Efficiëntie ten top gedreven

Wie droomt er niet van werken in een doelgerichte en efficiënte organisatie? Helaas: de praktijk leert ons dat het tegendeel zowat overal waar is. Dat het anders kan, toont coachingbureau Impulsus. Gek of geniaal?

Het kantoor van coachingbureau Impulsus in het Nederlandse Leiden verschilt niet zoveel van andere kantoren. Klassiek en sober ingericht met hout en tapijt. Aan de muren opvallend veel boodschappen uit de door stichtster Gery Groen ontwikkelde methode die effectiever en efficiënter werken mogelijk moet maken. “Resultaat voorop dus mens centraal”, luidt zo’n slogan.

Orde, altijd en overal

Gery Groen leidt het bedrijf en is de ultieme bewaker en inspirator van de bedrijfscultuur. Die communiceert ze expliciet naar de medewerkers en franchisenemers die trainingen en coachings geven in Nederland, België en binnenkort Zwitserland. Zo valt meteen op dat dit een ordelijk kantoor is. Mijn jas belandt meteen in de garderobe. Ik zie anonieme bureaus zonder bergen documenten en met (bijna) lege in-uit-bakjes. Bij teammeetings leggen de deelnemers hun laptop in de altijd opgeruimde ICT-ruimte, zodat hij geüpdatet of schoongemaakt kan worden.

Alles is overdraagbaar

Iedereen heeft dezelfde mappenindeling in zijn ladekast en dezelfde mappenstructuur op zijn computer. De centrale database maakt alle agenda’s, contactadressen, facturen en contracten toegankelijk voor iedereen. Het management legt dit niet op uit controlezucht, wel omdat uniformisering het werkgemak zou bevorderen. Het is ook de beste manier om op eender welk ogenblik documenten, kennis of taken over te dragen aan een collega. Omdat alle nieuwigheden en documenten die op een vergadering besproken worden op voorhand online te lezen zijn, bestaat er meer ruimte voor dialoog.

Engagement op lange termijn

Iedereen die als werknemer of coach begint, weet waar hij aan toe is door de totale transparantie. “We verbinden ons voor de lange termijn aan de organisatie”, zegt de Belgische coach Marijke Andries. “We kennen de gemeenschappelijke richting, de gewenste resultaten en hoe we die moeten bereiken.” Doel is een gezonde balans te creëren tussen persoonlijke en organisatiebelangen.

Handleidingen over alles

Een cultuur kun je wel degelijk bewust invoeren en handhaven, weten ze bij Impulsus. Groen legde gedragscodes vast over werken, mailen en offertes opstellen. Er zijn standaardcontracten, regels over wie welke klant mag benaderen, wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe je moet rapporteren, met welk materiaal je op de eerste dag bij de klant verschijnt, hoe er geparkeerd wordt op de bedrijfsparking enzovoort.

Persoonlijke problemen afwerpen

Gery Groen wil dat haar mensen fit en energiek zijn, en hun privézaken op orde hebben. Maar wanneer iemand niet in vorm is door een privéaangelegenheid, moet dat gezegd kunnen worden. Anders draagt hij die zorg de hele dag met zich mee en ondervindt ook de organisatie er de gevolgen van. Aan het begin van de vergaderingen krijgt iedereen vijf minuten om privéproblemen en akkefietjes te delen.

Mijlpalen vieren

Tijdens teammeetings worden persoonlijke mijlpalen zoals een aanwerving, certificering of afscheid altijd op dezelfde manier gevierd. Bij een glas champagne wordt de gevierde persoon op het podium geroepen en bijvoorbeeld geprezen voor wat hij heeft gerealiseerd. “Als je je niet bewust bent van wat je verwezenlijkt hebt en je resultaten door iedereen als vanzelfsprekend gezien worden, kun je ze niet herhalen”, legt Groen uit. “Bovendien is een erkenning minstens zo waardevol als een opslag of een mooiere auto.” Deze collectieve herinneringen en ander bedrijfsnieuws worden gefotografeerd en in fotoboeken bewaard, zodat elke nieuweling zichzelf kan inwerken in de geschiedenis en de mensen van het bedrijf.

Management mag niet afgeven

“In veel bedrijven zien de mensen zichzelf niet als de oorzaak van de manier waarop alles verloopt”, zegt Groen. “Nochtans draagt het management een grote verantwoordelijkheid om de gewoonten en cultuur in stand te houden, onder meer door zelf het voorbeeld te geven.” Bij Impulsus weet iedereen dat het management na een vergadering herhaalt wat er te doen valt. Groen: “Omdat we allemaal mensen zijn en het ons wel eens gemakkelijk willen maken, herhalen we voortdurend wat we belangrijk vinden.” Andersom is het management aanspreekbaar wanneer het een regel breekt.

Hans Hermans

Er zijn regels over mailen, offertes maken, parkeren, klanten bezoeken, rapporteren, klasseren…