Voor ondernemers is het zaak al hun kosten netjes bij te houden, zeker als we die als beroepskosten van hun inkomen kunnen aftrekken. Waar vinden we een goede boekhouder of een goed softwarepakket waar we zelf mee aan de slag kunnen? Dat vroegen we ons af in de zevende aflevering in de reeks, waarin we onze eigen onderneming proberen uit te bouwen.
“Ondernemers konden tot voor kort hun boekhouding voeren in een spreadsheet of zelfs in een schriftje. Door de invoering van de digitale facturen kan dat vanaf 1 januari echt niet meer”, waarschuwt Youssef Deconinck, de woordvoerder van Xerius Ondernemingsloket en de auteur van Spring verder, dat praktische eerste hulp biedt voor wie als zelfstandige wil starten. “We staan op een kantelpunt. Je kunt het vergelijken met de verplichting elektronische betalingen te aanvaarden, die in 2022 is ingevoerd. Vroeger kon je een onderneming runnen met cash. Vandaag heb je een bankrekening, een betaalapp en/of een betaalterminal nodig.”
Digitale facturatie was het afgelopen jaar een hot topic onder ondernemers. Een of meer keren per maand losten instanties schoten voor de boeg. De overheid, de banken, de sectorfederaties en de consultants waarschuwen sinds de zomer van 2024 al dat bedrijven nog niet klaar zijn voor de verplichte digitale facturatie die ingaat op 1 januari 2026. Op 11 november stuurde het consultancybedrijf BDO een onheilsbericht de wereld in: “Slechts één op de drie Belgische bedrijven maakt gebruik van e-invoicing of elektronische facturatie. De groep bedrijven die de overstap al heeft gemaakt, bestaat vooral uit de kleine spelers met een handvol medewerkers, die erg wendbaar zijn, of ondernemingen vanaf 50 medewerkers, die een intern team hebben dat zich met de materie kan bezighouden.” Van de bedrijven die nog niet elektronisch factureren, verklaarde slechts één op de vier dat ze de deadline zullen halen.
Geen ontsnappen aan
Vorige week wees een studie van de specialist in facturatiesoftware Teamleader uit dat bedrijven die nu al factureren via het digitale Peppol-netwerk beter cijfers hebben: ze draaien gemiddeld 27 procent meer omzet en boeken 13,5 procent meer winst. “E-facturatie is niet gewoon een verplicht nummer, het is een teken dat je bedrijf op orde staat”, vindt Jeroen De Wit, de CEO van Teamleader. “De early adopters zijn bedrijven die al wat verder staan in de digitalisering. Door de digitalisering zien ze sneller wat er binnenkomt en buitengaat, maken ze minder fouten en bouwen ze stap voor stap meer zekerheid op.”
‘E-facturatie is niet gewoon een verplicht nummer, het is een teken dat je bedrijf op orde staat’
Er is zo goed als geen ontsnappen aan de digitale facturatie. “Neem gewoon de bankrekening die je als ondernemer opent bij de bank”, zegt Youssef Deconinck. “Een bank is een bedrijf. Als de bank je kosten aanrekent voor het beheer van die professionele bankrekening, stuurt ze een digitale factuur. Je moet die op een correcte manier kunnen ontvangen. Iedere ondernemer, zelfs een leerkracht die op zondagochtend enkele uren zwemles geeft, moet dan de een of andere softwareapplicatie hebben. Huur je een stukje van het zwembad, dan krijg je van de uitbater een digitale factuur via Peppol voor die huur.”
De overheid verplicht digitale facturatie om zwart geld uit de wereld te helpen. Overheden merken aan de btw-kloof dat er nog altijd activiteiten zijn die aan de btw ontsnappen. De Europese Commissie schatte die kloof voor België in 2022 op 4,5 miljard euro. 12 procent van de Belgische btw-inkomsten zijn dus vermist.
Boekhoudpakketten
Wie bij een boekhouder terechtkan, zal daar vernemen met welk softwarepakket die werkt. Een pakket als Yuki is bijvoorbeeld bedoeld om de samenwerking tussen ondernemers en boekhouders te digitaliseren. Het meest gebruikte pakket van Yuki kost 47 euro per maand. Daarmee kunt u 100 aan- en verkoopfacturen per maand verwerken.
Het vak van boekhouder staat sinds 2021 in de top tien van de knelpuntberoepen bij de VDAB. Het is niet ondenkbaar dat u als kleine zelfstandige of als beginnende ondernemer in hoofd- of bijberoep in geen enkel kantoor terechtkunt met uw boekhouding. Gelukkig schieten de digitale accountants de jongste jaren als paddenstoelen uit de grond. Wie slechts een beperkt aantal facturen per jaar moet versturen, kan ook aan de slag met een softwareapplicatie.
“Bij Xerius hebben wij OkiOki in huis om zelfstandigen te helpen met hun digitale facturen”, zegt Youssef Deconinck. Tot het einde van het jaar kunt u die tool gratis uitproberen. Daarna kost het facturatiepakket 3,99 euro per maand, exclusief btw. Als u wilt dat OkiOki ook facturen uit uw mailbox plukt en als u wat meer features wilt om uw administratie te automatiseren of op te volgen, dan stijgt de prijs naar 8,99 euro per maand, exclusief btw, voor één mailbox en één bankrekening met een maximum van 25 documenten per maand.
