Gezond in ziekenzorg

Alle economische activiteit is in hetzelfde bedje ziek: de patiënt is te traag, te weinig efficiënt. ACC grijpt als eerste Belg uit de welzijnssector naar een paardenmiddel: SAP.

Softwaregigant SAP verraste vorig jaar vriend en vijand in België door een partnerschap aan te gaan met het Administratie Centrum Caritas (ACC) vzw, de dienstverlenende organisatie van de Caritas-groep. Het contract verzekerde SAP toegang tot de 65 ziekenhuizen, en eventueel later tot het 220-tal rust- en verzorgingstehuizen en het 60-tal instellingen voor gehandicaptenzorg die momenteel toepassingen van ACC gebruiken. Voordien had SAP helemaal geen klanten in de gezondheidszorg in België.

Het Duitse SAP

is wereldleider in Enterprise Resource Planning (ERP) software, pakketten die alle aspecten van een onderneming als één geheel kunnen automatiseren. ERP-projecten zijn kostbaar en tijdrovend en gaan vaak gepaard met een ingrijpende reorganisatie. Zelfs een kleine installatie kost al gauw 10 miljoen frank. Vandaar dat dit soort bedrijfstoepassingen tot voor kort een kwestie was voor grote multinationals, die dankzij aanzienlijke uitgaven nog veel aanzienlijker besparingen konden realiseren.

Account manager Herman Wijckmans van SAP Belgium is dan ook bijzonder verguld met de evolutie van de overeenkomst met ACC. Op 1 januari 1998 – minder dan acht maand na de princiepsbeslissing – zijn al drie “pilootziekenhuizen” van ACC overgeschakeld. Wijckmans: “Terwijl sommige van onze concurrenten beweren dat SAP zwaar, complex en moeilijk te implementeren is, hebben we samen met onze partner bewezen dat het mogelijk is van dat op drie tot vier maanden tijd live te krijgen.”

Geen spek

SAP kwam eigenlijk zelfs niet in aanmerking toen ACC eind 1995 de markt opging om een nieuw boekhoudpakket te zoeken. “ERP was uitgesloten. Dat was geen spek voor onze bek, werd hier letterlijk gezegd,” zegt algemeen directeur Nicole Kempeneers van ACC.

Maar na negen maanden werd het voor de gebruikerswerkgroep-ad-hoc gênant duidelijk dat er eigenlijk geen “klassiek” pakket op de markt was dat functioneel en technologisch beter aan de behoeften voldeed dan wat ACC al had ( nvdr – het uit 1985-1986 stammende en in Cobol geschreven Minerva-pakket van Soft Cell).

Nu was niet de technologie, maar vooral de veranderende financiering van de ziekenhuizen de stimulans om naar een nieuw boekhoudpakket uit te kijken. Het forfaitaire systeem waarin ziekenhuizen bij wijze van spreken werden terugbetaald wat ze uitgaven, ligt al twintig jaar achter ons. In de jaren ’80 is er stapsgewijs een systeem van plafonds ingevoerd, dat onder meer gebaseerd was op vergelijkende efficiëntieberekeningen van ziekenhuizen. “Die techniek is gaandeweg verfijnd. Eerst voor de niet-medische kosten, dan stilaan ook voor het verzorgend personeel…,” zegt Nicole Kempeneers. “En nu wordt al 5% tot 10% van het budget beïnvloed door de efficiëntie rond de pathologie. Men gaat voor alle instellingen bepaalde pathologieën vergelijken en dan stelt men een norm. Wie boven de norm van de verblijfsduur komt, wordt gepenaliseerd.”

De rendabele patiënt

Het gevolg is dat ziekenhuizen verplicht worden een zeer business-like inzicht te hebben in hun kostenstructuren en behandelingsmethodes. ” A la limite komt men tot een kostprijs per pathologie, maar daarbinnen, als je naar een verklaring van verschillen moet gaan, kom je tot een kostprijs per patiënt,” zegt Nicole Kempeneers. Op dit punt grijpt ze naar een dikke map met sectoranalyses, tientallen bladzijden benchmarks die het ACC jaarlijks berekent en die in geen enkel productiebedrijf zouden misstaan. “Dit is één van onze meerwaarden. Wij helpen onze instellingen zich te positioneren ten opzichte van de rest,” legt de algemeen directeur uit, bladerend door bladzijden met vergelijkende tabellen over arbeids- en kapitaalproductiviteit, investeringsgraad, toegevoegde waarde per werknemer, zorggerichtheid van het personeel (hoeveel personeelsleden verzorgen echt patiënten, per 100 bedden?), indicatoren van operationele efficiëntie… En dan, verwijzend naar het Minerva-pakket, “wat ontbrak was dat fijntunen rond de echte pathologiefinanciering, de mogelijkheid om simulaties te maken: wat gebeurt er indien…”

