De cruciale rol van Vaccinnet in de strijd tegen covid: het Belgisch registratiesysteem staat op punt

Wie op reis wil, heeft een coronacertificaat nodig. Wie volledig is gevaccineerd, kan zo’n QR-code krijgen. Een goed registratiesysteem voor vaccinaties is daarbij cruciaal. En dat blijken we in België te hebben.

De goede resultaten van de vaccinatiecampagne in ons land hangen niet alleen samen met de beschikbaarheid van de coronavaccins. Ook een waterdicht registratiesysteem is cruciaal. Zonder zo’n systeem dreigt onduidelijkheid over wie zijn prikjes al heeft gehad. En dat zou bij het uitdelen van de coronacertificaten voor reislustige landgenoten tot problemen leiden. “Dat we kunnen voortbouwen op een systeem met een kleine foutenmarge heeft ons op 16 juni geholpen om vlot de sprong te maken naar de vaccinatiecertifcaten”, zegt Dominique Dejonckheere, IT-directeur bij het Vlaamse agentschap Zorg en Gezondheid. “In Nederland gaat dat bijvoorbeeld minder goed.”

In het federale België met zijn verspreide bevoegdheden zou je nochtans verwachten dat de registratie moeilijk zou verlopen. Vaccinaties horen tot de preventieve gezondheidszorg en zijn al jaren een regionale bevoegdheid. Een van de gevolgen is een groeiend verschil in de vaccinatiepraktijk tussen de regio’s.

Ruggengraat

Op 19 november kreeg Dominique Dejonckheere de vraag om als nationaal projectleider de taskforce te leiden die het vaccinatieregistratiesysteem voor covid-19 tegen begin maart klaar moest stomen. Een paar dagen later werd die deadline vervroegd naar januari. De taskforce, die de administratieve ruggengraat van de vaccinatiecampagne moest uittekenen, had met andere woorden ruim een maand de tijd om alles klaar te krijgen. Het eerste Belgische vaccin zou uiteindelijk al op 28 december worden gezet. “We waren klaar op 23 december”, benadrukt Dejonckheere. Met dank aan Vaccinnet, het registratiesysteem dat in Vlaanderen is ingeburgerd voor andere vaccins.

Toen op 11 november de interministeriële conferentie Volksgezondheid besliste dat er een nationaal vaccinatie- en registratiesysteem voor covid-19 moest komen, beslisten de ministers meteen dat het Vlaamse Vaccinnet daarvan het fundament moest zijn. De keuze voor Vaccinnet is niet onlogisch. Het registratiesysteem uit 2005 had zijn verdienste al bewezen. Ruim 90 procent van alle basisvaccinaties voor min-18-jarigen worden erin geregistreerd en sinds 2015 is het gebruik van Vaccinnet ook verplicht bij vaccins die de Vlaamse overheid gratis ter beschikking stelt. “Het was het enige systeem in België om op een efficiënte manier vaccinatieregistraties mogelijk te maken”, zegt Dejonckheere. “Bovendien was het een voordeel dat het al breed in Vlaanderen en een stukje in Brussel werd gebruikt.”

We hadden een goed werkend systeem, maar het was uitsluitend een Nederlandstalige toepassing. Om er een nationaal registratiesysteem van te maken, moest Dejonckheere de applicatie niet alleen tweetalig maken, maar ook alle koppelingen verzekeren met Sciensano voor de rapportering over de vaccinatiecampagne. De infrastructuur moest worden opgeschaald van een dienst tijdens de kantooruren naar een aanbod dat de klok rond beschikbaar was. Het wettelijke kader moest in een samenwerkingsakkoord tussen de regio’s worden gegoten en er waren machtigingen nodig voor het gebruik van het rijksregister, inclusief alle privacyproblemen die daarbij horen. “Vaccinnet had het voordeel dat het vlot aanpasbaar was”, zegt Dejonckheere. “Het is meer een pure webapplicatie waar je vaccinatieregistraties kunt doen. Het bevat ook de mogelijkheid om automatisch vaccinaties te consulteren of door te sturen. Intussen zijn er meer dan twintig softwarepakketten geïntegreerd met Vaccinnet.”

Externe hulp

Software vertalen is één ding. De meer dan 5000 vaccinatoren in Brussel, Wallonië en de Duitstalige gemeenschap een onbekende applicatie laten gebruiken, is nog wat anders. Vaccinnet mag dan een laagdrempelig pakket zijn, dat volstaat niet om wie er nooit van heeft gehoord aan boord te krijgen.

Dus zocht Dejonckheere externe expertise. DXC Technology stapte mee in het project om de gebruikers van de toepassing op te leiden. “Wie niet gewoon was om vaccins te registreren, moesten we uitleggen waarover het ging”, zegt Jan Degraef, managing partner van DXC Technology. “Voorts hadden we een servicedesk om hen vooruit te helpen als ze vastliepen. Niet elke arts kan even goed met computers om. Er zijn onder hen pioniers, maar ook digitale analfabeten.”

DXC is een internationale beursgenoteerde ICT-dienstengroep waarmee het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid vaker samenwerkt. Budgettair kon de samenwerking lopen via de bestaande raamovereenkomsten van de Vlaamse overheid, zodat er geen openbare aanbesteding nodig was. Voor de eerste fase was het contract met DXC begroot op 550.000 euro. Voor de tweede fase vanaf februari was er in een budget van 2,2 miljoen euro voorzien. Volgens Dejonckheere zal het project uiteindelijk 400.000 euro onder budget blijven.

Regionale vrijheid

De succesvolle samenwerking tussen de regio’s is misschien markant voor de buitenwereld, maar eerder vanzelfsprekend voor Dejonckheere. “Er is in het kader van de digitalisering in de gezondheidszorg een historiek van samenwerkingen tussen de diverse beleidsniveaus”, zegt hij. “Waalse collega’s of sleutelfiguren bij de Volksgezondheid of het Riziv zijn maar een telefoontje verwijderd. Wij kennen elkaar en dat is een hulp.”

De samenwerking staat regionale accenten niet in de weg. Elke regio kon autonoom beheren wie toegang krijgt tot het registratiesysteem en wie niet. De regio’s bleven zelf verantwoordelijk voor de communicatie naar de artsen en andere gebruikers van Vaccinnet. “Het was niet de bedoeling om vanuit de Vlaamse Overheid Waalse artsen de les te lezen”, zegt Dejonckheere. “Wij voorzagen in de basispakketten in twee talen, maar de communicatie lieten we aan de regio’s. Ze gebeurde wel op basis van de input die we samen bespraken en die DXC heeft uitgewerkt.”