De grenzen van uw onkostenvergoeding

Een werknemer of een bedrijfsleider heeft recht op een belastingvrije vergoeding voor de kosten die hij maakt voor zijn werkgever of zijn vennootschap. De fiscus heeft in enkele recente rulings de spelregels vastgelegd.

Maakt u als werknemer of bedrijfsleider kosten voor uw werkgever of uw vennootschap – u koopt bijvoorbeeld een gsm of een laptop – dan is het vanzelfsprekend dat die uitgaven worden terugbetaald. In veel gevallen gebeurt dat op basis van een onkostennota, maar dat brengt een hoop administratie met zich. Om dat te vermijden, kan uw werkgever of uw vennootschap ervoor kiezen u een forfaitaire maandelijkse onkostenvergoeding uit te betalen.

Belastingvrije forfaitaire vergoeding

Uit fiscaal oogpunt bekeken, zijn zulke forfaitaire vergoedingen kosten eigen aan de werkgever, die belastingvrij zijn voor de werknemer en de bedrijfsleider. De werkgever en de vennootschap kunnen die vergoedingen aftrekken als werkelijke beroepskosten. Werknemers en bedrijfsleiders die een forfaitaire onkostenvergoeding krijgen, hoeven niet te bewijzen welke uitgaven ze daarmee precies hebben gedaan.

Zowel voor de werknemer en de bedrijfsleider als voor de werkgever en de vennootschap is het interessant dat het maandelijkse forfait zo hoog mogelijk is. Maar de uitgekeerde bedragen leidden weleens tot strubbelingen met de fiscus. Ook de uitgaven waarvoor zo’n vergoeding mag worden uitbetaald, staan geregeld ter discussie. De fiscus verzet zich als er bedragen worden betaald voor fictieve uitgaven.

Ruling of voorafgaandelijk akkoord

Om discussies te vermijden, vragen werkgevers en vennootschappen steeds vaker een ruling of een voorafgaandelijk akkoord aan de Dienst voor Voorafgaande Beslissingen van de fiscus over de onkostenvergoedingen die ze mogen betalen. Als die dienst zijn fiat geeft, is de aanvrager zeker dat zijn belastingcontroleur de regeling achteraf niet afwijst. Onlangs heeft de fiscus enkele rulings over onkostenvergoedingen gepubliceerd. Een ruling heeft altijd betrekking op een individueel geval en geldt dus niet automatisch voor iedereen. Toch geven rulings een goed idee over wat wel en niet door de beugel kan.

Het algemene principe

Als algemeen principe stelt de fiscus dat de forfaitaire vergoeding verantwoord moet zijn op basis van de beroepsactiviteit en de functie van de verkrijger. Hoe groter de verantwoordelijkheid van de werknemer, hoe meer de werkgever hem bijvoorbeeld belastingvrij mag betalen. Als maatstaf neemt de fiscus de bedragen die de dienst zelf betaalt aan zijn personeelsleden.

De werknemer en de bedrijfsleider doen er goed aan af en toe bewijsstukken van hun onkosten – bijvoorbeeld de factuur van een gsm-rekening – te bewaren. Dat maakt het voor de fiscus geloofwaardiger. De werkgever en de vennootschap houden het beste lijsten bij van de personeelsleden aan wie ze een onkostenvergoeding uitkeren.

Geen dubbele aftrek

Werknemers en bedrijfsleiders die een belastingvrije onkostenvergoeding krijgen, mogen nog altijd hun werkelijke beroepskosten bewijzen, maar ze moeten hun forfaitaire onkostenvergoeding wel aftrekken van hun beroepskosten. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die regelmatig thuiswerkt en een belastingvrije vergoeding krijgt om de kosten te compenseren die hij maakt om een deel van zijn woning in te richten als kantoor. Hij kan het deel van de woning dat hij beroepsmatig gebruikt dan niet meer integraal aftrekken als werkelijke beroepskosten. Zijn de werkelijke kosten van het beroepsdeel van de woning hoger dan het bedrag dat hij van zijn werkgever krijgt, dan kan hij zijn werkelijke kosten nog wel bewijzen, maar hij moet het bedrag aftrekken dat de werkgever heeft betaald.

Een ander voorbeeld is het gebruik van de eigen wagen voor beroepsverplaatsingen. De werknemer of de bedrijfsleider kan daarvoor van zijn werkgever of van zijn vennootschap een belastingvrije vergoeding van 0,3456 euro per kilometer krijgen. Als de forfaitaire maandelijkse onkostenvergoeding alle autokosten dekt, heeft de werknemer of de be-drijfsleider geen recht op de belastingvrije kilometervergoeding.

Soorten kosten

In de rulings die onlangs werden gepubliceerd, onderscheidt de fiscus vier soorten kosten.

Thuis werken

Werknemers of bedrijfsleiders die regelmatig thuis werken, kunnen een forfaitaire vergoeding krijgen voor hun internetabonnement; het gebruik van een ingerichte werkruimte in hun woning; de kosten voor de verwarming, de verlichting en het onderhoud van die ruimte; klein kantoormateriaal zoals papier en cartridges voor een printer en een fax; de afschrijving van apparaten zoals een printer en een fax; de afschrijving van kantoormateriaal zoals een bureau, een bureaustoel of een kast; en de verzekering van de beroepsruimte tegen brand en diefstal.

Secundaire autokosten

Werknemers en bedrijfsleiders met een bedrijfswagen kunnen een vergoeding krijgen voor twee carwashbeurten per maand; de inrichting van een aangepaste autostalling thuis en kleine occasionele kosten – bijvoorbeeld voor olie en sproeivloeistof – die ze zelf betalen. Werknemers of bedrijfsleiders die hun eigen wagen gebruiken voor hun werk, kunnen ook worden vergoed voor het parkeergeld en kleine occasionele kosten.

Representatiekosten

Daaronder vallen uitgaven die werknemers of bedrijfsleiders doen om mensen te ontvangen, om deel te nemen aan sociaalculturele evenementen, relatiegeschenken te kopen of beroepsmatig hun public relations te verzorgen.

Maaltijdvergoeding

Werknemers of bedrijfsleiders die veel op de baan zijn en geen maaltijdcheques krijgen, kunnen een maaltijdvergoeding krijgen.

Toegestane bedragen

De maximumbedragen die werkgevers en vennootschappen mogen uitkeren, hangen af van de functie van de verkrijger. Zo kunnen werknemers en bedrijfsleiders die enkel binnendienst doen en toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant geen maaltijdvergoeding krijgen. Voor de kosten van het thuiswerk zijn bedragen tussen 73 en 94,5 euro per maand toegestaan. Voor de secundaire autokosten stelt de fiscus een bedrag van 20 euro per maand voorop, voor de maaltijdvergoeding 200 euro per maand en voor de representatiekosten tussen 25 en 100 euro per maand. Alles bij elkaar geeft de fiscus dus zijn fiat voor een maximale belastingvrije forfaitaire vergoeding tussen 300 en 400 euro per maand.

JOHAN STEENACKERS

Hoe hoger de functie en de verantwoordelijkheid van de werknemer, hoe meer de werkgever belastingvrij mag betalen.