Dan toch: een schoolvoorbeeld van telewerk

Het Belgisch filiaal van IBM is nu al tien jaar lang een schoolvoorbeeld van telewerk. Het geheime wapen: een lokaal ontwikkeld instrument, de on-demand-workplace.

Over telewerk zijn al heel wat artikels gepubliceerd, maar slechts weinig bedrijven hebben het op zo’n systematische wijze uitgebouwd als IBM Belgium. Vandaag, twee jaar na de verhuizing van het hoofdkwartier van het Brusselse stadscentrum (Kruidtuin) naar het busi- nesspark dichtbij de Navo, in de buurt van de luchthaven van Zaventem, is er anderhalve werknemer per bureau.

“Tien jaar geleden hadden we al heel wat werknemers bij de klanten,” vertelt Christian Dirckx, directeur Human Resources. “Sommigen onder hen vroegen of ze geen oude pc en een modem konden krijgen om hun rapporten op het einde van de dag bij hen thuis te kunnen opstellen in plaats van nog eens naar kantoor te moeten komen.” Dat stelde hen ook in staat om boodschappen te verzenden via een e-maildienst van IBM, die gebruikt werd nog voor het internet algemeen was.

2300 telewerkers op 2650 werknemers

Nog altijd is een flink deel van de 2650 Belgische IBM-medewerkers meer bij klanten dan op kantoor: de commerciële ploeg, het support team en de consultants (een groep die sterk aangegroeid is). Het Belgische filiaal vervult voornamelijk een contactfunctie met de klanten. De centrale diensten zijn beperkt en worden steeds meer op Europees niveau geconcentreerd. Zo is er voor heel Europa een personeelsdienst in Groot-Brittannië, die zich over alle administratieve taken van de filialen buigt.

De onderneming verkoopt het principe van e-business op aanvraag en wilde dan ook zelf het absolute voorbeeld daarvan vormen. In enkele opeenvolgende golven heeft IBM Belgium een nieuwe manier van werken ontwikkeld die overal kan worden toegepast : thuis, op een IBM-kantoor dichtbij huis ( proxi- mity centers), bij de klant of waar ook maar een contactdoos voor de telefoon te vinden is (zoals in een hotel). Op dit ogenblik maken 2300 personen gebruik van dat virtuele kantoor.

Het Belgisch filiaal toont de weg. In de andere landen is het principe nog lang niet zo sterk uitgebouwd. “In Nederland zijn er veel files, maar daar stappen de mensen makkelijker op de trein,” weet Communications Manager Michel Leduc. De aanleg van bedrijfszones verloopt daar trouwens minder anarchistisch dan in België, het gebeurt er in overleg met het openbaar vervoer.

Ruimtebesparing is kostenbesparing

Eind jaren tachtig zat IBM Belgium wat benepen in zijn kantoren en overwoog een indrukwekkend hoofdkwartier op te trekken in Watermaal-Bosvoorde. Vandaag is de situatie omgekeerd. Als gevolg van het telewerk is de oppervlakte van de lokalen gedaald van 125.000 m2 in 2000 naar nog amper 36.600 m2, al heeft ook de sluiting van het Europees opleidingscentrum in Ter Hulpen daarin meegespeeld. Die reductie betekent alvast een besparing van 40 % op de kantoorkosten.

Bij de on-demand-workplace wordt gebruik gemaakt van een computer, een ADSL-modem en een telefoon. De werknemer heeft e-mail, toegang tot informatie over de onderneming en tot de instrumenten die bij zijn functie horen, zoals de stand van zaken in een commercieel dossier.

Ook de personeelszaken zijn in grote mate geautomatiseerd via een e-HR-dienst ( electronic human resources). Op een portaalsite kunnen vragen in verband met vakantiedagen, opleidingen, het beheer van de bedrijfswagens, de overuren en de verloning gesteld worden. “Dat ontlast ons van taken die geen toegevoegde waarde aandragen,” commentarieert Christian Dirckx. “We concentreren ons nu op de meer strategische aspecten.” Wanneer internet niet volstaat, is er nog altijd het callcenter in Groot-Brittannië, waar antwoord gegeven wordt in de taal van de beller.

Uiteraard wil IBM de on-demand-workplace ook verkopen aan zijn klanten. “We hebben dat al gedaan,” zegt business consultant Jan Himpe. Een prestigieuze klant, Procter & Gamble, heeft een contract ondertekend, maar dat wil niet zeggen dat hij helemaal zal werken zoals IBM. “Ze maken gebruik van de hulpmiddelen volgens hun eigen behoeften.”

Robert van Apeldoorn

In enkele opeenvolgende golven heeft IBM Belgium een nieuwe manier van werken ontwikkeld die overal toegepast kan worden.