De ontbrekende schakel

Het resultaat van de revolutionaire “re-engineering” was ontgoochelend. De sleutel ontbrak : een informaticasysteem dat het bedrijf in “real time” beheert. Dergelijke beheersystemen zoals dat van SAP en Baan winnen nu terrein.

Herinnert u zich “re-engineering” ? De methode is nog niet eens zo oud. In 1993 publiceerden Michael Hammer en James Champy hun bestseller over “re-engineering”. De bedrijven die het geprobeerd hebben, waren teleurgesteld. De “doorstroming” heeft zelden geleid tot de verwachte resultaten beschreven in het boek.

Er ontbrak waarschijnlijk een essentieel element, een soort informatieve “ruggengraat” om de “real time” gegevensstroom tussen de verschillende werknemers te beheren. Dat element, waarvan in het boek geen sprake is, is nu ter beschikking. Twee Europese ondernemingen zagen een gat in de markt : het Duitse SAP met het programma R/3 en het Nederlandse Baan met Triton, herdoopt tot Baan IV, dat op NT en Unix-systemen draait.

België en ook de rest van de wereld is getuige van een echte “boom” van zulke systemen. Voor de Amerikaanse consultant Gartner Group vallen deze systemen onder de noemer ERP ( Entreprise Resource Planning). De toevlucht van bedrijven tot deze ERP-systemen is overdonderend : Belgacom, UCB, Union Minière, Sidmar, Bekaert, GIB, Electrabel, Solvay, noem maar op. Alleen de banken blijven nog terughoudend. Zij verkiezen nog steeds zelf hun programma’s te ontwikkelen. Maar hoelang zullen ze het hoofd kunnen bieden aan de druk van de grote softwareproducenten, om nog te zwijgen over SAP die grote ambities koestert in de banksector ? Hooguit vier of vijf jaar.

Deze “boom” wordt sterk aangemoedigd door de Big Six, auditkantoren en consultants. “Hiervoor bestaan twee belangrijke redenen,” verklaart Frank Guillermijn, managing partner bij Andersen Consulting België. “De eerste reden is de tendens om de termijnen in de dienstverlening te beperken en de dienstverlening zelf te verbeteren. Daarnaast is er de kostbesparende factor.”

Een andere beslissende factor voor het succes van ERP-systemen is de omschakeling naar het jaar 2000 (zie blz. 98). Bedrijven voelen meer voor de snelle ontwikkeling van een ERP-toepassing dan voor het op punt stellen van hun oude programma’s.

ERP : voor en na

Om de invloed van een systeem zoals ERP te begrijpen, is het nuttig een vergelijking te maken tussen de periode voor en na ERP. In de jaren zeventig beschikte een onderneming over een automatisch computersysteem dat voorzag in de individuele noden van elk departement afzonderlijk. Programma’s die in een organisatie ontwikkeld werden, bestaan nu soms nog naast de kant-en-klare pakketten die door het bedrijf werden aangekocht (kasbeheer, boekhouding). De communicatie tussen die verschillende toepassingen is quasi nihil. Dochterondernemingen in het buitenland voeren hun bestelling in op hun eigen systeem, verzenden het document vervolgens naar de hoofdzetel die de gegevens op zijn beurt moet gieten in een productieplanning. Dit neemt enkele dagen in beslag. In ondernemingen met verschillende productieplaatsen, zoals in de auto-industrie, worden de voorraden meestal per fabriek beheerd op een soms bijna karikaturale wijze. De beperkte communicatie blijft een handicap voor dergelijke organisaties.

Met een ERP-systeem gebeurt alles gelijktijdig. Eens de bestelling is ingevoerd, worden bepaalde stappen geactiveerd : kredietcontrole van de klant, productieplanning, materiaalvereisten en voorraadbeheer. Zelfs het tijdstip van de levering kan onmiddellijk bepaald worden. De gegevens worden in één centrale databank ingevoerd, en iedere handeling heeft een reeks wijzigingen op verschillende niveaus tot gevolg : kasbeheer, beheer van bestellingen enzovoort. Een bedrijf met meerdere productie-eenheden wordt in één logische entiteit gegroepeerd. Het programma splitst de productie op volgens de beschikbare middelen. Voor de gebruiker bestaat er op het scherm slechts één fabriek…

Hoe groot

de verandering is, hangt af van de aard van de onderneming. Voor ERP bestond, werd de onderneming eerder beschouwd als een opeenvolging van functies. Met ERP wordt het bedrijf gezien als de som van de verschillende aspecten van het productieproces.

Hier komen we terug op de re-engineering. Door de verschillende productiestappen op papier te zetten in het kader van de nieuwe generatie programma’s, komen we tot het besef dat we veel op personeel kunnen besparen. En dat is soms hard. “Wanneer men een productie-aspect onder de loep neemt, merkt men snel het personeelsoverschot. Het programma verwerkt immers een reeks taken automatisch,” zegt een SAP-consultant die anoniem wenst te blijven. “Het is psychologisch soms vrij zwaar. We weten dat bepaalde mensen, met wie we werken om het systeem te implementeren, hun baan zullen verliezen. En we mogen het hen niet zeggen.”