Fiscale optimalisatie
“OkiOki zal je niet vertellen hoe je als ondernemer aan fiscale optimalisatie kunt doen”, zegt Youssef Deconinck. “Daarin ligt de meerwaarde van een boekhouder. Die zal je eraan herinneren dat je je wagen kunt inbrengen als beroepskosten. Hij zal met je bekijken of het interessanter is een wagen te kopen of een te leasen.”
Apps als Dexxter en Accountable.eu gaan een stapje verder dan facturatiesoftware zoals OkiOki of Teamleader. “Zij zullen documenten klaarzetten voor de btw-aangifte of de aangifte van de personenbelasting”, legt Youssef Deconinck uit. Accountable.eu maakt op zijn website de vergelijking met Dexxter en andere tools. De belangrijkste troeven ten opzichte van Dexxter zijn, volgens Accountable: de AI-boekhouder, de gepersonaliseerde belastingtips en de belastinggarantie. “Als je een boete van de belastingdienst krijgt, betalen wij die”, luidt die garantie. “Ook als je zelf een vergissing hebt gemaakt.”
‘Als je de overstap maakt van het statuut van werknemer naar ondernemer, merk je pas hoe makkelijk het is als je werkgever alles voor je regelt’
Het gebruik van de AI-boekhouder, het persoonlijke belastingadvies en de belastinggarantie kost minstens 21,5 euro per maand bij Accountable.eu, exclusief btw. Bij Dexxter kost het pakket voor eenmanszaken, zonder of met btw-plicht, respectievelijk 20 of 25 euro, exclusief btw. Wie voor een heel jaar intekent, krijgt 60 euro korting.
Accountable.eu heeft een gratis versie die u kunt uitproberen. Bij Dexxter is er een gratis proefperiode. Dexxter werkt samen met Xerius en met de sociaal secretariaten Acerta en Liantis. Accountable.eu werkt samen met Partena Professional en Liantis.
Ondernemingsloket
“Xerius is een ondernemingsloket en een sociaalverzekeringsfonds”, legt Youssef Deconinck uit. Partijen als Acerta, Liantis, Partena Professional en Securex nemen er ook nog de payrolladministratie bij. “Daarvoor werken wij samen met SD Worx.”
Een ondernemersloket dient als eerste aanspreekpunt voor ondernemers. Youssef Deconinck: “Wij zijn een soort wegwijzer, want de bevoegdheden zijn heel versnipperd in ons land. Als je bijvoorbeeld een horecazaak wilt uitbaten, wil je misschien ook een terras. Voor een terrasvergunning moet je bij de gemeente aankloppen. Voor de vergunning om eten en drank te mogen verkopen, moet je bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) zijn. Daarnaast moet je bijvoorbeeld nog provinciebelasting betalen. Wij kunnen dat allemaal regelen of je doorverwijzen naar de juiste instanties.”
De inschrijving in een erkend ondernemingsloket kost 109 euro. Er zijn acht ondernemingsloketten: Acerta, Eunomia, Group S, Liantis, Partena, Securex, U.C.M. en Xerius. Zij kunnen ook meteen een btw-nummer activeren. Dat kost nog eens 78,65 euro, exclusief btw. “Tegenwoordig is 95 procent van de activiteiten btw-plichtig”, weet Youssef Deconinck. “Enkel vrije beroepen, zoals dokters, vallen daarbuiten.”
Sociaalverzekeringsfonds
Daarnaast heeft een starter ook een aansluiting bij een sociaalverzekeringsfonds nodig. “Als je de overstap maakt van het statuut van werknemer naar ondernemer, merk je pas hoe makkelijk het is als je werkgever alles voor je regelt. Ondernemers kunnen zich gratis aansluiten bij een sociaalverzekeringsfonds, maar ze moeten wel zelf de sociale bijdragen betalen. Op het netto belastbaar inkomen dragen ondernemers 20,5 procent RSZ-bijdragen af, met een minimum van 99,38 euro per kwartaal in bijberoep, of 898,30 euro per kwartaal in hoofdberoep. Boven het inkomensplafond van 73.447,52 euro per jaar geldt een iets lager tarief van 14,16 procent en boven 108.238,40 euro per jaar hoeven geen bijdragen meer te worden betaald.”
Het maximum dat zelfstandigen als kwartaalbijdrage moeten betalen, bedraagt 4.995,78 euro. Boven op de bijdragen betalen de ondernemers ook nog beheerskosten aan het sociaalverzekeringsfonds. Bij Xerius bedragen die 3,05 procent per jaar. “Dat zijn de laagste kosten op de markt”, stelt Youssef Deconinck.
Vanaf 1 december kunt u de podcast beluisteren met Youssef Deconinck.
De volgende aflevering verschijnt over twee weken: Uw koopwaar in de etalage leggen: hoe doet u dat best?