Dat een bedrijfsbeheerspakket zoals SAP zich in die omgeving thuis voelt, laat zich begrijpen. “SAP had al geruime tijd een verticale oplossing voor de gezondheidszorg, SAP Health Care, maar die was geschreven voor forfaitaire systemen. In 1995 lieten we bestuderen hoeveel een aanpassing aan het Belgische stelsel zou kosten. Te veel, vonden we toen,” vertelt Herman Wijckmans. Maar na een jaar nam SAP het probleem weer op. “Het blijft een interessante markt. Er beweegt zoveel, er zijn de groeiende concentraties van instellingen en die ondervinden dezelfde druk als in industriële organisaties om kost-efficiënt te gaan werken.”

Bij de gebruikerswerkgroep van ACC creëerde de demo bij SAP, begin maart 1997, een aha-erlebnis die door latere toetsingen aan Baan en Ross Systems niet meer werd geëvenaard. Eind mei 1997 besliste ACC om de financiële en logistieke modules van de SAP R/3 Standaard Software in zijn toepassingen te integreren. Dat kreeg de vorm van een value added reseller-overeenkomst met SAP. ACC koopt de modules met een fikse korting voor verdere verdeling aan zijn leden in. De modules worden door ACC overigens niet verkocht als SAP-modules, maar geïntegreerd in zijn eigen oplossingen. “Wij hebben een contract voor een aantal klanten tegelijk afgesloten. Aan onze instellingen vragen wij een bijdrage in functie van het aantal bedden. Het pure licentie-aandeel van SAP wordt daarin niet gespecificeerd.”

Zonder de royalty’s aan SAP, die niet worden verduidelijkt, zal het project meer dan 30 miljoen frank kosten, schat Nicole Kempeneers, inclusief de koppeling naar de ACC-toepassingen, voorbereiding, opleiding en volledige installatieprocedure naar de instellingen.

Downgraden

Dat ACC niet de hele SAP-toepassing neemt, wordt door Herman Wijckmans handig uitgespeeld. De high-end markt voor dit soort geïntegreerde systemen raakt immers verzadigd, meer en meer moeten leveranciers van ERP-software afdalen naar kleinere projecten bij kmo’s met minder middelen. “Dit is een mooi voorbeeld van de moduleerbaarheid van SAP,” zegt Wijckmans, verwijzend naar de omwenteling binnen SAP om zijn totaalsysteem om te zetten naar op standaarden gebaseerde componenten die veel sneller en goedkoper ingevoerd kunnen worden.

De timing was zeer strikt, gedreven door die andere factoren die bedrijven en organisaties naar ERP-pakketten doen omschakelen: de overgang naar de euro en het jaar 2000-probleem. Het streefdoel is 1 januari 1999 – boekhoudingen vervang je nu eenmaal best bij de jaarovergang. Wat meteen betekende dat de pilootprojecten al een jaar eerder van start moesten gaan. “In de tweede helft van oktober kozen wij de pilootziekenhuizen, die dan op hun beurt bij de uitwerking werden betrokken, opgeleid en van apparatuur voorzien… Op 1 januari werden de nieuwe modules geladen. Het was puur een dril,” zegt Kempeneers.

Doordat de introductie

beperkt bleef tot de financiële module – momenteel is de invoering van de logistieke module, met materiaal- en aankoopbeheer bezig – was de impact op de pilootziekenhuizen beperkt. Wat niet hetzelfde is als verwaarloosbaar. “Ik had de omschakeling makkelijker verwacht, maar ik ben heel blij dat ik het doorgeworsteld heb,” zegt een 45-jarige boekhoudster bij één van de pilootziekenhuizen. “SAP heeft zoveel mogelijkheden dat het echt wel goed nadenken is.” Daartegenover staat dat informatie, waarvoor met het vorige pakket lijsten moesten worden afgedrukt, nu instant op het scherm beschikbaar is, zegt ze.

Bij ACC is men overigens niet van plan om ook alle andere SAP-modules te implementeren, al wordt nu ook human resources management bekeken. “Sommige onderdelen zijn minder of zelfs helemaal niet geschikt,” zegt Nicole Kempeneers. “Nu is het een succes. We zijn niet van plan om daaruit af te glijden.”

Zij verwacht stilletjes dat de SAP-oplossing nieuwe klanten naar ACC zal lokken, nu de Caritas-organisatie zich ook tot publieke instellingen begint te richten. Of zoals professor Rudi Van de Velde, wiens team recentelijk de ontwikkeling van het ziekenhuisinformatiesysteem van AZ VUB afrondde (waar een boekhouding van Axi in gebruik is), het stelt: “Voor ons is SAP te duur, maar natuurlijk kan ACC de kost over zoveel ziekenhuizen spreiden.”

BRUNO LEIJNSE