ENQUÊTE

Enterprise Resource Planning-software (ERP) is een bloeiende discipline – kijk maar naar het succes van Real Software (zie ook blz. 34) – maar wie er concreet mee bezig is, moet zelf door de donderbui waarvan de rand zo schitterend oogt. Dat bevestigt een rondvraag van twee Ufsia-docenten.

Er wordt veel geklaagd over de invoering van bedrijfsomvattende pakketten, de zogenaamde Entreprise Resource Planning-systemen ( ERP). De implementatie is lastig en de systemen zijn star, heet het. De invoering brengt zoveel overwerk mee dat zestigurenweken normaal worden. De kwaliteit van de software laat soms te wensen over, net zoals die van de leveranciers. Horden peperdure consultants doemen op, terwijl men zich afvraagt of ze niet eerder de stiel komen leren. En misschien nog het pijnlijkst van al: de meest waardevolle eigen elementen verdwijnen na de implementatie uit het bedrijf. Weggekocht.

Enterprise Resource Planning-software belooft aanzienlijke besparingen door alle processen binnen een bedrijf te informatiseren – van de financiën tot de productieplanning, het personeelsbeheer en de verkoop. Maar is dat zo?

Directeur Luc Chalmet van Arthur D. Little in Brussel doceert aan de Ufsia de cursus “implementatie van ERP-pakketten”. Als voorzitter van Pics Belgium, de beroepsvereniging voor integrale logistiek en supply chain management, organiseerde hij samen met Ufsia-professor Nico Vandaele een enquête over ERP-projecten bij Belgische bedrijven. Het onderzoek heeft enkel indicatieve waarde, geeft Nico Vandaele toe (zie kader), maar er komen wel duidelijke krachtlijnen uit naar voor.

Succesvol mislukken

“Bijna alle implementaties duren te lang en bijna allemaal kosten ze veel meer dan er ooit werd verwacht,” zegt Luc Chalmet. “Maar volgens de enquête worden uiteindelijk de projectdoelstellingen wel gehaald,” preciseert Nico Vandaele. “Men sluit geen compromissen over de doelstellingen. Er zijn waarschijnlijk ook weinig alternatieven. Men is erin gestapt en men moet vooruit. Anders heeft men iets dat niet draait.” Dat betekent volgens Vandaele dus wel dat organisaties die zo’n project beginnen, de nodige ruimte moeten hebben om die overschrijdingen op te vangen. En het is een interessante vraag of kleinere bedrijven, die meer en meer gesolliciteerd worden door ERP-verkopers, daarmee om zullen kunnen. Vandaele: “Misschien vergen kmo’s toch een speciale benadering vanuit de ERP-wereld.”

Dat de doelstellingen worden gehaald, is trouwens enkel in enge zin te begrijpen. “Eén op vier respondenten vindt dat hij de rentabiliteit niet gehaald heeft die hij had vooropgesteld, bijvoorbeeld omdat zijn kosten onvoldoende zijn gedaald,” zegt Nico Vandaele. De enquête peilde evenwel niet naar de mate waarin de financiële doelstellingen niet werden gehaald.

De budgetoverschrijdingen komen op rekening van een aantal factoren. Luc Chalmet: “Een ERP-project wordt nog te veel gezien als een informaticaproject. ERP heeft eigenlijk te maken met het veranderen van bedrijfsprocessen, mensen doen werken in een andere organisatorische structuur.” Nico Vandaele: “De rol van de softwareconsultants wordt op voorhand onderschat. Het kiezen van de software, de mate waarin moet aangepast worden, het is veel ingewikkelder dan gedacht. Maar de aanpassing van de organisatie wordt nog veel méér onderschat.” “Precies omdat bedrijven meestal geen ervaring hebben met dergelijke veranderingsprocessen,” zegt Luc Chalmet. Een ander typisch probleemgebied zijn de koppelingen tussen het megapakket en de andere informatica-omgevingen. Luc Chalmet: “Denk aan de interface van een ERP-systeem en een magazijnbesturingssysteem voor automatische materiaalopslag. Het zijn totaal verschillende werelden.”

Nachtmerrie

Zeer sprekend in de enquête is het antwoord op de stelling “de eerste weken na lift-off waren een echte nachtmerrie”. Luc Chalmet: “Eén op vier van de respondenten was het hier helemaal mee eens en het grootste gedeelte gaf aan dat zij het zeer lastig hadden gevonden.” Volgens Vandaele is de werkelijkheid zelfs nog harder, want de pijn van de bevalling wordt nu eenmaal vergeten door de vreugde om het kind. Gesteld dat het kan, gaan bedrijven nog terug naar het oude systeem eenmaal ze live zijn gegaan? Nico Vandaele: “Ongeveer één op vier zegt dat ze dat gedaan hebben, al of niet gedeeltelijk. Ze zijn teruggekeerd naar stukken van het oude systeem omdat het nieuwe er niet door is geraakt.” “Een traumatische ervaring,” weet Luc Chalmet. “Ik ken een geval in de voedingsnijverheid, waar men na twee dagen halsoverkop terug is moeten gaan naar het oude systeem omdat het nieuwe de planningscyclus niet kon klaarkrijgen en geen werkuitgifte kon doen tegen de maandag – dikwijls wordt dat soort werk in het weekend gedaan.”

