Eerst vereenvoudigen, dan digitaliseren

Door de digitalisering kon het aantal ambtenaren verlaagd en tegelijk de dienstverlening aan de burgers verbeterd worden. De Belgen gebruiken de mogelijkheden van hun elektronische identiteitskaart bijna 100 miljoen keer per jaar.

In vijf jaar tijd is het federale ambtenarenbestand met 7 procent gedaald tot minder dan 70.000 voltijdse eenheden. In Wallonië wordt nog slechts een van de vijf ambtenaren die met pensioen gaan, vervangen. De Franse Gemeenschap gaat ervan uit dat de afslanking van de administratie een besparing van 16 miljoen euro oplevert. Uiteraard verzekert iedereen dat die evolutie niet ten koste gaat van de dienstverlening aan de burger. Wel integendeel.

Dat alles met dank aan de digitalisering van hele onderdelen van de administratie. Op federaal niveau konden de departementen daarbij rekenen op de steun van Fedict, de federale overheidsdienst die zich bezighoudt met informatietechnologie en de algemene e-governmentstrategie. Elke overheidsdienst blijft evenwel verantwoordelijk voor de inhoud van zijn sites. “Vooraleer we kunnen digitaliseren, moesten we vaak eerst vereenvoudigen”, zegt Mila Druwe, communicatieverantwoordelijke bij Fedict. “De soms zeer ingewikkelde procedures van de administratie worden niet opgelost met digitalisering.” Nog voor de digitale overstap in gang gezet werd, werden dan ook heilzame vereenvoudigingen doorgevoerd.

47 miljoen uitwisselingen

Centraal in het digitale beheer is de automatische uitwisseling van gegevens tussen de diensten. Bij wet werd intussen het principe ‘only once‘ ingevoerd: de administratie kan niet langer van een burger eisen dat hij gegevens aanlevert als ze daar al over beschikt, zelfs al bevinden die gegevens zich aan de andere kant van de keten. “We helpen de administraties om zich aan te passen aan die nieuwe regel”, zegt Druwe nog. “Fedict is bevoegd om gegevens die afkomstig zijn van de verschillende administraties samen te voegen.”

Via de zogenoemde Federal Service Bus kunnen alle diensten gegevens verzamelen uit bronnen zoals het rijksregister of de Kruispuntbank van Ondernemingen. Vorig jaar werden op die manier 47 miljoen gegevens uitgewisseld. De grootste gebruikers zijn de pensioendiensten, wat het leven van gepensioneerden in spe sterk vereenvoudigt.

Elke administratie is verantwoordelijk voor het bijwerken van de gegevens die tot haar bevoegdheid behoren en staat voortaan rechtstreeks ten dienste van iedereen. Of eigenlijk niet iedereen: de notie ‘bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ geldt uiteraard ook nog. Een ambtenaar kan bovendien enkel de informatie lezen die voor hem relevant is. Hetzelfde geldt voor privégebruikers: als de apotheker de chip op uw identiteitskaart afleest, kan hij wel vaststellen of u in orde bent met de sociale zekerheid, maar heeft hij geen toegang tot uw medisch dossier.

Tax-on-web

De federale overheid heeft al een hele waaier van diensten ontwikkeld. Een van de oudste, en de basis van al de rest, is de elektronische identiteitskaart. Er zijn zowat 8,5 miljoen eID’s actief. De gemiddelde Belg maakt twaalf keer per jaar gebruik van de digitale mogelijkheden van zijn eID. Dat kan zijn om zijn belastingaangifte in te vullen, zijn dossier bij de bank of de apotheker bij te werken, online Lotto te spelen, alcoholische dranken te kopen, enzovoort. “Het is een geweldige troef”, bevestigt Eric Bierry, de CEO van Stopra Steria, dat mee de eID ontwikkelde. “Belgen zijn eerder bereid hun gegevens online te zetten als die goed gebruikt worden. Ook de banken tonen er almaar meer belangstelling voor. Ze denken eraan hun huidige modules met codes en paswoorden te vervangen.”

