (DWL) nog vooral met badhanddoeken en tafellinnen geassocieerd, het resultaat van een periode waarin de Lauwenaars vooral voor de consumentenmarkt werkten en daar een sterke merknaam neerzetten. Vandaag is DWL vooral internationaal actief op de contractmarkt, met hotelgroepen en instellingen als zieken- en rusthuizen als klant. “Een groot gedeelte van onze omzet loopt nu via wasserijen, die het huislinnen aankopen en als onderdeel van hun service aan hotels en dergelijke verhuren. Daarnaast scoren we goed in de premie- en geschenkenmarkt,” zegt gedelegeerd bestuurder Marc Warnez.

DE HOOFDMOOT

van DWL’s 3 miljard frank omzet komt echter uit de automobielsector, waar DWL geweven stoffen en tricot maakt voor autobanken en deurpanelen. Marc Warnez : “Op dat punt zijn we relatief sterk geïntegreerd. We verzorgen zelf het verven, voorbereiden, weven, breien, veredelen en lamineren (het lijmen van de mousse op de achterkant). Automotive vertegenwoordigt vandaag ongeveer 70 % van onze omzet.”

Twee polen

In autobekleding zijn De Witte Lietaer en zijn Franse dochter Delcar (een 50/50-joint venture met de textielgroep Chargeurs) de nummer drie van een tiental belangrijke leveranciers in Europa, na het Duitse Victor Achter (zelf gecontroleerd door de Amerikaanse textielreus Milliken) en het Franse Thierry. Delcar, waarvoor DWL het management in handen heeft, levert vooral aan de PSA-groep ; de West-Vlamingen zelf verkopen aan Ford, Renault, Opel en Toyota. In India is er ten slotte een joint venture met een Indiaas en een Australisch bedrijf om de lokale markt te bedienen. Joint ventures en samenwerkingsverbanden zijn voor DWL het antwoord op de voortdurende “globalisering” van de auto-industrie, waarin sommige constructeurs wereldwijd dezelfde producten op de markt brengen.

“Het zijn twee totaal verschillende activiteiten,” verduidelijkt Marc Warnez de twee polen van DWL. “In de autoindustrie hebben we te maken met een heel beperkt aantal heel grote klanten, die zelf zeer sterk geïnformatiseerd zijn. Er is een enorm snelle informatiedoorstroming, je werkt bijna zonder voorraad.” Het is een wereld, waarin producten niet enkel in de smaak moeten vallen, maar ook aan een hele reeks technische specificaties moeten voldoen. Warnez : “Dagelijks moet er een enorm pak stalen door die productieflows, enerzijds voor de designafdelingen die kandidaat zijn voor nieuwe projecten, anderzijds voor de technische labs die de specificaties moeten controleren.”

Daartegenover staat het huislinnen met zijn vele honderden klanten, waar een groot pakket producten uit voorraad wordt geleverd en waar het decoratieve en het creatieve veel meer de cultuur domineren. Didier Ysenbaert : “In het huislinnen is er eerst een offerte, dan een order, in de meeste gevallen een orderconfirmatie… een serieuze administratie. In de autostoffen is de orderadministratie nagenoeg nihil. Eenmaal wij geselecteerd zijn, werken we met open afroepen. Je krijgt de behoeftes voor de komende weken en dan concreet per dag, steeds fijner. De correcte informatie komt soms pas ‘s morgens, terwijl je ‘s avonds moet leveren. Dat vereist een enorme flexibiliteit op het vlak van structuur, organisatie, productiemiddelen, personeel en de ondersteunende informatica.” Elk jaar willen de constructeurs de productiviteit met zo’n 5 % zien stijgen. “We hebben hier heel wat producten lopen die we nu 5 tot 10 % goedkoper verkopen dan voor twee jaar,” zegt Marc Warnez.

TOCH WORDT DE INVOERING

van Oracle Applications geen business process re-engineering, beklemtoont Elie Steenkiste, “al zullen we van de gelegenheid gebruikmaken om onze business flow aan te passen en te verbeteren waar nodig.” Van het 450-tal personeelsleden in Lauwe en het 100-tal in de fabriek voor tricot autostoffen in Wervik, zullen er een 120-tal door het project worden geraakt. Verkoop, voorraad, planning, kostprijsberekening, financiën geen enkele afdeling zal eraan ontsnappen. De administratie, die nu nog grotendeels op terminals in karaktermode werkt, zal omschakelen naar een grafische interface. In de productie zullen heel wat meer mensen in contact komen met de systemen. Steenkiste : “Onze planning gebeurde tot nu toe nog voor een groot deel manueel. We schakelen over naar het Material Resource Planning (MRP) pakket van Oracle en daarom zal er op veel meer punten moeten worden geregistreerd.”

De eerste milestone

De Witte Lietaer rekent op een payback-periode van 2,5 jaar en een rendementsgraad van 30 tot 35 % op zijn investering van “30 tot 40 miljoen frank” in nieuwe soft- en hardware.

Op 4 januari 1999, een kleine twee jaar nadat het selectieproces begon, moet het systeem live gaan. “We zitten nog steeds op schema,” zegt Elie Steenkiste. “Dertig september was onze kick-off. Op 1 december hadden we onze eerste milestone, de beschrijving van onze bestaande business. Op 6 januari moeten we onze behoeften hebben gedefinieerd, op 27 januari de globale fit tussen de toekomstige business en Oracle Applications…” Nog een tiental stappen liggen er tussen dit en de finish. Ook bij het Franse Delcar (ongeveer 150 werknemers, ruim 1,5 miljard frank omzet) zal Oracle Applications worden geïnstalleerd, maar met enkele maanden vertraging op het tijdschema van DWL.

Voor wie bij DWL tot nog toe een beroep deed op het IT-departement, zal het wennen worden. Maatwerk wordt iets voor heel speciale gelegenheden, met een dito klein budget. Ysenbaert : “We gaan er a priori van uit dat het nieuwe systeem alles moet aankunnen wat wij wensen. Als zou blijken dat het pakket een groot gedeelte van wat wij vragen niet zou aankunnen, dan moet een aantal dingen weer in vraag worden gesteld.”

BRUNO LEIJNSE

DIDIER YSENBAERT EN MARC WARNEZ (DE WITTE LIETAER) Informatica in één klap klaarstomen voor de 21ste eeuw.