EDI. De kostprijs

Elektronische uitwisseling van gegevens is vooral

voor grote bedrijven interessant. Een EDI-systeem kan aanzienlijke besparingen opleveren op diverse posten. Maar de initiële kostprijs van zo’n EDI-systeem ligt wel hoog.

Electronic Data Interchange (EDI), de elektronische uitwisseling van gestruktureerde gegevens, gaat de weg op van de streepjeskode. Jaren aarzeling en onzekerheid, en dan een plotse, snelle veralgemening. We zijn nog niet echt zover dat papier eerder uitzondering dan regel is, maar die tijd is niet veraf meer. Een bijna heiligschennende vraag in deze kontekst is of het sop de kool wel waard is. Brengt EDI wat op ? En voor wie ? En hoe meet je zoiets ?

OPBRENGSTEN.

Het is evident dat de voordelen van EDI verschillen volgens het type bedrijf en de sektor waarin het bedrijf funktioneert. Kernpunt is dat enkel bedrijven met een voldoende grote berichtenstroom aan EDI moeten denken. “De ontwikkeling (van een EDI-systeem) is zeer zwaar, ” oordeelt een netwerkverantwoordelijke bij de Generale Bank, waar men nu de fakturenstroom van Belgacom automatisch verwerkt.

Een studie van consultant Richard Hornback van Ernst & Young in Chicago (1), neemt een fiktief produktiebedrijf met eigen opslagkapaciteit en een omzet van 100 miljoen dollar als leidraad. Driekwart van die omzet gaat naar klanten die EDI gebruiken. Ook een aantal belangrijke toeleveranciers willen met EDI werken.

De opbrengsten van EDI worden door Ernst & Young voor dit bedrijf als volgt samengevat :

– Snellere informatie over (aankomende) bestellingen betekent betere produktieplanning, kortere aanlooptijden, minder overuren, minder onvolledige verzendingen en minder verloren bestellingen op piekmomenten. Winst met EDI : een vermindering van de beschreven kosten met zo’n 10 procent.

– De helft minder personeel in de orderverwerking en fakturatie.

– Betere service aan de kliënteel, wat zich vertaalt in minder verloren bestellingen, minder nakomende bestellingen en speciale zendingen en in een grotere klantenbinding. Ernst & Young schat de winst voor onze 100-miljoen-dollar-firma hier op 150.000 dollar.

– Snellere orderverwerking, dus snellere produktiecycli, met lagere voorraden. De voordelen daarvan zijn lagere kapitaalbehoefte, minder ruimtebeslag, lagere beheers- en verzekeringskosten en een lager verouderingsrisico op de voorraad. Ernst & Young werkt hier met de volgende hypoteses :

– Een verkorting van de bestellingscyclus van 30 tot 20 dagen door het uitschakelen van afdrukken, posten, verzendingstijd, gegevensinvoer.

– Van die 10 dagen worden er 5 opgeëist door de klant, de 5 overige zijn bruikbaar voor de produktie- en leveringstijd van ons voorbeeldbedrijf.

– Daardoor kan de voorraad afgewerkte produkten omlaag van 60 tot 55 dagen (een besparing van 800.000 dollar op de 10 miljoen dollar voorraad), terwijl dezelfde 5 dagen ook uitgespaard kunnen worden op de voorraad grondstoffen (van 30 tot 25 dagen of ca. 15 %). In totaal schat E&Y de mogelijke besparing op de voorraden op 1,27 miljoen dollar, of belegd tegen 10 %, 127.000 dollar per jaar.

– Niet alle winstpunten verschijnen direkt in de boeken. Een magazijn is een vaste kost, ongeacht de 10 % lagere voorraad die het bevat. Maar, suggereren Ernst & Young, misschien kan het bedrijf zijn produktie uitbreiden op de vrijgekomen plaats.

KOSTEN.

Tegenover deze pluspunten (waarvan u zich soms zal afvragen in hoever ze direkt verbonden zijn met EDI, dan wel te danken aan managementkoncepten als just in time), stelt Ernst & Young de investerings- en gebruikskosten van een EDI-systeem.

– Het bedrijf moet een EDI-koördinator aanduiden die beschikbaar is voor vragen van gebruikers en voor onderhoud aan het systeem.

– Het personeel moet opgeleid worden (kost van de lesgever-consultant, verlies aan werktijd, eventuele akkommodatiekosten, etc…).

– Kommunikatiekosten, waarbij u kan kiezen tussen direkt kontakt met de EDI-bestemmeling of aansluiting bij een netwerk met toegevoegde waarde, dat de berichten dan ter bestemming brengt (algemene netwerken zijn IBM Information Network, General Electric Information Services met EDI*Express, McDonnell Douglas Electronic Data Interchange Co met edi*net en recent ook Banksys).

– Kommunikatie- en vertalingssoftware, die de EDI-berichten dekodeert en enkodeert. Kan tegenwoordig standaard worden ingekocht.

– Koppelingen naar de toepassingen van het bedrijf : materiaalplanning, voorraadbeheer, fakturatie, aankopen, bestellingen, leveringsbeheer… Soms kunnen deze interfaces worden ingekocht, maar gewoonlijk zullen ze op maat moeten worden ontwikkeld. Zeker in termen van kasuitgave is dit een forse klap. U moet er ook rekening mee houden dat de EDI-normen blijven evolueren, wat telkens nieuwe uitgaven meebrengt voor software-ontwikkeling. De kostenschattingen van Ernst & Young vindt u in de tabel.

“EDI vergt soms maar 50.000 frank aan materiaal, maar een half miljoen aan consultancy, ” stelt managing director Jean-Pierre Gaspart van het Brusselse ACSE, één van de Belgische systeemhuizen met ervaring in EDI-implementatie. Hij stipt aan dat de aanzienlijke aanloopkosten naar EDI-gebruik één van de belangrijke remmende faktoren zijn. EDI vereist een partnerschap, maar, zegt Jean-Pierre Gaspart, “terwijl de investeringen duidelijk zijn, is het onduidelijk hoe de opbrengsten worden verdeeld”. Omdat de EDI-investeringen bovendien vaste kosten zijn, is het evident dat gebruikers met een klein aantal EDI-boodschappen relatief weinig baat zullen vinden bij het systeem.

Het EDI-projekt tussen Belgacom en de Generale Bank was in elk geval rendabel. De verwerking van haar circa 50.000 Belgacom-fakturen kostte de G-Bank zo’n 15 tot 20 voltijdse job-ekwivalenten of zo’n 30 miljoen frank per jaar. Nu volstaan twee mensen om het EDI-systeem op te volgen. Zegt de netwerkverantwoordelijke bij de bank : “Het projekt (nvdr uitgevoerd door ACSE) kostte 10 miljoen frank, misschien iets meer. In minder dan een jaar was dat geld terugverdiend. “

BRUNO LEIJNSE

(1) Computer Finance, januari 1995, uitgegeven door APT Data Services, tel. 00-44-71-528-7083.

DOORBRAAK VAN SCANNING LIET LANG OP ZICH WACHTEN EDI kan snel volgen.