EDI. Voorraad moet rijden

Jarenlang was de doe-het-zelf-sektor het zwakke broertje in toepassingen van EDI. Nu loopt de branche haar achterstand in. Nederlandse groepen trekken het peloton.

Mennekes ! Voader ! De knotsgekke familie Gammermans, die ‘s zaterdags vroeg naar “de Gamma” holt, is onmiskenbaar één van de elementen achter de groei van deze van origine Nederlandse doe-het-zelf-franchiseketen. Sinds 1992 verdubbelde Gamma België zijn omzet tot 3,7 miljard frank in 1994. Maar achter die groei zit ook een geolied logistiek apparaat dat meer en meer drijft op elektronische kommunikatie.

Per jaar verwerkt Intergamma 17 miljoen orderlijnen via elektronische berichtenuitwisseling (EDI). Het is, samen met Makro, één van de promotoren van EDI in de doe-het-zelf sektor. De branche als geheel ligt op het gebied van automatizering weliswaar achterop bij de voedingsdistributeurs, maar nu wordt er snel terrein gewonnen. De Hubo-franchiseketen, net als Gamma met hoofdkantoor in de Antwerpse havenbuurt, start omstreeks deze tijd met EDI. Belsack uit Halle en de Britse groep Wickes staan klaar. Gamma wil tegen begin ’96 al zijn bouwmarkten van scanning aan de kassa voorzien.

INFORMATIESTROOM.

EDI staat of valt met een eenduidige definitie van de berichten. De sektor gebruikt daarvoor de Eancom-subset van de internationale Edifact-standaard. Produkten worden geïdentificeerd aan de hand van een zogenoemde Ean-13-kode, met twee cijfers voor het land van herkomst (54 voor België), 5 cijfers voor de leverancier (uitgereikt door de organizatie Icodif), nog eens 5 cijfers voor het produkt (toegekend door de leverancier zelf) en één kontrolegetal ter afsluiting. Ean-13, omgezet in streepjeskodes, kan door scanners worden gelezen en vormt de basis van wat volgens Rudi Petit-Jean, hoofd commerciële ondersteuning bij Gamma België, uiteindelijk een “gesloten circuit” van informatie moet worden.

“EDI laat ons toe om grote hoeveelheden orders snel en akkuraat te verwerken, ” klinkt het. Gamma, met 36 bouwmarkten in België, gebruikt totnogtoe alleen het orderbericht uit het rijke EDI-potentieel. Het systeem werkt als volgt : in de Gamma-bouwmarkten worden ‘s ochtends de te bestellen artikels ingescand en de hoeveelheden ingevoerd op het Centrale Bestelsysteem, dat op een lokale pc draait. Intergamma haalt de bestellingen daar vanaf 14 uur via modem op voor verwerking en kontrole op zijn centrale IBM AS/400-systeem in Buntschoten (Nederland). Vervolgens worden de orders, per leverancier, doorgeschoven naar een vertaalprogramma dat de eigenlijke EDI-berichten maakt. Die berichten worden naar het PTT Memocom-netwerk gestuurd, dat ze in de postbussen van de leveranciers deponeert, ofwel bij PTT Memocom zelf (voor de Nederlandse leveranciers), ofwel bij IBM of Geisco. Daar kan de leverancier ze dan ophalen.

Rudi Petit-Jean : “De leverancier krijgt de Ean-kode voor het adres van de bouwmarkt, de Ean-kode van het produkt, de hoeveelheid en het type order. Meer heeft hij niet nodig. De prijs zijn wij op voorhand overeengekomen. ” Ordertypes zijn : gewone bestellingen, campagne-orders (voor artikelen in promotie), kommissie-orders (speciale bestellingen voor één klant) en intake orders (voor de levering van volledig nieuwe assortimenten of de installatie van een nieuwe bouwmarkt). De leveringen gaan rechtstreeks naar de bouwmarkten. Het hele kommunikatiecircuit is niet speciaal beveiligd. PTT Memocom, IBM en Geisco zijn gesloten netwerken.

DWANG.

De trend is dat nieuwe doe-het-zelf zaken zich meteen uitrusten voor barkodering, scanning en EDI. Toch zijn er volgens EDI-consultant Peter Linders nog “tientallen leveranciers die niet goed weten hoe ze moeten barkoderen”. Zij worden nu door de distributeurs onder druk gezet. “Wie geen EDI aankan, sluit zichzelf voor 99,99 % uit als leverancier van Intergamma, ” stelt Rudi Petit-Jean zonder omwegen. Uitzonderingen zijn eenmalige of seizoengebonden leveranciers. “Alle anderen worden met zachte dwang aangemaand om op EDI over te gaan. “

Hij moet wel toegeven dat Gamma nog niet zo ver is. “Wij hebben ongeveer 150 leveranciers en daarvan zitten er al ongeveer 100 op EDI (nvdr – daaronder namen als Plieger, Van Marcke, Eltra of Verfwaren Donza). De laatste 50 zijn we werkelijk aan het pushen. “

Ook met de produkten is Gamma nog niet helemaal rond. “Op dit moment is 80 procent van al onze artikelen voorzien van een Ean-kode. Onder de resterende 20 % zit een aantal probleemgevallen. ” Bakstenen, sierstenen of gipsplaten, bijvoorbeeld.