Eén van de frequente oorzaken van een moeilijke start is de conceptie van de database waarvan het ERP-pakket voor zijn werking afhankelijk is. “Bij een aantal pakketten kruipt er enorm veel werk in het bepalen en invoeren van de basisgegevens en van de parameters. Dat is een verschrikkelijk vervelende en lastige job. Als iemand daar slecht presteert, krijg je zware moeilijkheden zodra de knop naar het nieuwe systeem wordt omgedraaid.”

Soepelheid kan beter

Wie zulke zware investeringen doet, moet daar toch een aantal jaren mee vooruit kunnen. Helpt ERP om in te spelen op de snel wijzigende marktomstandigheden? Nico Vandaele: “Wat blijkt? Met veranderingen die naar het routinematige neigen, zoals volumeveranderingen, hadden de meeste bedrijven geen probleem. Maar met minder routinematige zaken, zoals uitval in de productie of machines die het laten afweten, kan ERP niet om. Echt extreme gevallen, zoals klanten die laatsteminuutspecificatieveranderingen vragen, kunnen evenmin via ERP worden opgelost. Dan moeten er parallelle circuits bestaan.”

Luc Chalmet: “Een zeer groot probleem. De eis om flexibel te zijn, wordt groter en groter. Je zou moeten komen tot systemen die zich even snel aanpassen aan de marktevolutie als je bedrijfsprocessen. De softwarehuizen beginnen dat te beseffen. Zij stellen nieuwe versies in het vooruitzicht die dat zullen kunnen.” Dergelijke tekortkomingen zijn paradoxaal genoeg reden voor Luc Chalmet om de ERP-business nog een grote toekomst te voorspellen. “Ik verwacht dat de rage van ERP nog zal blijven duren. Er is een heel nieuwe trend naar componentgebaseerde software, die moet toelaten om de systemen gemakkelijk aan te passen aan de manier waarop men zijn bedrijf wil reorganiseren.” Vandaag is die beweging vooral een zaak van nichespelers en van de subtop onder de ERP-aanbieders. Maar ook de grote jongens – SAP, Baan, Oracle – zeggen in die richting te evolueren.

Lang leve het rekenblad

Ook vanuit een andere optiek bevestigt de enquête dat er nog veel ruimte zit in de ERP-markt. Zeventig tot tachtig procent van de respondenten zegt voor planningsdoeleinden nog spreadsheets ( nvdr – Excel, Lotus 1-2-3…) te gebruiken naast het ERP-pakket. Nico Vandaele: “Wat waarschijnlijk betekent dat men uit het ERP-pakket nog data zit te extraheren om ze in zijn spreadsheet te verwerken. Waarschijnlijk worden die ook niet onmiddellijk teruggekoppeld. En dus worden die data nog op een andere manier verspreid.” Kortom, we zijn ver van het bedrijfsomvattende megapakket, dat claimt alle zakelijke functies te informatiseren en te integreren.

Optimaliseren en simuleren van planningen, systemen voor elektronische handel, verkoopondersteunende systemen… het zijn enkele van de functies die Luc Chalmet niet echt deel ziet uitmaken van een ERP-systeem. “ERP is vooral een transactioneel gebeuren. Het draait om het opslaan van alle basisgegevens en van alle bewegingen met materiaal en financiële gegevens,” zegt hij. Nico Vandaele: “Als je alleen maar transacties moet registreren, is dat voldoende. Maar planning is veel meer dan dat, je moet kunnen ingrijpen, en dynamisch kunnen reageren op aspecten van leveranciers, van klanten.”

ERP-leveranciers bevestigen deze kritiek door koortsachtig te proberen de gaten zelf op te vullen. Ze proberen onder meer om de leveranciers van supply chain management-toepassingen (planning en optimalisatie van goederenstromen over ondernemingen heen) te counteren met eigen alternatieven. Zo ontwikkelt SAP zelf zijn Scope-oplossing, Baan kocht Caps Logistics, PeopleSoft verwierf Red Pepper enzovoort. Maar voor Luc Chalmet en Nico Vandaele zal er in de toekomst ruimte blijven zijn voor specialistische modules en dus voor integratie van pakketten. Met alle moeilijkheden vandien.

Pics Manufacturing en Logistics Software Show, Hallen van Kortrijk, 24-25 maart 1999. http://www.hallen.be/pics/

BRUNO LEIJNSE