Belastingvrij vergoed

Een werknemer of een bedrijfsleider die een korte dienstreis naar het buitenland maakt, kan aanspraak maken op een belastingvrije dagvergoeding van zijn werkgever of zijn vennootschap.

Een werknemer of een bedrijfsleider die een korte dienstreis naar het buitenland maakt, kan aanspraak maken op een dagvergoeding van zijn werkgever of vennootschap. Daarop zijn onder bepaalde voorwaarden geen belastingen of socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. Ze dient om kleine uitgaven te compenseren — bijvoorbeeld voor maaltijden, vervoer, fooien of telefoongesprekken. Het is een forfaitaire vergoeding; het bedrag staat dus los van de eigenlijke kosten.

Korte dienstreis

Een korte dienstreis moet voldoen aan de volgende voorwaarden: ze duurt minimaal 10 uur bij vertrek en aankomst op dezelfde dag; ze duurt maximaal 30 kalenderdagen; en de reis wordt ondernomen in opdracht van de werkgever of de vennootschap.

Werknemers en bedrijfsleiders hebben recht op die fiscaal interessante dagvergoeding als ze “hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen, en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig op dienstreis naar het buitenland gaan”. Denk aan de bedrijfsleider die elke maand enkele dagen naar Parijs gaat om te overleggen met zijn Franse klanten.

De vergoeding kan dus niet worden uitgekeerd aan werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen naar het buitenland deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit. Voor hen gelden andere regels.

Forfaitaire onkostenvergoeding

De forfaitaire vergoeding verschilt van land tot land, afhankelijk van het prijsniveau in de hoofdstad. De werkgever of de vennootschap betaalt ofwel een forfaitaire onkostenvergoeding van 37,18 euro per dag, ongeacht de bestemming; ofwel een hoger forfait voor landen met een hogere levensduurte.

De fiscus baseert zich daarvoor op de dagvergoeding die de ambtenaren van de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken van de overheid krijgen, als zij voor een officiële opdracht naar het buitenland moeten. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd; de nieuwe bedragen zijn van toepassing sinds 1 april (zie tabel De dagvergoedingen per land, categorie 1). Het bedrag van 37,18 euro wordt niet geïndexeerd.

Kleine uitgaven

De forfaitaire dagvergoeding wordt geacht kleine uitgaven te dekken, zoals maaltijden. Ze compenseert niet de verplaatsings- en de overnachtingskosten. Als de werkgever of de vennootschap die uitgaven terugbetaalt, moet hij telkens de werkelijke kosten bewijzen aan de hand van documenten, zoals de factuur van het hotel en de vliegtuigmaatschappij. In dat geval kan de werkgever of de vennootschap de kosten fiscaal aftrekken.

Zowel de fiscus als de RSZ beschouwt de forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’. De werknemer of de bedrijfsleider wordt er dus niet op belast, de werkgever kan ze volledig aftrekken als beroepskosten en ze zijn evenmin onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Voor de RSZ-vrijstelling is wel vereist dat het beroepsmatige karakter van de reis, de datum en de bestemming kan worden aangetoond.

Uitzonderingen op de regel

Voor buitenlandse dienstreizen die niet voldoen aan de definitie ‘dienstreizen van korte duur in het buitenland’, hanteren de fiscus en de RSZ niet altijd dezelfde regels. Er zijn twee situaties.

Situatie 1: de reis duurt minder dan 10 uur

De RSZ aanvaardt geen forfait. De werkgever of de vennootschap moet de kosten kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken. De fiscus aanvaardt de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen: 3,82 euro voor een reis van meer dan 5 uur en minder dan 8 uur; en 19,22 euro voor een reis van 8 uur of meer, maar minder dan 10 uur. Als de vergoeding die de werkgever of de vennootschap betaalt, overeenkomt met die bedragen, zijn het belastingvrije kosten eigen aan de werkgever.

Situatie 2: de duur van de reis is langer dan 30 dagen

Zowel de fiscus als de RSZ aanvaarden onder bepaalde voorwaarden dat de forfaitaire vergoedingen worden toegepast voor buitenlandse dienstreizen die meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen in beslag nemen. Wel moeten de lagere bedragen van categorie 2 worden toegepast (zie tabel De dagvergoedingen per land).

De voorwaarden zijn dat de uitkering van die forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximaal 24 maanden; wordt onderbroken in het geval dat de werknemer of de bedrijfsleider zich definitief vestigt in het buitenland; en enkel gebeurt als het loon dat de werknemer of de bedrijfsleider voor die dagen ontvangt, onderworpen is aan de Belgische belastingen.

Als bij aanvang vaststaat dat een beroepsmatig verblijf in het buitenland meer dan 30 kalenderdagen zal duren, zijn vanaf de eerste dag de lagere bedragen van categorie 2 van toepassing.

JOHAN STEENACKERS

De forfaitaire dagvergoeding dekt kleine uitgaven, zoals maaltijden. Ze compenseert niet de verplaatsings- en de overnachtingskosten.