10 tips voor een goed onthaal

De werkdruk stijgt, de tijd is afgemeten. Idealiter weet een nieuwe medewerker onmiddellijk waar de klok en waar de klepel hangen, maar een goed onthaal duurt langer dan een dag.

Van de budgetten voor selectie en werving moet je al eens slikken, de slag om schaars talent kost een aardige duit. Tegelijk stopt die strijd niet bij het contract. Hij gaat voort zodra de nieuwe medewerker de werkvloer betreedt. “Je onthaal bepaalt de eerste indruk en is cruciaal voor het latere engagement van je nieuwe kracht”, zegt organisatiepsychologe Ann Moreels (KH Leuven, HUB en Lessius Hogeschool). Moreels doctoreert aan de Universiteit van Tilburg over onthaal in familiebedrijven. “Als de nieuweling na zijn eerste werkdag thuiskomt en niet weet of hij nog wil teruggaan, wordt het tijd even bij uw introductie stil te staan.” Moreels geeft enkele tips.

1. Start het onthaal op dag 1 – x

Psychologisch begint het onthaal al voor de nieuwe kracht een stap op de werkvloer heeft gedaan. Een goede introductie start op dag 1-x, de dag waarop je beslist met een kandidaat in zee te gaan. Vanaf dan bied je als organisatie al mondjesmaat info aan, bijvoorbeeld met een onthaalbrochure of via de contacten rond de contractondertekening. Een goed onthaal duurt doorgaans zes maanden.

2. Geleidelijkheid is een troef

Veel nieuwelingen keren na hun eerste werkdag huiswaarts met een hoofd vol informatie waar ze geen lijn meer in zien. Nieuwe medewerkers hebben veel informatie nodig, maar verwerken die slechts gespreid in de tijd. De eerste dag hou je het beter bij praktische zaken zoals informatie over procedures van in- en uitchecken, een rondleiding in het gebouw, een toelichting over de werkuren. De gedetailleerde uitleg over het arbeidscontract en mogelijke verzekeringen, de kennismaking met de hele afdeling, de uiteenzetting van missie en visie van de organisatie, volgen het best geleidelijk aan de dagen erna.

3. Onthaal = groepswerk

De personeelsdienst plant en coördineert het onthaal, maar is niet de enige uitvoerder. Ook de leidinggevenden, de eventuele peter/meter en collega’s spelen een rol. Als zij de nieuweling loslaten, belandt het plan van hr in de prullenmand.

4. Onthaal op het niveau van de organisatie, van het team en van de job

De nieuwe kracht moet kennismaken met de organisatie, met zijn collega’s en leidinggevende en met zijn job. De drie niveaus komen tijdens de onthaalperiode door elkaar aan bod.

5. Maak afspraken tijdens een planningsgesprek

Je kan veel informatie informeel delen, maar vaak is er meer nodig om de medewerker vertrouwd te maken met zijn job en de organisatiecultuur. Een belangrijke taak van de leidinggevende is daarom de opmaak van een afsprakenplan, op basis van een planningsgesprek. Welke informatie heeft de nieuwe medewerker nodig om geleidelijk te groeien in zijn/haar job? En hoe zal hij die de komende maanden ontvangen?

Neem mensen gerust al mee naar meetings om een indruk op te doen, maar verwacht niet dat ze achteraf verslag kunnen uitbrengen van wat er allemaal besproken is. Je bent niet van dag twee een ancien. Zelfs ervaren krachten hebben nood aan inwerkingstijd en een duidelijk kader, want de uitvoering van eenzelfde functie verschilt naargelang van de organisatie en de organisatiecultuur.

6. Stimuleer de nieuweling om initiatief te nemen

De nieuwe medewerker is mee verantwoordelijk voor een geslaagd onthaal. Maak duidelijk dat hij of zij te allen tijde vragen mag stellen en voeg de daad bij het woord. Het heeft geen zin permanente bereikbaarheid te prediken als er niemand voor informatie beschikbaar blijkt. Pols ook regelmatig bij de nieuweling of alles duidelijk is en of er bedenkingen zijn.

7. Onthaal op maat

Een goed onthaal is aangepast aan je cultuur en de manier waarop je organisatie functioneert. De ene huldigt een persoonlijke aanpak, de andere heeft een internationale scoop, een derde organiseert veel hr online. Al die elementen beïnvloeden je aanpak. Een copy-paste van de onthaalbrochure van collega’s is geen bijster sterk idee. Ook tijdelijke medewerkers verdienen een gepast onthaal. Natuurlijk verschilt dat naargelang van de periode dat iemand voor je werkt, maar praktische info en veiligheidsinstructies zijn zelfs voor een dagarbeider cruciaal.

8. Kruip in de schoenen van de nieuweling

Heel veel organisaties geven toelichting op basis van wat zij belangrijk vinden. Ze vertellen over hun missie en werking, en ze gaan ervan uit dat de nieuweling zo wel gelanceerd raakt. Maar een nieuwe kracht heeft in eerste instantie nood aan andere informatie, veel meer gericht op de directe, dagelijkse praktijk.

9. Evaluatie van onthaal

Evalueer je onthaalproces geregeld met de begeleidende partijen: hoe liep de rolverdeling en de werklast, wat is voor verbetering vatbaar en hoe gebeurt dat het best? Pols ook eens bij de nieuweling hoe het onthaal werd ervaren en wat er eventueel beter of anders kan.

10. Peterschap

Peterschap is een prachtig onthaalinstrument, maar zorg er wel voor dat het niet informeel blijft en dat de peters en meters heel goed weten wat ze wel of niet mogen en moeten doen. Hun rol mag niet vrijblijvend zijn, maar moet ook niet worden overgeformaliseerd. Het is wel de bedoeling dat ook peters en meters van hun taak kunnen genieten en er een meerwaarde in zien.

GOELE GEERAERT

“Als de nieuweling na zijn eerste werkdag thuiskomt en niet weet of hij nog wil teruggaan, wordt het tijd even bij de introductie stil te staan”