UITVOERINGEN.

Maar ook tussen de leveranciers die wèl EDI-berichten ontvangen, zitten nog grote verschillen. Rudi Petit-Jean heeft het over drie types :

– De leverancier die de EDI-bestelling uitprint en opnieuw manueel invoert in zijn eigen systeem omdat hij nog geen verbinding heeft tussen beide. “Dat noemen we EDI-faxen. Of je die bestelling dan op de fax legt of niet, maakt nauwelijks verschil. Niet doen. Duur plus foutgevoelig. “

– Een tweede kategorie EDI-gebruikers haalt de bestelling (via een vertaalprogramma) wèl in zijn eigen systeem, maar voert daar weinig of geen kontrole op uit. “Dat is een probleem, want van eigenaardig grote orders wordt dan niet gekontroleerd of dat wel kan. Bij sommige leveranciers worden ook bestellingen met onbekende Ean-nummers weggegooid. En sommige programma’s lopen ook vast als zij bestellingen van meer dan een bepaald aantal regels binnenkrijgen. ” Konklusie : hier zit een bottleneck. Kontrolefunkties zijn zeer belangrijk.

– De derde kategorie zijn de modelleerlingen : zij die de binnenlopende bestellingen monitoren en dan automatisch een picking list genereren voor het magazijn, een pakbon voor het transport, een faktuur, enzovoort. “Binnen dit systeem heb je eigenlijk geen fouten meer, tenzij bij de bestelling zelf. Als iemand 100 stuks bestelt en hij had er maar 10 nodig, tja. “

DE TOEKOMST.

In Nederland ontvangt Gamma ook de fakturen al voor een deel elektronisch. Rudi Petit-Jean : “Wij zijn daar klaar voor. Een aantal Belgische en Nederlandse leveranciers wil mee in zee, maar wij moeten nog afspraken maken met de fiskus. “

Gamma, met zijn vele tijdelijke speciale prijzen, wil een eenvoudige procedure om fouten te korrigeren. “Een leverancier die 14 dagen in de Gammakrant staat, levert in die tijd vier keer aan elk van de 36 Gamma’s. Dat zijn 144 fakturen. Bij een fout moeten er 144 kredietnota’s worden gemaakt. En als dié nog fout zijn, nog eens 144. Dat gaan managen, dat wordt een puinhoop. “

Nu gebeurt dat handmatig, maar daar wil Gamma vanaf. Ook moet nog een fiskale regeling worden getroffen om de elektronische fakturen gelijk te stellen aan papieren : de belastingadministratie wil immers principieel nog altijd alles op papier. De distributiesektor wil hiervoor een gezamenlijke oplossing die binnen de beroepsorganizatie Fedis wordt uitgewerkt.

De scanning aan de kassa, die Gamma op 15 juli in de bouwmarkt in Dendermonde introduceert en nog dit jaar in België wil veralgemenen, zal de groep toelaten om vrijwel automatisch te gaan bestellen en om bovendien gedetailleerde up-to-date verkoopgegevens door te spelen aan de leveranciers. “Effective Consumer Response. In België bij E5 weet een leverancier wat er in de winkels wordt verkocht. Hij kan dan bijsturen qua produktie of qua leveringen. Dat is de toekomst, dat een leverancier mee weet wat er op de vloer gebeurt. Nu zitten wij daartussen en wij zitten daar niets te doen. Wij moeten veel sneller kunnen gaan, de lead time qua levering moet korter zijn. De beste voorraad is de voorraad die op weg is om verkocht te worden, liefst al rijdend. “

Gamma rekent dat een investering in EDI een terugverdienperiode heeft van drie jaar. Rudi Petit-Jean : “Als je EDI totaal gaat implementeren intern, naar je partners toe en naar je andere afnemers dan versla je qua snelheid en kostprijs alles wat je nu manueel doet. Je levert betere kwaliteit en maakt minder fouten. De vrijgekomen tijd kan je besteden aan service. “

Of aan het plannen van je verdere expansie natuurlijk. Gamma wil binnen 2-3 jaar 60 bouwmarkten hebben in België, vooral door een offensief in Wallonië.

BRUNO LEIJNSE

RUDI PETIT-JEAN (GAMMA) Nieuwe kassa’s als onderdeel van verdere automatizeringsprojekten.