Coaching voor bestuurders

In hun jaarverslagen wijden onze bedrijven lange hoofdstukken aan goed bestuur. Toch blijft de raad van bestuur zelf vaak een vastgeroest of symbolisch orgaan. Het is nochtans niet moeilijk om de werking van de bestuurskamer te beoordelen.

Vreemd: terwijl 98 procent van de Engelse ondernemingen zijn raad van bestuur geregeld evalueert, neemt nauwelijks een kwart van de Bel20-bedrijven dat initiatief, zo blijkt uit diverse studies van gespecialiseerde consultants. Nochtans pleiten de belangrijkste codes voor deugdelijk bestuur voor het invoeren van een evaluatiesysteem. Het is niet wettelijk verplicht, maar de code-Buysse beveelt een periodieke evaluatie aan en de code-Daems stelt voor om de raad van bestuur om de twee of drie jaar door te lichten.

Vinden de bestuurders van onze bedrijven het niet prettig om zichzelf te beoordelen? “We merken een zeker taboe. Over het algemeen is de familiale traditie nog sterk aanwezig in de Belgische raden van bestuur”, zegt Christian de Goussencourt, die zijn sporen verdiende bij bouwbedrijf Derbigum en aan de wieg stond van adviesbureau Coach & Cies. “In een raad van bestuur zetelen bekwame mensen, die een evaluatie soms niet nodig vinden. In andere gevallen kan het zijn dan ze hun privileges niet willen kwijtspelen en hun jachtterrein willen beschermen.”

Waarom evalueren?

Guberna, een instituut voor bestuurders, ziet heel wat redenen om een raad van bestuur te evalueren. “Organisaties en hun bestuursraden worden geconfronteerd met de steeds kritischer mening van pers en publiek. Een passieve raad van bestuur is niet meer aanvaardbaar. Ook tegenover de banken moet het bedrijf zijn geloofwaardigheid versterken”, aldus De Goussencourt. “Daarbij komt dat de bestuurders steeds meer verantwoordelijkheid krijgen en verantwoording moeten afleggen. Het is dan ook tijd om de raad van bestuur te professionaliseren en vooral om er een orgaan met toegevoegde waarde van te maken, zo menen de experts van Coach & Cies. Een evaluatie stimuleert het vertrouwen van de medewerkers. Ook tegenover de aandeelhouders getuigt de oefening van openheid.

Een raad van bestuur kan zichzelf beoordelen op basis van een eenvoudige vragenlijst. De test op de bladzijde hiernaast – gebaseerd op de vele vragenlijsten op de markt – geeft alvast een aanzet. Guberna biedt zijn leden een eigen formulier met maar liefst tachtig vragen aan. Aan de hand daarvan kunnen ze de raad van bestuur doorlichten in al zijn aspecten: samenstelling, werking, cultuur, taken, vergoedingen, relatie met de gedelegeerd bestuurder enzovoort.

“De antwoorden op zulke vragenlijsten geven ons een duidelijk beeld van de raad en de mate van professionalisme”, zegt De Goussencourt. Coach & Cies legt de leden van een bestuur een onlinevragenlijst voor. Daarna volgt een vergadering waarin de resultaten besproken worden. De consultants vellen geen oordeel over de werking van de raad, maar helpen de bestuurders om zelf mogelijke hiaten bloot te leggen. Ze proberen niet alleen de werking van de raad te optimaliseren, maar ook de groepsdynamiek aan te pakken. “Het is de bedoeling om de interactie tussen de bestuurders en de relatie van het bestuur met de stakeholders (personeel, aandeelhouders…) te verbeteren. Daarnaast beoordelen we de persoonlijke inbreng van iedere bestuurder”, zegt Réginald Vermeiren van Coach & Cies.

Artexis deed de test

Artexis, een groep die beurzen organiseert en expohallen beheert, liet eind 2009 een van zijn filialen doorlichten. Hoewel de bestuursorganen van het bedrijf al erg professioneel werkten, konden ze nog een aantal lessen trekken uit de evaluatie. Om te beginnen, bleek dat de bestuurders de langetermijndoelstellingen van de aandeelhouders onvoldoende kenden. Ook kwam aan het licht dat de beslissingen van de raad niet altijd goed gerapporteerd werden aan de gedelegeerd bestuurder. En ten slotte was de communicatie tussen het bedrijf en de bestuurders voor verbetering vatbaar.

De maatregelen bleven niet uit, vertelt Benoît David van Artexis. “In een persoonlijk onderhoud met de voorzitter kreeg iedere bestuurder toelichting bij de wensen van de aandeelhouders. We bezorgen de bestuurders nu een gedetailleerd verslag van de maatregelen die we hebben genomen en van de beslissingen die zich opdringen. Zo kunnen we de omzetting van hun beslissingen opvolgen en in de volgende raad van bestuur een stand van zaken opmaken. En om de communicatie tussen het bedrijf en de raad te verbeteren, krijgt elke bestuurder de notulen van het directiecomité.”

De evaluatie van de raad van bestuur is bij Artexis geen taboe-onderwerp: er wordt naar verwezen in het jaarverslag van de groep dat begin dit jaar verscheen. David: “Het was belangrijk om erover te praten. Dat zet het initiatief kracht bij en het toont aan dat we onze principes van deugdelijk bestuur ook vertalen in concrete acties.”

CHRISTOPHE CHARLOT

Een evaluatie van de raad van bestuur stimuleert het vertrouwen van de werknemers en getuigt van openheid tegenover de aandeelhouders