Een ERP-programma zoals Baan IV voorziet de koppeling met het opstellen van een rapport of een dienstnota. De sterke integratie van deze toepassing heeft het voordeel dat de informatiestroom ook naar de partners van het bedrijf ondersteund wordt. De klant kan de status van zijn bestelling nagaan, de bank kan betere evaluaties maken voor het kasbeheer en haar offerte aanpassen.

Markt krijgt navolging

ERP-systemen hebben hun bestaan vooral te danken aan de technologische ontwikkelingen. Zij zijn gebaseerd op zwaardere PC’s en Unix-systemen in een client/server-omgeving (PC-Server). Om de kosten te drukken, beslissen vele ondernemingen de toepassingen op kleinere systemen te laten draaien. Ze opteren ook eerder voor de aankoop van pakketten in plaats van het onwikkelen van interne software. “De uitbesteding ligt duidelijk in de markt,” oordeelt Frank Guillermijn van Andersen Consulting. “Geen enkele onderneming zou het zich trouwens kunnen veroorloven een systeem à la SAP te ontwikkelen.”

De ERP-markt krijgt navolging. Volgens de Gartner Group kende ze in 1996 een omzet van 7,9 miljard dollar (237 miljard frank aan de toenmalige koers van de dollar) en voor ’97 wordt een omzet van 10,6 miljard dollar (382 miljard frank) verwacht. De destijds gemaakte prognoses werden ruim overschreden. Softwareproducenten zoals SAP, Baan, Peoplesoft en Oracle staan aan de leiding. Zij nemen samen meer dan de helft van de markt voor hun rekening. De kostprijs van ERP-systemen wordt vooral bepaald door de software en de consulting. We mogen het aspect consulting echt niet onderschatten : een kleine installatie bedraagt al snel 10 miljoen frank, waarvan de software zelf de minste kost is. We kunnen de volgende vergelijking maken : 1 frank naar de software, 1 frank naar de hardware en 5 frank naar consulting.

ERP-programma’s trachten alle functionele facetten van de onderneming te dekken, maar hebben ook hun startbasis of specialiteit. SAP heeft als nummer één zijn markt op de financiële wereld afgestemd, net zoals Oracle trouwens. Baan heeft zich eerder toegespitst op de manufacturing en Peoplesoft op personeelsbeheer. SAP wordt algemeen beschouwd als de Rolls-Royce, zeer rijk als systeem maar vrij complex en tijdrovend wat de installatie betreft. De installatie van Baan verloopt daarentegen vlotter.

Maar we moeten voorzichtig zijn met dergelijke uitspraken. We moeten alles zien in functie van de noden van het bedrijf : de ene ontwikkelt nieuwe modules, koopt andere bedrijven op en de andere werkt aan de openheid van zijn systeem. SAP is volgens sommige critici een vrij gesloten systeem. Als antwoord hierop heeft SAP een interface ontwikkeld die de productintegratie van externe ondernemingen vergemakkelijkt. Maar deze “open systemen” voldoen soms niet. Sabena bijvoorbeeld gebruikt SAP, maar is er nog niet in geslaagd een aangepaste module te vinden voor de opvolging van het onderhoud van vliegtuigen.

Andere softwareproducenten focussen op andere, meer specifieke marktsegmenten. J.D. Edwards bijvoorbeeld richt zich vooral tot de gebruikers van mini-systemen zoals IBM AS/400. Daarna komt een hele reeks dienstverlenende of consulting-bedrijven : Cap Gemini, EDS, CSC, Sema Group, Origin en vele andere. ERP is het “Eldorado” geworden, alleen al door de omschakeling naar het jaar 2000.

Tijdrovende en dure installatie

Niemand ontkent het belang van de nieuwe generatie programma’s. Toch klagen critici over de kostprijs en de duur van de implementatie. Op elke bijeenkomst (de SAPhire) van SAP met haar klanten en prospecten, stelt het Duitse bedrijf de versnelde installatiemethode van de R/3 voor. Baan, van haar kant, ontwikkelt sinds 1995 een “Orgware factory”, een naam die gegeven werd aan een reeks ontwikkelingen die de installatieprocedure van de software moeten vereenvoudigen.

“In de investeringen onderscheiden we drie aspecten,” analyseert Erik Van Esbroeck, general manager van Baan België. “Vooreerst de functionaliteiten. Maar hier speelt de concurrentie hoe langer hoe minder een rol. Wat het ene programma meer heeft in januari, zal door de concurrent vier maanden later ook in zijn programma geïmplementeerd hebben. De implementatiefaciliteit is een ander aspect en daar spelen heel veel factoren een rol. We kennen allemaal de vreselijke verhalen rond overschreden dead-lines en budgetten. Daarna volgt de “commodisatie”. We denken dat ERP-producten een zekere “commodity”-status moeten hebben, net zoals een wagen. We hoeven ons dan geen zorgen meer te maken over wat er onder de motorkap zit.” Dienstverlenende bedrijven passen hun offertes aan in functie van de angsten die er onder de klanten leven. Origin stelt zijn klanten bijvoorbeeld gerust door hen vaste tarieven en contractuele verbintenissen voor te stellen.

