Behoud de controle over uw informatica

Weinig CEO’s of zaakvoerders zijn helemaal op de hoogte van de IT-infrastructuur in hun bedrijf. Ze onderschatten bovendien hoe hoog de kosten voor informatica jaarlijks oplopen. Hoe kunnen ze meer controle krijgen?

De meeste CEO’s en CFO’s van kleinere bedrijven weten wel hoeveel bedrijfswagens er op de parking staan en hoeveel die maandelijks kosten. Maar weinigen weten welke onkosten de IT-structuur meebrengt. Jan Smits en Stijn Eyckmans, twee gewezen werknemers van IT-dienstverlener Econocom, richtten hun bedrijf YouCtrl op rond een financiële tool waarmee zaakvoerders en financiële managers een duidelijker zicht krijgen op de aanwezige informatica en wat die kost.

“Geen enkele onderneming die we contacteerden, kon zeggen hoeveel hun operationele IT-kosten bedroegen”, zegt Smits. “Ze hadden nauwelijks zicht op het materiaal, hoe oud het was of welke licenties er betaald werden.” Uit ervaring weet het duo dat kmo’s jaarlijks 100.000 à 300.000 euro besteden aan IT-infrastructuur en -diensten. En daar zijn kosten zoals onderhoud, verzekeringen, elektriciteit en de airconditioning van de serverruimtes nog niet bij gerekend.

Een gedetailleerde audit kan duidelijkheid brengen. Het is bijvoorbeeld handig om de IT-uitgave per werkplek te berekenen. Zo weet u waar u aan toe bent als u het bedrijf wilt uitbreiden, een buitenlandse vestiging wilt openen of een overname plant. Zodra de kosten in kaart zijn gebracht, moeten ze geoptimaliseerd worden. U verwerft bijvoorbeeld niet méér inkomsten door op een trendy laptop te werken, wel door het aankoopproces op uw website te verbeteren.

Waar zitten de back-ups?

Een ander heikel punt bij kmo’s is het gebruik van back-ups. Volgens Smits springt 40 procent van de kmo’s slordig om met back-upbestanden. Ze nemen bijvoorbeeld niet regelmatig een back-up of alleen van de data en niet van het systeem. Of de back-up-tapes slingeren rond in het bureau of de auto van de IT-verantwoordelijke. Dat verhoogt het risico dat delicate bedrijfsinformatie verloren gaat of in de verkeerde handen terechtkomt.

Trouwens, wie is uw IT-verantwoordelijke? “De IT-man, zowel de interne als de externe, heeft in veel kmo’s een machtige positie”, weet Smits. “Hij koopt licenties, vraagt nieuwe investeringen in servers of apparatuur, kopieert soms illegaal software en beheert alle paswoorden.” Maar heeft hij alles goed onder controle? En kan uw onderneming verder als hij langdurig ziek wordt of ontslag neemt?

Smits ziet twee oplossingen. Ten eerste moet er een inventaris worden gemaakt van de hele infrastructuur, inclusief paswoorden. De inventaris moet zowel online als offline beschikbaar zijn voor zaakvoerders en IT-verantwoordelijken. Ten tweede kunt u een onafhankelijke expert vragen om de risico’s te identificeren.

Persoonlijke toestellen

Heel wat werknemers gebruiken hun eigen smartphone of iPad voor hun werk. Dat lijkt voor zaakvoerders een uitgespaarde kost, maar het kan zich ook tegen hen keren. De bedrijfssoftware en -informatie die op deze toestellen staat, gaat immers met de werknemer mee als hij ontslag neemt. Maak hierover dus duidelijke afspraken met uw personeel.

HANS HERMANS