Het andere grote succesverhaal van de digitalisering van de administratie is uiteraard Tax-on-web, vorig jaar goed voor 3,47 miljoen elektronische belastingaangiften. Het maakt het heel wat makkelijker voor de belastingplichtige, die een vooraf ingevulde aangifte ontvangt dankzij de informatie waarover de fiscus al beschikt. “Het struikelblok blijven de hypothecaire leningen, omdat we niet automatisch beschikken over de bankgegevens”, verduidelijkt Florence Angelici, woordvoerster van de federale overheidsdienst Financiën.

De digitalisering vereenvoudigt ook het werk van de ambtenaren. Er is geen manuele transcriptie meer en het aantal fouten wordt aanzienlijk beperkt. Verkeerde transcripties en omkering van codes worden in vele gevallen automatisch opgespoord met computerfilters, die ook afwijkende bedragen in bepaalde rubrieken aan het licht brengen. Tegelijk helpt de kruising van gegevens (datamining) de controleurs aanwijzingen van fraude te vinden en de onderzoeken uit te diepen.

Drie dagen om onderneming op te richten

Met eDepot kunnen notarissen, online en volledig elektronisch, alle operaties uitvoeren die nodig zijn om een onderneming op te richten of om de officiële informatie over een onderneming aan te passen. Een kwart van de nieuwe ondernemingen maakt gebruik van de dienst, die het mogelijk maakt in drie dagen een onderneming op te richten, publicatie in het Staatsblad inbegrepen. Ook vzw’s kunnen gebruikmaken van eDepot.

Digiflow. Om het de ondernemingen gemakkelijk te maken, is een reeks attesten die nodig zijn om mee te dingen in een openbare aanbesteding, nu ook online beschikbaar. Ambtenaren zoeken die rechtstreeks op in de gegevensbanken, uiteraard met eerbiediging van de toegangsvoorwaarden. In 2013 werden zo meer dan 114.000 attesten gedownload, in plaats van afgedrukt en verstuurd te worden. De meest opgevraagde attesten waren die voor het bewijs van afwezigheid van sociale schulden. Voortaan kan ook een certificaat van belastingschulden aangevraagd worden. De dienst geldt ook voor de btw-toestand, de jaarrekeningen en het attest niet-faillissement.

Elektronische betalingen. Fedict heeft ten behoeve van de administraties een dienst voor elektronische betalingen uitgewerkt, die in 2013 goed was voor 30.000 overschrijvingen, het dubbele van het jaar tevoren. Een tiental Vlaamse steden (geen enkele in Wallonië, noch in Brussel) maken gebruik van de dienst voor tickets voor evenementen, bewonersparkeerkaarten enz.

Met de eBirth-toepassing verzamelt Fedict alle gegevens die bij een geboorte op basis van de elektronische identiteitskaart ingebracht worden. Het stelt die nadien ter beschikking van alle administraties (rijksregister, kinderbijslag, statistiek, gemeenten enz.). “Dat verlicht het werk voor iedereen, het versnelt de procedure en vermijdt fouten, omdat er minder manuele handelingen gebeuren in de keten”, zegt Druwe. In 2013 werden 91.000 eBirth-dossiers opgesteld. Op termijn kan het zijn dat de overheid een soortgelijk systeem opzet voor overlijdens.

Via de gemeentelijke e-loketten kan een aantal handelingen online verricht worden. Het gaat onder meer over klachten van kleine beschadigingen of eenvoudige inbraak, aanvragen voor een sociaal energietarief of de aanmelding van een alarmsysteem bij de politie. In 2013 werd 23.000 keer gebruikgemaakt van het e-loket.

Christophe De Caevel

De administratie kan niet langer van een burger eisen dat hij gegevens aanlevert waarover ze al beschikt, zelfs al is dat aan de andere kant van de ketting.