Een onderneming draagt ook de eindverantwoordelijkheid bij een niet of minder geslaagde aanpassing. Omwille van interne diplomatie komt het vaak voor dat bedrijven weigeren de procedures teveel aan te passen. Daardoor haalt ze onvoldoende winst uit de investering. “Vele ondernemingen willen alles hic et nunc, maar weigeren anderzijds orde te scheppen in een vierkant draaiende organisatie,” zegt Frank Guillermijn. “Maar wat het management niet onderneemt, zal het pakket ook niet uitvoeren. Zij die ERP beschouwen als een zuivere wijziging in de informaticagewoonten gaan zijn mislukking tegemoet.” Ofwel stort het bedrijf zich in een te ver doorgedreven parametrisering en is een heroriëntering na een tijd onvermijdelijk. “SAP heeft de reputatie zeer stroef te zijn maar dat is aan het veranderen. De flexibiliteit is een veelgevraagd aspect.” De redenen zijn veelvuldig : nieuwe producties, fusie, overname, heroriëntering. Dat komt vooral doordat de levensduur van een proces tegenwoordig veel korter is.

De elektronische handel : voor morgen ?

Wat is de toekomst van ERP ? Het Internet en Intranet natuurlijk. Maar enige nuance is welkom. Bij Baan blijft het enthousiasme voor deze technieken vrij beperkt. Zij zien in het Internet en het Intranet vooral een nieuw medium om informatie en dialoogvensters voor te stellen. “Het is vooral een communicatiemiddel,” zegt Erik Van Esbroeck. “Het kan gebruikt worden om een catalogus voor te stellen of bestellingen door te geven.” Baan vestigt op korte termijn heel veel hoop op het gebruik van de Internet-standaard om de rapportering op verschillende niveaus van het bedrijf mogelijk te maken : verkooppercentages bestemd voor de dienst marketing, financieel overzicht voor de algemene directie.

SAP is op dat vlak iets enthousiaster en bereidt een nieuwe versie van de R/3 voor, namelijk de R/4, volledig gebaseerd op de Internet-technologie met een aanpassing van de bestaande software. Maar de ERP-systemen beschikken over een reeks eigenschappen die uitermate geschikt zijn voor de elektronische handel. Ze zijn zelfs een conditio sine qua non.

Of het nu gaat om business-to-business of verkoop aan particulieren, de handel via het Internet impliceert een grote stroom aan informatie : een catalogus om uw keuze te maken, een overzicht van de beschikbare producten, de mogelijkheid om uw bestelling op te volgen.

Iets meer dan een jaar geleden hield SAP een SAPhire in Philadelphia met Bill Gates als gast. De grote man achter Microsoft mocht een fictieve bestelling van een jukebox plaatsen. Verschillende opeenvolgende schermen gaven de verschillende stappen weer die na de bestelling geactiveerd werden : de keuze van het soort jukebox, de productie en de levering. Maar dat was maar een voorsmaakje. Het gigantische aanbod aan informatie zal het steriele en het anonieme van de elektronische handel compenseren. Alle leveranciers van ERP-systemen mikken op een nieuwe ronde in de ontwikkeling van hun product.

De volgende stap op technisch vlak is de integratie van object-georiënteerde technieken. Dit is een vrij abstracte benaming voor een nieuwe visie in de programmatie. Software wordt dan niet meer lijn per lijn geschreven, maar blokken programma’s worden aan mekaar geplakt, zoals legoconstructies. Deze nieuwe manier van programmeren, biedt een grotere flexibiliteit omdat volledige externe objecten, zoals een agenda of een tekenmodule, geïntegreerd kunnen worden. Bedrijven en organisaties die deze methode invoeren, zullen het actieterrein van hun toepassingen kunnen verruimen.

Banken en kmo’s

Deze markt wordt vooral onderverdeeld in twee aspecten : de financiële instellingen enerzijds en de grootte van een bedrijf anderzijds. Tot nu toe diende ERP vooral voor, bij voorkeur, internationale structuren die meer dan 500 personen in dienst hebben. Het principe kan echter ook interessant zijn voor kleinere bedrijven. Maar dan moet de distributiemethode gewijzigd worden. Baan en SAP moedigen de rechtstreekse commercialisering aan met dienstverlenende bedrijven als partners. Voor de kmo’s komt het erop neer de distributie helemaal uit te besteden. Cubic heeft dat gedaan met zijn boekhoudprogramma’s. Het is evident dat grotere kmo’s er meer baat bij hebben. Kleinere ondernemingen hebben minder nood aan dergelijk systeem, vermits de winst niet in verhouding is met de gemaakte investering.

Als laatste marktsegment belichten we de overheid. In Nederland zijn de ERP-systemen al geïntegreerd. Maar België loopt achter. Nochtans is de staat als openbare dienstverlener niet meer dan de som van een reeks processen. En bestaat er eigenlijk een onderscheid tussen privé-processen en openbare processen ?

ROBERT VAN APELDOORN

FRANK GUILLERMIJN (ANDERSEN CONSULTING) Een waardevol systeem, maar de bedrijven willen alles hic et nunc.